Тайм менеджемент

Архив рубрики «Тайм менеджемент. Подвиды»

Легкое вспоминание дел обычно связано с позитивным жизненным и деловым настроем. Любимые и внутренне близкие дела обычно вспоминаются первыми, по крайней мере — быстрее. Дела, которые не хочется делать, вспоминаются в последнюю очередь: о них не хочется думать.
Как развивать позитивный взгляд на жизнь?
Вы можете опираться на это, чтобы точнее проанализировать особенности своей работы в течение дня (Планирование дня). А именно, разделите день на четыре условные части: утро до работы, работа до обеда, работа после обеда, вечер после работы. Какой фрагмент дня вам вспоминался быстрее и легче всего, какой был в тумане и вспоминался с трудом? Во время освоения тайм-менеджмента эта информация вам окажется очень нужна, пока просто зафиксируйте для себя: хорошее вспоминание говорит об освоенности этого отрезка времени и дел, провалы в памяти и трудности во вспоминании обычно свидетельствуют об усталости, о делах, с которыми не справляешься, и о работе, которую не любишь.
Легких вам вспоминаний! Хорошего вам будущего!

Решив упорядочить свою жизнь, большинство людей начинают ее планировать: пишут план дня и пытка за пыткой пытаются его выполнить. Облом. Правильный тайм-менеджмент начинается не с планирования — правильный ТМ начинается с учета времени.
С какой подробностью хронометрировать свой день? Записывать каждые 3 минуты, что делал? Каждые 10 минут? Каждые полчаса? Каждый час? Не гадайте.
Чтобы каждый 15 минут делать заметки, чем вы были в это время заняты, нужно об этом — вспомнить. Но постоянно помнить о текущем времени, делая это параллельно текущим делам, значит устраивать себе тяжелую шизофрению.
Фиксация, на что вы действительно тратите свое время, многим портит настроение и убивает всякое желание собирать этот ужас дальше. Я предложу другой взгляд: ведя учет времени, вы совершаете подвиг, и должны этим гордиться.
Ведите хронометраж, фиксируя только факты, без всяких оценок.
«Еду в метро, читаю рекламу». Через 15 минут: «Продолжаю смотреть на тупую рекламу».
Констатация — это хорошо и правильно. А вот «тупая реклама» — это уже оценка, это уберите.
Итак, ведите учет времени без эмоциональных оценок. Хронометраж — подвиг сам по себе.
Как успехи? Не тяжело?
Для многих учет времени с утра до вечера — слишком затруднительная задача. Отвлекает от важных дел, сильно сбивает с обычного ритма жизни, рождает чувство раздражения или усталости… — если у вас это так, не идите напролом и упростите задачу.

В деле организации своего времени нередко приходится жалеть о том, что в сутках – всего двадцать четыре часа, которых очень часто не хватает для того, чтобы провести все запланированные дела, да еще при этом и хорошенько отдохнуть перед новым днем, чтобы с новой силой взяться за выполнение своих обязанностей. Не последнее место, по количеству занимаемого времени, занимает такой процесс, как сон. Время, требуемое для сна – понятие жестко субъективное, кому то может хватить и трех часов, а кто-то для полного восстановления должен проспать часов восемь-девять. Есть некоторые методы, которые помогают снизить количество времени, отводимого на сон, причем отдых от этого ни в коей мере не пострадает.
Специалисты рекомендуют выработать в организме такое поведение, при котором вы бы просыпались каждый раз в одно и то же время, желательно как можно раньше. При этом действовать надо следующим образом: будильник всегда ставить на строго определенное вами время, а спать ложиться только тогда, когда вам этого реально захочется. Такая практика доказала свою эффективность, и позволяет сэкономить до трех – четырех часов на неделе.
Также, для получения полноценного отдыха, рекомендуется сделать спальню самым тихим местом в вашем доме, лишенным излишнего шума, а главное – излишнего освещения.

Нехватка времени — болезнь, которую можно излечить.

«Мы не успеваем отдыхать, мы не успеваем просто жить и радоваться жизни», — говорит Марианна Лукашенко, профессор, ведущий эксперт-консультант компании «Организация времени». Для тех, кто знаком с этой проблемой не понаслышке и желает что-то изменить в своей жизни, существуют тренинги по тайм-менеджменту.

Сколько стоит Любой должен работать так, чтобы средства, затраченные на него в виде зарплаты, вернулись в десятикратном размере, считает Александр Горбачев, ведущий консультант Учебного Центра SRC в области тайм-менеджмента (ТМ). Повышение производительности труда — главная цель, ради которой проводятся корпоративные тренинги по ТМ. Их стоимость в Москве — от 15000 рублей и выше.

Главное Некоторые люди пытаются организовывать свое время, стараясь сделать как можно больше в определенный отрезок времени. По словам Марианны Лукашенко, это тупиковый вариант. Чем больше человек пытается совершить дел в какую-то единицу времени, тем меньше у него остается удовольствия от того, что он делает. ТМ нужно рассматривать не как способ «успеть все», а как средство, которое позволяет тратить время на главное.

Правила управления временем

1. Приоритеты. Надо подробно составлять план дел на говорит Алексей Осипенко, руководитель тренингового центра «Живое слово». Делать это можно с вечера или с утра, кому как удобнее. Список дел надо анализировать с точки зрения приоритетности. Главные задачи решать первыми, остальные — если останутся силы и возможности.

2. Выкачать все возможности. Для того чтобы не попадать в ситуацию «дурная голова ногам покоя не считает Марианна Лукашенко, надо заранее готовиться к любой встрече», Например, составить список того, что можно сделать по дороге в каком-то направлении. Потом написать, что можно сделать по дороге в обратную сторону. Делается это для того, чтобы выкачать из маршрута все возможности.

3. Материализация. Ничего не держите в голове, все записывайте.

4. Воздух. При планировании встреч и мероприятий не забивайте день целиком, но оставляйте процентов сорок свободного времени. Не назначайте встречи одну за другой. Между встречами должен быть так называемый «воздух» — свободное время. В Москве, где постоянные пробки, встречи часто откладываются на какое-то время. Из-за этого может сорваться весь дневной график.

5. «Дела-лягушки». Есть дела, которые мы постоянно откладываем, и от этого они отравляют нашу жизнь. Такие дела называются «лягушками». Они мелкие, но неприятные. Например, поход к стоматологу часто откладывается. В результате «лягушка толстеет и перерастает в слона», требуя в дальнейшем больших усилий и времени. Такие «дела-лягушки» надо прорабатывать с утра. При успешном завершении задачи можно назначить себе награду: какую-то приятную покупку.

6. Время на отдых. «Очень часто на тренингах мы спрашиваем: как вы отдыхаете? — рассказывает Марианна Лукашенко. — Отвечают: пьем чай, кофе. Замечательно. Отличный вид отдыха, но не нужно делать это в той же позе, в которой вы сидите и работаете. Хоть с чаем, хоть с кофе, это уже отдыхом не считается». Отдыхать рекомендуется через каждый час работы. Хотя бы по пять минут. Этот отдых должен максимально переключать с одного вида деятельности на другой.

7. Четкая постановка задач. По словам Александра Горбачева, одним из наиважнейших пунктов, кроме вопросов: что, как именно и зачем делать, является назначение точной даты исполнения задания. Потому что, как показывает опыт, срок «через пять дней» может свободно передвигаться по временной шкале в соответствии с желаниями исполнителя.

Есть такой анекдот. Мужчина похож на клубок ниток — если его держать в руках слишком слабо, он распускается, если слишком сильно — сматывается. Точно так же происходит и с работниками в современных фирмах.

Тайм-менеджмент применяют в российских компаниях для контроля рабочего времени сотрудников по-разному. При социализме существовали такие понятия, как «научная организация труда (НОТ)», нормативы и прочее. Какой график выбрать для сотрудников: жесткий или гибкий? Эффективность намного больше зависит от отношения сотрудников к делу, чем от того, приходят ли они на час раньше или позже. Для начала предлагаю разобраться в том, что может сделать управление временем для организации.

Плохой, но часто встречающийся вариант — тайм-менеджмент начинают применять на фирме как дубину, чтобы «завинтить гайки». Отсюда и происходит желание ужесточить людям график работы, повысить нормы и т.д. Обычно это происходит так: с потолка спускается план, а сотрудники должны его реализовать.

При этом зачастую план бывает невыполним в принципе. Люди начинают жаловаться, план постепенно пересматривается. Еще бывает так: сотрудники поднатужились и выполнили план. В следующем месяце план стал больше.

Еще иногда неправильно применяют хронометраж. Например, сотрудников обязывают вести подробный хронометраж всего, что они делали в течение рабочего дня. Это, во-первых, вызывает раздражение персонала, во-вторых отнимает время на постоянную запись результатов хронометража. Хронометраж допустим, например, если он проводится в течение одного или двух дней, при этом, если сами работники с этим не справляются, хронометраж может быть внешний, т.е. им занимается наблюдатель со стороны, не отвлекая по возможности сотрудников. В таком случае данные хронометража станут точкой отсчета для будущих изменений.

Как можно применять тайм-менеджмент с пользой? Во-первых, лучше начать с системного анализа всей организации, выяснить, куда утекает время. Где те резервы, которые можно использовать. Например, взять секретаря, который будет отсеивать ненужные звонки и распределять потоки информации по офису. За счет этого люди будут меньше отвлекаться.

Во-вторых, найти, где в организации самое «слабое звено». Обычно, это тот отдел, в котором постоянно происходят непредвиденные ситуации и за счет этого тормозится работа фирмы в целом.

В-третьих, проанализировать, какие 20% товаров, услуг или клиентов дают фирме 80% прибыли. После этого сделать это направление приоритетным по отношению к оставшимся 80%.

В-четвертых, разработать комплексный подход к бизнесу, упростить все, что можно, создать готовые формы, бланки, книги ответов на стандартные вопросы, чеклисты для проведения совещаний и т.д. и обучить этому сотрудников.

Есть еще ряд интересных и практичных подходов. Например, японская система 5С или Кайдзен. Она состоит из 5 простых шагов:

1. Сортируйте: избавьтесь от всего ненужного.

2. Соблюдайте порядок: определите для каждой вещи свое место.

3. Содержите рабочее место в чистоте.

4. Стандартизируйте процедуры поддержания чистоты и порядка.

5. Совершенствуйте порядок, стимулируйте его поддержание.

Хотя на первый взгляд может показаться, что эти условия не выполнимы в российской действительности, это не так. Есть уже ряд фирм, которые внедрили этот подход и успешно по нему работают. Но подобный подход можно внедрить только сверху. Пример подобного подхода — Макдональдс. Хотя кажется, что Кайдзен имеет отношение больше к пространству офиса, тем не менее он оказывает существенный вклад в сокращение потерь времени.

Если человек перестает тратить время на ненужные операции, уже за счет этого он автоматически делает работу быстрее. Особенно, когда автоматизируются стандартные нетворческие операции. За счет того, что все можно легко и быстро найти, что известно, кто и за что отвечает, улучшается микроклимат в коллективе и повышается производительность труда.

У системы 5С есть ряд существенных ограничений. То, что хорошо для конвейера может оказаться практически мало применимо для работников творческих профессий, таких как дизайнеры, рекламщики, певцы, артисты и прочие. Желательно найти и поддерживать баланс между абсолютным порядком и творческим беспорядком.

Если персонал не видит своей выгоды, то любые нововведения будут восприниматься критически, даже если они могут реально улучшить условия работы. Выход очень прост — нужно не полениться, и рассказать, что получат сотрудники от введения новых правил. Если человек, используя настенную доску для бумаг, освобождается от страха забыть о важном деле, и Вы ему доходчиво это объясните, через день-два он привыкнет, а через месяц будет воспринимать новый порядок работы как нечто само собой разумеющееся.

Однако, если у людей вдруг появилось много дополнительных обязанностей и они ничего за это не получают, да еще при этом резко поднялась производительность труда, возможен взрыв. Чтобы предотвратить его, лучше своевременно продумать вопрос соответствующего вознаграждения.

Какой график лучше — жесткий или гибкий, где и почему? Если работа творческая, требует нестандартных решений и сотрудники относительно автономны — могут работать с использованием современных технологий коммуникации — то лучше гибкий график. Работа в таком случае оценивается «по результату».

Если работа ближе к конвейеру, требует тесного взаимодействия между различными сотрудниками и отделами — лучше жесткий график, когда все находятся на своих местах и это ускоряет работу.

Между этими крайностями есть множество вариантов. Зачастую бывает так, что некоторые сотрудники работают по гибкому графику, а вся остальная фирма — по жесткому. Я считаю, что исходить нужно прежде всего из бизнес-процессов, из того, как происходит работа в конкретной фирме. Треугольная гайка в большинстве случаев не подойдет вместо шестигранной. Точно так же, если Вам нужно, например, чтобы бухгалтер был все время на месте, Вам не подойдет бухгалтер, который может приходить только 2-3 дня в неделю.

Итак, тайм-менеджмент может не только повысить эффективность работы организации, но и сделать саму работу более комфортной, спокойной и приятной. Истинная эффективность — когда люди работают с удовольствием, чувствуют полезность своей работы и получают за это соответствующее вознаграждение, не только денежное, но и моральное.

В деле организации своего времени нередко приходится жалеть о том, что в сутках – всего двадцать четыре часа, которых очень часто не хватает для того, чтобы провести все запланированные дела, да еще при этом и хорошенько отдохнуть перед новым днем, чтобы с новой силой взяться за выполнение своих обязанностей. Не последнее место, по количеству занимаемого времени, занимает такой процесс, как сон. Время, требуемое для сна – понятие жестко субъективное, кому то может хватить и трех часов, а кто-то для полного восстановления должен проспать часов восемь-девять. Есть некоторые методы, которые помогают снизить количество времени, отводимого на сон, причем отдых от этого ни в коей мере не пострадает.
Специалисты рекомендуют выработать в организме такое поведение, при котором вы бы просыпались каждый раз в одно и то же время, желательно как можно раньше. При этом действовать надо следующим образом: будильник всегда ставить на строго определенное вами время, а спать ложиться только тогда, когда вам этого реально захочется. Такая практика доказала свою эффективность, и позволяет сэкономить до трех – четырех часов на неделе.
Также, для получения полноценного отдыха, рекомендуется сделать спальню самым тихим местом в вашем доме, лишенным излишнего шума, а главное – излишнего освещения.

Тщательно (по минутам) запишите все свои дела в течение одной недели. Будьте предельно откровенны. Если вы смотрите телевизор 30 часов в неделю, так и запишите.
«Для большинства людей этот опыт оказывается довольно болезненным, они переживают настоящее прозрение, — говорит Jana Jasper. — В дневнике нужно записывать все подробности, до самых мелочей — время пребывания в спортзале, время приема пищи, время, проведенное за рулем автомобиля, время встреч с друзьями или походов в кино, все, без исключения. Результаты таких наблюдений часто вызывают досаду — ведь столько времени мы тратим впустую! Но это необходимо, иначе как мы сможем более эффективно распоряжаться временем, если не знаем, как (бесцельно) мы привыкли его тратить».
Отключите мобильный телефон и пейджер. Если кто-то просит вас сделать то, на что у вас нет времени, решительно, но вежливо откажите. И ни в коем случае не чувствуйте себя виноватым!
«Одна из причин нашей постоянной занятости заключается в том, что мы не умеем говорить «нет»», — уверена Jana Kemp, основатель и президент Meeting & Management Essentials, консультативной службы по вопросам тайм-менеджмента в Boise, штат Айдахо.
Kemp объясняет, что для того, чтобы научиться отказывать, нужно уметь сосредоточиться на своих целях. В этом отношении очень полезным будет «дневник времени». Откажитесь от важных, но не запланированных дел — и сможете найти время для того, что для вас важно, — семьи, друзей, заботы о своем здоровье. Когда вы расставили приоритеты и точно знаете, на что готовы выделить время, отказываться от лишнего и ненужного гораздо легче.
«Составьте подробный список дел с указанием времени начала и окончания занятия, — советует Moland. — Планирование дел всегда эффективно, но если добавить к обычному графику точное время начала и окончания того или иного занятия, вы сможете оценить свой успех в деле экономии времени и лучше понять приоритеты. Когда вы выделяете главные занятия, вы, естественно, выбираете те, которые можете сделать немедленно.
Если высокие технологии отнимают наше время, то почему бы им не помочь в обратном? Воспользуйтесь компьютерной программой-планировщиком, в которой предусмотрен календарь. Такой системой можно пользоваться как записной книжкой — вносить туда списки запланированных дел, адреса, телефоны и т.п.
«Сегодня одного только умения работать с компьютерной техникой уже недостаточно, — считает Jasper. — Нужно научиться использовать технологии, чтобы избавиться от лишних бумаг. Невозможно даже объяснить, насколько это важно».
По мнению экспертов, хорошая организация работы и отдыха существенно облегчает жизнь. Чем больше захламлена ваша жизнь всяким мусором, — бумажками с номерами телефонов, визитными карточками, календарями, записными книжками — тем выше вероятность того, что вам придется выделять время для периодического наведения порядка.
Есть ли более употребляемое слово в лексиконе современного делового человека? Мы постоянно вынуждены совмещать несколько видов деятельности. Такая многозадачность может быть опасной. Говорить по телефону за рулем автомобиля — значит резко увеличивать шансы попасть в аварию или ДТП. Тем не менее, некоторые занятия можно совмещать безболезненно и без риска для жизни. Например, по дороге на работу (особенно если вы пользуетесь общественным транспортом) полезно послушать аудиокнигу. Когда смотрите телевизор, попробуйте оплачивать счета или планировать дела на следующий день.
«Женщины справляются с выполнением нескольких дел одновременно лучше мужчин, — считает Moland. — Даже если муж и жена работают полный рабочий день, женщина, кроме работы, может думать о детях, домашних обязанностях, закупке продуктов и приготовлении пищи. Мужчинам удается сосредоточиться только на одном занятии сразу — этому женщины могут у них поучиться».
Нет ничего плохо в том, чтобы быть похожим на других. Перфекционизм, т.е. слишком тщательный подход к делам и прорабатывание каждой детали, неминуемо приводит к нехватке времени.
«Ставьте перед собой рациональные цели, — советует Jasper. — Конечно, всегда нужно стремиться к лучшему и работать над собой. Однако стремление к идеалу дает обратный эффект — все дела растягиваются до невозможности, а недовольство собой растет».
«Постановка недостижимых целей только добавляет стресс в вашу жизнь», — уверена Kemp.
Наконец, не оставляйте без поощрения любое, даже самое незначительное, достижение.
«Чтобы научиться лучше распределять время, воспользуйтесь «дневником времени», — рекомендует Jasper. — Не вините себя, если приходится отказываться от работы, — получайте удовольствие. Не нужно делать себе большие подарки — достаточно простого массажа или визита в салон красоты. Важно отметить свой успех и получить от этого удовольствие».

«Редко удается выспаться!» – часто жалуются участники тайм-менеджерских семинаров. Сон является важнейшим способом отдыха и восстановления сил. Но всегда ли мы грамотно его организуем? Даже не увеличивая количество времени на сон, можно существенно повысить его качество.
Эффективность сна существенно повышают стабильное время отхода ко сну и пробуждения. Ваш организм привыкает к определенному времени, заснуть и проснуться становится легче. Желательно также хорошо проветрить помещение и не есть за несколько часов до сна.
Рекомендую найти и применять оптимальный именно для вас способ «переключения» в режим сна. Например, в последние полчаса-час перед сном – спокойное чтение, прогулка, музыка, легкие гимнастические упражнения, и т.п. Занятие может быть каким угодно, главное чтобы оно помогло вам разгрузить мозг от дневных забот, переключиться в более медленный ритм.
Продолжительность сна может быть различной, важно определить оптимальную для себя. Как это сделать?
Наш сон состоит из нескольких циклов смены «быстрого» и «медленного» сна. Длительность одного цикла у разных людей отличается и составляет от 1 до 2 часов. Желательно, чтобы общая продолжительность сна была кратна длине одного цикла. Например, если длина цикла 1 час 30 минут, то лучше поспать 7 часов 30 минут (кратно длине цикла), чем 8 часов. Когда длина сна кратна длине цикла, человек просыпается с ощущением бодрости, свежести и хорошо восстановленных сил. Понаблюдайте за собой, попробуйте варьировать длительность сна, и вы скоро определите, какая длина сна оптимальна для вас.
Опытом планирования режима сна делится маршал Василевский. «…В особо напряженные дни Сталин не раз говорил ответственным работникам Генштаба, что мы обязаны изыскивать в сутки для себя и для своих подчиненных как минимум пять-шесть часов для отдыха, иначе, подчеркивал он, плодотворной работы получиться не может. В октябрьские дни битвы за Москву Сталин сам установил для меня отдых от 4 до 10 часов утра и проверял, выполняется ли это его требование. Случаи нарушения вызывали крайне серьезные и в высшей степени неприятные для меня разговоры. Напряженнейшая работа, а порой и неумение организовать свое время, стремление взять на себя выполнение многих обязанностей зачастую заставляли ответственных работников забывать о сне. А это тоже не могло не сказаться на их работоспособности, а значит, и на деле.
Иногда, возвратившись около четырех часов утра от Сталина, я, чтобы реализовать принятые в Ставке решения, обязан был дать исполнителям или фронтам необходимые указания. Порою это затягивалось далеко за четыре часа. Приходилось идти на хитрость. Я оставлял у кремлевского телефона за письменным столом адъютанта старшего лейтенанта А. И. Гриненко. На звонок Сталина он обязан был докладывать, что я до десяти часов отдыхаю. Как правило, в ответ слышалось «Хорошо». …»
(А.М. Василевский «Дело всей жизни», кн. 1, Москва, ИПЛ, 1988г.)
Важно организовать не только процесс сна, но и процесс пробуждения. Советую установить в в вашем будильнике или мобильном телефоне несколько различных мелодий, и с их помощью сделать процесс пробуждения постепенным. Например, вам нужно проснуться в 8.00. Пусть в 7.30 сыграет первая мелодия, приятная и спокойная, на которой вы проснетесь, порадуетесь тому, что вставать еще не нужно, и заснете опять. В 7.45 – что-нибудь более бодрое, возможно уже со словами, на которые мозг реагирует более активно, чем на мелодию без слов. И в 8.00 – самая радостная и энергичная мелодия, на которой вы окончательно проснетесь, встанете с постели и с удовольствием встретите новый день вашей жизни.
Приходилось ли вам, читатель, «клевать носом» в послеобеденное время, пытаясь сосредоточиться на важной задаче? Что делать, когда на работе клонит в сон?
Посмотрите на «среднестатистический» график дневных биоритмов человека. Считается, что наша работоспособность и активность в течение дня имеет два спада и два подъема (у «жаворонков» выше первый подъем, у «сов» – второй, приходящийся на вечер). Нетрудно заметить, что один из спадов приходится как раз на послеобеденное время.
Самое простое решение проблемы – дневной сон, накрывающий послеобеденный спад биоритмов. Вспомним знаменитую латиноамериканскую «сиесту», обязательный сон в послеобеденную жару. Вспомним также британского премьер-министра Уинстона Черчилля, дожившего до 90 лет, несмотря на нездоровый образ жизни и огромный груз забот и ответственности. Его обязательный дневной сон помощники имели право прервать по поводу не меньшему, чем начало войны. Дневной сон был также обязательным элементом распорядка российской Боярской думы до Петра I.
Пример корпоративной организации дневного сна привел участник корпоративного семинара в ОАО «Сибирьтелеком», Новосибирск. «В Китае, в городе Шеньжень, нас привезли на экскурсию на завод телекоммуникационного оборудования. У столов для тестирования оборудования мы обратили внимание на странные приспособления. Оказалось, это откидывающиеся складные койки, вделанные в столы. Обед для рабочих длится два часа, из которых час официально выделяется на сон».
Как быть, если у вас еще нет своего кабинета с удобным кожаным диваном, и вы не можете позволить себе полноценный дневной сон?
Возможны альтернативы. Самая простая – небольшой послеобеденный сон в автомобиле, если таковой у вас имеется. Не пожалейте на это 20-30 минут, они окупятся гораздо более высокой послеобеденной работоспособностью.
Можно ненадолго засыпать прямо на рабочем месте, или где-то еще – в переговорной, на кресле в дальнем углу, и т.п. Чтобы отключиться от внешних помех, можно надеть наушники с любимой музыкой. Продолжительность такого «микро-сна» определите для себя сами, как правильно оптимальная – 10-15 минут. Один директор завода заводил будильник на 15 минут и засыпал в своем рабочем кресле. Объяснял свой метод так: «долгий сон выбивает из рабочей колеи, а за 15 минут мозг хорошо освежается, но не успевает заснуть слишком уж сильно».
Рассказывает участник ТМ-сообщества Сергей Козловский, гендиректор софтверной компании Нилитис, Минск. «В 1997 году я перепрыгнул несколько карьерных ступенек и стал председателем совета директоров нескольких небольших, но быстро растущих фирм. Нагрузки были невероятные. Человек выдержать такое в норме может только если разделит свои календарные сутки на несколько, т. е. будет спать несколько раз в течение суток, небольшими «порциями».
Я научился спать на работе, положив голову на стол. Никакого кабинета у меня тогда не было. В этой комнате работало еще от 3 до 14 человек. Но если заткнуть уши бумагой, смоченной в воде, то шум не мешает. 20 минут сна — и можно работать дальше. И вот, как-то из-за океана звонит мой шеф. И спрашивает: «Спишь в рабочее время?». «Сплю» — отвечаю. И мы оба понимаем, что это не от спокойной жизни. «Не надо — советует. — Найди другой способ релаксации. Кофе, прогулки в обед…»
Кофе, прогулки — нет, это не мое. Не тот эффект. Тогда я снял комнату рядом с работой и начал спать на законном основании. Стоило это недорого».
«Ученик, придя к наставнику, оставил у входа зонтик и башмаки. Учитель спросил его, слева или справа от башмаков тот поставил зонтик. Ученик не смог вспомнить и устыдился: утратив бдительность, он упустил мгновенье.»
Дзенская притча
В заключение темы отдыха необходимо остановиться на таком важном аспекте взаимоотношений человека и времени, как чистое «переживание момента». В конце XX века специалист по управлению временем Стефан Рехтшафен обратил внимание на пагубность и опасность «бега за временем», постоянной спешки, в которой живет большинство людей в промышленно развитых странах.
Должен вас предупредить: на ранних стадиях применения тайм-менеджмента возможен некоторый «синдром беспокойства» о времени, иногда даже «крохоборства». Ничего страшного, это быстро проходит. Зато остается другое. Когда вы управляете временем, ощущаете его как подвластный вам ресурс – вам гораздо легче выделить его на спонтанность, «бездумное» времяпрепровождение, «творческую лень», созерцание гармонии мироздания, и другие в высшей степени достойные занятия, не имеющие непосредственной материальной цели. Планируя время, важно помнить, что «наполненность», «насыщенность» времени, его «качество» – не менее важно, чем его чисто арифметическое количество. «План» и «переживание момента» должны не противоречить, а поддерживать друг друга.
Я очень люблю закаты. И в рабочее время по возможности, а во время отпуска – обязательно, выделяю время на созерцание заката. Хочешь не хочешь, а процесс этот нужно планировать. Ведь я знаю, что моя любимая стадия заката в это время года в этом месте начинается, например, в 21.15, и длится не больше 25-30 минут.
Мешает ли это планирование чистоте созерцания, не обремененного мыслями, заботами и прочими помехами? Никоим образом. Наоборот, только благодаря планированию я могу выделить нужное количество времени на закат, несмотря на загруженность делами, и самое главное – во время созерцания отключиться от всех посторонних мыслей и забот, зная, что остальные задачи и проблемы – под контролем.
У древних отцов-аскетов, оставивших нам богатейшее наследство методов самосовершенствования, была в числе прочих такая формулировка монашеского делания: «Внимание к себе и память смертная». Два этих принципа считались основополагающими для очищения души и достижения духовных высот.
В тайм-менеджменте можно найти аналогию этим принципам. «Память смертная» – осознание ограниченности человеческой жизни и ее временного ресурса, требующее не растрачивать драгоценное время жизни на пустяки. И «внимание к себе», осознанность и осмысленность жизни, постоянное отслеживание и анализ своих действий. Эти помогают выработать то обостренное чувство наполненности момента, которое делает жизнь яркой и прекрасной, а не чередой серых скучных будней.
Сергей Карелов, председатель совета директоров Silicon Information Technologies, на Первой ТМ-конференции в мае 2003 г. цитировал Рика Филдса:
«Стоит нам осознанно обратить внимание на то, чем мы заняты – готовкой, уборкой или любовью, – как это действие преобразуется и становится частью движения нашей души. И мы вдруг начинаем замечать такие штрихи и детали, которые нам были неведомы раньше; наше ощущение каждодневной жизни становится яснее, острее и, в то же время, гораздо разносторонней.»

Наш разговор про управление временем мы начнем необычно – с организации отдыха.
Вспомните, дорогой читатель: приходилось ли вам на работе чувствовать себя себя уставшим и измотанным, потерявшим всякий вкус даже к любимому делу? Если «да» – вы не одиноки. Это общая проблема в наше время. В японском языке она даже родила специальное слово «кароши» – «смерть от переутомления на работе».
В грамотном личном тайм-менеджменте важно не только количество времени, но и качество. Поэтому стоит задуматься о том, как организован ваш отдых, восстановление вашего энергетического ресурса.
Попробуйте вспомнить: как распределялись ваши перерывы на отдых в течение вчерашнего рабочего дня?
Скорее всего отдых складывался «стихийно». Отвлекся на несколько минут на интересную дискуссию в интернете; позвонил знакомый – поболтал с ним; вышел покурить; закрыл глаза и помечтал; выпил чашечку кофе.
У такого «стихийного» отдыха есть ряд минусов. В первую очередь – он не ритмичен, а человек – существо биологическое, привыкшее к различным ритмам. Поэтому первый принцип, которого рекомендую придерживаться при организации отдыха в течение рабочего дня – ритмичность. Проще говоря: используйте небольшой запланированный отдых через строго определенные промежутки времени.
Как правило, оптимальный режим – примерно 5 минут отдыха через каждый час. Возможно – 10 минут через 1.5 часа. Длительность от часа до полутора – наиболее комфортный для человека интервал непрерывной работы. Вспомните школу и ВУЗ: урок – 45 минут, «пара» – 1.5 часа.
Как бы ни был загружен ваш рабочий день, какой бы «аврал» ни царил в офисе – все равно выделите эти 5 минут в час. Инвестируйте время в эти пятиминутки отдыха, работа без них крайне неэффективна.
В Группе компаний MC-Bauchemie-Russia тайм-менеджерские семинары проходили по вечерам. На одном из семинаров среди участников состоялся такой диалог:
«Странно, почему-то занятия по английскому также проходят по вечерам, в то же самое время, но устаем на них гораздо сильнее. – Естественно, на тайм-менеджменте в середине занятия мы обязательно делаем перерыв на 15 минут. А на английском мы работаем все 4 часа подряд без перерывов».
Отдыхать в течение дня нужно ритмично, пять минут в час. Но как именно вы отдыхаете в течение рабочего дня, чем наполняете эти пятиминутки, какие сценарии отдыха используете? У каждого из нас обычно есть несколько таких типовых сценариев. Например:
Позвоню знакомому
Выйду покурю
Посмотрю что-нибудь интересное в интернете
Полью цветы
Выпью чашку чая.
Давайте попробуем оценить степень «переключения», которые дают разные сценарии, по пятибалльной шкале. Например:
На 1 балл. Оставаясь на том же рабочем месте, в той же позе (сидя), глядя в тот же компьютер, напрягая тот же интеллект – почитать что-то «не по работе» в интернете.
На 2 балла. Оставаясь на том же рабочем месте, отвернувшись от компьютера поговорить с коллегой на нерабочие темы.
На 3 балла. Дойти до «курилки» и обсудить там рабочие и нерабочие вопросы; выпить чаю с коллегами. Мы сменили местоположение, возможно – сменили темы, которыми «озадачен» наш мозг.
На 4 балла. Выйти из офиса на улицу, полюбоваться на синее небо и зеленые деревья, полностью отключиться от «офисной» среды.
На 5 баллов. Выйти на улицу, сделать несколько простых упражнений, позволяющих «размять» суставы, дать отдых уставшим от монитора глазам, полностью забыть о всех рабочих проблемах.
Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы. Обязательно покиньте рабочее место, сделайте «физкультурную паузу». Если нет возможности выйти на улицу – пройдитесь по коридору. Если работали с людьми – побудьте в одиночестве; если анализировали цифры – позвоните хорошему знакомому и обсудите что-нибудь эмоционально-приятное. Рекомендую также сделать несколько простых физических упражнений: наклонов, приседаний, и т.п. Это прекрасно восстановит ваши силы и энергию для работы!
Известный советский поэт Владимир Маяковский, хорошо знавший и поддерживавший движение научной организации труда, выразил принцип максимального переключения в простом лозунге:
Товарищ, запомни правило простое,
Работаешь – сидя,
Отдыхай – стоя!
Творческая лень
Говоря об отдыхе, невозможно обойти стороной тему лени. Лень – это далеко не всегда плохо. Часто это нормальная защитная реакция нашего организма. Ее причинами могут быть:
Переутомление, объективная «вымотанность» организма, растраченность физических, энергетических и эмоциональных ресурсов;
Несоответствие нашего «должен» нашему «хочу» – когда мы тратим время своей жизни на дела, не являющиеся для нас «родными», желанными;
Интуитивное ощущение ненужности выполняемой в данный момент задачи.
Возможна и четвертая причина. Ваше подсознание дает вам сигнал: «Подожди, не суетись, очисти душу от мелких текущих мыслей, дай место рождению чего-то нового». Часто именно в таком состоянии приходят лучшие идеи и творческие озарения.
«Правила творческой лени» просты:
Если уж лениться, то «на 100%», не пытаясь делать в это время что-то еще, думать, решать проблемы, и т.п. Чистая лень – это чистое ощущение полноты бытия и всеобщей гармонии мироздания.
Сознательно принимать решение «Хочу лениться – и буду это делать». Без колебаний и угрызений совести.
Перед «творческой ленью» загружать мозг информацией по важной для вас творческой проблеме. Но не думать о проблеме во время самой лени!
При соблюдении этих правил «творческая лень» станет неиссякаемым источником красивых идей и решений. А также – прекрасным отдыхом и восстановлением сил.

Два месяца назад я прочел отличный топик Личный тайм менжемент. Описанные в нем идеи организации своего времени мне настолько понравились, что я решил не лениться и прочесть книгу Глеба Архангельского «Тайм-драйв».
Произведение Глеба воодушевило меня еще больше, и, наконец, я решил постепенно внедряться описанные в книге методы в свою жизнь.
Первая глава рассказала мне о том, как правильно организовать свой сон, отдых и прочее, то есть то, что не имеет отношения к работе, но непосредственно влияет на её эффективность. Сказано – сделано. Я стал отдыхать каждые полтора часа, ложиться в полночь, вставать в 7 утра. «Отлично, — подумал я, — пора двигаться дальше».
Наступил черед второй главы. Из нее я узнал о том, как есть слонов и лягушек и что такое календари-«пинарик». Как ответственный ученик я нарисовал для себя «пинарик» и выписал на отдельном листе своих лягушек и кусочки слонов, которые я должен есть каждый день, чтобы в итоге поглотить все животное. Слонов у меня оказалось три: восстановить спортивную форму, выучить нормально английский и изучить одну новую научную дисциплину.
И я начал действовать. Целую неделю я старался кушать все те кусочки, которые я для себя выписал. Каждый день проходил просто замечательно и, в конце дня, я отмечал в своем «пинарике», что этот день был прожит не зря.
Но через неделю что-то случилось. Я объелся слоновьим мясом, меня начало от него просто тошнить. Я больше не мог учить новые английские слова, не мог заставить себя бегать 5 км каждый день, не мог прочесть 50 страниц книги по научной дисциплине. В итоге в «пинарик» стал пестрить записями о зря потраченном времени. Ещё через несколько дней у меня нарушился режим сна и я скатился до более удручающего состояния, чем то, которое было до начала использования системы тайм-менеджмента.
В итоге я выбросил список своих слонов, отпустил своих лягушек, порвал свой «пинарик» и… мне стало лучше.
А теперь вопрос: Кто-нибудь из читателей испытывал нечто подобное или это я один такой безвольный человек?