Тайм менеджемент

Записи с меткой «время»

Неотъемлемой частью жизни делового человека стал ежедневник, или как его еще называют органайзер или планировщик. Использование ежедневника это не просто дань моде, либо соответствие, каким то стандартам. Нет. Органайзер это такой же необходимый инструмент в работе современного делового человека как компьютер, или мобильный телефон. В органайзере можно распланировать цели на день, неделю, месяц. Запланировать встречи. Записать внезапно пришедшую в голову идею. В общем, функций у ежедневника много. Да и разнообразие ежедневников большое – разные производители, размеры, функции, качество. Так какой же ежедневник выбрать?
Вспомним что ежедневник это один из самых важных инструментов тайм менеджмента – искусства управления своим временем. И даже не просто инструмент, а часть тайм менеджмента, причем часть немалая. Одна из хитростей тайм менеджмента в этом вопросе – это то, что ежедневник рекомендуется иметь дорогой и качественный. Это даст дополнительную мотивацию для его использования. И не только и не столько мотивацию, сколько положительные эмоции и удовольствие даже просто оттого, что взял в руки дорогой и качественный ежедневник. А значит, и использование этого инструмента будет более эффективным, и результативность тайм менеджмента выше.
Не секрет что тайм менеджмент люди начинают использовать для того, что бы сделать свою жизнь богаче, интереснее, насыщеннее, эффективнее. И тогда покупка дорогого ежедневника становится символическим актом начала более богатой и интересной жизни. Качественный ежедневник это обязательство перед собой, изменить свою жизнь в лучшую сторону.И подходя к выбору качественного ежедневника, в памяти сразу же всплывает название Moleskine. А посмотрев на этот ежедневник вживую, искать что то другое уже и не хочется.
Moleskine обладает 200 летней историей производства ежедневников, блокнотов и записных книжек. В свое время предпочтение блокнотам Moleskine отдавали Винсент Ван Гог, Эрнест Хэмингуей, Пабло Пикассо.
Moleskine – не просто высококачественная бумага, натуральная кожа обложки, удобные разлинованные страницы на каждый день, удобный внутренний кармашек, удобная функциональная закладка и удобные скругленные уголки. Нет не только. Moleskine – это история, это приобщение к общности интеллектуалов и людей искусства. Moleskine – это символ изысканного стиля и утонченного вкуса. Это частичка легенды и приобщение к культурной истории Европы. Moleskine – это вековой уникальный опыт многих поколений. Moleskine – это фетиш и бренд. Это принадлежность к определенному кругу людей. Взяв однажды в руки этот ежедневник, просто таки чувствуешь легендарность, стиль и положительную энергетику этого удобного и красивого предмета!
Известно, что во Франции Moleskine прекратили выпуск своих блокнотов в 1986 году, когда была закрыта семейная мануфактура. А в 1998 году итальянская компания Modo&Modo выкупила эксклюзивные права на торговую марку Moleskine. И известный всему миру и любимый многими бренд вернулся. И даже зная эту историю, значимость и ценность торговой марки Moleskine нисколько не снижается. Это только добавляет несколько строк в славную историю бренда.
Используйте ежедневники Moleskine, и пусть Ваша жизнь становится богаче, интереснее и насыщеннее великими делами и хорошими чувствами!

В начале августа я нашел очень интересный пост «Форумам — нет », суть которого вот в чем: перестать писать на Интернет форумах и без особой необходимости не заходить на них. Исключением конечно можно считать ру-борд, который нужен ради ссылок на программы.
Top of Form 1

На что вы больше всего тратите время?
Чтение блогов, написание комментариев
Ведение своего блога/сайта
Чтение форумов
Общение в чате
ICQ, Google talk, Skype и т.д.
Просто просмотр сайтов
Другое
Bottom of Form 1

Друзья, наброски на бумаге это очень важная часть планирования. Следуйте примеру архитектора, который не приступит к строительству здания, предварительно не сделав чертеж. Схема ваших действий должна быть отображена на бумаге или на мониторе компьютера. Виртуальные концепции не выдерживают конкуренции с реальными, поскольку их невозможно контролировать и при необходимости влиять.

Обсуждения рождают истину. Вы никогда не обращали внимания на то, что можно решить много проблем, всего лишь рассказать о них подробно собеседнику? Считайте свой план таким собеседником. Вы можете высказать ему свои мысли – и тогда сами поставите диагноз и определите пути решения многих проблем.
Перенесите свой план на бумагу или в компьютер. Когда вы увидите свои привычки в реальном плане, они и превратятся для вас в реальность.

Друзья, хочу поделиться своим способом организации рабочего времени для программистов. Я работаю разработчиком, поэтому у меня есть несколько типов заданий:
Разработка нового функционала;
Доработка предыдущих проектов;
Исправление ошибок, которые были найдены тестировщиком;
Изучение чего-то нового, что понадобится в ходе реализации проекта;
Коммуникация с другими разработчиками.
Приоритет разбросан следующим образом для пунктов: 1, 3, 2, 5, 4.
А теперь представим, что вам выдали часть проекта. Для упрощения оценки времени на выполнение задания – разбиваем на мелкие подсистемы, которые можно выполнить в некоторой последовательности.
С теорией разобрались, а теперь собираем боевой комплект: ручку/карандаш + шаблон „ToDo листа“ Распечатанный шаблон состоит из трех частей:
Левая высокая колонка – наша полоска времени с начала рабочего дня. Я у себя записываю только четные часы (10, 12…), т.к. начинаю работать с 10:00; Обратите на буковки, которые расположены в длинных и коротких калбасках :).
Правая верхняя – 9 Главных заданий, которые вам нужно выполнить. Записываем в том порядке важности и срочности, который для вас приемлем с учетом сроков выполнения поставленных задач. Справа от названий квадратики – это наше время. 1 квадратик = 0,25 часа = 15 минут. Обратите на буковки. Если Е, то 1 маленькая калбаска в левом столбике, а если С, то средняя калбаска длительностью в 1 час.
Правая нижняя – область для заметок, который мы делаем во время рабочего дня.
Инструкция по применению:
Записываем максимум 9 заданий (которые вы планируете выполнить за рабочий день), мысленно разбивая на более мелкие пункты…
Отмечаем черточкой между квадратикам время, в которое вы оценили это задание. (Например после 4 квадратиков черточка – 1 час);
В левой части листа записываем парочку пунктов, которые будете выполнять для исполнения 1-го глобального пункта из правой части;
Отслеживание исполнения заданий — выполняем и отмечаем. Контроль выполнения – залог успеха. Отмечаем в левой части калбаски разного размера по мере выполнения. А потом в правой части закрашиваем квадратики и анализируем уложились вы в запланированное время и причины, если не успели вовремя;
В течение рабочего дня записываем всю важную информацию в нижнюю часть листа. Я использую для записи названия модулей и всякой другой технической информации, которая потребуется в конце дня для написания отчета за рабочий день.

Я сейчас безработный, поэтому данная тема для меня очень актуально будет когда меня примут на работу
Поискав в Интернете материал на тему «Как вставать по утрам?» нашел очень интересную рассылку «Эффективный сон». Просмотрел архив рассылок и нашел подходящую статью «Как вставать по утрам», первыми строчками которой был текст:
«Мало встать рано утром, надо еще перестать спать».
Гениально… Это самое тяжелое с утра.
Кочующий будильник.
Будильник должен находится так, чтобы для его выключения нужно было встать с кровати и сделать несколько шагов. Причем, если все время класть его в одно и то же место, начинает образовываться привычка: встал, хлопнул по будильнику, вернулся, лег, уснул. Поэтому раз в несколько дней меняйте расположение будильника.
Или написать самому программу будильник, для выключения которого нужно ввести CAPTCHA сложного вида или решить квадратное уравнение
Ломайте привычные схемы подъема. Если они привычные, значит они бессознательные. Вы же проснетесь только тогда, когда начнете соображать! Когда «включите» голову.
И как я раньше до этого не додумался? Вариант с поиском будильника, описанный в статье, не очень радует, из-за снижения громкости мелодии.
Встаете. Выключаете. Рядом с будильником должен находиться заготовленный вечером стакан с водой. БОЛЬШОЙ стакан (250-300 мл.) Берете его и выпиваете залпом
Автор сравнивает эту процедуру с внезапным приемом холодного душа. Услышали звук будильника и не залеживаясь на кровати выпиваем стакан воды.
Зарядка.
Умываясь, легко переминайтесь с ноги на ногу. Передвигайтесь по квартире чуть, пританцовывая на носочках. Двигайтесь, не теряйте динамику, бодрите себя сами!
В качестве зарядки можно собраться себе комплект одежды, что бы потом в спешке не думать что одеть сегодня. Можно так-же собрать вещи с сушилки для вещей и посуду из посудомойки разложить на полочки.
Контрастный душ он трудный самый.
После зарядки самое время принять бодрящий душ. Словосочетание «контрастный душ» навевает мысли о частой смене в ванной кипятка на ледяную воду. Страшная пытка и изощренный садизм. Если вам с утра помогает только такой душ, то вы, действительно, мало спите!
От души посмеялся! От себя могу посоветовать вместе с контрастным душем включать различные режимы струи воды на лейке душа. У меня три режима:обычный тонкими струйками, распыляющий и пульсирующий.
Друзья, у меня к вам вопрос. Какая мелодия(mp3,midi) установлена у вас на будильнике? У меня Fleur – Шелкопряд. Приятная мелодия со спокойным вступлением

Можно просто уволить, можно долго и упорно делать замечания, в итоге уйдет сам. Или установить систему штрафов за опоздания. Однако все это меры из репертуара руководителя с авторитарным стилем управления.
Если же вам дороги сотрудники, им можно помочь. Надо обратиться к базовому тайм-менеджменту. Вот четыре основных блока для дальнейшего развития:
умение работать с целями;
правильное определение приоритетов;
знание инструментов планирования;
наработка привычек.
1. Как вы и ваши сотрудники ставите цели
Изучить технический английский язык к 09.09.2009, достигнув уровня свободного перевода специализированной литературы, — это цель. Изучить английский язык — это не цель. В чем разница? У любой цели есть параметры: конкретность, измеримость, реальность и дата.
В первом случае цель поставлена конкретно: изучить технический английский. Мой результат в итоге можно измерить: смогу свободно переводить специализированную литературу. Цель для меня реальна, так как я владею разговорным языком и часто работаю с техническими терминами. Установлена дата реализации.
Проверьте цели свои и своих сотрудников. Все ли они соответствуют этим четырем параметрам?
2. Подробнее о приоритетах: как их правильно выделять среди множества целей
Пример конфликтующих целей: пойти в отпуск и восстановиться — или остаться и развивать новое перспективное направление. Цели компании на год требуют остаться, однако сил нет, ведь отпуска не было два года. Что делать? Как быть? Продолжать и дальше не высыпаться, терпеть постоянную усталость, не успевать с делами в срок, глушить в себе раздражение и нервозность?
Что мы чаще всего говорим себе в такой ситуации? Еще чуть-чуть, сейчас доделаю, а потом отдохну. А теперь вспомните, сколько раз после таких обещаний вы действительно отдыхали, а не продолжали в том же ритме, давая себе новые клятвы?.
Сравните, сколько времени займут дела при тех силах, которыми вы обладаете сейчас, и тех, которые появятся после отпуска. Результат очевиден! Отдохнув две недели, вы сможете делать работу на 30% быстрее. А теперь задумайтесь: были бы вообще достигнуты цели года, если бы отпуска не было? Да, такая вероятность, конечно, есть. Только очень маленькая.
3. Как правильно выбрать инструмент планирования
Инструменты планирования различны для разных периодов времени, поэтому сначала определите, на какой срок строится план. Самый маленький и чаще всего необходимый период — это день. Как его запланировать, чтобы все успеть? Используйте три основных критерия:
планируйте 60% дня, а 40% оставляйте на непредвиденные и срочные дела; записывайте задачи, формулируя «на результат»: сделать, прочитать, сдать и т. д.; на все дела устанавливайте примерный норматив выполнения — 20 минут, 1 час, 4 часа. Короткие задачи планировать не нужно.
Попробуйте, и уже через неделю результаты не заставят себя ждать. Постепенно начнут нарабатываться навыки, а потом и привычки.
4. Привычки — конечный этап становления эффективного тайм-менеджмента
Как понять, есть они или нет? Все просто: человек успевает выполнять задачи, и его эффективность повышается с каждым днем. Достигнуть такого уровня можно постоянной работой над собой или четким контролем со стороны руководителя. Успех в том, что изо дня в день операции по наработке навыков повторяются и тем самым укладываются в подсознании. Важна стабильность повтора действий.
Работайте со временем легко и умело. Правильно ставьте цели, умело выделяйте приоритеты, применяйте подходящие инструменты планирования и тем самым нарабатывайте привычки. Желаю успешных будней

На тему тайм — менеджмента написано достаточно книг и статей. И есть, по праву признанные гуру. Однако же, проводя тренинги, я заметила явное сопротивлениев восприятии этого неуловимого предмета – тайм-менеджмента.
И я задумалась, почему, казалось бы такой ясный тайм-менеджмент дает сбои в нашей Российской действительности. У людей возникает скрытое сопротивление всем этим табличкам и графикам, со времен режима дня в младших классах. Хотя, заметьте, режим дня давал первые навыки организации времени. Но он не учитывал особенностей Русского характера. Достаточно популярное высказывание: «Мы – русские, особые». А в чем это выражается, никто не мог аргументировано объяснить. Почему всемирно признанные методики тайм-менеджмента не работают у нас? В качестве примера приведем книгу Алана Лакейна «Искусство успевать» (Alan Lakein «How to get control of your time and your life»). Лакейн объясняет, что все мымогли бы достичь наших целей, если бы умели правильно планировать свое время и, соответственно, идти к целям более настойчиво. У нас у всех всегда достаточно времени, чтобы достичь в жизни успеха, несмотря на то,что «мы все должны укладываться в скромный бюджет, который ограничен 168 часами внеделю».
«Что русскому хорошо – то немцу смерть». И это правда. И правда в том, что никто не рассматривает управление временем с точки зрения кросс-культурных особенностей. Что такое кросс-культура? Буквально это означает «пересечение культур». То есть американская культура в виде отдельно взятой книги по тайм–менеджменту пересеклась с русской культурой. И, как мы видим, не получила должных откликов. Многие упорные менеджеры пытались, конечно «натянуть» чужие модели структурирования временем, но, что из этого получается – мы знаем. Достаточно сделать зарисовку Дня Работы Одного Офиса, и все сразу становится понятным. Менеджеры на ходу заскакивают в автомобиль, одной рукой назначая встречу, параллельно дожевывая бутерброд. Вот такой он — Русский Человек. Его нельзя «загнать» в рамки. Потому что мы относимся к полиактивным культурам.
Давайте проведем краткий экскурс в кросс-культурные различия и их отношение ко времени. Здесь дана классификация культур Р. Льюиса.
Моноактивные культуры: (представитель США, Германии, Швейцарии, Англии):
Систематически планирует будущее
Одно дело делает в одно время
Работает в фиксированное время
Пунктуален
Подчиняется графикам и расписанию
Разбивает проекты на этапы
Строго придерживается планов
Вот лозунг моноактивных культур «Время — деньги». Они воспринимают время линейно. Настоящее можно ухватить, разделить на части, упаковать и заставить работать на себя в ближайшем будущем. Время, измеряемое в деньгах – лишь одна сторона медали. Есть еще понятие потерянного времени. И это не сказка Шварца, а суровая реальность восприятия. Швейцарцы, например, создали самые точные часы, оптические приборы, банковские системы. И все для того, чтобы не одна секунда драгоценного времени на оказалась неучтенной. Вот уж действительно «не думай о секундах свысока» кому подходит больше всего.
Моноактивные люди придерживаются системы четкого планирования. Эти методики «разрезают» время для русского человека, что, по меньшей мере, некомфортно для него. Вспомните, как иной раз, вы пишите планы и составляете графики. Пытаетесь следовать им, и вдруг – все летит прахом. Вы поднимаете руку над головой, на выдохе опускаете ее со словами: « А пусть все идет лесом» и сразу чувствуете огромную удовлетворенность. А все потому что, русские принадлежат к Полиактивной культуре. Ну, узнаете себя?
Русский человек:
Планирует только в общих чертах
Делает несколько дел одновременно
Работает в любое время
Непунктуален
График непредсказуемый
Дает проектам накладываться друг на друга
Меняет планы
Я с ужасом наблюдала, когда западные топ-менеджеры запрещали коллективные курилки-чаепития. Они, с точки зрения своей моноактивной культуры, не понимают, как можно так не дорожить Временем. Западные управленцы доходили до умопомрачения, пока приспосабливались к полиактивному использованию времени. Но, наш человек рассуждает так: межличностное взаимодействие лучшая форма инвестирования времени. Мы, русские, можем делать несколько дел одновременно. Конечно, иногда мы делаем вид, что соблюдаем графики. Но, все же знают, что это не так. Теперь понятно, почему иностранные партнеры в панике, когда ведут бизнес с русскими? Вот уж действительно «нашла коса на камень». Один из острых кросс – культурных моментов – отношение ко времени.
Ну, а для того чтобы составить полную картину обитателей планеты, рассмотрим еще один тип, Реактивные культуры.
Восток – дело тонкое. Каждый день солнце встает, и садиться, одно время года следует за другим, небесные тела совершают свое круговращение. Поэтому время для жителей Востока – циклично. Человек может только приспособиться к нему, адаптироваться. Потому что реактивные культуры придерживаются следующих принципов относительно времени. Представитель этой группы:
Реагирует по ситуации
Подстраивается под график партнеров
Рассматривает все возможности
Вносит легкие корректировки
Он не принимает быстрых решений – ему надо обдумать
Поэтому, если у вас деловой партнер с Востока — учитывайте неторопливую философию времени его времени. И заметьте, что большинство книг по Управлению временем – они с Запада или США. Эти наивные человечки всерьез думают, что могут управлять Временем. Восточные культуры лишь преклоняют голову перед Течением Времени. Эти и другие различия в представлениях о времени, приводит к конфликтуразных культур при взаимодействии в бизнесе и жизни.
Вот почему «работа не волк, в лес не убежит». Нам, русским нужны особые системы управления временем. Нам нужно учиться видеть и ловить кайросы (удобные моменты для выполнения дел). Типичный русский кайрос – чтение в метро. Поймали удобный момент. Есть целая система поиска и использования кайросов. Нам надо учиться видеть «многослойность» времени. А для этого, линейное восприятие – графики, планы и таблицы — не очень удобны. Поэтому, разумно читать литературу по тайм–менеджменту, но, учитывая нашу полиактивность, без фанатизма! Помните, что «русскому хорошо, то немцу смерть!»

Если вам систематически не хватает времени, попробуйте ответить на эти вопросы, а главное — обратите внимание на рекомендации, следующие за ними.
1. Есть ли у вас в каждый момент ближайшая цель, к которой вы стремитесь? Составляйте на каждый день список дел, требующих непременного завершения, а кроме того, список заданий, которые желательно выполнить. Подготовьте перечни дел на будущие неделю, месяц. Это поможет лучше распределять время.
2. Учитываете ли вы приоритеты дел? В списке заданий на день упорядочьте их по важности. Делать это желательно накануне.
3. Находится ли у вас хотя бы час времени для творческой работы? Используйте для этого «время без телефона» (см. вопрос 16) и утренние часы.
4. Чувствуете ли вы, который час? Попробуйте провести эксперимент: попытайтесь один рабочий и один выходной день в неделю обойтись без часов. Вы удивитесь, насколько неверно угадываете время. Постарайтесь затем ежедневно определять, который сейчас час. Каждый день расходуйте одно и то же время на рутинную работу. Увидите сами, как день ото дня станут улучшаться ваши оценки времени.
5. Даете ли вы своим коллегам возможность проявить себя? Больше доверяя им, вы повысите их удовлетворенность трудом и высвободите свое время.
6. Делегируете ли вы рутинную работу? Подробно проанализируйте свои ежедневные занятия. Какие из них мог бы выполнять менее квалифицированный работник?
7. Удается ли вам делегировать мелкие разовые задания? Существует много дел, которые совсем не обязательно выполнять самостоятельно. Уточните, не подменяете ли вы канцелярию, скажем, отправляя письма.
8. Делегируете ли вы не только задания и права, но и связанную с ними ответственность? Только передав ответственность, вы можете быть спокойны за то, что работа будет выполнена.
9. Допускаете ли вы «обратное делегирование»? Если вы уже передали задания, права и ответственность, старайтесь не вступать в детальные обсуждения с сотрудниками, стремящимися в ходе делегированной деятельности воспользоваться вашей помощью.
10. Есть ли у вас прямые источники информации? Данные, проходящие много этапов, как правило, неполны, неточны или устарели. Проконтролируйте, по каким каналам поступает к вам информация. Если большое количество этапов неизбежно, то лучше запрашивать письменный отчет у первого лица (из первоисточника).
11. Умеете ли вы говорить «нет»? Нужно быть готовым дать любому из подчиненных задание, передать ответственность, но слишком много передавать тоже нельзя, иначе уйма времени уйдет на объяснения и согласование действий. Заблаговременно сказанное «нет» той и другой крайности в работе сэкономит время.
12. Выдерживаете ли вы сроки выполнения намеченных дел? Если в этом вы дисциплинированны, подобное умение улучшает ваш собственный распорядок дня. Точность — еще одно средство экономии времени.
13. Готовы ли вы к необычным ситуациям? Разработайте заранее «план боя» для критических случаев, которые можно предвидеть. Потерянное из-за неверных решений время обычно не удается наверстать. От хорошего руководителя ждут, что он способен управлять и в чрезвычайных обстоятельствах.
14. Делаете ли вы заметки для внутреннего пользования кратко и лишь в неизбежных случаях? Проверьте все свои подборки, дела, списки, записи, предназначенные для внутреннего пользования. Нужны ли они вообще? Нельзя ли передать хотя бы часть их компетентным подчиненным? А те, которые должны вести вы сами, нельзя ли формулировать короче, точнее?
15. Реагируете ли вы на все спокойно и рассудительно? Внезапные импульсивные реакции, как правило, отбирают много времени. Их нельзя отождествлять с быстротой реакции. Меры, принятые под влиянием импульса, обычно приходится отменять. Должный самоконтроль необходим и для экономии времени.

Возможно, от того, что люди пока не смогли придумать ничего лучшего, чем простой учет потраченного времени, и возникли следующие заблуждения о системах тайм-менеджмента.
№ 1. Тайм-менеджмент — это система контроля и управления временем.
Правда заключается в том, что тайм-менеджмента не существует в природе. Мы можем управлять деньгами, другими материальными ресурсами, людьми, собственным здоровьем и даже, отчасти, собственной судьбой — всем тем, на что мы можем оказывать влияние. Временем управлять нельзя. Лучшее, что человек может сделать — это осознать природу времени и научиться строить свою жизнь с учетом его двух основных особенностей — ограниченность временного ресурса и необратимость течения времени.
№ 2. Время — это нечто неосязаемое.
Это вовсе не так. Мы просыпаемся по утрам примерно в одно и то же время. Мы обычно можем примерно сказать, сколько времени у нас заняло то или иное дело. Однако, мы не можем обладать временем в какой-то физической форме, накопить или отложить немного «на потом». Тот факт, что мы привыкли воспринимать время как нечто неосязаемое, приводит к тому, что мы не в состоянии его реалистично воспринимать. В большей степени нам мешает наш собственный разум. Животные, например, прекрасно соотносят свои действия с учетом реального времени. Они знают, когда наступает время охотиться, когда спать, а когда играть со своими сородичами, хотя и не пользуются часами, не имеют ежедневников и не составляют списка важных дел. Люди же сознательно планируют свои дела, но не учитывают при этом реальность — ограниченность временного ресурса, и его необратимость. Нам необходимо изменить само восприятие времени и осознать, что количество времени строго ограничено в пределах суток. Если мы не выполнили какого-то дела сегодня, и решили перенести его на завтра, говоря себе, что завтра у нас будет больше времени, то мы обманываем сами себя. Ведь завтра у нас будет ровно столько же времени, 24 часа — и ни секундой больше! Мы не можем растянуть сутки или вернуться в прошедший день, чтобы завершить то, что не сделано.
№ 3. Для того чтобы быть успешным и все успевать, необходимо научиться делать все быстро и эффективно.
При таком подходе мы заполняем день до отказа различными делами и задачами, пытаясь успеть сделать как можно больше и заполнить любую свободную минуту чем-то полезным. При этом часть процессов оказываются скомканными и выполняются некачественно — отчет, составленный на скорую руку, который все равно придется переделывать, обед на бегу, не приносящий ни пользы, ни удовольствия, быстрый визит к клиенту, не ведущий к улучшению взаимоотношений. При этом многие важные дела остаются вовсе невыполненными — занятия спортом, время с семьей, саморазвитие. Если вы научитесь воспринимать свой день как ограниченное пространство, которое может вместить только определенное количество дел и событий, вы будете сознательно выбирать именно те задачи, которые для вас по-настоящему важны в этот период вашей жизни.
№ 4. Нужно составлять список важных дел не только на день, но и на неделю и на месяц.
Откажитесь от составления списков дел и замените его на перечень основных направлений по которым вы работаете в данный период жизни. Во-первых, с точки зрения реальности — вы должны быть достаточно гибки для того чтобы реагировать на разнообразные непредвиденные обстоятельства, которые то и дело возникают в жизни. А это означает, что ваш список будет все равно постоянно меняться и дополняться. Во-вторых, мы все весьма нереалистично оцениваем временные затраты на то или иное дело, и не учитываем время на раскачку, подготовку или завершение дела, что по некоторым данным составляет до 20 процентов времени. В-третьих, когда вы используете список, то психологически, начинаете выполнение дел с самого первого пункта в списке, вычеркивая дела по мере их выполнения. Таким образом, вы редко доходите до конца списка, и переносите невыполненные дела на следующий день или неделю. В следующий раз все повторяется снова и те дела, которые оказались в конце списка опять не выполняются. Таким образом, та часть задач, которая находится в конце Вашего списка, вероятно никогда не будет выполнена.
№ 5. Многозадачность — это путь к эффективному использованию времени.
Предполагается, что человек, способный держать в голове несколько задач одновременно будет более эффективным работником, особенно если это руководитель. Это еще один миф традиционного тайм-менеджмента. Не существует такой вещи, как многозадачность. Ее просто нет в природе. Наш мозг может довольно быстро переключаться с одной задачи на другую, но в один момент времени он выполняет только одну задачу. При многозадачности постоянное переключение внимания требует дополнительных затрат времени и энергии, что в результате снижает эффективность, замедляет мышление и повышает утомляемость. Гораздо большего можно достичь, если полностью сфокусироваться на чем-то одном. Ученые Университета Мичигана провели соответствующие исследования и выяснили, что при многозадачности производительность труда снижается в среднем на 30%.
Перечисленные пять заблуждений не позволяют большинству людей реалистично взглянуть на свое отношение ко времени. Стремясь сделать больше за меньшее время, мы не даем себе возможности в полной мере пережить чувство удовлетворения от достигнутой цели, помечтать о своих планах на будущее, да и просто задуматься, почему нам так важно выполнить то или иное дело.
Если до сих пор вам не удается преодолеть чрезмерную загруженность делами при помощи традиционного планирования, предлагаю вам воспользоваться альтернативным подходом к использованию временного ресурса и планированию ваших дел. Этот подход поможет вам лучше почувствовать две основные особенности времени — ограниченность и необратимость.

Каждый, кто хоть немного интересуется темой жизненного успеха и повышением личной эффективности, не раз задумывался над тем, каким образом можно повысить эффективность использования собственного времени.
Мы учим своих детей составлять распорядок дня и дарим им настенный календарь с фотографиями поп-звезд по случаю начала учебного года. Владельцы компаний регулярно проводят специальные тренинги для сотрудников и дарят им на новый год ежедневники с логотипом фирмы. Большинство из нас, так или иначе, использует различные системы тайм-менеджмента и инструменты для эффективного планирования своего времени — от записных книжек до специальных карманных электронных приспособлений. И, тем не менее, время так и остается самым неуловимым и неуправляемым жизненным ресурсом.
Мне кажется, главная причина наших затруднений, связанных с планированием времени, кроется в том, как мы относимся к этому важнейшему ресурсу. Вслед за «революционными» системами тайм-менеджмента мы ищем новые способы управления временем, вместо того, чтобы честно признаться себе в том, что мы в принципе не можем управлять тем, на что мы не имеем никакого влияния.
Человек, который научился преодолевать земное притяжение и использовать закон всемирного тяготения в своих целях, так и не может научиться влиять на течение времени. Для того чтобы лучше осознать природу времени, давайте проведем такую аналогию. Представьте, что вы собираетесь в поездку и раскладываете необходимые вещи по чемоданам. Пространство внутри каждого чемодана ограничено, и вы можете поместить туда только определенное количество предметов. Если вы попытаетесь набить чемодан вещами в объеме большем, чем он в состоянии вместить, то они будут лежать в беспорядке, скомканные и непригодные к использованию, а какие-то из важных вещей могут вовсе не поместиться.
Для того, чтобы эффективно использовать имеющееся пространство внутри чемодана, вам необходимо переложить часть предметов в другой чемодан, или вовсе убрать некоторые менее важные вещи. Именно поэтому Вам необходимо держать в голове цель Вашей поездки, потому что от этого будет зависеть выбор предметов, которые будут Вам полезны в пути.
Теперь представьте, что ваше жизненное время — это набор чемоданов, в которых должны разместиться все значимые для вас задачи и события вашей жизни. Вы наверняка можете заметить, что Ваш день, до отказа заполненный разнообразными делами, выглядит как чемодан, доверху набитый всем, что попалось под руку.
Определите 3–4 основных цели на ближайший год и выполняйте в первую очередь те виды деятельности, которые будут работать на эти Ваши главные цели.
Когда Вы ясно увидите, что место в каждом из Ваших жизненных чемоданов ограничено, Вам будет легче отказаться от бесполезных и неважных дел, и наполнить свою жизнь тем, что для вас по-настоящему важно.