Тайм менеджемент

Август 2010

Организация личного времени – вопрос сложный и очень неоднозначный. Особенный колорит и еще большую неоднозначность этот вопрос приобретает в нашей стране, что специалисты склонны считать одной из особенностей стандартного русского менталитета. В деле планирования и организации времени есть много нюансов, которые нужно соблюдать, в зависимости от сложившейся конкретной ситуации, однако существует и несколько базовых принципов, на которых строится вся система управления временем.
Один из принципов организации личного времени состоит в том, что лучший планировщик для личного времени – это как раз таки та личность, время которой требуется распланировать. На самом деле, никто не сможет расписать время человека кроме самого человека. Ведь кроме рода занятий персоны, в деле организации времени немаловажную роль играет и личностный фактор, который присущ каждому человеку и лучше всего известен именно ему самому.
Также специалисты советуют не слишком увлекаться планированием в деле организации личного времени, ведь это область очень изменчивая, та, на которую имеет влияние большое количество факторов. Поэтому практически бесполезно планировать свое время, нужно всегда быстро ориентироваться по ситуации и действовать исходя из сложившихся обстоятельств.

В деле организации своего времени нередко приходится жалеть о том, что в сутках – всего двадцать четыре часа, которых очень часто не хватает для того, чтобы провести все запланированные дела, да еще при этом и хорошенько отдохнуть перед новым днем, чтобы с новой силой взяться за выполнение своих обязанностей. Не последнее место, по количеству занимаемого времени, занимает такой процесс, как сон. Время, требуемое для сна – понятие жестко субъективное, кому то может хватить и трех часов, а кто-то для полного восстановления должен проспать часов восемь-девять. Есть некоторые методы, которые помогают снизить количество времени, отводимого на сон, причем отдых от этого ни в коей мере не пострадает.
Специалисты рекомендуют выработать в организме такое поведение, при котором вы бы просыпались каждый раз в одно и то же время, желательно как можно раньше. При этом действовать надо следующим образом: будильник всегда ставить на строго определенное вами время, а спать ложиться только тогда, когда вам этого реально захочется. Такая практика доказала свою эффективность, и позволяет сэкономить до трех – четырех часов на неделе.
Также, для получения полноценного отдыха, рекомендуется сделать спальню самым тихим местом в вашем доме, лишенным излишнего шума, а главное – излишнего освещения.

При правильном применении многозадачность – один из лучших способов экономить время в течение дня. Например, можно говорить по телефону и делать вещи, где не нужно думать. Как правило, такими занятиями являются стирка или мытьё посуды. Почему бы не сделать в это время пару звонков, чтобы убить сразу двух зайцев? Но помните: во время проверки почты или просмотра передач приходится думать. И разговаривать с человеком, который невнимательно вас слушает, не очень приятно. Ещё один хороший способ делать несколько дел – соединить физические упражнения с обычной деятельностью. Собираетесь встретиться с друзьями? Сходите вместе в тренажёрный зал.
Клавиатура часто играет роль основного средства общения. Рискну предположить, что в среднем человек проводит 1—2 часа в день, набирая текст. Это могут быть электронные письма, мгновенные сообщения (ICQ), заметки, отчёты и т.д. Конечно, для одних людей это число намного больше, для других – наоборот, меньше. Чем быстрее вы умеете печатать – тем проще общаться друг с другом. Клавиатура превращается из костыля в естественное дополнение организма для обмена информацией и явления себя миру.
Аналогично набору текстов, увеличение скорости чтения способствует продуктивности и экономии времени. Многие из нас проводят один—два часа в день, читая утренние газеты, электронные письма на работе, учебные материалы и т.д.Проблема в том, что мы читаем не так быстро, как хотелось бы, и часто нужно прочитать одно и то же несколько раз, чтобы понять. Это приводит либо к тому, что мы начинаем меньше читать (потеряв интерес), либо тратим на чтение больше времени, чем нужно.

Решив упорядочить свою жизнь, большинство людей начинают ее планировать: пишут план дня и пытка за пыткой пытаются его выполнить. Облом. Правильный тайм-менеджмент начинается не с планирования — правильный ТМ начинается с учета времени.
С какой подробностью хронометрировать свой день? Записывать каждые 3 минуты, что делал? Каждые 10 минут? Каждые полчаса? Каждый час? Не гадайте.
Чтобы каждый 15 минут делать заметки, чем вы были в это время заняты, нужно об этом — вспомнить. Но постоянно помнить о текущем времени, делая это параллельно текущим делам, значит устраивать себе тяжелую шизофрению.
Фиксация, на что вы действительно тратите свое время, многим портит настроение и убивает всякое желание собирать этот ужас дальше. Я предложу другой взгляд: ведя учет времени, вы совершаете подвиг, и должны этим гордиться.
Ведите хронометраж, фиксируя только факты, без всяких оценок.
«Еду в метро, читаю рекламу». Через 15 минут: «Продолжаю смотреть на тупую рекламу».
Констатация — это хорошо и правильно. А вот «тупая реклама» — это уже оценка, это уберите.
Итак, ведите учет времени без эмоциональных оценок. Хронометраж — подвиг сам по себе.
Как успехи? Не тяжело?
Для многих учет времени с утра до вечера — слишком затруднительная задача. Отвлекает от важных дел, сильно сбивает с обычного ритма жизни, рождает чувство раздражения или усталости… — если у вас это так, не идите напролом и упростите задачу.

Только счастливый люди могут позволить себе говорить о времени приблизительно…
Есть ограниченное количество времени (1 час, 1 день, 1 жизнь), и в это время хочется (важно, нужно) сделать несколько дел, каждое из которых может занять большую часть имеющегося времени. Процесник разрешает себе заниматься любым делом, не думая и не заботясь о делах других — кто, когда и как их выполнит. Чем он занят, тем он и занят, всё. Результатник , ведущий учет времени, делая любое дело, стремится ужать (поставить ему временные ограничения) так, чтобы осталась возможность сделать и другие дела. Заботится о нескольких делах одновременно. Не разрешает себе безконтрольно увлекаться, забывая обо всем остальном.
Решив упорядочить свою жизнь, большинство людей начинают ее планировать: пишут план дня и пытка за пыткой пытаются его выполнить. Облом. Правильный тайм-менеджмент начинается не с планирования — правильный ТМ начинается с учета времени. Невозможно планировать, если мы плохо представляем временные затраты на самые обычные дела. Сколько у вас уйдет времени, чтобы:
Очень быстро помыть голову?
Погладить всего одну рубашку?
Найти электронный адрес клиента «фамилию забыл»?
Заехать по совершеннейшей ерунде на автосервис?
Сделать один маленький звонок маме?
Зайти к соседу на минуточку?
Забежать на секунду в магазин, а то на ужин есть нечего?
Только один раз посмотреть, что сейчас идет по телевизору?
Вы будете знать все это точно после того, как начнете вести учет времени. Не начинайте планировать, пока не исследовали свою жизнь учетом времени. А для этого: купите маленький удобный блокнот.
И теперь начинайте учет времени.

День не резиновый, а успеть хочется много. Как быть? Чудес не бывает, но оптимизировать структуру своего дня — вполне реально, и начинать это делать надо с утреннего планирования.
1. Вначале обычным образом наметьте общий список дел дня. Подробность списка — оптимально 15 пунктов.
Совсем короткие, 3-х минутные дела, не записывайте вовсе: их дешевле сделать сразу.
2. Расставьте приоритеты: А (дела важные и срочные), B (важные и не срочные), С (срочные, но не важные).
Когда вы действительно начнете это делать, причем делать письменно, то есть ответственно — вы поймете, как это сильно. Потому что это решение о целом дне вашей жизни: что вы действительно будете делать, а что из своей жизни убираете…
В соответствии с расставленными приоритетами перепишите список в три вертикальные колонки: A, B и C.
Если писать дела одним-двумя словами, на это уйдет минута, а вы еще раз продумаете и прочувствуете правильность расставленных приоритетов.
Написали.
Теперь перегибаем лист так, чтобы колонка С ушла с глаз долой, а в поле нашего зрения и внимания остались дела только важные и самые главные.
Напротив каждого пункта пишем, сколько минут вы сегодня хотите выделить (вы планируете, вам нужно) на это дело. Основой для этих цифр будет опыт, полученный при учете вашего времени.
Сложите общее количество минут.
Определите реальный объем времени, которым вы можете распоряжаться, и упакуйте в данный объем то, что на сегодня запланировали.
«Колышки» — это события дня, которые привязаны к строго определенному времени дня. Впишите их в расписание.
Переговоры — 15.00. Встречаемся в кафе на Пречистенке.
Если необходимо, отсчитайте и поставьте к ним Dead-line
Все главное уже известно: временные рамки дня понятны, колышки расставлены, список дел определен. Теперь составьте композицию дня. Основные правила просты:
начинаем с самого главного, обеспечивая лучшее время самым высокоприоритетным делам,
далее расставляем дела, заботясь о смене характера деятельности, чтобы находить радость и отдых в каждом следующем переключении.
Оперативки — это короткие дела, которые могут оперативно заполнить неожиданное освободившееся время.
Встреча задерживается, у вас 15 свободных минут: чем себя занять? А, у вас распечатаны письма, которые сейчас удобно просмотреть. Итак, заранее заботимся о том, чтобы любые сбои в запланированном расписании могли быть чем-то со смыслом прикрыты: продумываем и готовим список таких «оперативок», коротких дел.
Иногда их называют «заплатки» — то, чем можно оперативно прикрыть дырки дня. Какое название вам нравится больше, выберите сами.
Как правило, «оперативки» удобно делать из дел колонки C: дела достаточно срочные, но не очень важные. Можно их и не делать, но если время подвернулось, то сделаем с удовольствием.
Все, рабочий план дня готов, а вы готовы к основным поворотам событий. Если же события разворачиваются совсем неожиданным образом, констатируем: «Новая вводная!», и переписываем план дня в соответствии с новыми обстоятельствами. Обычно более 10 минут это не занимает, далее обычным образом живем по гибкому и продуманному плану.
Успехов вам!

Легкое вспоминание дел обычно связано с позитивным жизненным и деловым настроем. Любимые и внутренне близкие дела обычно вспоминаются первыми, по крайней мере — быстрее. Дела, которые не хочется делать, вспоминаются в последнюю очередь: о них не хочется думать.
Как развивать позитивный взгляд на жизнь?
Вы можете опираться на это, чтобы точнее проанализировать особенности своей работы в течение дня (Планирование дня). А именно, разделите день на четыре условные части: утро до работы, работа до обеда, работа после обеда, вечер после работы. Какой фрагмент дня вам вспоминался быстрее и легче всего, какой был в тумане и вспоминался с трудом? Во время освоения тайм-менеджмента эта информация вам окажется очень нужна, пока просто зафиксируйте для себя: хорошее вспоминание говорит об освоенности этого отрезка времени и дел, провалы в памяти и трудности во вспоминании обычно свидетельствуют об усталости, о делах, с которыми не справляешься, и о работе, которую не любишь.
Легких вам вспоминаний! Хорошего вам будущего!

Планирование дня обычно начинается с вечера.
Вечером — черновик
Вечером накидайте на лист бумаги все дела, которые вы хотели бы (вам необходимо) поделать завтра. Это и настройка, и утром ничего не упустите.
Утром — список дел
Проснувшись и пройдя через утро, почувствовав свое состояние, получив новые вводные и от домашних, и по работе, к моменту начала дел мы обычно понимаем, что сделанный вечером список дел нужно уточнить и дополнить. Заново напишите полный список всех дел на сегодня.
Определите приоритеты
У вас есть список дел, его надо переписать, расставив все дела по приоритетам. Самые важные дела должны оказаться наверху.
Профессионалы ТМ для составления списка дел дня с расстановкой по приоритетам используют специальные методы:
Разобравшись с приоритетами, план дня (список дел) обязательно запишите. Вы можете план написать от руки, можете набрать на компьютере и распечатать, но у вас должен появиться Документ
Outlook
Если ваш образ жизни неразрывно связан с компьютером (ноутбуком и коммуникатором), удобным средством планирования может оказаться стандартный ежедневник-календарь Outlook. Не поленитесь с ним подружиться, это достаточно разумная система: он будет всегда с вами, все под рукой и все наглядно.. Иногда самым удобным ежедневником оказывается школьный дневник: видно всю неделю сразу, удобно планировать.
Вечерние итоги
Вечером, после ужина, просмотрите прошедший день. Если работаете на компьютере в Outlook, откройте его, если пишите ежедневник в Word — аналогично, если пишите от руки — возьмите свой блокнот и чистые листы бумаги. Итак, каков был утренний план? Что сделали?
Настройка на завтра
Настройка на завтра делается перед самым сном и состоит двух частей: просмотра Метофоры прошедшего дня и Програмирования утра

Иногда бывает так: план написан, а работа по плану не ладится: то времени не хватает, то сил. Как выполнять запанированное:
Расставлять приоритеты. Мало написать список дел, важно знать, что начнешь делать в первую очередь, что — во вторую.
На начало рабочего дня планировать простые и понятные дела, в которые просто включиться. Так будет просто включиться в работу и «размяться» перед более трудным заданием.
Отслеживать результативность. Запланированное должно быть доведено до результата. Тогда эта задача уже не всплывет завтра или послезавтра в самое неподходящее время. Чтобы было понятнее: допустим вам нужно договориться о встрече. Вы позвонили нужному человеку, но не дозвонились и отложили дело, а в плане пометили — звонил, то есть вроде как дело сделано, хотя на самом деле, еще нет. Чтобы такого не возникало, приучите себя доводить дело до конца: то есть не просто позвонить — а договориться о встрече.
Привыкнуть дела делать максимально сразу, не откладывать в долгий ящик. Дело отложенное имеет обыкновение тянутся очень долго. То, что можно сделать сразу — делайте, не откладывая.

Покажем, как можно реализовать изложенный во второй части книги метод структурирования внимания на электронных носителях. Рассмотрим для примера страницу дневного (оперативного) планирования. Страница разделена на 8 основных областей заголовками, которые для удобства выделены серой заливкой соответствующих ячеек. Между колонками оставлены пустые столбцы, заполненные пробелами. Это не только улучшает обзор, но и позволяет использовать в качестве указателей на задачи достаточно длинные записи – «снаружи» видно только начало строки, а все остальное «прячется», чтобы не закрывать записи следующей колонки (для этого в свойствах ячейки, меню «Формат ячеек / Выравнивание», должна быть снята галочка «Переносить по словам»). При этом когда курсор стоит на соответствующей ячейке, ее содержимое читается целиком в строке ввода на панели задач Excel. Это бывает удобно для задач типа: «Отослать NN документы по учебному органайзеру; напомнить ему про тренера; могу выделить почтовый ящик на Improvement». Таким образом реализуется своеобразная форма «гипертекста» – в верхнем, видимом «слое» страницы видны только первые 2-3 слова длинной записи, являющиеся указателем на задачу, которые простой установкой курсора (аналог перехода по гиперссылке) могут превращаться в более подробные описания этих задач.
Суть метода структурирования внимания заключается в том, что набор задач, который необходимо как-то упорядочить для достижения хорошего обзора и удобного принятия решений, структурируется не по календарной сетке, как в обычных органайзерах, а на три основных области, соответствующих особенностям психологии восприятия человека:
Центр внимания, «сознание» – те задачи, на которых вы концентрируетесь (в данный момент времени, в рамках тематики, которой посвящен данный раздел, на данном горизонте планирования, и т.д.). Естественно, сюда попадают важные и срочные задачи. В примере это раздел «Сегодня», содержащий список основных задач на ближайшие 2-3 дня (область, находящаяся в центре внимания при работе с интерфейсом органайзера, на схеме выделена черной рамкой).
Область близкого внимания, «предсознание» – задачи и информация, которые вам нужны чуть позже, которые менее важны, и т.д. В примере это окружающие 7 разделов, смысл каждого из которых будет раскрыт далее.
Область «подсознания» – все, что не находится в поле зрения, не напоминает о себе, требует специального усилия для приведения в область основного внимания. В примере это «хвосты» длинных записей задач, спрятавшиеся под следующими ячейками; записи, сделанные правее и ниже основных колонок, требующие пролистывания страницы; все содержимое файлов типа «Проекты», «Базы данных», и т.п., для доступа к которым требуется кликнуть соответствующую гиперссылку для открытия этого файла.
Кроме того, «подсознанием» для раздела дневного планирования являются все остальные страницы органайзера – разделы недельного и годового планирования, контекстные (люди, места…), и т.п. Соответственно, в процессе работы указатели на задачи непрерывно перемещаются между этими областями. Чем ближе задача к центру внимания – тем выше вероятность ее исполнения «здесь и сейчас». Количество задач, которые можно уместить в центр внимания (в «Сегодня» как центр дневного раздела, в дневной раздел как центр всей системы планирования, и т.п.), ограничено – точно так же, как ограничены наши время, внимание, энергия и другие ресурсы.
Важно отметить, что в этой системе управление сроками выполнения и приоритетностью задач осуществляется простым перемещением объектов (указателей на задачи, с помощью перетаскивания мышкой или copy/paste). В программах управления временем и задачами часто для назначения задаче приоритета или срока бывает нужно открыть запись и изменить цифры, либо выбрать какой-то пункт из меню. Специалисты по проектированию интерфейсов утверждают, что манипулирование «вещественными» объектами – наиболее «самопонятный» и удобный для человека способ организации взаимодействия с системой. Например, перетащить файл из одного окошка в другое – более «самопонятное» для неподготовленного человека действие, чем нажать правую кнопку мыши и выбрать пункт «скопировать», либо (вспомним ужасы из средневековой истории) написать в командной строке DOS слова “COPY», имя файла, и т.д. Соответственно, «физически» перемещать задачи между областями, простым и естественным образом задающими их приоритетность/срочность, значительно удобнее, чем оперировать цифрами и пунктами меню.
В заключение покажем, как в этой системе реализован метод ограниченного хаоса. Главная его функция, помощь в выращивании системы, будет освещена в конце статьи. В сложившейся же МСВ-системе метод ограниченного хаоса упрощает движение информационных потоков между различными частями системы. Напомним основную идею метода ограниченного хаоса: вместо того, чтобы создавать порядок сразу, заранее, и затем выстраивать действия в соответствии с этим порядком («каждая вещь должна знать свое место»), вы выращиваете порядок постепенно, создавая его по мере надобности.
В МСВ-системе каждый раздел имеет свое «место хаоса», в которое складываются рожденные в ходе работы над этим разделом элементы информации, подлежащие перенесению куда-то. Например, в дневном разделе в «место хаоса» в течение дня перемещаются задачи, потерявшие актуальность, заносятся родившиеся замыслы проектов, и т.п. Таким образом, в ходе текущей работы вы не тратите время и внимание на принятие решений типа «В какой раздел органайзера нужно положить такую-то задачу?» Все эти решения принимаются одним большим блоком, раз в один-три дня, при разгребании дневного «места хаоса». При этом задачи просматриваются еще раз, что порождает новые мысли. В частности, что очень важно, некоторые мысли, замыслы или задачи при таком разборе немедленно уничтожаются, т.к. через несколько дней стала видна их неактуальность. Если бы вы «раскидали» их по другим разделам системы планирования немедленно после рождения, они могли бы засорять ее еще очень долго.