Тайм менеджемент

Май 2010

Совсем недавно прочитал книгу Томас’а Лимончели «Тайм-Менеджмент для системных администраторов» . Не то чтобы я очень задерживаюсь на работе, и не так много дел у меня, и не такие они трудоемкие. Но всё-таки обучение в университете плюс «неожиданная сессия» дают о себе знать. А когда ты смотришь на загловок статьи с названием «как перестать откладывать дела на завтра» и про себя говоришь: «тааак, пожалуй прочитаю эту статью завтра…». Думаешь что тебе нужно что-то поменять в этой жизни, хотя бы на чутьчуть.
Решил попробывать некоторые системы из этой книги. И в первым пункт был выбор ежедневника (всегда было что-то в стиле записной книжки-планнер но как-то с ней не сложилось). Выбрал именно бумажный вариант так как с PDA у меня не сложилось. Съездил в n-ое количество канцелярских магазинов. Просмотрел их неимоверное количество. Но так и не смог найти то что мне нужно… И пришло в голову сделать свой ежедневник, по своему эскизу или переделать уже готовый.Помогли найти несколько проектов таких как: PocketMod, D*I*Y Planner, paperdraw.
PocketMod — Когда увидел этот проект, уже обрадовался и подумал это то что мне нужно. Но к великому сожалению offline-версия есть только для Windows и Mac, а использовать flash-версию я к сожалению не смог (ну когда же adobe выпустить flash-плагин для x86_64 ). Авторы заявляют что пользоваться их программой очень просто, наверное он кому-нибудь понравится и пригодиться
paperdraw — Как гласит заглавная страничка: «PaperDraw is an open-source paper note card inspired by the ingeniousPocketMod.» Скачал последнею версию, которая датирована 26-11-2005, что уже маленько расстраивало. Посмотрел готовые шаблоны, они оказались не подходящими, после попытки редактирования OO.O ушел в ступор. Если этим проектом кто-нибудь заинтересуются и выпустить новый релиз я буду очень рад.
D*I*Y Planner — Проект который мне понравился, с достаточно большим количеством шаблонов календарей, планнеров, ежедневников, помимо представленного шаблонов входящих в их tool-kit есть шаблоны которые добавлены пользователями (что очень радует). На сайте так же большое количество статей рассказывающих и показывающих о том как сделать ежедневник своими руками. Остановился именно на этом сайте и теперь нужено проштудировать инструкцию и создать что-то свое.

Определите время когда вы наиболее продуктивны, и можете написать несколько постов в ваш блог, естественно качественных и по теме блога. И пишите до тех пор, пока у вас не заболят пальцы, пишите и пишите.
Бывают дни, когда приходит муза, и посты сами собой создаются в голове, множество отличных идей, мыслей и предложений. Написав наперед несколько постов, вам не нужно размещать их в один день, просто оставьте их в черновиках, что позволит вам всегда иметь под рукой пару-тройку отличных постов для ваших читателей. Это освободит вам время в следующие несколько дней, для отдыха, или для какой-то работы в оффлайне и конечно для размышлений над новыми темами и идеями. Этот совет дают многие проффесиональные блоггеры и многие пишут в свой блог именно так.
Очень часто нам рекомендуют писать каждый день, писать чаще, что бы вас читали и делали ссылки. Многие популярные блоггеры, делают один пост в день, регулярно. Но есть также и другие, которые пишут 3 раза в неделю, или еще реже, что не лишает их блогов популярности. Вам решать каким советом вы воспользуетесь. Но примите к сведению, что довольно часто пользователи отказываются от подписки на RSS из-за того что фид переполнен, они просто не успевают читать то, что вы пишите. По статистике, для того что бы пост разошелся по блогосфере, необходимо примерно 2 — 3 дня, именно за это время, пост прочитает наибольшее количество читателей, и получит наибольшее количество ссылок от других блоггеров.
Так что имеет смысл попробовать снизить частоту написания в блог до 2 — 4 раз в неделю и в то же время повысить качество информации которую вы даете своему читателю. В данном случае важно не забывать про регулярность написания в блог, даже если вы решите писать 1 раз в неделю.
Уверен, вы как и я очень любите наблюдать за статистикой своего блога. Сейчас я стараюсь контролировать себя, и просматривать статистику блога всего два раза в день, утром и в конце дня. До этого, это было просто кошмаром. С утра мы заходим в Google Analytics и начинаем изучать, кто на нас ссылается, сколько сегодня посетителей, сколько просмотров и тп и тд. казалось бы что это вполне нормально, но вы посчитайте сколько времени уходит просто на изучение статистики. Я мог начать писать пост, потом прерваться и посмотреть кто-же еще зашел или поставил ссылку на мой блог, потом начинаешь ходить по чужим блогам, потом бац! и уже забыл о чем писал. А ведь кроме сервисов статистики, есть еще множество рейтингов и каталогов.
Приучайте себя тратить меньше времени на просмотр статистики своего блога, достаточно бегло просмотреть ее утром, и более подробно изучить в конце дня. Помните, статистика никуда не денется, статистика накапливается на сервере и всегда доступна для вас.
Наведите порядок на своем рабочем столе. Это касается и того который на экране вашего компьютера и того, на котором ваш компьютер стоит. Ничего лишнего, все что часто используется держим под рукой, ничего что может нас отвлекать во время работы.
Наведите порядок в своем браузере. Отключите все лишние кнопки, панели и плагины, организуйте свои закладки, держите закладки на сайты которые часто посещаете в отдельной папке.
Используйте редактор для написания постов в блог. Это позволит вам меньше отвлекаться, чем при написании поста непосредственно в браузере. Нет соблазна открыть в еще одном окошке, какую-то страничку, как это бывает при написании через браузер. Пишем, пишем, решили проверить что-то, или просто уточнить какую-то делать, открыли пару страничек, и вы уже ничего не пишите вы уже читаете и забыли вообще о чем только что писали. Очень плохо когда при написании поста, прерывается ход мысли.
Очень часто, люди которые ведут блог, склонны проверять почту каждые 15 минут, заглядывать в RSS ридер, в поисках обновлений в других блогах или комментариев к своим читать новости и тп. все это также отнимает много времени, которое вы могли бы потратить в других полезных целях, например сделав какую-то работу по дому или выполнив какую-то задачу на своей основной работе или просто написав очередной пост. Как правило необходимости во всех этих действиях никогда не возникает, поэтому для экономии вашего времени можно составить небольшой график вашей работы с новостями, почтой и комментариями.
Например утром, проверяем статистику, заработки по AdSense или другим системам через которые вы зарабатываете деньги, бегло просматриваем заголовки новостей и почты, читаем комментарии и новые ссылки на ваш блог. Если ничего важного нет, закрываем браузер и занимаемся своими делами. На все это можно выделить примерно 30 минут времени.
В обеденный перерыв, вы можете заниматься ответами на письма и комментарии, общением в форумах и социальных сетях, в зависимости от вашего времени можете уделить этому час или чуть больше.
Вечером, когда вы вернулись с работы, занимайтесь чтением RSS, написанием постов, обдумыванием идей для новых постов или проектов. Даже если вас не посетит муза, вечером можно уделить наибольшее количество времени для работы с блогом, у вас ведь вся ночь впереди. У меня на эту часть работы может уходить до 4-х часов.
Составив такой график, вы сможете здорово экономить дневное время, которое как правило необходимо для выполнения работы в оффлайне.

Вы никогда не задумывались, сколько времени тратите на пустые разговоры, на задания, выполнение которых не входит в ваши обязанности, да просто на поиски нужной в данный момент бумаги? Подсчитайте, и полученный результат может неприятно удивить и даже шокировать. Теперь умножьте его на количество рабочих дней — и вы поймете, почему до сих пор, к примеру, не стали начальником, почему вас не слишком ценят и не платят столько, сколько положено сотрудникам соответствующей позиции, или почему вы так страстно хотите поменять место службы. А ведь время — это тот потрясающий капитал, который каждому дан от рождения…
Конечно, сегодня любые рабочие процессы можно ускорить благодаря, например, тому же компьютеру. Представьте себе, как хорошо было бы озвучить монитору задание, которое дало вам многоуважаемое руководство, и по прошествии нескольких секунд получить на экране необходимый ответ с нужными данными, обоснованиями и выкладками, а потом прийти к шефу, отрапортовать, получить похвалу, затем взять с полки пирожок…
Когда?нибудь, возможно, так и будет, но пока ваше рабочее место потому и существует, что без вас как специалиста в организации не обойтись. Всему свое время, а мы живем здесь и сейчас. Недаром поэт советской поры Александр Кушнер сказал: «Времена не выбирают, в них живут и умирают». Поэтому давайте вместе подумаем, чего нам не хватает для того, чтобы успешно управлять своим временем. На это опять?таки нужно выделить время. Но подобное вложение впоследствии окупится.
Итак, спокойно подумайте, как сэкономить на работе стремительно бегущие секунды, минуты, часы. Почему, например, для ничего не значащей беседы вы способны все бросить, а для выполнения важного задания нет? Правильно, потому что пустая болтовня не требует от вас усилий, а дело нуждается в особой концентрации внимания.
1. Отделяйте первоочередное от второстепенного, срочное — от того, что может еще подождать. Сразу расставьте приоритеты. Сделали важное задание — пожалуйста, рассыпайтесь в словесных фейерверках, если вам это необходимо. Так нет же, у нас всегда наоборот! Существует еще одна неприятная проблема: вы не можете заставить себя просто-напросто сесть и сделать. Определитесь, в чем загвоздка: не знаете, как приступить к заданию; не понимаете, как его выполнить за столь короткий срок; жалеете, что ввязались в подобное дело; просто лень или страшно.
Допустим, вам поручили то, чего никто еще в вашем отделе не делал. В принципе, ничего нового, но все?таки несколько боязно. «А вдруг я не справлюсь?» — думаете вы и откладываете дело на неопределенный срок. Мысль не совсем подходящая для данной ситуации. Если ничего не приходит в голову, начните с вопроса, который задавал себе по утрам небезызвестный мастер эпатажа Сальвадор Дали: «Что еще сегодня сделает этот гений?» Имея в виду себя любимого. Или напишите большими буквами: «Лучший сотрудник в области решения сложных (грандиозных, масштабных, самых ответственных) задач», — и положите перед собой. Этот настраивающий маневр обязательно подтолкнет вас к действию. А по ходу дела поймете и все остальное, что вас тревожит. Например, можно ли справиться с заданием в столь ограниченный срок? Главное — чтобы вас никто и ничто не отвлекало от процесса.
2. Научитесь говорить «нет» искушениям и соблазнам, а также похитителям вашего рабочего времени. «Время — деньги», как написал еще в 1748 году известный нам по изображениям на стодолларовых купюрах ученый и политический деятель Бенджамин Франклин в своем сочинении «Молодому купцу». Но мы об этом почему?то напрочь забываем, когда дело касается выполнения служебных обязанностей.
Один мой знакомый бизнесмен, большой умница, человек увлекающийся и очень коммуникабельный, вынужден основное время трудиться у себя дома. Просто раньше в его шикарный офис в центре Москвы уже к двенадцати часам дня подтягивались друзья и… активно мешали ему работать: «Старик, ну что ты все сидишь за бумагами? А не поехать ли нам пообедать в новый ресторан? А не пойти ли нам на охоту (в баню, на рыбалку, в бильярдную и т. д.)?» Вместо того чтобы отослать этих рыб-прилипал, бизнесмен упускал выгодные контракты, не отслеживал уже имеющиеся и в результате терял большие деньги. В таком своем удручающем положении он был виноват сам: не умел сказать когда нужно «нет». А делать это, будем предельно откровенны, большое искусство.
Основные правила для тех, кто не может говорить «нет»:
«Не вешайте на себя обезьян», как говорят психологи. Если вас попросили что?то сделать, а вы очень заняты, не берите на себя обязательств. Так и скажите: «Ничего обещать пока не могу!»
Чтобы не обидеть милого «похитителя вашего времени», сначала войдите в его положение, затем мысленно просчитайте возможные последствия своего отказа. И скажите приблизительно следующее: «Я, конечно, понимаю, насколько это важно для тебя, но сейчас никак не могу…»
Обязательно предложите альтернативное решение. Например, к предложению в пункте Б добавьте: «Попросите Ивана Степановича, он в этом вопросе разбирается лучше меня».
Если вам предстоит кому?то отказывать, не избегайте неприятного разговора («Для Смирнова меня сегодня нет» — знакомая фразочка?), лучше сразу культурно объяснитесь с человеком. И он не будет питать иллюзий, и у вас гора с плеч…
Отказывая на работе, особенно важно показать, что этого требуют интересы дела, то есть вы руководствуетесь не личными мотивами: «Ценю вашу настойчивость и бесконечное обаяние, но предложенное вами вложение средств нашей фирмы никак не вписывается в составленный бюджет рекламной кампании на этот год».
3. Старайтесь улучшать собственные коммуникационные навыки и организованность. В связи со всем вышеперечисленным необходимо научиться общаться на работе быстро и эффективно, а не ходить вокруг да около. Тогда вы с полным правом сможете считать: если ваши сослуживцы или тем паче подчиненные не сразу реагируют на ваши четкие реплики и указания — это их проблемы.
Постарайтесь и сами быстро улавливать суть того, что вам говорят, о чем просят. Допустим, деловой партнер долго и цветисто описывает, что его офис на ремонте, так как в соседнем здании был пожар, домашний компьютер сломался, банковский счет фирмы заблокирован, а уволившаяся бухгалтерша перепутала платежки… Вы сразу поняли, к чему он клонит, поэтому остановите собеседника: «Короче, нужно переделать наш договор?» Пусть на объяснения уходит как можно меньше драгоценного времени. Дело есть дело.
Если чувствуете, что разговор слишком резкий, смягчите его фразой типа: «Как приятно иметь дело с таким обязательным (внимательным, энергичным, деловым, толковым, демократичным) человеком, как вы!» Если вы начальник, научитесь функ-ционально и эффективно делегировать полномочия и не забывайте контролировать процесс выполнения заданий. Возможно, то, что вам понятно с полуслова, для вашего подчиненного недоступно.
Однако не пожалейте времени, чтобы разгрести бумажные завалы на своем рабочем столе. Все необходимое должно быть в данный момент перед вашими глазами. Расстаньтесь со старыми записями и документами! Зачем вам бумаги «времен очаковских и покоренья Крыма»? Только если вы точно знаете, что данные документы когда?нибудь всплывут, создайте архив: папка номер такой?то, хранить до такого?то. А в указанное время не поленитесь еще раз просмотреть бумаги и отправить ненужные в мусорную корзину. Не зацикливайтесь на былом. Начнут теребить душу различные думы типа «вот тогда мы делали это так», польются воспоминания, и вы потеряете необходимый темп.
И еще: какой бы ни была ваша работа — штампуете ли вы детали на заводе или рисуете картины в мастерской, — максимально используйте свой КПД. Будьте ответственны, даже незначительную на первый взгляд малость учитесь делать качественно. Это необходимо для того, чтобы эффективно использовать свое время (плохо сделаете — придется исправлять!), а значит, быть на хорошем счету и расти по служебной лестнице. Да просто даже для того, чтобы уважать себя.
4. Заставьте время работать на вас. Когда кабинет лорда Рассела вынес на голосование либеральный закон, расширяющий права граждан, в том числе рабочих, государственный деятель Уильям Юарт Гладстон, обращаясь к выступившим против закона консерваторам, мудро сказал: «Вы не можете сражаться против будущего. Время работает на нас». Отсюда и пошло это выражение. Но наша задача гораздо глубже исторического первоисточника: мы должны понимать не только то, что мы можем получить в будущем, но и осознавать праведность своих сегодняшних усилий. Подчеркиваю, именно праведность.
Это касается не только работы, но и, как ни странно, личной жизни. Что в общем?то очень тесно связано. Приведем простой житейский пример. Муж, сильно ударив жену, ушел к другой. Долго прятался, боясь репрессий со стороны правоохранительных органов, но, узнав, что ему ничто не угрожает за нанесенные телесные повреждения, осмелел. И стал со своей бывшей второй половиной судиться из?за крохотной квартирки. Круглосуточно изучал юридический и жилищный кодексы, ходил по различным общественным инстанциям, пытался привлечь на свою сторону ребенка — то есть, использовал все средства, чтобы выселить прежнюю жену из квартиры, которую он так опрометчиво и бесславно в свое время покинул.
Женщина же, оправившись после побоев и шока, устроилась на хорошую работу и все свои усилия направила на карьерный рост. Она знала, что в данной ситуации у нее есть только ограниченное количество времени и оно должно работать на нее. Пока ее бывший кричал на всех углах, что ему негде жить с новой семьей и грудным ребенком, женщина взяла кредит в банке и купила квартиру своему выросшему чаду. Выплатив его, занялась строительством собственной. Благо высокая должность в компании ей позволяла брать ссуды и кредиты. Она продала ту несчастную квартирку, из?за которой и был многолетний некрасивый сыр-бор, естественно, отдав положенную долю бывшему мужу (которой ему, по всей видимости, не хватило и на первоначальный взнос, так как он по сей день снимает жилье).
Потом дама купила себе квартиру в элитном доме, построила коттедж за городом и в конце концов открыла свое прибыльное дело. А ее бывший муж кроме невроза ничего путного так и не заработал… Подобных и обратных жизненных примеров можно найти тысячи. Что тут скажешь? Не тратьте драгоценные годы на войну, распри, восстановление «справедливости», будьте выше мелочных бытовых обид. Время — лучший лекарь. Работайте в прямом и переносном смысле на свое светлое завтра, и только тогда время вам само покорится.
Помните песню Микаэла Таривердиева на слова Роберта Рождественского из телесериала «Семнадцать мгновений весны», в которой поется: «Не думай о секундах свысока»? На работе как раз о них мы и забываем — прокуривая, пробалтывая, попивая (чай, кофе или что?нибудь покрепче…), даже не слыша их художественный свист у нашего виска. Безусловно, у каждого свой темперамент: кто?то, например, быстро принимает решения, а кто?то должен подумать. Но это никогда не служило оправданием лени, пустого время-препровождения, разболтанности и профессиональных неудач.
Как тут не вспомнить еще одно известное и подходящее к теме нашего повествования высказывание, которое прозвучало в шестом действии драмы «Баня» Владимира Маяковского: «Время, вперед!» Особенно оно стало популярным после выхода в 1932 году одноименного романа Валентина Катаева. А известный советский композитор Георгий Свиридов так назвал свою музыкальную пьесу, которая долгое время служила заставкой к вечерней информационной телепрограмме. Не забывайте и вы, что время неумолимо бежит вперед и наша задача — не гнаться за этим диким, необузданным конем, а научиться управлять им, как лихой тройкой, которая летит туда, куда мы ей укажем.

*Время натуральнее денег.
Почему время более естественное мерило успеха, чем деньги?
Изначально при рождении вам дано лишь время. И целью вашей жизни (на физ. уровне), может быть лишь одна единственная вещь — эффективно использовать отмерянное вам время. Под эффективностью — вы можете понимать то, что хотите.
*Негативная окраска денег
Деньги — это некая «фиктивная» вещь, которая придумана, а не существовала изначально. Время — данная нам сущность. Нет ничего плохого в деньгах, но также, как каждая «фиктивная» (ненатуральная) вещь, деньги имеют свои ограничения. И люди, которые видят эти ограничения, сталкиваются с ними будут осуждать тех, кто избрал мерилом деньги. Было бы нецелесообразно записывать этих людей во враги. Выберите другой ориентир — время.
*Пересчет денег во время
Вам хватит 1000 долларов на пару дней? Значит эта сумма может сберечь для вас это время. Вы можете нанять домохозяйку и это тоже сбережет ваше время. К сожалению деньги не существуют сами по себе. Если вы планируете не только тратить, но и эффективно использовать их (вкладывать) — они уже не только дают, но и забирают у вас время.
*Учёт во времени
Основные преимущества учёта во времени:
1. С ростом доходов деньги теряют свою ценность, а время остается неизменным.
2. Время натуральнее денег (см. *время натуральнее денег)
3. Деньги имеют негативную окраску (см. *негативная окраска денег), а время нет
*Инвестиции
Деньги можно инвестировать только с помощью времени. Вы можете реально быть заняты делами, если дедушка завещает вам несколько миллиардов. Вам понадобится время, на подбор консультантов (как минимум), если вы хотите с толком вложить эти деньги. Знания практически невозможно инвестировать, они не поддаются учёту и оценке. Вы можете вложить десятилетия в знания, но если вы не потратите годы на их использование — знания умрут вместе с вами.
*Бизнес и время
Сколько бы Вы не платили своим сотрудникам, все, что они могут это — генерировать или пожирать время. Поэтому успешную фирму, от неуспешной отличает именно временной баланс. Успешная фирма продуцирует много эффективного времени, а неуспешная его пожирает (как следствие, вместе с деньгами). )

Мы будем понимать под «Эффективный тайм менеджмент» способ, при котором в вашей жизни выполняется следующее условие.
1. Вы довольны результатами (продвижением к цели);
2. Вы совершенно свободны от срочных и неинтересных дел.
Идеал недостижим, но чем вы более довольны и боле свободны — тем лучше тайм менеджмент.
Следствие: Если у вас нет цели — вам не нужно время
ПРИМЕНЯТЬ ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТ БЕЗ ЦЕЛИ — ЗАПРЕЩЕНО
Совет: Не укоряйте себя за бездействие! Зачастую лучше ничего не делать, чем делать что-то не то.
Как выработать цель?
Как бы не повернулась судьба, единственная цель, которая вас достойна — изменить мир. Все остальные цели — либо эгоистичны (тогда вы просто еще не разобрались в себе и ВАМ РАНО ДУМАТЬ О ЦЕЛИ), либо сводятся к «изменить мир».
Следствие: ВАША ЦЕЛЬ формулируется так: Я решил (за период своей жизни /другого нет/) изменить мир, чтобы в нем было больше (перечисление любимых дел и чувств, но не вещей) /вещи — главные враги времени/.
Фраза «время-деньги» не очень верна. Время — многограннее денег.
Время — это все, что дано нам в этой жизни. Время и жизнь почти синонимы.
Время — можно инвестировать. Ничто другое нельзя инвестировать без времени. (см. *инвестиции)
Человек нуждался и нуждается в универсальной Валюте, для оценки пути, который он выбирает ежесекундно. Исторически сложилось, что это деньги. Но время — натуральный и намного более универсальное мерило. (см. *учет во времени). Поэтому бизнес естественнее строить на временных ресурсах, а не на денежных. (см. *бизнес и время).
Занимайтесь только любимыми делами. Если вы не можете позволить себе это — этот текст не для вас.
Обоснования:
1. Ничего нельзя хорошо делать, если вам это не нравится
2. Возможность делать неинтересные вещи, приводит к дилемме выбора, которую, на мой взгляд, объективно решить нельзя.
Совет: ДЕЛАТЬ НЕИНТЕРЕСНЫЕ ДЕЛА ЗАПРЕЩЕНО
КАК ВЫБРАТЬ НУЖНЫЕ ДЕЛА
1. Нужные дела интересны
2. Нужные дела не нужно делать срочно
3. Нужные дела работают на перспективу
(ВНИМАНИЕ: ЛЮБЫЕ ДРУГИЕ ДЕЛА ВЫНУЖДЕНЫ И НЕНУЖНЫ)
/Переходя на высшую ступень тайм-менеджмента/
Выбросите ЧАСЫ И ЕЖЕДНЕВНИК — ОНИ ВАМ НЕ НУЖНЫ
Обоснование:
1. Человек обладает памятью и чувством времени. Обе этих способности — уникальны и совершенно необходимы. Поэтому избавившись от ЧАСОВ и ЕЖЕДНЕВНИКА, ВЫ БУДЕТЕ ТРЕНИРОВАТЬ ПАМЯТЬ
2. Выбрасывая часы, помните, время — это ваша собственность, оно принадлежит вам, а не вы ему.
Совет не для начинающих!
Если у вас не было часов и ежедневника, ВАМ сначала нужно ПРИОБРЕСТИ и то и другое, понять зачем они нужны. А лишь потом — выбросить. Я думаю, что неэффективно избегать вещей, с которыми не знаком.
Не пытайтесь переубедить людей. Их убеждения — это их личное счастье.
Что делать? Выскажите им собственное мнение, согласитесь с теми пунктами, которые признаете и не согласитесь с теми, какие не признаете. Закончите разговор. Будьте при этом абсолютно открыты и честны. При этом у ваших собеседников не возникнет вопросов.
Любите людей и себя в первую очередь
1. Любовь к другим позволит вам любить себя и не упасть в эгоизм. К тому же предохранит от конфликтов. Никто не может забрать и дать вам столько времени как другие люди.
2. Любовь к себе позволит вам сохранить собственное время от посягательств.
Следствие: Будьте честным перед собой и другими.
СТРУКТУРИРУЙТЕ ВРЕМЯ
A. ВСЕ НЕЛЬЗЯ УСПЕТЬ — ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ЧУВСТВА ВИНЫ
Вы не сможете одолеть время, если будете считать, что вы перед ним в долгу.
Отчитываться перед кем-нибудь в использовании своего времени — вредно. Ведь время — это то, что действительно твое. Тот кто-то может требовать от вас лишь конкретный результат. Но если ваша работа находится где-то на месте и принимать звонки клиентов, то пропущенные звонки — тот негативный результат за который вы легко можете быть в ответе.
B. ДОВЕДИТЕ ДО АВТОМАТИЗМА ТО, ЧТО МОЖНО ДОВЕСТИ ДО АВТОМАТИЗМА Это позволит вам и вашему разуму не замечать эти дела.
C. ЗАНИМАЙТЕСЬ ТОЛЬКО ОДНИМ ДЕЛОМ В КАЖДЫЙ МОМЕНТ…
+ ОГРАНИЧЬТЕ ЧИСЛО ДЕЛ, ВИСЯЩИХ РЯДОМ (удаляйте вещи)
+ ДЕЛАЙТЕ «ЦЕЛЬ» (помните зачем)
+ ДОВЕРЯЙТЕ СВОЕЙ ИНТУИЦИИ. Она знает больше вас (баланс разум-чувста)
Следствие 1: Идеальный рабочий стол — пустой; Идеальный почтовый ящик — пустой;
Следствие 2: Особенно опасны «висящие» важные дела. Дело отбирает времени примерно 10% от своей важности. Взвалите на себя 10 важных дел и вы вообще не сможете работать.
Следствие 3: Намного проще и эффективнее сказать человеку, что вы займетесь этим делом после того, как пройдет время и он (заинтересованный) НАПОМНИТ ВАМ САМ ОБ ЭТОМ. В этом случае ваш мозг отдыхает и наслаждается жизнью. Лучше помнить, что-то полезное, чем те дела, о которых помнить необязательно. Кстати, подтверждается концепцией про приятные дела. Ему будет приятно напомнить вам, а вам обычно не приятно это помнить самому.
Следствие 4: Создавайте завершенность (каждое завершенное дело растворяется в пространстве и не надоедает).
Следствие 5: Не смешивайте несколько дел вместе. Дела — они хороши по отдельности. Фраза: «Я займусь вашим делом, после того, как сделаю дело другое» — должна уйти из вашего лексикона. Вам ведь совершенно неизвестно будет ли доделано когда-нибудь это другое дело и уж точно — эти дела нисколько не связаны.
D. СПЕШИТЕ МЕДЛЕННО. Поскольку любой цейтнот — неэффективен.
ВСЕГДА ДЕРЖИТЕ 33% ВРЕМЕНИ СВОБОДНЫМ (ПОТОМ 50%)
Обоснование: Невозможно структурировать время, когда оно все занято. Вам нужен простор для маневра.
Избавляйтесь от вещей. Вещи отбирают время. Есть, несомненно, полезные вещи, но они полезны и вредны одновременно. Чувствуйте баланс, когда вещи становятся вредными — избавляйтесь от них.
Кроме того, будет интересно знать, что 90% вещей — бесполезны по своей природе.
Мои наблюдения: Автомобиль взятый с собой отбирает у меня времени на 5 гр в день, приносит выигрыша по времени в зависимости от обстоятельств от —20 (пробки), до +40 (перевозки техники, загородные поездки).
Мобильник отбирает 1 гр. и приносит времени на 4 гр.
Palm отбирает времени на 4 гр и приносит лишь 1 гр, я не ношу Palm. Суммы относительны, к тому же у меня его как-то украли, что тоже привело к неким временным потерям (на бесполезные волнения и на восстановление информации, смену паролей)
Следствие. Если вы любите свое время вы должны избегать:
1. Чтения толстых книг (особенно нелюбимых). В любом случае книги должны читаться запоем /выполнение любимого дела/ или не читается вовсе.
2. Длительных переговоров с участием большого количества людей. /Совершенно очевидно, что половина из присутствующих просто теряет свое время/.
Совет. Умейте остановиться и идти назад, не старайтесь оказаться правым.
1. У многих и у себя я замечал предубеждение против того, чтобы 5 метров пройти в обратном направлении, признать свои ошибки и прочее. Избавляйтесь от этого, любые предубеждения можно забыть.
2. Умейте признавать свои ошибки. Тогда то, что вы натворили — сбережет ваше время, а не потратит его.
E. НЕ ВВЯЗЫВАЙТЕСЬ В ДОЛГИЕ ДЕЛА (любите простоту), БЫСТРО (—любите время—) ВЫПУТЫВАЙТЕСЬ ИЗ НЕПЕРЕСПЕКТИВНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ (—любите себя—) И ПРИ ЭТОМ ДЕРЖИТЕ СВОЕ СЛОВО (—любите людей—)
Следствие 1: Не разбрасывайтесь своим словом.
Следствие 2: Не занимайтесь сложными делами — либо упростите, либо забудьте.
F. НЕ РАБОТАЙТЕ С ТЕМИ, КТО РАБОТАЕТ ХУЖЕ ВАС. Ничего не забирает так много времени, как нестыковки с безалаберными помощниками.
Людям нужно платить высокие зарплаты, ведь специалисты вашего уровня стоят много
G. ДЕЛА НУЖНО
1. Забыть
(если забыть нельзя)
2. Сделать сразу и правильно
(если сделать нельзя или неинтересно)
3. Отдать делать другому
1. Забыть — самый эффективный метод. Тут нужна привычка, но большинство дел абсолютно бесполезны.
2. Помните каждое «сделанное» дело тоже отбирает время (на поддержку, на консультации на выражение чувств благодарности). /примечание — искренние положительные эмоции других людей меж тем сохраняют время/.
3. Отдав делать другому, выделите МНОГО ВРЕМЕНИ НА КОНТРОЛЬ, но при этом оставьте его (время) в запасе.
ОЧЕНЬ ВАЖНОЕ. ДЕЛАЙТЕ ДЕЛА ПРАВИЛЬНО (правильно — это так, чтобы в результате в сумме вы получили выигрыш во времени, а не проигрыш), неправильно сделанное дело отбирает в 10-20 раз больше времени потом. ДЕЛАТЬ ДЕЛА НЕПРАВИЛЬНО — ЗАПРЕЩЕНО
Совет: Оставьте немного времени на контроль правильности.
Особо вредные вещи: самолюбование, эгоистичность, предвзятость, обижаться на и обижать людей, роскошь, эйфория.
Ваш имидж должен генерировать время, а не пожирать его. Следите за этим.
Если у вас возникла эйфория — значит ВЫ ЧТО-ТО ДЕЛАЕТЕ СЛИШКОМ БЫСТРО, притормозите. Сохраняйте баланс между рассудком и чувствами. Не давайте ни тому ни другому одержать Верх.
Примечания:
1. Не пытайтесь излишне форсировать события, сразу ничего не происходит (лучше забраться по ступенькам, чем карабкаться на голую стену).
2. Философию необходимо осознать в целом и внедрять медленно и равномерно (телега на двух колесах /убеждениях/ если и поедет, то криво)
3. Не бойтесь экспериментировать (нет другого истинного опыта, кроме собственного)
4. Там где вам нужно время, а не искусство — придерживайтесь непротиворечивой технологии (не спорьте сами с собой)
5. НЕ ОБОЛЬЩАЙТЕСЬ РЕЗУЛЬТАТАМИ

Два месяца назад я прочел отличный топик Личный тайм менжемент. Описанные в нем идеи организации своего времени мне настолько понравились, что я решил не лениться и прочесть книгу Глеба Архангельского «Тайм-драйв».
Произведение Глеба воодушевило меня еще больше, и, наконец, я решил постепенно внедряться описанные в книге методы в свою жизнь.
Первая глава рассказала мне о том, как правильно организовать свой сон, отдых и прочее, то есть то, что не имеет отношения к работе, но непосредственно влияет на её эффективность. Сказано – сделано. Я стал отдыхать каждые полтора часа, ложиться в полночь, вставать в 7 утра. «Отлично, — подумал я, — пора двигаться дальше».
Наступил черед второй главы. Из нее я узнал о том, как есть слонов и лягушек и что такое календари-«пинарик». Как ответственный ученик я нарисовал для себя «пинарик» и выписал на отдельном листе своих лягушек и кусочки слонов, которые я должен есть каждый день, чтобы в итоге поглотить все животное. Слонов у меня оказалось три: восстановить спортивную форму, выучить нормально английский и изучить одну новую научную дисциплину.
И я начал действовать. Целую неделю я старался кушать все те кусочки, которые я для себя выписал. Каждый день проходил просто замечательно и, в конце дня, я отмечал в своем «пинарике», что этот день был прожит не зря.
Но через неделю что-то случилось. Я объелся слоновьим мясом, меня начало от него просто тошнить. Я больше не мог учить новые английские слова, не мог заставить себя бегать 5 км каждый день, не мог прочесть 50 страниц книги по научной дисциплине. В итоге в «пинарик» стал пестрить записями о зря потраченном времени. Ещё через несколько дней у меня нарушился режим сна и я скатился до более удручающего состояния, чем то, которое было до начала использования системы тайм-менеджмента.
В итоге я выбросил список своих слонов, отпустил своих лягушек, порвал свой «пинарик» и… мне стало лучше.
А теперь вопрос: Кто-нибудь из читателей испытывал нечто подобное или это я один такой безвольный человек?

Когда я только перешёл от офисной работы к домашней, первое время был на седьмом небе от счастья. С ума сойти – можно спать столько, сколько хочется! Можно работать тогда, когда есть «стих», а когда его нет – ходить дышать воздухом и развлекаться так, как только в голову придёт. Не счастье ли это? Примерно полгода я провёл в таком состоянии постоянного кайфа, а потом постепенно начал привыкать. А дальше началось то, что обычно бывает у большинства узников «домашнего офиса». И вот, через полтора года такой жизни я задался вопросом – а так ли уж хороша она у меня, как казалась вначале?
Итак, к чему я пришёл за полтора года «свободной» жизни:
— Поскольку задачи перед собой я ставил самостоятельно, а никаких ограничений по времени не было (можно ведь и ночью работать, на себя-то!), то их количество в «поминальнике» превысило все разумные пределы. И они всё прибывали.
— Рабочий день не прекращался никогда – только продрав глаза, я уже оказывался на рабочем месте, а уйти с него мешало большое чувство вины и ответственности перед тем громадным списком задач, которых сам себе наставил.
— При этом, количество дел, которое реально удавалось сделать в течение этого невероятного рабочего дня, оказывалось на удивление скромным. Чем я занимался все эти долгие 16 часов «свободного рабочего времени»?
Критический подсчёт рабочего времени принёс неутешительные результаты. Компьютер, моё рабочее место, оказался и главным препятствием в работе. Как не почитать свежую подборку историй или анекдотов? Их, правда, до фига, но ведь весело же!
Опять же новости – мне интересно, что делается в мире, поэтому пара-тройка новостных сайтов каждый день приветствует меня в своих объятиях. А под статьями на них еще и обсуждения бывают. Часто, правда, тупые и бессмысленные, но тоже как-то затягивает. Хочется дочитать до конца и всё-таки узнать, за кем последнее слово осталось.
Форумы по специальности – надо знать, чем братья по профессии дышат. Самому что-то туда написать – святое дело!
Разные всякие рассылки и RSS – столько там всего интересного!
А ещё есть почта – текущая рабочая (её очень много) и личная – а я люблю писать письма длинные, интересные!
Вот только всеми проклинаемая за пожирание времени аська в этом списке не засветилась, тогда я ей практически не пользовался, не то что сейчас…
Короче, итог оказался печален – большую часть времени я страдаю натуральной фигнёй, не дающей мне ничего, но зато много отнимающей: деньги, потому как работа не делается; здоровье, поскольку 16-ти часовое сидение за очком монитора без последствий не проходит; счастье, потому что с чего тут счастливым-то быть? Без денег и здоровья?
Озверев от такого понимания, я решился на экстремистские меры. На стол был установлен будильник, а домашним было объявлено, что теперь я снова с ними, за исключением двух часов в сутки.
Весь день кроме этих двух часов я не прикасался к работе. И бросал её в любом месте, когда два часа истекали. И жил так примерно неделю. Итог был шокирующим – за два часа я успевал существенно больше, чем за шестнадцать! Понимание того, что время не резиновое, что оно вот-вот кончится, напрочь отсекало все желания отвлечься хоть на минуту. За эту неделю я переделал кучу того, что висело тяжким грузом уже по несколько месяцев. Конечно, были и дела, которые невозможно втолкнуть в два часа. Всё, что требует вдумчивости, аналитичности, какие-то принципиально не ускоряемые вещи (нельзя, например, набирать текст быстрее, чем умеешь) и т.д. Всё это либо делилось на куски, либо откладывалось. Но итог от этого не менялся – сокращение рабочего времени в восемь раз привело к резкому увеличению эффективности его использования.
Потом я постепенно вернулся к прежней жизни. К любимым анекдотам, новостям, почте. Но когда чувствую, что меня начинает заваливать текучка – вспоминаю об этом эксперименте и принимаю то самое парадоксальное решение: не добавить пару часиков на «разгребание», а наоборот – сократить свой рабочий день, ограничить его конкретными жесткими рамками, за которые – ни-ни. И «завалы» начинают волшебным образом таять…

Всё очень просто. Вечером уходящего дня или утром наступившего Вам необходимо прикинуть все срочные дела и дела, которыми Вы хотели сегодня заняться и записать их в свой ежедневник.
Дела могут подразделяться на 3 типа:
— Жесткие (жестко-привязанные ко времени. Например, встреча с заказчиком или плановое совещание, назначенные на определённое время)
— Мягкие (зависящие от сетки жестких дел, но не зависящие от конкретного времени. Например, написание коммерческого предложения, разработка модуля. Они растянуты во времени и не привязаны к конкретным часам, но, в то же время, они зависят от жестких дел, так как придётся прерываться и ехать к заказчику или идти на совещание)
— Тычки (дела, которые можно выполнить в любой момент времени. Например, позвонить знакомому, напомнить коллеге о своей просьбе, проверить ход работы по программированию модуля. В общем, раздать плановые тычки своим подчиненным и коллегам, что бы быть в курсе хода работы/проекта).
— Супер-срочные (дела, которые появляются внезапно и требуют сиюминутного исполнения. Например, срочно поднять упавший сервер)
Как видно из нашего плана, у нас есть два «жёстких» дела, вокруг которых мы должны построить все свои «мягкие» дела. Например, «работу над системой» мы можем начать только в 17:00, так как с утра и в промежуток между «жёсткими» делами, мы физически не успеем завершить это дело.
Ниже нашего временного графика мы выписали три «тычка», которые можно выполнить в любой момент времени. Лучше, если это будет во время поездки к заказчику, так как все три «тычка» — это, по-сути, телефонный звонок.
При более глобальном планировании, дела необходимо разделить на два типа:
— Краткосрочные дела, которые необходимо выполнить в ближайшее время)
— Долгосрочные (дела, которые должны быть выполнены, но срок сдачи либо еще не подошёл, либо просто не имеет оного)
Об этом я расскажу на своём примере.
Я пользуюсь Google Calendar, так как всё время нахожусь за компьютером и практически не езжу на встречи. Его функционала вполне хватает, что бы удовлетворить мои потребности в ежедневном планировании.
Как строится работа:
У меня стоит метод отображения временной сетки в виде недели, разлинованной по часовой шкале.
Каждый вечер в левую колонку я выписываю все дела, которые необходимо выполнить завтра. Свои силы я знаю, поэтому выписываю всегда чуть больше, чем, по расчётам, может уложиться в рабочий день. Если сделаю почти всё — хорошо. Если сделаю абсолютно всё — вообще замечательно. Просто, возможно, какое-либо из дел пойдёт быстрее, чем планировалось, поэтому я всегда знаю — чем занять освободившееся время.
В правых колонках я выписываю все свои дела — и краткосрочные и долгосрочные. И каждый вечер просто перетягиваю блоки с делами из правых колонок в левую, таким образом, формируя свой будущий день, при этом, мысленно расставляя приоритеты — к чему уже пора приступать, а что еще терпит. Обычно краткосрочные дела все укладываются в один рабочий день и всегда остается место под долгосрочные, поэтому жёсткого деления одного от другого я не делаю.
Привязку к конкретному времени я не делаю, потому-что специфика работы этого не требует. Супер-срочных дел практически не бывает, а если и бывают, то появляются спонтанно. На то они и супер-срочные. Если я знаю за несколько дней о предстоящем деле — то его уже вряд ли можно назвать супер-срочным.
Таким образом, составляя каждый вечер план, я всегда нахожусь в курсе своих предстоящих дел.

Для построения своей тайм-системы выбор инструментария абсолютно не важен и лежит исключительно в плоскости Ваших привычек и удобства пользования. Это может быть бумажный ежедневник, это может Google Calendar, Outlook, листочки post-it, коммуникатор или иной любой способ хранения и записи информации, который, по-вашему мнению, будет для Вас удобен.
Если у Вас много встреч, то оптимальными вариантами будут бумажный ежедневник или коммуникатор, если Вы почти всё время находитесь за компьютером, то это может быть Google Calendar или иной софт. Лучше, что бы была возможность синхронизации между рабочим и домашним компьютером, что бы всегда держать руку на пульсе и иметь возможность в любой момент получить доступ к своим записям. Если работаете на ноутбуке, но не всегда есть интернет — хороший инструмент планирования — это Outlook. Удобный интерфейс, большие возможности и хорошая гибкость.
В общем, выбирайте инструмент исходя из образа жизни и личных предпочтений

Для любой развивающейся системы (от организма до организации) существует проблема недостатка ресурсов. «Время является таким дефицитным ресурсом всегда, – считает заместитель управляющего филиалом «БИН-Петербург» Александр Чесноков. – Кроме того, управление становится своеобразным искусством опережать время, причем в любой форме: от предвосхищения событий и умения предугадывать ситуацию до построения и планирования сложных систем тайм-менеджмента».
По данным компании Begin Group, около 45% компаний понимают это и используют тайм-менеджмент в управлении персоналом. Порядка 35% планируют внедрить его в дальнейшем. Но далеко не всегда под системой тайм-менеджмента понимается определенная четкая структура отношений. Понятие управления временем чаще всего сводится к журналу опозданий или регламентированию определенных операций сотрудника (например, в банке). «Зачастую руководители, которые организуют тренинги или семинары по тайм-менеждменту в своей компании думают, что одного дня тренинга достаточно для того, чтобы сотрудники стали рационально распоряжаться своим временем, – рассказывает генеральный директор консалтинговой компании «Форум-НТС» Татьяна Михеева. – Все сотрудники разом заводят себе оганайзеры или вывешивают на доску список «поглотителей времени». Длится такое образцовое поведение максимум две недели». По мнению г-жи Михеевой, так происходит потому, что и после тренинга необходима поддержка внутри компании, тогда навык закрепляется и приводит к результатам. Если на «открытые» тренинги приходят сотрудники с высоким уровнем личной мотивации, то внутри компании для большей эффективности тренинга руководителю стоит предварительно разъяснить сотрудникам его цели, чтобы мотивация не была односторонней.
Еще одно заблуждение – считать, что природа нехватки времени у сотрудника организационная. «Нехватка времени – проблема скорее психологическая, – добавляет Андрей Серов, психолог, советник по PR тренингово-консалтинговой компании «Мобиле». – Человек недостаточно уверен в себе, у него нет четкого представления о своих целях, он не в состоянии расставить приоритеты, поэтому у него ни на что не хватает времени».
«Поглотители времени» у сотрудников достаточно стандартны, – замечает Елена Тихомирова, руководитель управления по работе с персоналом страховой компании «Прогресс-Нева». – Чрезмерная трата времени на совещания, выяснение мелочей, заваленный бумагами стол, запутанная система рабочих папок, постоянные прерывания (звонки, беседы)». От офиса к офису эти проблемы одинаковы, но порой в ходе тренинга или семинара рождаются интересные идеи, которые потом приживаются и становятся стандартом. Например, система флажков, когда красный флажок на столе означает «занят» и предполагает, что сотрудника не следует отрывать от работы, кроме неотложных вопросов. Иногда сотрудники фирмы приходят к необходимости создания собственного «языка» внутри компании, когда размытые понятия «сегодня», «завтра», «вечером» и «скоро» означают конкретное время (сегодня – до 18.00), это помогает избежать многих проблем.
Но не все методы управления временем – новинка. Зачастую актуальные сегодня методы – это отголоски хорошо забытых советских приемов. Они используются не только при управлении временем сотрудников, но и для иных целей. К таким относится «фотография рабочего места», когда отслеживается время, которое необходимо сотруднику для совершения той или иной операции. Обычно эти методы применяются в головных офисах структур, разрабатывающих стандарты качества обслуживания клиентов.