Тайм менеджемент

Май 2010

Отдыхать в течение дня нужно ритмично, пять минут в час. Но как именно вы отдыхаете в течение рабочего дня, чем наполняете эти пятиминутки, какие сценарии отдыха используете? У каждого из нас обычно есть несколько таких типовых сценариев. Например:
Позвоню знакомому
Выйду покурю
Посмотрю что-нибудь интересное в интернете
Полью цветы
Выпью чашку чая.
Давайте попробуем оценить степень «переключения», которые дают разные сценарии, по пятибалльной шкале. Например:
На 1 балл. Оставаясь на том же рабочем месте, в той же позе (сидя), глядя в тот же компьютер, напрягая тот же интеллект – почитать что-то «не по работе» в интернете.
На 2 балла. Оставаясь на том же рабочем месте, отвернувшись от компьютера поговорить с коллегой на нерабочие темы.
На 3 балла. Дойти до «курилки» и обсудить там рабочие и нерабочие вопросы; выпить чаю с коллегами. Мы сменили местоположение, возможно – сменили темы, которыми «озадачен» наш мозг.
На 4 балла. Выйти из офиса на улицу, полюбоваться на синее небо и зеленые деревья, полностью отключиться от «офисной» среды.
На 5 баллов. Выйти на улицу, сделать несколько простых упражнений, позволяющих «размять» суставы, дать отдых уставшим от монитора глазам, полностью забыть о всех рабочих проблемах.
Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы. Обязательно покиньте рабочее место, сделайте «физкультурную паузу». Если нет возможности выйти на улицу – пройдитесь по коридору. Если работали с людьми – побудьте в одиночестве; если анализировали цифры – позвоните хорошему знакомому и обсудите что-нибудь эмоционально-приятное. Рекомендую также сделать несколько простых физических упражнений: наклонов, приседаний, и т.п. Это прекрасно восстановит ваши силы и энергию для работы!
Известный советский поэт Владимир Маяковский, хорошо знавший и поддерживавший движение научной организации труда, выразил принцип максимального переключения в простом лозунге:
Товарищ, запомни правило простое,
Работаешь – сидя,
Отдыхай – стоя!

Попробуйте вспомнить: как распределялись ваши перерывы на отдых в течение вчерашнего рабочего дня?
Скорее всего отдых складывался «стихийно». Отвлекся на несколько минут на интересную дискуссию в интернете; позвонил знакомый – поболтал с ним; вышел покурить; закрыл глаза и помечтал; выпил чашечку кофе.
У такого «стихийного» отдыха есть ряд минусов. В первую очередь – он не ритмичен, а человек – существо биологическое, привыкшее к различным ритмам. Поэтому первый принцип, которого рекомендую придерживаться при организации отдыха в течение рабочего дня – ритмичность. Проще говоря: используйте небольшой запланированный отдых через строго определенные промежутки времени.
Как правило, оптимальный режим – примерно 5 минут отдыха через каждый час. Возможно – 10 минут через 1.5 часа. Длительность от часа до полутора – наиболее комфортный для человека интервал непрерывной работы. Вспомните школу и ВУЗ: урок – 45 минут, «пара» – 1.5 часа.
Как бы ни был загружен ваш рабочий день, какой бы «аврал» ни царил в офисе – все равно выделите эти 5 минут в час. Инвестируйте время в эти пятиминутки отдыха, работа без них крайне неэффективна.
В Группе компаний MC-Bauchemie-Russia тайм-менеджерские семинары проходили по вечерам. На одном из семинаров среди участников состоялся такой диалог:
«Странно, почему-то занятия по английскому также проходят по вечерам, в то же самое время, но устаем на них гораздо сильнее. – Естественно, на тайм-менеджменте в середине занятия мы обязательно делаем перерыв на 15 минут. А на английском мы работаем все 4 часа подряд без перерывов».

Наши уникальные способности, профессиональная компетентность, стремление достичь большего часто сталкиваются с хронической его нехваткой. Это единственный ресурс, которого не хватает всем, вне зависимости от возраста, психологического типа, социального и материального положения.
Времени у каждого из нас очень немного. В области времени нет миллионеров. Доступный нам капитал времени, оставшегося до конца жизни, составляет примерно 200-400 тысяч часов. И самое главное – время невосполнимо. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.
«Искусство успевать», тайм-менеджмент, управление временем – одно из самых необходимых искусств для современного человека. Разнообразной информации все больше. События происходят все быстрее. Нужно вовремя реагировать, укладываться во все более жесткие сроки. При этом как-то находить время для отдыха, увлечений, семьи, друзей…
Пять лет назад, когда мы создавали Тайм-менеджерское сообщество, тема управления временем была мало известна в России. Считалось, что в условиях «широкой русской души» и российского «бездорожья и разгильдяйства» планировать время невозможно. Мало кто знал о том, что еще в 1926 году существовала Лига «Время», распространявшая передовые технологии управления временем; мало кто был знаком с богатой историей отечественного тайм-менеджмента. Опыт участников ТМ-сообщества и корпоративных ТМ-проектов показал: планировать время в России нужно и возможно. Реальные тому примеры вы найдете в книге.
Тайм-менеджмент – это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями. Будете ли вы применять гибкое планирование или жесткое, хронометраж или самомотивацию, Outlook или бумажный блокнотик – нет никакой разницы. Техника вторична. Важно найти свои, «родные», жизненные цели – и распределять свое время в соответствии с ними. Тратить невосполнимое время жизни на то, что действительно хочешь.
Три года назад в издательстве «Питер» вышла моя монография «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы», сейчас выдержавшая уже два издания. Она была первой в России за прошедшие 30 лет не переводной книгой по тайм-менеджменту, обобщившей мои авторские разработки и опыт участников ТМ-сообщества. Многочисленные отклики подвели меня к написанию второй книги, более популярного формата.
Первая книга была «программой-максимум», содержащей все богатство классических и современных ТМ-инструментов, задающей основы и границы тайм-менеджмента как новой дисциплины в управленческой науке. Книга, которую вы держите в руках – это «программа-минимум». Здесь в максимально простой форме изложены самые необходимые и широко применяемые техники управления личным временем. Как и в первой книге – обязательно на реальных российских примерах.
Необычное название второй книги выбрано не случайно. «Тайм» – хорошо усвоенное русским языком энергичное, технологичное, эффективное «время» западного мира. «Драйв» – так же хорошо прижившийся в русском языке корень, ассоициирующийся с двумя вещами: управлением, энергичным движением – и, второе значение, ярким удовольствием от того, что делаешь. Как русский язык усвоил эти два корня, так и нам всем, на мой взгляд, стоит научиться энергичному, активному, целеустремленному подходу к нашему времени. Давайте добавим этот энергичный подход, этот «тайм-драйв», к традиционно сильной нашей черте – способности мечтать, творить, ставить высокие цели. И тогда нам не будет равных.
Наш капитал времени невелик. Это касается не только каждого из нас в отдельности, но и всей нации в целом. У нас мало времени – на дворе XXI век, и нам в этом веке нужно многое наверстывать, многому учиться. Перестать переживать о прошлых неудачах, не бояться ставить дерзкие цели – и достигать их. Научиться не только мечтать, что мы умеем хорошо, но и – организованно, целенаправленно воплощать мечты в реальность.
Желаю вам, читатель, найти общий язык с Временем, и помочь сделать это вашим близким. Тогда время всех нас всегда будет наполнено тем «драйвом», который делает нашу жизнь яркой и интересной!

Обычно считают, что управление временем – это планирование, причем планирование жесткое. Например: «В 8 утра – подвиг, в 9 – разгонка туч». И справедливо возмущаются: «Как я могу планировать, если все вокруг так быстро меняется?»
Действительно, мы можем назначить точное время выполнения очень немногим задачам. Как правило, это только встречи, презентации, семинары, и тому подобные мероприятия с заранее известным точным временем начала.
Остальные задачи как правило имеют более «гибкий» характер – время их исполнения мы назначаем, как говорится, «по ситуации». Эти задачи также можно и нужно планировать, важно делать это грамотно.
Гибкое планирование, как и многое новое – это хорошо забытое старое. У древних греков было два разных слова для обозначения времени, два имени богов-близнецов, отвечавших за время. «Хронос» – линейное, астрономическое, измеримое время, привычное нам время ежедневников и органайзеров, время жесткого планирования. И «кайрос» – удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-то дела, время гибкого планирования. Именно с такими «кайросами» очень часто приходится иметь дело менеджеру. Например: «Если позвонит клиент, закинуть идею нового продукта», «На планерке у шефа решить вопрос с рекламациями», «Когда кто-нибудь поедет в Гостехнадзор, передать документы в 14 кабинет».
Для жесткого и гибкого планирования в Outlook предусмотрены две разных сущности:
Встреча, создаваемая в разделе «Календарь», имеющая привязку к конкретному жесткому времени исполнения – «Пятница, 15.00».
Задача, создаваемая в разделе «Задачи», имеющая лишь «Срок исполнения», т.е. дату, до которой необходимо выполнить задачу.
Встречи дают удобный обзор «жесткой», связанной с линейным временем, «хроносом», части вашего плана дня или недели. Задачи – обзор всех «гибких», привязанных к «кайросу», дел. При этом задачи можно группировать, сортировать и раскрашивать самыми разнообразными способами, что позволяет легко контролировать все множество дел.
Стандартный способ увидеть все ваши задачи – перейти в раздел «Задачи», нажав соответствующую кнопку на панели навигации (стрелка 1).
Рекомендую использовать другой, более тонкий способ доступа к задачам. Это панель задач в «Календаре». Выглядит она так:
Благодаря этой панели вы можете видеть одновременно и расписание ваших встреч на день либо неделю (на рисунке слева), и ваши задачи (на рисунке справа). Таким образом на одном экране удобно объединяются два вида планирования: жесткое (встречи) и гибкое (задачи).
Встречи в Календаре слева можно создавать, просто выделив мышкой нужное время и вписав название встречи. Для создания задач обратите внимание на стрелку 1 – она указывает на небольшое поле с серой надписью «Щелчок добавит элемент Задача». Сделав на этой надписи двойной клик мышью, вы создадите задачу. Потренируйтесь в создании встреч и задач.
Как настроить отображение календаря с панелью задач:
Зайдите в раздел «Календарь».
В меню «Вид» выберите пункт «Рабочая неделя». Календарь приобретет такой вид, как на рис. … – по горизонтали дни, по вертикали часы.
В этом же меню выберите пункт «Список задач». Справа от календаря появится панель задач.
Если вам нужно увидеть в календаре не всю неделю, а только сегодняшний день, в меню «Вид» вместо «Рабочая неделя» выберите пункт «День».
Если вы хотите изменить цвет календаря, точность временной сетки, количество дней в «Рабочей неделе» – все это можно сделать в меню Сервис / Параметры / Настройки / Параметры календаря

В 1974г. издательство «Советская Россия» выпустило небольшую книжку Д.Гранина «Эта странная жизнь». Речь в книжке шла о биологе Александре Александровиче Любищеве. С 1916 года (Любищеву тогда было 26 лет) он начал вести ежегодный почасовой учёт расходуемого времени. На протяжении 56 лет (Любищев умер в 1972 г.) он ЕЖЕДНЕВНО записывал: сколько времени потрачено на основную научную работу, сколько времени – на дополнительную, какие были ещё работы, сколько времени потеряно и почему. Каждый месяц составлялась сводка, каждый год проводился годовой баланс. Учитывалось только «чистое» время – без потерь на организацию, пустые заседания, пустые разговоры, ожидания и пр. Точность учёта – 10 минут. Следует ещё раз подчеркнуть: учёт вёлся ежедневно на протяжении 56 лет.
1
Прежде всего, такой учёт выявляет потери времени, делает ясными их причины. Это позволяет значительно повысить коэффициент полезного использования времени. Вырабатывается способность с высокой точностью оценивать в часах любую предстоящую работу, скажем, подготовку статьи. Это позволяет планировать работу на многие годы вперёд. Любищев имел цель и план на всю жизнь (он хотел создать периодическую систему биологических объектов), на пятилетку, на год, на месяц. Учёт времени позволяет сравнить эффективность разных способов выполнения одной и той же работы и ориентироваться в дальнейшем на более эффективные способы. Из года в год потери времени сокращаются, планирование становиться точнее, работа – продуктивнее. Последние 20 лет жизни Любищев работал более продуктивно, чем в молодости.
Наряду с этими прямыми следствиями системы, были и следствия вторичные. Если учёный имеет чёткую цель и приучился ценить каждую минуту, он постепенно отходит от суеты во всех ее проявлениях: суеты в карьере, в разработках, в жизни. Вырабатывается умение оценивать чужие работы – видеть истинный труд, заложенный в них; отсюда независимость в суждениях. Огромное количество сэкономленного времени позволяет получить широкие знания в области философии, истории, литературы, математики и т.д. Система оказывается, таким образом, своеобразным усилителем интеллекта и нравственности.
В книге Гранина обо всём этом говорится подробно. Книгу надо прочитать, в справке её не перескажешь.
2
Жалобы на нехватку времени – главные жалобы ХХ века. Времени не хватает всем – даже бездельникам. Даже тем, кто забивает «козла» или часами подряд смотрит телевизор.
Вместе с тем никто серьёзно не учитывает расход времени. О зарплате за прошлый год мы можем сказать с точностью до рубля. Но кто может сказать, сколько часов в прошлом году он потратил на творческую работу, на чтение, сколько часов было потеряно и почему, сколько часов «съел» телевизор, дорога?
В 1974г. в АзОИИТ я роздал слушателям второго курса табличку учёта времени (см. приложение). Предупредил, что можно изменять и заполнять таблицу по своему усмотрению, таблица примерная. Попросил вернуть листки через неделю. Прошла неделя – ни один человек не сдал таблицу. Обычно домашние работы сдавали 70-75% слушателей. Я спросил – почему? После долгого молчания один слушатель встал и сказал: стыдно сдавать таблицу…
Несделанное мы оправдываем нехваткой времени. Между тем, всегда есть большие резервы времени. Любищев умел использовать даже «трамвайное время»: у него всегда был запас книг карманного формата для чтения в дороге. Были книги для командировок и поездок (одно время он много разъезжал).
Впрочем, что говорить о потерянном времени, если, как правило, нет представления о том, что такое полезно потраченное время. Именно этот вопрос вызвал наибольший интерес у слушателей АзОИИТ при обсуждении вопроса о несданных таблицах. Как ни печально, обычно нет ни плана на жизнь и пятилетку, ни ближайших планов – на год, на месяц.
Вероятно, самое ценное в системе Любищева в том, что она заставляет осмысливать свою жизнь, наметить систему целей, систему работ.
Система жестока: она заставляет вести правдивый учёт. Приписать лишнее – значит признать свою малую мощность: ушло много времени на небольшую работу – от тупости, что ли? Убивать часы – значит зафиксировать лень или плохую организованность: куда пропало время?…
3
Я довольно долго придерживался плохой системы. Началось это в 9-м классе: стал вести учёт прочитанных страниц. Постепенно довёл план от 100 до 300 страниц в день. Обнаружил, что гоню план по валу: слишком много «лёгкого» чтения. Переключился на запись часов… и сразу сработала система: пришлось задуматься над тем, что такое «полезное время»» и что такое «потери», а этого не скажешь, если не сформулированы цели жизни и нет системы планов.
Очень скоро выяснилось, что система не позволяет ни убавлять, ни прибавлять время. Надо либо отказаться от системы, признать свою беспомощность (и тогда ни на что нельзя претендовать), либо начать борьбу с потерями времени… и втянуться в систему. Я вёл учёт времени (он даже в деталях совпадал с той формой, которой придерживался Любищев) лет 15 – по 1956г. В том числе – 4,5 года на севере. В хорошие годы выходило по 12-13 часов в сутки, это очень много. На севере в среднем по 7 часов в день – и это было несоизмеримо труднее обычных 12-13 часов. После этого я не могу с сочувствием слушать разговоры о нехватке времени. Перестал я вести учёт, когда увидел, что уже не надо записывать, я просто ЧУВСТВУЮ движение времени, выработалось такое качество. Знаю, сколько «стоит» та или иная работа. Чувствую полезную загруженность времени, и если она мала – это воспринимается как состояние физического дискомфорта.
Система кое в чём и щедра. Она, например, приучает использовать паузы в любых внешних обстоятельствах, чтобы обдумать дежурные проблемы. Даже книг не надо носить с собой. И нет ощущения скуки, долго тянущегося ожидания.
4
Многие видят в ТРИЗ своего рода волшебную палочку: можно без труда получить творческий продукт. Да, ТРИЗ даёт значительную экономию времени – за счёт отказа от пустых проб, сильной организации мышления, сконденсированной информации. Но ТРИЗ – не волшебная палочка. Скорее – автомобиль, самолёт: гарантированная скорость больше, чем у пешехода, но надо
а) уметь ездить-летать;
б) надо быть в форме, нельзя терять навыков.
Система Любищева формально стыкуется с творчеством путём проб и ошибок. Но результаты стыковки – разные. Если человек работает методом проб и ошибок, система может увеличивать число проб в сутки. Однако дело не в количестве, а в качестве проб, поэтому при работе перебором вариантов важно не столько время, сколько удача, счастливая внешняя подсказка.
Другое дело ТРИЗ: каждая операция независимо от того, даёт ли она конечный ответ, проясняет проблему, даёт продвижение вперёд. Поэтому при работе по ТРИЗ количество затраченного времени резко сказывается на качестве продукции.
Это хорошо видно, когда сопоставляешь беглое и не беглое решение задачи методом проб и ошибок и такие же два типа решений по ТРИЗ.
Система Любищева – при регулярном применении ТРИЗ – просто необходимость.
5
На занятиях надо рассказывать о Любищеве и его системе, приводить примеры из книг Гранина. Далее – раздать таблицы по учёту расхода времени. Не имеет значения – сдадут или не сдадут слушатели заполненную таблицу. Для начала важно, чтобы увидели проблему и задумались.

Как уже ни раз говорилось, мы, как хороший садовник должны следить за деревом задач. Для этого хорошо бы в конце дня, или рабочего времени осматривать введенные за день задачи и, по возможности, задавать им нужное место и параметры (можно даже создать соответствующую задачу, да еще и с напоминанием!).
Если задачи большие, то оставим их на последующее рассмотрение – когда будет время, а чтобы не забыть о них, определим для них соответствующую категорию или место в дереве задач. У меня это ветка в дереве задач «может быть/когда-нибудь» — здесь копятся «отложенные» по каким-либо причинам задачи.
В конце или в начале недели (и такую задачу с напоминанием хорошо бы создать!) нужно просмотреть накопившиеся задачи. В этом нам помогут различные виды Схемы задач. Выбрав Вид: Цели сразу наглядно представлено какие задачи были запланированы на выполнение в течение недели – а сделаны ли они? Возможно не хватило времени – оставим их на следующую неделю. Или изменились обстоятельства, и задача перестала быть срочной – установим для нее цель на месяц, или на год, или вообще уберем цель. Возможно подошел срок, и в течение следующей недели нужно сделать новые или существующие задачи – определим их с целью на неделю, и они поднимутся в списке To-Do!
Такой же обзор, но более тщательный следует совершать и в конце (или начале, а может в середине?) месяца – это также можно определить, как задачу с напоминанием, такие схемы уже имеются в шаблоне! Здесь можно просмотреть состояния Ваших проектов, для этого в Схеме включите Вид: Проекты. При этом в схеме все проекты будут сгруппированы по их состоянию. Может быть настало время начать новый проект или сосредоточиться на каком-то упущенном из вида проекте? Сделаем это.
Если появилось свободное время и есть желание – то можно разобраться с отложенными «на потом» задачами – определить их место в дереве, разбить на подзадачи, сделать из них проекты, распланировать по времени и назначить соответствующие цели.
Все довольно просто, а тем временем Дерево Ваших задач растет и меняется вместе с Вами и Вашей жизнью! Ничто не забыто и все под контролем, никакой суеты и появиться много свободного времени!
Пожинаем плоды
Если вдруг станет интересно, какие задачи сделаны, а также дополнительная информация по ним, можно распечатать или вывести в браузере отчет. Для этого выберете из меню Файл->Печать, а затем выберете нужный шаблон и настройки.
Например, можно печатать лишь развернутые в дереве задач элементы, выделенные или просматриваемые в данный момент задачи.
Можно распечатать и интересующие Вас поля, нажав на кнопку Дополнительно…
Каждый отчет сохраняется в виде файла html, который, в свою очередь, можно отредактировать.
Отчеты полезны не только для анализа проделанной или предстоящей работы, их можно использовать и как справочную информация, например как список предстоящих покупок при походе в магазин. Для подобных небольших списков предусмотрен специальный режим – печать PocketMode, говоря по-русски, распечатка небольшой брошюры, которую можно сложить и положить в карман!
Я думаю, что фантазия подскажет и другие полезные применения данной функции.
Если Вам кажется, что в программе отсутствуют какие-либо функции, к которым Вы привыкли, то можно использовать функционал уже известных Вам программ! Например, не хватает календаря – настройте синхронизацию задач с MS Outlook, в котором есть календарь! Нет привычных аналитических функций – схему задач можно экспортировать в форматы других программ, например MS Excel или простой текстовый формат с табуляцией. Экспортировали в знакомую программу, а в ней уже можно провести необходимый анализ выполненных действий или планирование будущих задач и проектов. Очень удобно для руководителей, ведущих различного рода статистику и занимающихся аналитикой!
Ну и наконец, программа позволяет делать резервирование данных, как вручную, так и в автоматическом режиме. Так что спите спокойно – Ваши данные надежно сохранены! Кроме того, здесь архивация данных – это еще и способ избавиться от старых задач. Насколько старых – можно настроить.

Конечно, чтобы задачи с большого компьютера перекочевали на мобильный, их нужно синхронизировать. Модуль синхронизации устанавливается вместе с программой, а синхронизация происходит при подключении к мобильного устройства к компьютеру… Как обычно.
Также ведется работа над синхронизацией через интернет. Не нужно подключать Ваш КПК проводами к компьютеру. Достаточно иметь доступ в интернет – и MLO синхронизируется с Вашими данными.
Дополнительно настройки синхронизации подробно расписаны в справочном руководстве – ничего сложного!

Пожалуй, есть еще один недостаток программы для КПК – отсутствие представление списка задач на экране Today. Но все поправимо. Лично я решаю этот недостаток следующим образом.
Программа MyLife Organized умеет синхронизировать данные не только с мобильными устройствами, но и между файлам и, что вполне закономерно, с самым распространенным органайзером – MS Outlook. Этим мы и воспользуемся.
О различных параметрах синхронизации все подробно и доступно описано в справочном руководстве. А о том, как удобно представить список задач на экране Today в смартфоне или КПК я расскажу здесь.
Существует множество приложений для КПК, которые могут представлять список задач встроенного органайзера Outlook Mobile на экране КПК – их выбор я оставляю на Ваше усмотрение, сам я использую SPB Diary. Остается лишь настроить синхронизацию MyLife Organized и MS Outlook (если он у Вас установлен!) на ПК и синхронизировать задачи Outlook на ПК и мобильном устройстве… Этим и займемся.
Вызовем из меню Файл – Синхронизация с Outlook… диалог настройки синхронизации задач с MS Outlook. Здесь выберем папку Outlook, с которой будет производиться синхронизация и выберем «Копировать задачи MLO в Outlook», оговорюсь, что можно использовать и полную синхронизацию задач, но при этом зачастую возникает множество проблем не только у новичков, но и у опытных пользователей! А Вы ведь не хотите остаться без всех кропотливо вводимых данных? Продолжим.
Теперь настроим дополнительные параметры синхронизации, для этого щелкнем по кнопке Дополнительно.
В следующем диалоге выберем Основной режим синхронизации и продолжим… Установим следующие параметры на вкладках диалога дополнительных настроек синхронизации с Outlook:
Обратите внимание, я поставил автоматическую синхронизацию задач каждые 30 минут, Вы можете выбрать другие параметры, или синхронизировать задачи вручную, скажем в конце дня, открыв программу и нажав клавишу F9!
Здесь я выбрал синхронизацию контекстов MLO с категориями Outlook – так на экране мобильного устройство нужно будет выбрать отображение задач из определенных категорий Outlook и это будет соответствовать отображению задач в определенном контексте MLO!
Кроме того, можно просмотреть и проекты – им назначена категория «Проекты».
А как же сортировка задач? Ведь все так удобно представлено в списке To-Do MLO… Идем дальше.
Настроим отображение приоритета задач MLO в Outlook и дадим им приставки, чтобы можно было легко отобразить задачи по порядку…
Теперь нажмем ОК, и все настроено! Теперь, после синхронизации ПК и мобильного устройства, мы сможем увидеть все задачи в Outlook на мобильном устройстве.

Мы определили родительскую задачу, то есть ту, к которой будут относиться наши, вновь введенные задачи. Если времени совсем в обрез – оставим как есть, когда время появиться, мы найдем все введенные таким образом задачи в созданной по умолчанию в корне задаче и назначим им соответствующие свойства (помните о необходимости отводить немного времени, скажем в конце рабочего дня для разбора накопившихся задач!).
Далее… Что это за флажки с параметрами внизу? По-моему все и так понятно:
Многозадачный ввод – вы вводите одну задачу, нажимаете Ввод, на следующей строчке вводите вторую задачу, и т.д. Для создания подзадач делаем отступ.
Анализ ввода – есть замечательная ссылка «узнать больше», по ней мы и перейдем чуть позже…
Наследовать родительские контексты – если Вы определили в поле родитель какую-то родительскую задачу, то контексты вводимой задачи будут совпадать с родительской – удобно!
Ну и в конце, если имеется на это время, можно определить контексты для введенной задачи и нажать Добавит задачу!
Например, звонок от супруги – купить по дороге мороженое… Чтобы не забыть, в компьютере на рабочем месте щелкаем Ctrl+Shift+M, в появившемся окошке пишем купить мороженое (помните, что задача – это действие, значит в названии должен присутствовать глагол!), снимаем флажок «Наследовать родительские контексты», внизу определяем уже существующий контекст Купить и нажимаем кнопку «Добавить задачу». Все – действие занимает меньше времени, чем Вы о нем читаете!
По дороге домой всего лишь нужно открыть список To-Do в контексте Купить – там окажется наша задача!
Теперь, как и обещал, перейдем к Анализу ввода, для этого щелкнем в окне Быстрого ввода по ссылке «узнать больше»… И читаем.
Синтаксический анализ быстрого ввода задач
Вкратце скажу, что программа умеет анализировать то, что Вы ввели при добавлении задачи! Например, дополним приведенную выше в примере задачу (и проверьте, стоит ли флажок «Анализ ввода», если нет – поставьте!) – «сегодня 17:00 напом».
Теперь у нас не только будет задача «купить мороженое», но еще и в 17:00 программа о ней напомнит!
Существует большое количество слов, которые понимает программа – можно установить напоминание, контекст и даже цвет задачи! Подробнее можете узнать сами, скажу лишь, что нужно приучить себя к нескольким «шаблонам» при вводе задачи – и Вы сами не будете замечать как задачи оказались в Вашем дереве!

Ну что же, все, или не все наши задачи, заметки, дела собраны. Теперь настала пора сажать дерево Вашей жизни. Как? Вот тут пора вспомнить о нашем помощнике. Программу MyLife скачали… установили, пришло время ее запустить!
Для начала создадим новый файл MLO, для этого выберем меню Файл, а в нем Новый… После этого появиться окно «Создать новый файл», где можно выбрать создание нового пустого файла (для опытных людей, знающих как пользоваться программой), либо выбрать предустановленный шаблон.

Так как мы только знакомимся программой, нам отлично подойдет «Getting Things Done – Фокусировка на задаче». Для чего это нужно? На основе этого шаблона MyLife очень просто создать свою схему, добавляя нужные Вам задачи и проекты и удалив все ненужное. И главное, на этом шаблоне возможно легко понять идею, заложенную в программу, и научиться в ней работать. Все очень просто, давайте посмотрим. После проделанных действий окно программы должно быть похоже на это:
Итак, большую часть пространства занимает Схема задач. Именно здесь нам и предстоит вводить собственные собранные задачи. Все задачи и проекты выстроены в одно большое перевернутое дерево. Почему перевернутое? Потому что корень дерева, его главные, основные задачи, находится сверху. Затем идут задачи уровнем пониже, подзадачи, образуя ветви дерева. И, наконец, листья – задачи на самом низком уровне, это и есть элементарные действия, которые должны быть выполнены.
На данный момент мы видим две основные задачи, касающиеся основных, присутствующих почти у всех сторон жизни – работы и домашнего обихода. Конечно же Вы успели заметить заметки для задач справа (если это не так, то перейдите на вкладку Заметки задачи в правой части окна программы). Прелесть этого шаблона в том, что по ходу мы получаем подсказки, внесенные в заметки для большинства задач. Здесь я не буду повторять содержимое подсказок – Вы их видите.
Заметим, что в справке все описано довольно понятно, и очень скоро Вы поймете, как работает программа. Как только появились вопросы, нажимаем F1, переходим к нужному разделу справки и читаем! Просто? Конечно!
Многие могут уже с этого момента приступать к созданию дерева задач своей жизни. Ну а мы пойдем дальше, изучать дерево задач.
Цели, проекты, и задачи, которые Вы вводите в древовидную структуру на вкладке Схема, превращаются в список последовательных (следующих действий) на вкладке To-Do. Порядок этих действий задается их размещением в дереве и приоритетом. Но об этом позже, а пока…
Вершки и корешки…
Обратите внимание, ветви дерева можно сворачивать и разворачивать, щелкая, соответственно, по значкам (-) и (+). Это полезно для концентрации на определенной части нашего дерева. Ведь из маленького ростка оно превратится в огромное дерево с густой кроной и переплетающимися ветвями. И мы, как хороший садовник, должны иметь быстрый и удобный доступ к любой его части. Помните: как только появились вопросы, нажимаем F1…
Появилась справка, где перейдем к разделу «Основные параметры». В подразделе «Планировщик» содержится основная информация по работе со схемой задач. Вкратце скажу, что задачи в схему можно добавлять, удалять, перетаскивать в нужное место. Основные операции с задачами представлены в контекстном меню, появляющемся при щелчке по задачи правой кнопкой мыши.
Для удобства работы с большим деревом задач предусмотрена функция фокусировки на определенной ветви. Все ветки, кроме выбранной скрываются, и Вы можете сконцентрироваться на одном проекте. Как сказали на русском форуме про фокусировку: «Чувствуешь себя Микеланджело: просто берешь и отсекаешь все лишнее:)». Для фокусировки достаточно выделить задачу и нажать Ctrl+R (обратите внимание, что сочетания «горячих клавиш» для других функций находятся справа от названия функции). Кроме того, для задач, к которым приходиться часто обращаться в схеме предусмотрены 10 закладок, устанавливать и переходить к которым достаточно легко из контекстного меню, а еще проще – по сочетанию клавиш.
Просто попробуйте! Ведь лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать! Работать с деревом задач легко и интуитивно понятно. При каждом вопросе – F1. Кроме того, помочь разобраться в этом хитросплетении нам помогут заметки для задач.
Будем считать, что работать со схемой Вы научились, осталось лишь поговорить о различных представлениях схемы. Нужны они для удобства отображения, поиска и работы с задачами.
Имеется 10 основных видов представления схемы. Менять их очень просто, достаточно щелкнуть мышкой вверху слева по ссылке Вид:… и выбрать нужное представление. Каждое из представлений имеет свое преимущество и предназначение. Ознакомиться с ними Вы можете самостоятельно ввиду ограниченности данной статьи. Здесь нет ничего сложного – полагайтесь на интуицию.
Причешем крону
Основное окно, к которому мы в дальнейшем будем обращаться – это вкладка To-Do. Это автоматически сформированный список следующих действий, на основе схемы и свойств задач.
О различных представлениях этого списка мы поговорим позже, а пока вернемся к схеме дерева задач и откроем справа вкладку Свойства. Все свойства задач сгруппированы по разделам, откроем различные отделы (для удобства предусмотрены ссылки все свернуть, все развернуть, соответственно сворачивающие и разворачивающие все разделы свойств) и пощелкаем по разным задачам в дереве. При этом свойства для разных задач будут меняться.
Не вполне понятно? Ну что же волшебная клавиша F1, раздел «Параметры задач»… Вкратце пройдемся по основным параметрам.
Основное и важное понятие – это контексты. При этом важное и основное – не значит сложное и непонятное. Это некие внешние условия, при которых возможно выполнение данной задачи. Например, купить хлеб возможно лишь в продуктовом магазине, а найти что-либо в интернете возможно лишь если имеется компьютер и собственно подключение к интернет…
Конечно, контексты сначала надо создать, для этого перейдем в меню Сервис -> Управление контекстами или просто нажмем F8.
Здесь все довольно просто. Разобраться в управлении контекстами нам помогут все те же заметки, которые имеются в контекстах уже присутствующих в шаблоне.
Каждый контекст имеет свое название и может входить в другой контекст, то есть относящиеся к нему задачи будут видны при выборе контекста, в который он входит. Например, в контекст «магазин» могут входить контексты «продуктовый магазин», «магазин рядом с домом», «спортивный магазин». И чтобы увидеть весь список нужных нам покупок во всех магазинах, нам на вкладке To-Do нужно выбирать контекст «магазин», а для конкретизации по спортинвентарю нужно ограничиться контекстом «спортивный магазин».
Кроме того, контекстам свойственны так называемые часы – то есть время, их работы. Это легко понять по, например, контексту «@офис/работа» – ведь на работе/в офисе мы бываем лишь в рабочие часы, поэтому логично будет ограничить этот контекст именно этими часами, чтобы рабочие задачи не отвлекали нас в остальное время.
Итак, контекст – это определенные места или возникающие условия, в которых и при которых возможно выполнение задачи. Как только возникла задача для определенного контекста – запишем эту задачу и назначим этот контекст (ну а если нет контекста – создадим его!).
Для каждой из задач возможно определить ее Важность при этом важность определяется среди подзадач для родительской задачи. То есть, насколько важно выполнить эту подзадачу для продвижения в выполнении родительской задачи.
Другой параметр – Срочность также определяется для родительской подзадачи. Понимать это нужно как то, насколько выполнение этой задачи приблизит срок завершения родительской задачи. Ведь одно простое действие может оказать значительное воздействие на выполнение большого проекта…
Можно много написать о параметрах и на что они влияют, но попробуйте перейти в список To-do, выделите какую-либо задачу и просто переместите ползунки Срочности и Важности… Как они влияют на положение выделенной задачи в списке… Так будет гораздо понятней.
Далее, цель задачи сильно влияет на положение задачи в списке следующих действий. Помните о необходимости еженедельного, ежемесячного обзора предстоящих дел и задач? Это свойство непосредственно связано с этими обзорами. Задачи с целью на неделю отмечаются восклицательным знаком и помещаются выше в списке на выполнение. Ведь их нужно успеть закончить в недельный срок! Ну а отметки целей на месяц и на год не имеют такого влияние на положение задачи в списке, но по этому признаку удобно представлять список задач в схеме при выполнении обзора своих задач (Вид: Цели).
Также, возможно управлять видимостью задач в списке следующих действий посредством одноименного свойства – спрятать ветку в To-Do. Папка – это контейнер для задач и она не появляется в списке. Кроме того, возможно выводить задачи в списке по мере выполнения по порядку их следования – сверху вниз.
Другие свойства не столь часто используются. Для каждой задачи можно установить время ее начала (когда задача появится в списке To-Do) и срок (когда нужно ее завершить), кроме того, задаче можно определить шаблон повторений и время напоминания о ее выполнении. Удобное свойство для выработки привычки к определенным действиям – например уборка дома в конце недели. Создали подобную задачу, определили для нее конкретные действия и назначили шаблон повторения – например, каждую неделю по субботам. Это же свойство напрямую связано с привычкой ухаживать за собственным деревом задач! Для этого создайте задачу еженедельный обзор задач, ежемесячный обзор задач и т.д. – и назначьте им шаблон повторений, еще и с напоминанием – в конце недели и в конце месяца, соответственно! Программа при этом выступит и в роли наставника, напоминая о необходимых действиях.
Также задачу можно определить как Проект — период в жизни или работе, требующий более одного физического действия для осуществления цели. Проще говоря, уборка квартиры – это проект, ведь сколько всего нужно сделать, чтобы квартира блестела! Проекты необходимо контролировать и периодически делать их обзор (Вид: Следующие действия по проектам), чтобы удостовериться, что с каждым проектом связано следующее действие, и, таким образом, проект будет продвигаться. Можно установить состояния для проекта (не начался, идет, в ожидании, завершен), по которым их легко группировать при соответствующем представлении в To-Do (фильтр – группировка). Кроме того, можно отслеживать состояние проекта! Процент его выполнения всегда можно посмотреть в свойствах – а это стимулирует!
Иногда нужно определить усилия, требующиеся для выполнения задачи и/или время, которое займет ее выполнение (не всегда самая длинная задача требует больших усилий). Это легко понять, если представить, что вам нужно просмотреть обучающий фильм – ведь это займет время, длительность этого фильма, ни больше, ни меньше! Все это влияет на фильтрацию в списке To-Do и порядок задач в нем. Когда у Вас появится нужное количество времени или сил, можно отфильтровать список To-Do по этим параметрам и выбрать нужную задачу – и Вы не будете мучиться от безделья!
Кроме того, задача может зависеть от выполнения других задач. Например, для того, чтобы сварить суп, нужно купить необходимые продукты. Если для задачи «сварить суп» установить зависимость от задач «купить картошку» и «купить мясо» (обратите внимание, что зависеть задача может либо от ВСЕХ сразу задач, либо от ЛЮБОЙ), то задача «сварить суп» появится в списке To-Do только после завершения задач «купить картошку» и «купить мясо». Кстати, эти задачи можно использовать как переключатели!
Ну а для лучшего представления списка задач, им можно задать определенный формат – цвет шрифта, иконку и т.п. Как говориться – на вкус и цвет товарищей нет!
И, как уже говорилось, для каждой задачи можно внести заметки, которые поддерживают как внешние ссылки (например интернет-страничка, ссылка на файл на компьютере и т.п.), так и внутренние ссылки на задачи.
Надеюсь? этот краткий обзор свойств задач еще более прояснил идею, заложенную в эту программу…
Для чего вся эта петрушка?
Того, что было сказано о Схеме и Свойствах задач вполне достаточно, чтобы работать с программой. Теперь перейдем, пожалуй, к главному – к вкладке To-Do, которая отображает следующие действия, которые Вам нужно сделать. Конечно же этот список строиться на основе всего того, что было введено в схему (над которой вначале стоит долго поработать!).
Помните, что в этом списке не должны присутствовать все введенные задачи! В этом-то и прелесть – это список задач, которые нужно сделать в данный момент и в данном контексте! Наша задача лишь подстроить вид списка, чтобы отображаемые в нем действия соответствовали текущей ситуации. Об этом и поговорим далее…
Список очень прост – левее названия задачи поле, в котором нужно поставить флажок при выполнении задачи, далее идет поле, говорящее о сроке для задачи, затем поле значков (например, значок блокнота говорит, что у задачи имеется заметка). Столбцы в представлении легко можно добавить и убрать, нажав правую кнопку мыши на заголовке. Пробуйте…
По умолчанию в списке To-Do (далее просто список) отображается вид Активные действия (подробнее об этом смотрите в справке к программе). Также возможно настроить собственные виды, либо выбрать предустановленные. Менять вид списка очень легко, достаточно щелкнуть вверху слева по ссылке Вид:… и выбрать нужное представление (подобно Схеме).
Давайте потренируемся менять виды в нашем шаблонном файле. Это, как и все в этой программе, очень легко. Но список задач все еще велик… Не беда его возможно отфильтровать.

Для этого выше ссылки Вид щелкнем по слову Фильтр>>, откроется область параметров фильтра. Помните о контекстах? Чаще всего Вы будете использовать фильтрацию именно по контекстам (тот же пресловутый контекст «@Дом» можно использовать для вывода списка задач, которые нужно сделать дома). Попробуйте. Список задач стал намного короче. Удобно? Несомненно.
Если нужна фильтрация по другим параметрам – это легко осуществимо, по-моему объяснять тут ничего больше не нужно. Ну а список всегда можно сохранить в виде Вида To-Do (рисунок 11). При необходимости, можно провести дополнительную фильтрацию. Для этого в панели Фильтр разверните раздел Дополнительно и нажмите кнопку Настройка… После чего откроется диалоговое окно, в котором возможно настроить необходимые правила для фильтрации выводимого списка следующих действий (рисунок 12).
Таким образом, при помощи фильтра очень удобно управлять списком задач, которые нужно выполнить. Освободилось 20 минут времени – выбрал контекст (место, обстоятельства) в котором сейчас находитесь, поставил в фильтре имеющееся время – и вот они, дела! Полон сил – отфильтровал список по усилиям…. Ну и так далее.
Идея простая – нужно лишь не забыть сопроводить задачи нужными параметрами. На это и нужно выделять немного своего времени, но оно окупится с огромными процентами!
Вырастить дерево…
По-моему сказанного вполне достаточно для «выращивания» своего дерева задач. Все свои задачи теперь нужно занести в дерево, разбить большие задачи на маленькие и выполнимые действия. Тем более, что наглядная схема уже имеется в шаблоне, нужно лишь прочитать комментарии и подстроить схему под себя, дополнив нужными контекстами, задачами и т.п., и убрав все ненужное.
Поговорим об удобстве и комфорте. Дерево Ваших задач будет расти с Вами, соответствуя Вашим растущим запросам. Как же обеспечить его рост?
Для ввода новых задач в программе предусмотрены несколько вариантов.
Например, как это делаю я, можно, придя на работу, или дома, запустив компьютер, запустить и MyLife… Тем более, что она у меня всегда с собой – на переносном жестком диске. Программка маленькая, ресурсов много не потребляет, да и работает на любом (не будем брать древнюю технику:) компьютере.
Внимание она требует лишь при напоминании о какой-либо задаче, а в остальное время спокойно «висит» в панели задач, рядом с часами. Зато, когда вдруг нужно записать какую-то возникшую неожиданно (они все такие!) задачу, нажатием пары кнопок, вызываем ее и вводим эту задачу! Что это за кнопки такие волшебные? Это одновременное нажатие кнопок Windows (та, что со значком Windows) и Q. Моментально откроется окно MyLife!
Не бойтесь делать ошибки – в программе предусмотрена многоступенчатая система отмены и возврата действий. Всегда возможно вернутся к предыдущему состоянию (Ctrl+Z) или вернуть отмененные действия (Ctrl+Shift+Z)!
Если же Вы привыкли к программе MS Outlook, то задачи в MLO запросто можно создавать, перетянув мышкой электронную почту, задачи, встречи и т.д. из MS Outlook в схему MLO!
Можно и вызвать, так называемый, Быстрый ввод. Для этого нужно использовать другие кнопки – одновременно нажатые Ctrl+Shift+M.

Самое сложное в любом деле – сделать первый шаг. Для нас этот шаг – скачать программу с сайта . Ну и, конечно же, установить ее, а можно и не устанавливать, а просто скопировать в нужное место (например, на флешку) и запустить, если Вы выбрали zip архив. Ну что же, поздравляю, первый шаг сделан! Теперь только вперед.
Немного отвлечемся. Чтобы дерево нашей жизни нас радовало и приносило плоды, нужно выбрать правильное дерево… О чем это я? А вот о чем. Наступает самый ответственный момент, переходить к которому нужно со свежими силами. Нам предстоит собрать все свои дела и оформить их в задачи, проекты.
Что такое задача? Это КОНКРЕТНОЕ ДЕЙСТВИЕ. Например: «купить хлеб» — это конкретное действие, а «починить автомобиль» — нет. Почему? Для того, чтобы купить хлеб, вам нужно только оказаться в магазине. А вот чтобы «починить автомобиль», нужно проделать множество дополнительных действий: выбрать сервис, узнать расписание его работы, договориться о ремонте и так далее. Чувствуете отличия? Конкретное действие – это такое физическое видимое действие, требующее вашего участия для продвижения в выполнении чего-либо.
Итак, задача – это конкретное действие. А действие в русском языке описывает глагол. Значит в названии задачи всегда должен присутствовать глагол: «купить хлеб», «позвонить жене», «подготовить отчет». А никак не «хлеб», «звонок жене», «отчет».
Если же эта задача требует дополнительных действий, то ее нужно разбить на более мелкие задачи (помните – «починить автомобиль»?). Это уже можно назвать проектом. Проект – это некий результат, требующий последовательных действий для своего достижения.
Для чего это я говорю? Это, так сказать, теория, и она понадобиться нам в дальнейшем, когда нужно будет собрать все относящееся к повседневной жизни.
Да-да, именно все. Ведь как только мы что-нибудь пытаемся запомнить, удержать в голове, сразу же возникает потенциальная возможность забыть об этом. Поэтому не держите ничего в голове! Как только возникло дело, пришла мысль, желание – завяжи узелок, запиши (не обязательно на бумаге, можно воспользоваться диктофоном, который тоже присутствует в телефоне, КПК, смартфоне).
Это самое главное, к этому придется возвращаться постоянно…
Что собирать? Все, к чему Вы прикасаетесь, о чем думаете… Много — не мало. Нужно кому-то позвонить — запиши. Пришла идея — сделай набросок, наговори в диктофон… Вот хорошо бы, отдохнуть — сделать об этом заметку. Нужно бы купить — добавил в список.
Когда и как? Да как удобно, блокнот и ручка — хорошо, оборотка визитки — сойдет, фотоаппарат на мобильном — как раз кстати, диктофон — наш инструмент! Что касается меня, то кстати оказывается мой КПК, ручка, которая вполне заменяет стилус, небольшой переносной жесткий диск и… визитки, да, мои собственные визитки, которые при случае можно отдать как контактные данные, а на пустой обратной стороне удобно делать записи… При этом возникает лишь одно неудобство – нужно всего лишь помнить о том, ГДЕ все это собрано.
Кроме того, повторю то, что только что говорил – нужно раз в неделю, месяц и т.д. разбирать все, что накопилось. Иначе грош цена всей этой работе.
На все это уйдет время… Но лучше день потерять, потом за пять минут долететь! Поверьте, вскоре это станет привычкой, а сделать удастся намного больше.
Итак, цель – собрать все накопившиеся незавершенные задачи во всех сферах жизни — от «не забыть купить туалетную бумагу» до «получить нобелевскую премию».