Тайм менеджемент

Архив рубрики «Тайм менеджемент. Подвиды»

Для любой развивающейся системы (от организма до организации) существует проблема недостатка ресурсов. «Время является таким дефицитным ресурсом всегда, – считает заместитель управляющего филиалом «БИН-Петербург» Александр Чесноков. – Кроме того, управление становится своеобразным искусством опережать время, причем в любой форме: от предвосхищения событий и умения предугадывать ситуацию до построения и планирования сложных систем тайм-менеджмента».
По данным компании Begin Group, около 45% компаний понимают это и используют тайм-менеджмент в управлении персоналом. Порядка 35% планируют внедрить его в дальнейшем. Но далеко не всегда под системой тайм-менеджмента понимается определенная четкая структура отношений. Понятие управления временем чаще всего сводится к журналу опозданий или регламентированию определенных операций сотрудника (например, в банке). «Зачастую руководители, которые организуют тренинги или семинары по тайм-менеждменту в своей компании думают, что одного дня тренинга достаточно для того, чтобы сотрудники стали рационально распоряжаться своим временем, – рассказывает генеральный директор консалтинговой компании «Форум-НТС» Татьяна Михеева. – Все сотрудники разом заводят себе оганайзеры или вывешивают на доску список «поглотителей времени». Длится такое образцовое поведение максимум две недели». По мнению г-жи Михеевой, так происходит потому, что и после тренинга необходима поддержка внутри компании, тогда навык закрепляется и приводит к результатам. Если на «открытые» тренинги приходят сотрудники с высоким уровнем личной мотивации, то внутри компании для большей эффективности тренинга руководителю стоит предварительно разъяснить сотрудникам его цели, чтобы мотивация не была односторонней.
Еще одно заблуждение – считать, что природа нехватки времени у сотрудника организационная. «Нехватка времени – проблема скорее психологическая, – добавляет Андрей Серов, психолог, советник по PR тренингово-консалтинговой компании «Мобиле». – Человек недостаточно уверен в себе, у него нет четкого представления о своих целях, он не в состоянии расставить приоритеты, поэтому у него ни на что не хватает времени».
«Поглотители времени» у сотрудников достаточно стандартны, – замечает Елена Тихомирова, руководитель управления по работе с персоналом страховой компании «Прогресс-Нева». – Чрезмерная трата времени на совещания, выяснение мелочей, заваленный бумагами стол, запутанная система рабочих папок, постоянные прерывания (звонки, беседы)». От офиса к офису эти проблемы одинаковы, но порой в ходе тренинга или семинара рождаются интересные идеи, которые потом приживаются и становятся стандартом. Например, система флажков, когда красный флажок на столе означает «занят» и предполагает, что сотрудника не следует отрывать от работы, кроме неотложных вопросов. Иногда сотрудники фирмы приходят к необходимости создания собственного «языка» внутри компании, когда размытые понятия «сегодня», «завтра», «вечером» и «скоро» означают конкретное время (сегодня – до 18.00), это помогает избежать многих проблем.
Но не все методы управления временем – новинка. Зачастую актуальные сегодня методы – это отголоски хорошо забытых советских приемов. Они используются не только при управлении временем сотрудников, но и для иных целей. К таким относится «фотография рабочего места», когда отслеживается время, которое необходимо сотруднику для совершения той или иной операции. Обычно эти методы применяются в головных офисах структур, разрабатывающих стандарты качества обслуживания клиентов.

Пожалуй, самой мощной движущей силой предпринимателя является глубокая убежденность (явно или неявно пропагандируемая популярными книгами, СМИ, системой образования, да и «общественным мнением») в том, что достижение успеха в обществе автоматически приносит предпринимателю счастье. Поэтому основополагающая цель стратегического управления собственным временем обычно состоит в достижении и сохранении успеха – финансового, материального, профессионального и социального; при этом считается, что счастье придет одновременно с успехом. Иными словами, чем успешнее (богаче, выше по социальной/ профессиональной лестнице, «знаменитее») человек, тем он или она счастливее.
К сожалению (или к счастью), этот постулат опровергается наглядными и многочисленными фактами.
Так, хорошо известно, что наиболее престижной и высокооплачиваемой профессией в США является профессия юриста/ адвоката (lawyer). Логично было бы предположить, что именно эта профессия является наиболее «счастливой» (иными словами, доля счастливых людей в этой профессии должна быть существенно выше «средней», а также по сравнению с представителями других профессий).
На самом деле, имеет место прямо противоположная ситуация. Доля алкоголиков и наркоманов, а также страдающих психическими расстройствами среди юристов/ адвокатов в США является самой высокой среди всех профессий, что говорит о том, что юристы/ адвокаты как раз наименее счастливы (по сравнению с представителями других профессий).
Еще один показательный факт. В конце 80-х американские ученые-психологи провели исследование нескольких сотен «знаменитостей», чтобы определить, кто из них является наиболее счастливым.
К их несказанному удивлению, наиболее счастливой (и с большим отрывом) оказалась Мать Тереза (ныне покойная), которая жила в крайне стесненных и неуютных (мягко говоря) условиях и практически все свое свободное время посвящала тяжелому, изнурительному и совершенно «непрестижному» труду; при этом все ее имущество умещалось в небольшом саквояже, а «уровень жизни» был просто нищенским (и это еще очень мягко сказано). Прочие же «знаменитости» (богатые, известные, «крутые», «гламурные» и т. д.) оказались, мягко говоря, очень и очень несчастными.
В справедливости и объективности этих результатов легко убедиться, если почитать, с одной стороны, книгу написанную Матерью Терезой, ее биографию и интервью с ней, а с другой – пресловутую «светскую хронику» и подробные биографии «знаменитостей глобального масштаба», являющихся предметом восторга, обожания, преклонения и зависти обывателей.

Следующий шаг после стандартизации языка деятельности – формулирование правил ее организации, «прописанных» в системе корпоративных регламентов либо существующих в виде неформальных командных договоренностей. При этом наиболее тонкий вопрос – соблюдение баланса между свободой и принуждением, корпоративное вмешательство в те и только те аспекты техники личной работы сотрудника, которые значимы для эффективности фирмы.
Достаточно простой и наглядный пример – «политика чистых столов». Как правило, здесь можно наблюдать две крайности: полная нерегламентированность, либо полная регламентированность («пришел генеральный, у кого на столах беспорядок – сгреб все документы к себе, выпрашивай потом у него»). Более разумным представляется подход, при котором корпоративный ТМ-стандарт регулирует этот вопрос не из абстрактной «любви к порядку», но из рациональных соображений. Например, стандарт может указывать, какие сотрудники в силу частых командировок, когда их заменяют коллеги, обязаны содержать свой рабочий стол и документы в порядке, и по какой общеизвестной системе должен строиться этот порядок; а какие сотрудники в силу специфики их функций в компании этими правилами не связаны и имеют право сохранять на рабочих столах творческий хаос, если он для них более комфортен.
Основное направление для разработки ТМ-стандартов лежит в области оптимизации коммуникации. Например, участник Тайм-менеджерского сообщества делится опытом борьбы с одним из самых неприятных поглотителей времени менеджера — внешними прерываниями, непроизводительными переключениями внимания. Вот как устроен один из стандартов коммуникации, введенный им в своем подразделении. «Все неоперативные вопросы сотрудников я получаю по электронной почте. Отвечаю разом на утренней планерке. Помимо ликвидации прерываний это дает более точную формулировку вопросов. При этом запрос подчиненного обязательно должен содержать еще и предложение по решению задачи, что экономит мое время и помогает профессионально расти подчиненному».
Чтобы ТМ-стандарт работал, его, как правило, необходимо подкреплять «административным ресурсом». Этот ресурс, как и сам стандарт, может быть как формальным, так и неформальным. Например, в ходе корпоративного ТМ-проекта, первым среди российских банков успешно прошедшем сертификацию по стандарту ISO 9001:2000, ряд тайм-менеджерских правил и принципов был «встроен» в систему менеджмента качества. Но были и неформальные договоренности, работавшие не менее эффективно. Так, на вводном ТМ-семинаре для топ-менеджмента было рождено командное правило: «Получивший с пустым полем «Тема» имеет право стереть его не читая – вся ответственность на отправителе». Очень просто, очень «самопонятно» – и очень действенно.

Упражнения не только есть – они просты в исполнении и довольно быстро приносят реальные результаты.
Cамое простое упражнение – калибровка. Выполняется следующим образом. Перед началом события смотрим на часы и говорим себе: «Я выполню его за N минут». При этом помните, что закладывать час на десятиминутное дело – заведомо обманывать самого себя. Все-таки мы же для себя стараемся, верно? Назначайте реальные сроки для выполнения!
Выполняем дело, снова смотрим на часы. Сверяем запланированное время с реально потраченным. Оцениваем, насколько наше предсказание отличается от реальности. Если в 60-минутном деле вы ошиблись на ±3 и менее минуты – у вас хорошее чувство времени, развивать особо нечего, но не забывайте, что навыки без тренинга притупляются. Если ошибка составила ±5 и более минут – то степень развития чувства времени оставляет желать лучшего. Пять минут погрешности при часе работы – 12% вашего временного капитала. Более 1000 часов в год!!! Позволительна ли такая роскошь? Решать вам, но 1000 часов – это все-таки многовато. Соответственно, чем дальше вы вылезли за 5 минут, тем ниже точность ваших внутренних часов. Как упражнение калибровку можно практиковать в любое время в любом месте. Для этого нужны только две вещи: часы и какое-либо занятие. Первые результаты калибровки появляются уже на 3-4 день. Самое большое достоинство упражнения – свободная форма выполнения: не нужно ничего писать, и главное, что нужно запомнить, – это расхождение предполагаемого и реально потраченного времени. А далее ваша задача – отслеживать изменение этого показателя: растет он, понижается или стоит на месте. А может, скачет – то маленький, то большой? Все это дает вам понимание того, где именно кроются ресурсы вашего управления временем.
Следующее упражнение, занимающее первое место по эффективности, – хронометраж. Что это такое? Вы берете бланк, на котором разлинована таблица из нескольких полей: время начала, время окончания, дело. Далее в течение дня заносите туда все, что делаете. Фиксируете время начала, окончания и кратко – название дела. К примеру:
Время начала Время окончания Дело
10.07 10.50 Дорога на работу
10.55 11.44 Подготовка к совещанию
Для чего мы фиксируем это на бумаге? Ведь можно и в голове запоминать. Однако, согласитесь, что вряд ли вы вспомните с точностью до минуты, что делали на протяжении позавчерашнего дня. А неделю назад? Во-вторых, вынося эти данные на бумагу, мы разгружаем нашу память. Ей совершенно нет нужды хранить все эти записи. Пусть этим займется бумага. Наша цель – выработать чувство времени, а не запоминать, что и когда мы делали. И самое главное: сам процесс записи переводит фокус нашего внимания на время, а именно это нам и нужно. Обратить на него внимание. Чем чаще мы это будем делать, тем быстрее наработаем отличное чувство времени. Итак, суть хронометража для выработки чувства времени – это момент фиксации нашего внимания на времени, а процесс записи в бланк позволяет держать наше внимание в нужном русле. Именно поэтому важно делать это письменно, включая идеомоторную реакцию организма.
В двух словах, как это выполнять проще. Фиксировать виды деятельности символами-сокращениями. Обычно на второй-третий день уже есть пять-семь часто используемых значков. Такой вариант стенографической записи позволяет сократить затраты на хронометраж до 5-7 минут в день!
Основное правило применения хронометража впервые – не переборщить. Как мышцы нужно нагружать постепенно и регулярно, так и здесь следует знать меру. Начать нужно с двух-трех дней хронометража в неделю. Сделать недельный перерыв. Провести хронометраж пяти рабочих дней. Снова неделя отдыха. И потом две недели непрерывного хронометража. После такой последовательной подготовки ваш мозг готов к настоящим нагрузкам. Хотя к тому времени многие уже наверняка получат ожидаемый результат. И на первое время этого может быть достаточно.
Отметим, что хронометраж дает большой качественный скачок в точности наших внутренних часов. Уже на первой-второй неделе человек реально изменяет политику своего расхода времени, начинает чувствовать его движение. Результаты хронометража следующие. За 4-6 недель человек нарабатывает 80% точности своих часов. Этого вполне достаточно, чтобы получать хорошие результаты в планировании. Следует заметить, что человеку, чья жизнь была и до занятий жестко регламентирована, может потребоваться всего 1-2 недели. А людям творческим, кто на часы никогда не обращал внимания, и 8 недель окажется недостаточно. Однако для успешного управления собой во время работы следует уделить еще 4-6 недель хронометражу и довести точность до 90-95%. Вот этого будет более чем достаточно. Напоминаем, что чувство времени, как и мышцы, нужно держать в тонусе. Для этого минимум две недели в год следует вести хронометраж. Ведь любые часы разлаживаются в процессе работы и требуют «сверки с курантами». Двухнедельный хронометраж – вполне достаточная профилактика, дабы «смазать механизм» ваших внутренних часов на год вперед да подвести стрелки.
Следует отметить, что любая деятельность, предусматривающая жесткий регламент (космические технологии, ракетные войска, спорт), хорошо тренирует чувство времени. Неудивительно, что среди успешных менеджеров немало людей, вышедших из армии. Регулярная дисциплина развивает массу навыков, и среди них чувство времени. Что для вас значит минута? Это много? Что вы успеете за 1 минуту? Для спринтера, бегущего стометровку, каждая сотая доля секунды важна! Потому что от этого зависит победа. Поэтому в процессе тренировок он учится чувствовать каждую секунду. Хороший бегун может в 9 случаях из 10 точно сказать, за сколько пробежал ту или иную дистанцию. Он ее чувствует.
Как видим, спортивные достижения – также отличная школа успешного менеджера. Почему? Потому что чувство времени – неотъемлемая часть успеха в работе управленца. Это основной элемент системы, без которого невозможно продвижение к успеху. Например, автомобиль может ехать: без фар, без сидений, без спидометра и т.д. Без покрышек тоже может (ну, не так быстро, конечно!). А вот без двигателя – нет. Без колес – тоже, и ряда других деталей. Чувство времени – именно такая деталь, без которой регулярный успех невозможен. Случайно можно добиться успеха без многого. А регулярно показывать хорошие результаты, особенно результаты финансовые, можно только с развитым чувством времени.

1. Приоритеты. Надо подробно составлять план дел на говорит Алексей Осипенко, руководитель тренингового центра «Живое слово». Делать это можно с вечера или с утра, кому как удобнее. Список дел надо анализировать с точки зрения приоритетности. Главные задачи решать первыми, остальные — если останутся силы и возможности.

2. Выкачать все возможности. Для того чтобы не попадать в ситуацию «дурная голова ногам покоя не считает Марианна Лукашенко, надо заранее готовиться к любой встрече», Например, составить список того, что можно сделать по дороге в каком-то направлении. Потом написать, что можно сделать по дороге в обратную сторону. Делается это для того, чтобы выкачать из маршрута все возможности.

3. Материализация. Ничего не держите в голове, все записывайте.

4. Воздух. При планировании встреч и мероприятий не забивайте день целиком, но оставляйте процентов сорок свободного времени. Не назначайте встречи одну за другой. Между встречами должен быть так называемый «воздух» — свободное время. В Москве, где постоянные пробки, встречи часто откладываются на какое-то время. Из-за этого может сорваться весь дневной график.

5. «Дела-лягушки». Есть дела, которые мы постоянно откладываем, и от этого они отравляют нашу жизнь. Такие дела называются «лягушками». Они мелкие, но неприятные. Например, поход к стоматологу часто откладывается. В результате «лягушка толстеет и перерастает в слона», требуя в дальнейшем больших усилий и времени. Такие «дела-лягушки» надо прорабатывать с утра. При успешном завершении задачи можно назначить себе награду: какую-то приятную покупку.

6. Время на отдых. «Очень часто на тренингах мы спрашиваем: как вы отдыхаете? — рассказывает Марианна Лукашенко. — Отвечают: пьем чай, кофе. Замечательно. Отличный вид отдыха, но не нужно делать это в той же позе, в которой вы сидите и работаете. Хоть с чаем, хоть с кофе, это уже отдыхом не считается». Отдыхать рекомендуется через каждый час работы. Хотя бы по пять минут. Этот отдых должен максимально переключать с одного вида деятельности на другой.

7. Четкая постановка задач. По словам Александра Горбачева, одним из наиважнейших пунктов, кроме вопросов: что, как именно и зачем делать, является назначение точной даты исполнения задания. Потому что, как показывает опыт, срок «через пять дней» может свободно передвигаться по временной шкале в соответствии с желаниями исполнителя.

С 10 до 12 – фаза подъема. После 12 часов дня заканчивается первый период дневной активности. В кровь поступает меньше глюкозы. Возникает усталость и потребность в отдыхе.
• После 13 часов кривая энергии идет вниз, наши реакции все замедляются.
• После 14 часов самочувствие вновь начинает улучшаться. Органы чувств, и, прежде всего, обоняние и вкус, становятся особенно чувствительными. Это наилучшее время для принятия пищи.
• После 16 часов – начало третьего суточного подъема. Это наилучшее время для физического труда, спортивных занятий, поскольку организм чувствует потребность в движениях, но психическая активность постепенно угасает. Организм становится чувствительным к боли.
• После 18 часов возрастает давление крови, мы становимся нервными, легко возникают ссоры по пустякам. Это плохое время для аллергиков. Часто в это время начинает болеть голова.
• После 19 часов наш вес достигает максимума (суточного), реакции становятся необычайно быстрыми. В это время регистрируется меньше всего дорожно-транспортных происшествий.
• После 20 часов наше психическое состояние снова стабилизируется. Это время благоприятно для заучивания текстов, поскольку улучшается память.
• После 21 часа почти в полтора раза возрастает количество белых кровяных телец, температура тела понижается, продолжается обновление клеток. Организм нужно начинать подготавливать ко сну.

Традиционно пик открытия вакансий приходится на сентябрь-октябрь и январь-февраль: то есть сразу после завершения летних отпусков и после новогодних каникул. Дело не только в том, что после длительного отдыха тяжело сразу включаться в деловой ритм – настолько тяжело, что у некоторых это выливается в депрессию. Просто если человек в принципе подумывал о смене места работы, то в первые две-три недели после отпуска он чаще всего принимает окончательное решение.
Конечно, далеко не всем подходят столь радикальные меры. Пусть настрой совсем не деловой, и работоспособность упала ниже некуда, но у каждого найдется немало причин для поддержания статус кво: должность, зарплата, значимый проект, дружный коллектив, уютный офис… Значит, придется начать борьбу с негативными симптомами. Но нужно ли заставлять себя работать через силу? Сотрудники-перфекционисты, которые буквально «горят» на работе, полагают, что способность работать как часы, не взирая на астропрогнозы, погоду и плохое настроение, является доказательством подлинного профессионализма. С одной стороны, подобное отношение к труду повышает ценность специалиста в глазах работодателя. А с другой — отказ от полноценного отдыха и постоянная гонка, по мнению психологов, становятся основными причинами «стрессовых» заболеваний: инфаркта, язвы желудка, остеохондроза и т.п. Не менее серьезный побочный эффект постоянного «преодоления» – профессиональное выгорание. Как и где найти ресурс, который позволит приняться за работу с прежним энтузиазмом?
В СССР проводили многочисленные исследования, направленные на выяснение суточных ритмов человека, проще говоря — кто и сколько часов в день может продуктивно работать. Сейчас подобные исследования тоже ведутся – например, в Центре хронобиологии Института психотерапии РАМН. Оказывается, в течение суток человек переживает несколько подъемов физиологической активности. В частности с 10 до 12 и с 16 до 18 часов организм максимально устойчив к стрессам и кислородному голоданию. Поэтому они считаются наиболее благоприятными для выполнения физической работы, принятия решений, новых начинаний. «Чаще всего синдром хронической усталости и негативное отношение к выполняемой работе возникают у тех, кто живет без учета своих биологических ритмов, — говорит психолог Руслана Амелина. — Общеизвестно, что «жаворонки» наиболее активны и деятельны с раннего утра и приблизительно до шести-семи вечера, пока не село солнце, а пик активности «сов» приходится на вечернее время. Но в наш век больших скоростей и электрического освещения большинство людей становятся аритмиками – т.е. иногда ведут жизнь «совы», а иногда жизнь «жаворонка», в зависимости от производственной необходимости. И не стараются понять, что же для них лучше». Но знать свои фазы активности необходимо, особенно если вы работаете в офисе с жестким режимом прихода-ухода. «Имеет смысл ранжировать все дела по степени важности, и самые ответственные располагать в расписании так, чтобы они приходились на время, когда вы чувствуете себя лучше всего», — советует г-жа Амелина. Согласно исследованиям известного немецкого хронобиолога Фридриха Хальберга, существует также недельная периодичность интеллектуальных, эмоциональных и физических проявлений. То есть на протяжении недели работоспособность человека неравномерна. В первые дни она возрастает; достигая наивысшего уровня на третий день, а затем постепенно уменьшается, заметно падая в последний день. Именно поэтому считается, что установление рабочего периода продолжительностью более 5 дней нецелесообразно.

Одна из основных проблем психологии профессионального здоровья — это неумение отдыхать. С точки зрения тайм-менеджмента, организация вашего рабочего дня должна соответствовать принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Технология анализа деятельности и саморазгрузки в течение рабочего дня позволяет планировать свой отдых и, отдыхая, планировать время.
Техника саморазгрузки
Вопросы, облегчающие нагрузку Меры
1. Зачем вообще это делать? Исключить
2. Почему именно я? Перепоручить
3. Почему именно сейчас? Установить оптимальные сроки
4. Почему в такой форме? Рационализировать

Приведем несколько примеров техник организации дня. Все они носят рекомендательный характер и могут служить лишь импульсом для составления вашего распорядка, поскольку лучшая система тайм-менеджмента — система, выбранная вами. Что найти ее, необходимо попробовать уже известные техники, а затем выбрать те, которые наиболее удобны именно для вас.

Правила начала дня. Начинайте день с позитивного настроя. Старайтесь порадоваться началу нового дня. Настрой, с которым вы приступаете к решению предстоящих задач, имеет немаловажное значение для последующих успехов или неудач. Каждое утро, как рекомендовал это делать великий Пифагор своим ученикам, говорите себе следующие стихи: «Прежде чем встать от сладостных снов, навеваемых ночью, Думой раскинь, какие дела тебе день приготовил». Составьте реалистичный план на весь день. Вначале — ключевые задачи, к решению которых необходимо приступать без «раскачки». Утро — для сложных и важных дел!

Правила середины дня. Отклоняйте дополнительно возникающие несрочные проблемы. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Своевременно делайте паузы и соблюдайте размеренный ритм профессиональной деятельности. Выполняйте важные задачи по возможности до полудня. Хорошо, если в течение рабочего дня получается выкроить хотя бы полчаса, в течение которого вы обдумываете и анализируете план текущего дня, вносите соответствующие коррективы.

Правила завершения рабочего дня. Все начатые небольшие дела старайтесь завершить в течение одного дня. Необходим контроль за результатами и самоконтроль. План на следующий день составляйте вечером! Или — как учил своих учеников уже упомянутый нами Пифагор: «Не допускай ленивого сна на усталые очи, Прежде чем на три вопроса о деле дневном не ответишь:
Что я сделал? Чего я не сделал? И что мне осталось?». Таким образом, мы завершаем день спокойным анализом и планированием на завтра в спокойном позитивном настроении. Не допускайте тревожных мыслей и несуществующих причин для беспокойства, как сказал известный сатирик М.М. Жванецкий: «Будем бороться с трудностями по мере их поступ­ления!»

Техника саморазгрузки. Одной из существенных предпосылок успешной работы является концентрация на действительно важном и существенном вместо распыления по мелочам. Вы сможете значительно улучшить свой стиль работы и разгрузить себя, если все свои рабочие задания будете сначала (кратко и принципиально) ставить под вопрос. Вопросы и меры по саморазгрузке, которые вы можете выбрать, приведены в таблице.

Технология контроля времени. Для управления такой тонкой материей, как время, контроль особенно важен. В приведенной таблице 3 перечислены некоторые способы контроля, используемые в тайм-менеджменте.

Метод «пяти пальцев» (по Л. Зайверту). Лотар Зайверт предлагает простой и очень удобный метод ежедневного итогового контроля в тайм-менеджменте, так называемый метод пяти пальцев. Метод является элементарной техникой, в которой за каждым пальцем руки закреплен один из контролируемых параметров качества достижения цели.

Достаточно лишь посмотреть на ладонь правой руки и по первым буквам названия пальцев вспомнить параметры, на основании которых осуществляется контроль.

М (мизинец) — мысли, знания, информация. Мыслительный процесс. Что нового я сегодня узнал? Какие знания приобрел? В чем возросла моя компетентность, усилился профессионализм? Какие новые и важные идеи сегодня меня озарили?

Б (безымянный) — близость к цели. Что я сегодня сделал и чего я достиг?

С (средний палец) — состояние духа. Каким было сегодня мое преобладающее настроение, расположение духа? Что было связано с положительными эмоциями и высокой мотивацией?

У (указательный) — услуга, помощь. Сотрудничество. Чем я сегодня помог другим? Познакомился ли я с новыми людьми? Улучшились ли мои взаимоотношения с коллегами (или наоборот)? С кем возник конфликт?

Б (большой палец) — бодрость, физическое состояние. Что я сделал сегодня для моего здоровья, поддерживания моих физических сил? Что позволило отдохнуть, восстановить силы? Что сделано сегодня мною для поддержания здоровья, физической формы?

«Пятипальцевый» метод итогового контроля удобен прежде всего своей компактностью — он дает возможность быстро и качественно проконтролировать наиболее значимые итоги дня. При всей кажущейся простоте данный метод может быть вполне серьезным аналитическим инструментом.

Технология делегирования (передачи, перепоручения отдельной задачи или деятельности другому лицу) позволяет освободить время для выполнения руководящих функций (задач А) и предоставляет возможность другим сотрудникам раскрыть свои способности. Успешное делегирование предполагает: готовность делегирования (желание); способность к принятию делегирования (возможности). Делегирование является достаточно тонким инструментом управления. Прежде чем говорить о технологиях, рассмотрим, что можно делегировать.
Грамотный процесс делегирования основан на психологических аспектах общения в профессиональной деятельности. Шесть вспомогательных вопросов по делегированию составляют основу технологии оперативного перепоручения профессиональных задач.
Что должно быть сделано? Сотруднику необходимо четко объяснить цель и результат порученного вида работы.
Кто должен это сделать? Докажите, почему именно этому специалисту вы перепоручаете свою деятельность, подчеркните его компетентность и ответственность.
Почему он должен это сделать? Обязательно прокомментируйте, что вы можете решить данную проблему сами, но заняты решением более важных задач.
Как он должен это сделать? Совместно разработайте наиболее эффективные методики решения делегируемой группы задач.
С помощью чего он должен это сделать? Порекомендуйте необходимые средства и способы решения проблемы.
Когда он должен это сделать? Четко определите сроки исполнения деятельности.

И я задумалась, почему, казалось бы такой ясный тайм-менеджмент дает сбои в нашей Российской действительности. У людей возникает скрытое сопротивление всем этим табличкам и графикам, со времен режима дня в младших классах. Хотя, заметьте, режим дня давал первые навыки организации времени. Но он не учитывал особенностей Русского характера. Достаточно популярное высказывание: «Мы – русские, особые». А в чем это выражается, никто не мог аргументировано объяснить. Почему всемирно признанные методики тайм-менеджмента не работают у нас? В качестве примера приведем книгу Алана Лакейна «Искусство успевать» (Alan Lakein «How to get control of your time and your life»). Лакейн объясняет, что все мымогли бы достичь наших целей, если бы умели правильно планировать свое время и, соответственно, идти к целям более настойчиво. У нас у всех всегда достаточно времени, чтобы достичь в жизни успеха, несмотря на то,что «мы все должны укладываться в скромный бюджет, который ограничен 168 часами внеделю».
«Что русскому хорошо – то немцу смерть». И это правда. И правда в том, что никто не рассматривает управление временем с точки зрения кросс-культурных особенностей. Что такое кросс-культура? Буквально это означает «пересечение культур». То есть американская культура в виде отдельно взятой книги по тайм–менеджменту пересеклась с русской культурой. И, как мы видим, не получила должных откликов. Многие упорные менеджеры пытались, конечно «натянуть» чужие модели структурирования временем, но, что из этого получается – мы знаем. Достаточно сделать зарисовку Дня Работы Одного Офиса, и все сразу становится понятным. Менеджеры на ходу заскакивают в автомобиль, одной рукой назначая встречу, параллельно дожевывая бутерброд. Вот такой он — Русский Человек. Его нельзя «загнать» в рамки. Потому что мы относимся к полиактивным культурам.
Давайте проведем краткий экскурс в кросс-культурные различия и их отношение ко времени. Здесь дана классификация культур Р. Льюиса.
Моноактивные культуры: (представитель США, Германии, Швейцарии, Англии):
Систематически планирует будущее
Одно дело делает в одно время
Работает в фиксированное время
Пунктуален
Подчиняется графикам и расписанию
Разбивает проекты на этапы
Строго придерживается планов
Вот лозунг моноактивных культур «Время — деньги». Они воспринимают время линейно. Настоящее можно ухватить, разделить на части, упаковать и заставить работать на себя в ближайшем будущем. Время, измеряемое в деньгах – лишь одна сторона медали. Есть еще понятие потерянного времени. И это не сказка Шварца, а суровая реальность восприятия. Швейцарцы, например, создали самые точные часы, оптические приборы, банковские системы. И все для того, чтобы не одна секунда драгоценного времени на оказалась неучтенной. Вот уж действительно «не думай о секундах свысока» кому подходит больше всего.
Моноактивные люди придерживаются системы четкого планирования. Эти методики «разрезают» время для русского человека, что, по меньшей мере, некомфортно для него. Вспомните, как иной раз, вы пишите планы и составляете графики. Пытаетесь следовать им, и вдруг – все летит прахом. Вы поднимаете руку над головой, на выдохе опускаете ее со словами: « А пусть все идет лесом» и сразу чувствуете огромную удовлетворенность. А все потому что, русские принадлежат к Полиактивной культуре. Ну, узнаете себя?
Русский человек:
Планирует только в общих чертах
Делает несколько дел одновременно
Работает в любое время
Непунктуален
График непредсказуемый
Дает проектам накладываться друг на друга
Меняет планы
Я с ужасом наблюдала, когда западные топ-менеджеры запрещали коллективные курилки-чаепития. Они, с точки зрения своей моноактивной культуры, не понимают, как можно так не дорожить Временем. Западные управленцы доходили до умопомрачения, пока приспосабливались к полиактивному использованию времени. Но, наш человек рассуждает так: межличностное взаимодействие лучшая форма инвестирования времени. Мы, русские, можем делать несколько дел одновременно. Конечно, иногда мы делаем вид, что соблюдаем графики. Но, все же знают, что это не так. Теперь понятно, почему иностранные партнеры в панике, когда ведут бизнес с русскими? Вот уж действительно «нашла коса на камень». Один из острых кросс – культурных моментов – отношение ко времени.
Ну, а для того чтобы составить полную картину обитателей планеты, рассмотрим еще один тип, Реактивные культуры.
Восток – дело тонкое. Каждый день солнце встает, и садиться, одно время года следует за другим, небесные тела совершают свое круговращение. Поэтому время для жителей Востока – циклично. Человек может только приспособиться к нему, адаптироваться. Потому что реактивные культуры придерживаются следующих принципов относительно времени. Представитель этой группы:
Реагирует по ситуации
Подстраивается под график партнеров
Рассматривает все возможности
Вносит легкие корректировки
Он не принимает быстрых решений – ему надо обдумать
Поэтому, если у вас деловой партнер с Востока — учитывайте неторопливую философию времени его времени. И заметьте, что большинство книг по Управлению временем – они с Запада или США. Эти наивные человечки всерьез думают, что могут управлять Временем. Восточные культуры лишь преклоняют голову перед Течением Времени. Эти и другие различия в представлениях о времени, приводит к конфликтуразных культур при взаимодействии в бизнесе и жизни.
Вот почему «работа не волк, в лес не убежит». Нам, русским нужны особые системы управления временем. Нам нужно учиться видеть и ловить кайросы (удобные моменты для выполнения дел). Типичный русский кайрос – чтение в метро. Поймали удобный момент. Есть целая система поиска и использования кайросов. Нам надо учиться видеть «многослойность» времени. А для этого, линейное восприятие – графики, планы и таблицы — не очень удобны. Поэтому, разумно читать литературу по тайм–менеджменту, но, учитывая нашу полиактивность, без фанатизма! Помните, что «русскому хорошо, то немцу смерть!»