01.07.2010
В рамках одного дня используется другой способ управления временем. Все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные. Как явствует из названия, первоочередными являются задачи, не терпящие отлагательства. Второстепенные – задачи, которые также желательно решить как можно быстрее, хотя и не произойдет ничего страшного, если, в крайнем случае, их решение будет отложено на день-два (впрочем, если тянуть с решением второстепенной задачи слишком долго, она может перейти в разряд первоочередных). Наконец, малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают. И если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца.
Человек, вдумчиво планирующий свой день, успевает, как правило, решить все первоочередные задачи, зачастую у него хватает времени и на то, чтобы разобраться со второстепенными, а если повезет, то справиться и с малозначительными задачами. Если же человек не умеет расставить приоритеты, если в течение дня хватается то за одно, то за другое, – времени катастрофически не хватает и нередко самое главное дело как раз и остается незавершенным.
Установление приоритетов возможно несколькими способами. В частности, принцип Эйзенхауэра, широко применяемый на практике, предполагает деление задач на 4 группы. Первая – срочные/важные, которые необходимо выполнять самому и немедленно. Вторая – срочные/неважные, которые, несмотря на срочность, необходимо тем не менее делегировать подчиненным, если их решение не требует специальных знаний и навыков. Именно в этом случае возникает опасность попасть под «тиранию» срочных дел, что часто наблюдается на практике. Кажется, что невозможно противостоять сиюминутной притягательности этих задач, и в результате они поглощают нашу энергию. Третья группа – несрочные/важные задачи. Их необходимо решать самому, ни в коем случае не допуская, чтобы они становились срочными. Четвертая группа – несрочные/неважные. От задач этой группы следует отказаться вообще.
Если задача не решена в течение дня, она переносится в план следующего дня. Если же какое-то дело кочует с одной страницы ежедневника на другую, так и оставаясь неоконченным, – хорошенько подумайте, нужно ли вообще им заниматься. Если нужно, уверены ли вы, что правильно определили его приоритетность?
Американцы используют специальные дневники, позволяющие облегчить использование системы Франклина. Первые страницы дневника отведены под список жизненных ценностей (1-й этаж пирамиды), описание глобальной цели (2-й этаж) и таблицу для записи генерального плана (3-й этаж). В начале дневника несколько соответствующим образом размеченных страниц выделены под список целей на год (фактически, долгосрочный план – 4-й этаж). В начале каждого месяца и каждой недели одна страница выделена под таблицу задач на этот период (краткосрочный план – 5-й этаж). Наконец, для каждого дня отводится своя страница с таблицей для списка задач на день (6-й этаж), причем в таблице предусмотрены столбцы для обозначения приоритета задач. Эти столбцы следует заполнять по ходу работы и обязательно проверять в конце дня. Завершенные дела рекомендуют отмечать буквой «V». Отмененные по той или иной причине – буквой «X» (желательно также вписать причину, по которой задача была отменена). Отложенные дела записываются в план другого дня (чаще всего – следующего), а в графе «Статус» за текущий день рисуется стрелка и вписывается дата, в план дня которой внесена эта задача.
В рамках системы Франклина планирование времени перестает быть просто составлением перечня текущих дел. Данная система предусматривает постановку долго- и краткосрочных целей и детализацию действий для их достижения с учетом временного фактора. При этом конкретные краткосрочные цели обязательно согласуются с долгосрочными. Такая система позволяет пользователям в любой момент точно знать, куда они движутся и какой конкретной цели им необходимо достичь.
Но для того чтобы система управления временем эффективно работала, необходимо выполнять ряд правил. Во-первых, планирование времени должно быть регулярным, системным и последовательным. Во-вторых, не стоит впадать в крайность чрезмерного планирования, а планировать лишь тот объем задач, с которым реально можно справиться. Основное правило планирования времени гласит, что составлять план лучше лишь на определенную часть своего рабочего времени, например на 60%; примерно 20% можно отложить на случай непредвиденной активности и 20% – на так называемое спонтанное время (управленческая деятельность, творчество). В-третьих, необходимыми условиями эффективного планирования является составление планов в письменной форме, перенесение нерешенного вопроса и фиксация результатов, а не просто каких-либо действий, а также установление временных рамок.