01.07.2010
Именно поэтому продемонстрируем базовые принципы классической системы управления временем, идею создания которой приписывают Бенджамину Франклину. Эти принципы предусматривают, что любая большая задача, стоящая перед человеком, дробится на подзадачи, а те в свою очередь – на еще более мелкие подзадачи. Визуально это можно изобразить в виде многоступенчатой пирамиды, а применение системы – как процесс возведения этой пирамиды.
Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей, – человек определяет свои жизненные ценности (иными словами, то, чего он хочет от жизни). Для одного – это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне. Для другого – благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для третьего – слава и высокий социальный статус. Для четвертого – власть. Для пятого – познание. Для шестого – служение во имя человечества… Список можно продолжать до бесконечности, тем более что у каждого человека существует некое множество жизненных ценностей. Этап определения жизненных ценностей – наиболее важный в построении пирамиды: если на этом этапе будет допущена ошибка (например, будут выбраны «познание» и «служение людям», хотя на самом деле предпочтительны «известность» и «высокий социальный статус»), то впоследствии человека неизбежно постигнет разочарование. Итак, первым делом надо составить список жизненных ценностей, причем не надо бояться потратить на это слишком много времени – важно хорошо обдумать список. Необходимо также убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.
Следующий этап – построение второго этажа пирамиды. Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Например, если кто-то считает, что для него наиболее важны «известность», «власть» и «высокий социальный статус», то может решить, что он хочет стать президентом США. Надо поставить перед собой высокую цель. Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.
Третий этаж пирамиды опирается на второй. Составляется генеральный план – что необходимо сделать, чтобы достичь поставленной цели. Например, для того чтобы стать президентом США, надо сначала стать губернатором штата или мэром одного из крупных городов страны, иметь солидную партийную и финансовую поддержку и незапятнанную репутацию, быть известным публике, блестящим оратором, благополучным женатым человеком, получить высшее образование в престижном учебном заведении и т.п.
Четвертый этаж пирамиды – долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков. Весьма важно указать, выполнению какого именно пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Еще более важно обозначить конкретный срок – если человек говорит себе: «Когда-нибудь я обязательно куплю машину (напишу книгу, пойду учиться в университет…)», он может тянуть годами и в результате так и не достичь цели, но если он назначает себе конкретный срок, то значительно увеличивает шансы добиться своего. Например, если человек планирует стать президентом и знает, что для этого нужно иметь высшее образование, он может включить в свой пятилетний план следующий пункт: «До конца 2004 года закончить с отличием Гарвардский университет по специальности «социология и политология». Это, во-первых, даст мне престижное высшее образование, и во-вторых, я смогу завести знакомства с важными для меня людьми». Итак, следует составить план на ближайшие 4-5 лет, задавшись вопросом: «Что я могу сделать в эти годы для достижения намеченных в генеральном плане целей?». В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также отметить, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.
Пятый этаж – краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план. Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: «Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?». Таким образом пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Например, если в долгосрочном плане стоит пункт: «Окончить Гарвард», то в краткосрочный план войдут такие пункты, как «Подать документы в университет», «Пройти курсы подготовки к экзаменам» и т.п. Следует составить план на срок от 2-3 недель до 2-3 месяцев и, как на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней.
Наконец, шестой этаж пирамиды – план на день. Составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана – малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Например, задача «Подать документы в Гарвардский университет» разбивается на такие подзадачи: «Выяснить, какие документы и кому надо подать», «Оформить необходимые документы», «Отослать документы» и «Убедиться, что документы получены», каждую из которых можно назначить на какой-то определенный день. Обычно план на день не просто составляется за день до того, а комплектуется из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель, зачастую в него вносятся коррективы в течение дня. Составляя план на день, желательно указать время выполнения каждой задачи.
Все эти планы отнюдь не являются чем-то постоянным – наоборот, их рекомендуется регулярно пересматривать: план на день скорее всего автоматически будет изменен несколько раз в течение дня. Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели. Долгосрочные планы должны проверяться (а при необходимости – корректироваться) не реже одного раза в 4-6 месяцев. Генеральный план следует пересматривать раз в год. Тогда же стоит критически взглянуть и на поставленную вами высокую цель (Привлекает ли она вас по-прежнему? Не хотите ли вы внести какие-то коррективы?) и даже попытаться переосмыслить зафиксированные вами жизненные ценности.