Тайм менеджемент

Для любой развивающейся системы (от организма до организации) существует проблема недостатка ресурсов. «Время является таким дефицитным ресурсом всегда, – считает заместитель управляющего филиалом «БИН-Петербург» Александр Чесноков. – Кроме того, управление становится своеобразным искусством опережать время, причем в любой форме: от предвосхищения событий и умения предугадывать ситуацию до построения и планирования сложных систем тайм-менеджмента».
По данным компании Begin Group, около 45% компаний понимают это и используют тайм-менеджмент в управлении персоналом. Порядка 35% планируют внедрить его в дальнейшем. Но далеко не всегда под системой тайм-менеджмента понимается определенная четкая структура отношений. Понятие управления временем чаще всего сводится к журналу опозданий или регламентированию определенных операций сотрудника (например, в банке). «Зачастую руководители, которые организуют тренинги или семинары по тайм-менеждменту в своей компании думают, что одного дня тренинга достаточно для того, чтобы сотрудники стали рационально распоряжаться своим временем, – рассказывает генеральный директор консалтинговой компании «Форум-НТС» Татьяна Михеева. – Все сотрудники разом заводят себе оганайзеры или вывешивают на доску список «поглотителей времени». Длится такое образцовое поведение максимум две недели». По мнению г-жи Михеевой, так происходит потому, что и после тренинга необходима поддержка внутри компании, тогда навык закрепляется и приводит к результатам. Если на «открытые» тренинги приходят сотрудники с высоким уровнем личной мотивации, то внутри компании для большей эффективности тренинга руководителю стоит предварительно разъяснить сотрудникам его цели, чтобы мотивация не была односторонней.
Еще одно заблуждение – считать, что природа нехватки времени у сотрудника организационная. «Нехватка времени – проблема скорее психологическая, – добавляет Андрей Серов, психолог, советник по PR тренингово-консалтинговой компании «Мобиле». – Человек недостаточно уверен в себе, у него нет четкого представления о своих целях, он не в состоянии расставить приоритеты, поэтому у него ни на что не хватает времени».
«Поглотители времени» у сотрудников достаточно стандартны, – замечает Елена Тихомирова, руководитель управления по работе с персоналом страховой компании «Прогресс-Нева». – Чрезмерная трата времени на совещания, выяснение мелочей, заваленный бумагами стол, запутанная система рабочих папок, постоянные прерывания (звонки, беседы)». От офиса к офису эти проблемы одинаковы, но порой в ходе тренинга или семинара рождаются интересные идеи, которые потом приживаются и становятся стандартом. Например, система флажков, когда красный флажок на столе означает «занят» и предполагает, что сотрудника не следует отрывать от работы, кроме неотложных вопросов. Иногда сотрудники фирмы приходят к необходимости создания собственного «языка» внутри компании, когда размытые понятия «сегодня», «завтра», «вечером» и «скоро» означают конкретное время (сегодня – до 18.00), это помогает избежать многих проблем.
Но не все методы управления временем – новинка. Зачастую актуальные сегодня методы – это отголоски хорошо забытых советских приемов. Они используются не только при управлении временем сотрудников, но и для иных целей. К таким относится «фотография рабочего места», когда отслеживается время, которое необходимо сотруднику для совершения той или иной операции. Обычно эти методы применяются в головных офисах структур, разрабатывающих стандарты качества обслуживания клиентов.

Комментарии запрещены.