Тайм менеджемент

Записи с меткой «время»

Персональный менеджмент выполняет ряд функций. Вместе эти 5 основных функций составляют «круг правил», который включает: постановку цели, планирование, принятие решений, реализацию планов и контроль. В центре этого круга есть еще одна функция — информация и коммуникации. Но не стоит их разграничивать — ведь все они довольно тесно связаны между собой и часто пересекаются в процессе реализации.
Для достижения целей самоменеджмент использует много различных приемов. Большинство из них нам с вами хорошо знакомы. Давайте рассмотрим самые популярные из них, попытаемся понять, какие функции персонального менеджмента они помогают реализовать, и какие преимущества мы получаем от их использования.
Постановка целей. Достичь выполнения данной функции можно благодаря применению таких методов самоменеджмента, как: грамотная формулировка цели, SWOT-анализ, выбор стратегической линии поведения. Использование этих приемов позволяет видеть слабые места и недостатки и сосредоточиваться на их устранении.
Планирование. Эффективному выполнению данной функции сопутствует применение следующих приемов самоменеджмента — ежедневного, месячного и годового планирования, составления оперативных и стратегических планов, использование принципов временного менеджмента и системы управления временем Бенджамина Франклина, ведения «Дневников времени» и составления «плана дня» с помощью метода «Альпы». Все это помогает не только правильно перераспределить рабочее время, но и экономить от нескольких минут до нескольких часов ежедневно.
Принятие решений. Воплощение этой функции требует применения таких методов, как: делегирование полномочий, расстановка приоритетов, правило 80/20 (закон Парето), метод Эйзенхауэра и АБВ-анализ. Все они нацелены на первоочередное решение наиболее важных задач и позволяют избегать дедлайнов.
Реализация и организация. Для выполнения этой функции принято исследовать свои биоритмы и составлять график продуктивности с целью выявления наиболее эффективного времени для работы, а потом, в соответствии с ними, составлять планы на день. Это позволяет добиться лучших результатов за счет правильного перераспределения времени.
Контроль. Данная функция требует, как контроля за процессом выполнения, так и контроля конечных результатов. Она позволяет сравнивать намеченное с тем, что выходит в итоге. Со временем это приводит к более четкому выполнению поставленных задач.
Информация и коммуникации. На этапе реализации этой функции применяются такие методы, как: использование памяток, грамотное ведение переговоров, рациональное использование средств коммуникаций и оптимально-быстрый поиск требуемой информации.
Прежде чем выбрать методы и приемы, наиболее подходящие вам, следует провести тщательный анализ рабочего дня и определить, на что именно расходуется ваше время.

Не забывать делегировать свои полномочия и передавать часть работы на выполнение сотрудникам и коллегам.
Самые трудные и важные дела планировать на первую половину дня и приступать к более легким и приятным только после их успешного завершения.
Накидывать 20-30% времени на случай возникновения форс-мажорных обстоятельств или появления срочных дел.
Использование стратегии управления временем и освоение навыков персонального менеджмента поможет правильно организовать свой рабочий день и тем самым заметно улучшить результаты вашего труда.

Говорят, как первый час проведёшь, так и день пройдёт. Я заметил, что в моей жизни это похоже на правду. Если я был ленив или рассеян в течении первого часа после пробуждения, мой день проходил в ленивом и несосредоточенном стиле. Он мог начаться с неспешного времяпровождения в объятьях жены, столкновения с дочерью, лёгкого растяжения мышц, одевания, бритья, медленного завтрака (20 минут на приготовление и 20 на еду), разгрузки посудомоечной машины, обсуждения планов на день со своей женой (мы вместе работаем дома) и т.д. Я мог начать рабочий день так: проверить е-мейл, написать запись в свой блог и по пути сделать ещё нескольких других незначительных задач. К этому времени я был на ногах уже несколько часов, и эти ранние часы предрасположили меня к невдохновлённому дню. По шкале от одного до десяти мой общий уровень энергии редко поднимался до отметки 7 в такой день.
Но если я старался провести первый час наиболее продуктивно, то остальная часть дня имела тенденцию продолжать начатое. Этот день начинался так:
я просыпался в 5pm – сам – без будильника. Не валялся в постели и не думал о том, как бы ещё поспать. Я быстро одевался но пропускал бритье. Делал чашку травяного чая (без кофеина) и отправлялся прямо к своему рабочему месту в домашнем офисе. Никакой проверки е-мейла. В 5:10 я начал работу над своим проектом №1. После 60-90 минут я брал перерыв на бритье, приветствовал семью, делал быстрый 5 минутный завтрак и съедал его в своём офисе, продолжая работу. Этот продуктивный первый час толкал меня вперёд, и в 11 я уже завершал эквивалент полного рабочего дня над вчерашней моделью. Обычно мой уровень энергии находился как минимум на отметке 8 или 9 в течении оставшегося дня.
Что удивило меня, так это второй вариант – хоть он и выглядит тяжелее, но фактически легче, как только я начал его использовать. Выполнение наиболее важной работы рано утром заряжает энергией, и когда ты проведёшь несколько недель высокопродуктивных дней, это добавит намного больше энергии.
Я чувствовал себя замечательно, когда видел, что часы показывают 8:30, а я уже провел 3 полных часа, сфокусировавшись на своём проекте. Это создаёт сильный импульс, который поддерживает меня в течении дня. Много дней я не трогал свой е-мейл до наступления 5pm. Вообще я думаю, что если бы люди избавились от привычки проверять е-мейл до 5pm (обычный рабочий день), тогда они очень сильно повысили бы продуктивность. Попробуй сделать проверку е-мейла последним действием рабочего дня и посмотри, как быстро ты сможешь избавиться от неё.
Конечно же у меня было преимущество работы дома, поэтому я мог быть за своим столом через минуту после пробуждения. Но у меня были похожие случаи в те времена, когда я работал в офисе вне дома. Обычно лучшим решением было встать и пойти прямо на работу с минимальной задержкой. Поедание завтрака в офисе вместо неспешного употребления дома обычно приводило к более продуктивному дню.
Преимущество раннего начала – более ранний конец. Иногда я справлялся со своими задачами на текущий день прежде чем я забирал свою дочь из детского сада в 3:30pm, поэтому я не испытывал вины, отдыхая оставшуюся часть дня.
Мотивация может предшествовать действию, но она также может следовать за действием. Действия, которые ты выполняешь в первый час стимулируют соответствующий уровень мотивации, которую ты можешь с выгодой использовать. Если ты хочешь провести высокопродуктивный день в быстром ритме, сделай первый час таким – встань и иди работать над своим проектом. Если ты хочешь спокойного дня – сделай первый час тихим – помедитируй, почитай, пойди погуляй, прими расслабляющую ванну. Если ты хочешь ленивого дня – будь ленивым этот первый час – спи дольше обычного, смотри ТВ, медленно завтракай. Если ты хочешь день, проведённый за банальностями – потрать первый час на них – проверь е-мейл, посети форумы, почитай новости, поболтай с другими.
Хорошие новости в том, что если ты хочешь определённый вид дня, просто сконцентрируйся на своих лучших успехах первого часа. Не беспокойся о том, что будет дальше. Если ты сконцентрируешься на первом часе, остаток дня будет таким же. Используй рычаги силы руководящего принципа чтобы управлять целым кораблём.
Также я обнаружил, что это может работать не только утром, хотя обычно это тяжелее. Если ты начал отвратительный день, передохни, а затем сконцентрируйся на своих лучших успехах, создавая час, который ты бы хотел видеть. Это твой руководящий принцип.

О книге:Джон Адаир, всемирно признанный гуру психологии управления людьми, предлагает опробованные временем, но при этом прогрессивные, четко настроенные и эффективные инструменты для усиления мотивации, развития лидерских навыков и коммуникационных способностей, использования эргономичного тайм-менеджмента, которые помогут всем менеджерам — от начинающего до высокого профессионала — постичь все законы эффективного управления. В современном бизнесе обязанности менеджера и руководителя требуют овладения самыми разнообразными навыками: умения добиваться максимальной отдачи от себя и других, искусства мотивировать и вдохновлять, эффективно общаться и дипломатично вести переговоры, перерабатывать ежедневно мегабайты информации, отделяя полезную от спама, вовремя и чётко делегировать полномочия и при этом максимально и при этом максимально продуктивно использовать все 24 часа в сутки. Сегодня успешный руководитель — это тот, кто умеет воодушевлять других людей, вести их к достижению поставленных целей и способен убедить членов своей команды без колебаний принять свои жизненные ценности.
От автора скана:
В данном издании представлены сразу 4 книги Джона Адаира:
- Неоспоримое лидерство
- Рациональный тайм-менеджмент
- Результативная мотивация
- Безупречная коммуникация
Качество книги хорошее, текст распознан – читается хорошо! Книга сделана разворотами! Сама книга делалась около недели, 656 стр. для меня – это очень большой объём! Пока это самая лучшая и результативная книга в сфере управления временем и личной организацией на Западе! Теперь есть и на русском языке в электронном виде!

Что же крадет наше драгоценное время? Кроме внешних пожирателей времени (которые от нас не зависят) существуют и внутренние, которые крадут наше время изнутри: ваши черты характера и личные качества, вызывающие простои в работе, а в результате стресс и осознавание того, что ничего не успеваете. Избавляться от них нужно, но это будет более проблематично, чем избавление от внешних убийц. Внутренние помехи являются частью нашей жизни и от привычек очень тяжело избавляться.
Среди внутренних помех можно выделить следующие:
неумение отказывать и говорить НЕТ;
привычка хвататься за все и сразу;
не верная оценка сроков и объемов работ;
желание всегда быть полезным и помогать всем;
природная медлительность;
отсутствие привычки вести записи;
излишняя общительность;
нежелание устанавливать dead line для задания/работы;
привычка приступать к работе не обеспечив себя всем необходимым;
не умение расставлять приоритеты;
привычка каждые 5-10 минут проверять почту (блоги, форумы, RSS) или другую информацию на сайте;
Однокласники.ру и Вконтакте.ру (и до. социальные сети)
недостаток времени
привычка полностью полагаться на память;
природная рассеянность;
привычка откладывать ежедневные дела на конец дня;
не умение следить за выполнение проекта;
привычка курить .
Тайм менеджмент в действии Внушительный список получился, не правда ли? Многие наши поступки обусловлены нормами поведения в обществе. Если к нам подошел коллега поболтать не по делу, то прервать его и отправить работать – считается не вежливым и нам приходится выслушивать его.
Подобные события не учитываются нами как часть рабочего процесса. Но, давайте представим, сколько времени уходит на то, чтобы пойти и налить горячей воды в чашку из куллера или прогуляться до канцеляции за пачкой бумаги, которая закончилась. Минута за минутой расходуется время и деть перетекает в вечер.
Стресс и усталость Можем ли мы избавиться от убийц времени? Можем и должны, но для начала нужно осознать, что они существуют и насколько они сильны. Только понимание того, сколько времени отнимают внешние и внутренние помехи, поможет достичь наилучшей эффективности.

Только представьте, какого бы успеха вы достигли, если бы не лень. Вроде все просто: наметили цель, подробно спланировали свои действия, и вперед — покорять вершины мира. Однако, каждый из нас сталкивается с коварным врагом — собственной ленью.
В поисках методов борьбы с ленью, я перелопатил достаточное количество литературы. Большинство статей весьма громоздки и скучны, одно их прочтение уже подвиг для лентяя. Я составил свой список самых эффективных и реально работающих способов борьбы с ленью. Опустим все теоретические вопросы и сразу перейдем к делу.
Чтобы перестать лениться, надо ничего не делать. Я серьезно. Станьте посреди комнаты и ничего не делайте, абсолютно ничего: не ешьте, не пейте, не читайте, не лежите, не слушайте музыку, не думайте. Не пройдет и пятнадцати минут, и вы точно приметесь за дела.
Да тут дела на пять минут. Заставьте себя поработать пять минут, это намного проще чем приниматься за дела, осознавая, что придется трудиться целый день. Пять минут можно вытерпеть все что угодно, и в тоже время этого достаточно, чтобы начать работу. Дальше вы уже не сможете остановиться.
Разбейте большие дела на части. Взяться за решение большой задачи просто невозможно. Разбейте ее на маленькие части и выполняйте поочередно — это намного проще.
Рутину — прочь! Все делать, лишь бы ничего не делать? Поесть, помыть посуду, сходить магазин, проверить почту, посмотреть новости, почитать блоги друзей… Понятно, что все это отвлекает от основных задач и может выполняться только в свободное время.
Работайте с самого утра. Люди делятся на «жаворонков» и «сов» (я, как раз, сова). Совы обычно целый день ленятся, изобретая бесконечные отговорки, и за дела садятся только к вечеру. Милые совы, мы с вами в равной степени можем работать как днем так и вечером.
Вознаграждайте себя. Любой труд должен быть вознагражден, поэтому работая полезно себя вовремя поощрять. Выполнили часть дела — выпейте чашечку кофе с любимым печеньем, прогуляйтесь или просто отдохните 5 минут. Это хорошая привычка.
Не откладывайте на завтра. Завтра — это самый загруженный день недели, ведь мы постоянно откладываем дела на завтра. Если хотите начать жизнь заново, сделайте это прямо сейчас — завтра появится какое-то очень строчное дело или вы просто передумаете. Даже если уже довольно поздно, начните свое дело сегодня — закончить начатое легче чем начать новое.
Добивайтесь успеха в своих делах и пусть лень больше не стоит на вашем пути, надеюсь моя статья в этом вам немного помогла.

Хорошо вставать до рассвета,
такая привычка способствует здоровью,
богатству и мудрости.
Аристотель
«Жаворонками» рождаются или становятся? В моём случае совершенно точно имело место становление. Когда мне было чуть больше двадцати, я редко ложился спать раньше полуночи и почти всегда вставал поздно. Обычно я не начинал свои дела до конца обеда.
Но через некоторое время я уже не мог не замечать явную зависимость между успехами и ранним подъёмом, даже в моей личной жизни. В те редкие случаи, когда я вставал рано, моя производительность почти всегда была выше, и не только утром, но и в течение всего дня. Кроме того, я был в прекрасном расположении духа. Будучи человеком, который активно добивается своих целей, я решил выработать привычку рано вставать. Я просто поставил будильник на 5 утра…
…и поднялся чуть раньше полудня.
Хм…
Я пробовал снова и снова, но не особенно далеко продвигался с каждым разом. Должно быть, у меня от рождения нет гена «ранней пташки», подумал я. Когда мой будильник начинал звонить, первой мыслью было остановить этот ужасный шум и продолжить спать. Я отложил дальнейшие попытки на неопределённый срок, но однажды, после некоторого исследования проблемы, пришёл к выводу, что подходил к ней не с той стороны. Как только я применил новые идеи, я вполне закономерно стал «ранней пташкой».
Трудно стать жаворонком, придерживаясь неправильной стратегии. В то же время, с правильной стратегией это относительно легко.
Самая распространённая неправильная стратегия состоит в следующем: ты считаешь, что если нужно раньше подняться, то нужно раньше отправиться спать. Исходя из этого, ты определяешь, сколько ты спишь сейчас, затем просто сдвигаешь всё на несколько часов. Если сейчас ты спишь от полуночи до восьми, предполагается, что теперь ты пойдёшь спать в 10 вечера и встанешь в 6 утра. Звучит весьма разумно, но обычно из этого ничего не выходит.
Существует две основных теории о графике сна. Согласно первой, нужно отправляться в постель и вставать каждый день в одно и то же время. Это всё равно что ограничить себя будильником с каждой стороны — ты стараешься спать в одни и те же часы каждую ночь. Вроде бы, это подходит современному обществу. Нам нужна предсказуемость в распорядке. И нам нужно достаточно отдыхать.
Вторая теория гласит, что нужно прислушиваться к своему телу: идти спать, когда ты устал, и подниматься, когда ты проснулся естественным образом. Этот подход основан на биологии. Наши тела знают, сколько нам нужно отдыхать, и поэтому мы должны к ним прислушиваться.
Методом проб и ошибок я обнаружил, что каждая из этих двух теорий в отдельности не является оптимальной. И ни одна не подходит, если вам нужна максимальная продуктивность. Вот почему:
Если ты спишь в определённые часы, иногда ты будешь отправляться в постель не слишком уставшим. Если для того чтобы заснуть, требуется больше пяти минут — ты недостаточно устал. Ты тратишь время, лёжа на кровати и не засыпая. Другая проблема заключается в предположении, что тебе нужно одно и то же количество часов для сна каждую ночь. Это предположение ложно: необходимое количество сна меняется день ото дня.
Если ты станешь спать, основываясь на наблюдениях за своим телом — скорее всего, ты будешь спать больше, чем на самом деле требуется — в некоторых случаях намного больше, около 10—15 часов в неделю (эквивалент полного рабочего дня). Многие люди из тех, кто придерживается этого подхода, спят по 8 и более часов каждую ночь, обычно это слишком много. Кроме того, утром возможны сюрпризы, если вставать в разное время. А из-за того, что наши природные ритмы не всегда совпадают с суточным циклом, время сна может начать сдвигаться.
Для меня оптимальным решением стало объединение обоих подходов. Это очень просто, и многие «ранние пташки» об этом даже не задумываются, но для меня это стало важным достижением. Решение заключается в том, что я отправляюсь в постель тогда (и только тогда), когда я хочу спать, и встаю по звонку будильника в определённое время все семь дней в неделю. Получается, что я встаю всегда в одно и то же время (в моём случае это 5 часов утра), но засыпаю каждую ночь по-разному

Как часто бывает так, что Вы приходите утром на работу (в понедельник) и понимаете, что вся неделя загружена, что дел просто уйма, безвылазная гора. Вы начинаете хвататься то за одно дело, то за другое.
Есть и такие, кто все успевает сразу выполнять, будь то 2 или три поручения одновременно. Кто-то скажет, что это хорошо, но…есть возможность совершить очень серьёзную ошибку. Достаточно ошибиться в одной запятой в цифрах и миллионы плавно перетекают в тысячи. Это может стоить рабочего места и карьеры, мне известны такие случаи. Что же делать и как всё успевать?
В современном бизнесе есть такое модное понятие, как таим-менеджмент. Что это для русского человека и как это представлено на Российском рынке. А представлено это так: масса умных книг, изучить которые опять же нужно время, умные тренеры, которые безумно стоят. Можно продолжать, но думаю смысл понятен.
Я предлагаю очень простую методику (придумано это было очень давно, кем уже не помню), которая реально помогает разобраться в делах и увидеть свой день в цифрах и времени, спланировать рабочий месяц и свою работу, а главное, у вас больше ни когда не возникнет вопрос «как всё успевать?».
Вот, собственно, и сама метода. Вы рисуете таблицу в четыре колонки, имена которых следующие:
1 – номер по порядку (самые первые номера, самые важные дела),
2 – название планируемого дела,
3 – примечания о выполнении,
4 – выполнение (если дело выполнено, ставим плюс, иначе – минус).
В итоге, Вы получаете наглядный и очень удобный план, который должен быть всегда с Вами. Делается это всё на обычно листе бумаги, чтобы можно было его и свернуть, и приколоть куда-либо, если необходимо. По своему опыту скажу так, ни блокнот, ни ежедневник и разные электронные напоминающие программы даже рядом не стоят с таким обычным и эффективным планировщиком Ваших дел.
Пользуйтесь, развивайтесь и успевайте делать все свои дела вовремя.

Один из самых распространенных стрессов у менеджеров связан с ощущением завала в работе, когда так много нужно успеть сделать, но так мало для этого времени. Определенно “отсутствие времени” это наиглавнейшая проблема, с которой сталкиваются многие менеджеры сегодня. Просто недостаточно времени, чтобы справляться со всеми обязанностями. Из-за частых бюджетных ограничений, штатных сокращений, увольнений в среде менеджеров образуется конкурентное давление, ввиду чего отдельный менеджер вынужден брать все больше и больше работы, ведь, не смотря на все сокращения, компании и отделы должны по-прежнему функционировать исправно.
Решением проблемы вашей загруженности заключается в том, чтобы стать экспертом в области тайм-менеджмента. Именно знания и опыт практик рационального использования своего времени даст вам больше всего выгоды, нежели какой-то иной навык.
Глуп тот менеджер, который думает, что у него нет времени для обучения тайм-менеджменту, но еще хуже тот менеджер, который думает, что уже знает все, что нужно знать для успешного разбора завалов.
Фактом является то, что вы можете научиться тайм-менеджменту сами или можете пойти на специальные бизнес-курсы, но все равно не будете знать всего, что вам нужно знать всего, что вам лично необходимо для эффективной работы.
Два основных ключа к эффективному управлению своим временем состоят в: 1) способности устанавливать приоритеты; и 2) умении концентрироваться только на одной вещи в одно время.
Если вы ощущаете нехватку времени, вам следует снова и снова пересматривать и расставлять приоритеты ваших дел. Возможно поэтому, наиболее важным вопросом, который вы должны постоянно помнить и снова задавать себе – это “как я могу сделать использование своего времени прямо сейчас наиболее полезным?”
Вопрос “как я могу сделать использование своего времени прямо сейчас наиболее полезным?” – это та стратегия управления временем, которая лучше всего способствует вашему движению в правильном направлении.
Естественной склонностью для всех нас является определение значительного и малозначительного, а также то, что мы поддаемся искушению разбираться с мелкими делами. Ведь мелкие дела делать проще и зачастую веселей, чем большие важные вещи, хотя выполнение именно важных дел является лучшим использованием вашего времени.
Следовательно, дисциплинированность в организации вашей работы и фокусирование внимания на ваших наиболее важных делах является первым шагом для того, чтобы взять под контроль ваше время и снизить уровень стресса.
Вот две вещи, которые вы можете сделать незамедлительно, чтобы взять под контроль ваше время.
Во-первых, примите сегодня решение, стать экспертом по тайм-менеджменту. Читайте книги, слушайте аудио-программы, пройдите соответствующие курсы. Затем практикуйтесь каждый день, пока не овладеете навыками тайм-менеджмента.
Во-вторых, определите четко приоритеты в вашей ежедневной работе. Дисциплинируйте себя начать с наиболее важного задания и выполняйте его, пока не закончите полностью. Это сразу же освободит вас от стресса.

СПД — второй носитель, наряду с «Календарем» составляет основу GTD. Сюда входят все действия, которые занимают больше 2-х минут, нельзя поручить другим, и которые не привязаны к конкретному времени или дню. Это и есть действия, помогающие нам быть гибкими и без стресса реагировать на меняющиеся обстоятельства нашей жизни.
СПД будет помогать нам определяться с возможными направлениями деятельности в конкретный момент. Храниться СПД должен в таком виде и на таком носителе, который будет позволять нам без труда пересматривать его, как только появится свободная минутка.
Мусор
Выбросьте все, что не нужно. Не оставляйте среди ваших бумаг и списков. В противном случае мусор серьезно повредит всей системе и засорит не только письменный стол, но и ваше сознание.
Отложенные дела
Все, что вам интересно, но не требует действий по принципу «как только, так и сразу» или не имеет возможности к воплощению, должно попадать в эту категорию. Возникающие идеи, информации о выставках (фильмах, театральных постановках…) в будущем, желанные, опять же в будущем, покупки и т.д. и т.п. Все, что вы сейчас не можете осуществить по какой-то причине, но и не желаете совсем забывать.
Для категории «Отложенные дела» есть 2 варианта фиксации.
Первый — система упорядоченных напоминаний. Если действие связанно с определенной датой, то мы выставляем напоминание на время, которое позволит нам принять решение по определенному действию, спланировать и воплотить его. Ваш «Календарь» сможет помочь вам в этом.
Второй вариант больше подходит к новым идеям, проектам, покупкам и подобным вещам, которые требуют определенных ресурсов, но не привязаны ко времени. Их мы заносим в список «Может быть \ когда-нибудь». Если вы хотите извлечь максимальную пользу из этого списка, то должны регулярно просматривать его. Девид Ален советует внести этот просмотр в еженедельный пересмотр дел (об этом ниже).
Помеченные материалы
Многие материалы не требуют от нас активных действий, но могут содержать ценную для нас информацию. Ее мы можем поместить в систему хранения, которая без труда позволяет нам рассортировывать материал и так же без труда находить его. Автор книги советует создать алфавитную систему.