Тайм менеджемент

Май 2010

Принятие правильных решений в любой момент времени — основная цель всей системы.
3 модели выбора программы действий
Девид Ален разработал 3 модели, которые помогают принимать решения относительно конкретных действий. Заметьте: они не выбирают конкретное действие, но помогают вам более осознанно оценивать возможные варианты. Помните так же, что эти модели не соперничают друг с другом. Они могут дополнять друг друга, помогать друг другу и сливаться в гармонии.
1. Контекст. Некоторые действия можно совершать где угодно, но некоторые зависят от наличия инструментов (компьютер, принтер…) или требуют определенной обстановки (дом, офис, магазин…).
2. Запас времени. Если у вас свободно 15 минут, то, естественно, вам нет смысла браться за дела, которые требуют на выполнение больше.
3. Запас энергии. Для разного рода деятельности, необходимы разные виды энергии. В своей системе все действия я определяю по категориям: «Физический труд», «Интеллектуальный труд», «Механический труд».
4. Приоритетность. Вам известен контекст, у вас есть свободное время, и энергия просто хлыщет из вас. Что делать сейчас? В ответе на этот вопрос вам поможет ваш список приоритетов. Составлен он на бумаге, в вашей голове или висит в рамке на стене, не важно, главное, чтобы он у вас был. Если его еще нет, то самое время заняться составлением.
Чтобы вы не делали, вы всегда участвуете в одном из 3-х процессов:
— выполнение запланированной работы (отработка «Календаря» и списков первоочередных действий);
— выполнение работы по мере ее появления (все незапланированное и неожиданное, что требует от нас немедленных реакций и решений);
— планирование дальнейшей работы (опустошение «Корзины», планирование одноактных действий по проектам, выполнение «двухминутных» действий, пополнение списков задач).
Стивен Кови сказал: “Когда мы говорим об управлении временем, смешно беспокоится о скорости, не решив вопроса о направлении, сберегая минуты, попусту теряя годы”. Вашим выбором должны управлять приоритеты. Для помощи в определении наших приоритетов Девид Ален выделяет 6 ракурсов и для наглядного примера использует аэрокосмическую отрасль. Снизу вверх.
Взлетная полоса. Список всех срочных действий, которые вы должны предпринять.
10 000 футов: Текущие проекты. Сравнительно краткосрочные результаты, которых вы хотите достичь. Например: ремонт квартиры, представление нового продукта на выставке, отпуск в Египте.
20 000 футов: сфера ответственности. Основные жизненные сферы, в которых вы хотите достичь результатов и удовлетворить поставленные требования. Работа, семья, здоровье, финансы, быт, духовность и т.д. и т.п.
30 000 футов: Цели, для достижения которых, требуется от 1 до 2-х лет. Все очень просто: то чего вы хотите достичь в сферах, относящихся к 20 000 футам, через 2 года.
40 000 футов: Временной промежуток от 3-х до 5 лет. Составление планов на такой период побуждает вас мыслить более широкими категориями. Здесь мы можем размышлять и планировать изменения карьеры, жизненных обстоятельств, финансовых целей. Сюда входит все, что требует более долгосрочного планирования, и прямо влияет на высоту 50 000 футов.
50 000 футов и выше: Вся жизнь. Для чего существуете вы? Ваша семья? Ваша компания? Вся ваша деятельность. Все ваши цели, задачи, проекты, действия исходят из ответов на эти вопросы.
Подобные аналогии с авиацией, конечно же, символичны и размыты. В реальной жизни не все и не всегда будет четко входить в определенную «высоту», но эта аналогия должна помогать нам не забывать, что кроме ежедневных забот и дел, у нас есть что-то более ценное. Наша жизнь, наша семья, друзья, здоровье, духовность. Что-то, что выше рутины на столько, на сколько 50 000 футов выше взлетной полосы.
Эта статья — всего лишь краткий конспект-резюме книги Девида Алена «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». Многие детали, инструменты и советы не были даже упомянуты, а упомянутые, описаны очень кратко. Но в тоже время вы уже сегодня можете начинать внедрять эту систему в свою жизнь и ощутить сладостные плоды эффективности без стресса. Сама суть и философия этой системы очень проста и понятна. А понимание чего-то является основанием успеха. Чего вам и желаю от чистого сердца.
В следующей статье я поделюсь с вами личным опытом использования системы GTD в своей жизни при помощи компьютерного органайзера Leader Task.

Одно дело записать на бумаге или в КПК, что нужно купить новые аккумуляторы для беспроводной мыши, а другое — вспомнить об этом, проезжая мимо супермаркета или вообще, находясь в супермаркете. Наша система управления деятельностью должна быть организована таким способом, чтобы мы могли пересматривать списки с требуемой периодичностью и на всех уровнях. Только так мы сможем принимать правильные решения, как поступать в определенных ситуациях. Если вы все сделали, как советовалось раньше, то для поддержки работы системы вам не придется прилагать особых усилий.
Какие проблемы и когда пересматривать
Вечером или утром мы начинаем обзор наших дел с «Календаря». Дела, занесенные в «Календарь», не обязательно являются самыми важными в нашей жизни. Просто их нужно сделать именно в определенное время или определенный временной промежуток.
После просмотра «Календаря» чаще всего вы будете заглядывать в список первоочередных действий (СПД). Подобные списки полезны утром, чтобы примерно прикинуть план на день. Днем, когда появилось свободное время. И, что, на мой взгляд, самое примечательное, в неожиданных изменениях жизненной ситуации у меня всегда под рукой список всех действий. Из этого списка я всегда могу выбрать одно, приемлемое на данный момент. Это позволяет быть гибким, но в тоже время эффективно продвигаться к своим целям. Динамика жизнь нам не помеха.
По мере необходимости мы будем просматривать списки проектов, порученных дел и список «Может быть \ когда-нибудь». Переодичность просматривания этих списков позволяет нам выкинуть их из головы.
Критический фактор успеха: еженедельный обзор проблем
Вся система должна быть пересмотрена, проанализирована и «подлатана» раз в неделю. Еженедельный обзор это время для:
— первых 3-х шагов (сбор рутины, обработка задач, организация);
— пересмотра вашей системы (анализ слабых мест по причине вашего неосновательного подхода, удобство хранения списков и т.д.);
— обновления списков;
— упорядочивания, прояснения, продвижения и завершения.
Чем более полной и стабильной является система, тем больше вы ей доверяете. А чем больше вы ей доверяете, тем более уверенно и спокойно вы себя чувствуете. Помните: еженедельный обзор — критический фактор успеха вашей личной системы управления деятельностью.

Жаворонки» обычно встают рано, для них не проблема постоянно вставать в шесть-семь утра, и делается это с легкостью. В первой половине дня они бодры, а к вечеру уже валятся с ног от усталости. Пик их активности с девяти до десяти утра, и с шестнадцати до восемнадцати часов вечера, после этого работоспособность может резко падать.
«Совы» же наоборот, встают с трудом, а вот вечером их обуревает жажда активности, их пик с одиннадцати до двенадцати часов дня, и с восемнадцати до двадцати вечера, а засыпают они поздно, тогда, когда «жаворонки» уже видят десятый сон.
«Голуби» являются аритмиками, так как легко могут подстроиться по социальным часам, и каких-либо проблем с режимом дня у них не возникает.
Интерес к изучению хронотипов возник у меня давно, потому что я – типичная «сова», которая давно поняла, что этот мир устроен под «жаворонков». Сами посудите: учеба, рабочий день начинаются обычно в восемь-девять утра, поликлиники и детские сады, различные учреждения работают так же. Окончание рабочего дня приходится, как правило, в восемнадцать-девятнадцать часов вечера. Тут уж как хочешь, но просто необходимо подстраиваться под общий график жизни, чтобы не выпасть из нее вообще. Задача выравнивания режима дня может осложняться тогда, если вся семья «совы», как это у меня.
Тем не менее, решено было вооружиться приемами тайм-менеджмента, чтобы скорректировать свою жизнь, научиться управлять временем, и получать от этого плюсы, и свести к минимуму, по возможности, минусы:
• Хотя у «сов» стремление к деятельности приходится на вечер, просто ниоткуда открывается второе дыхание, в первую очередь важно отрегулировать время отхода ко сну: не позднее двадцати двух-двадцати трех часов вечера, тогда встать в шесть-семь утра будет гораздо легче. От этого зависит весь предстоящий день. Можно возразить, что это насилие над собой – отправляться спать в самое продуктивное время, когда появляются новые идеи и так хочется воплотить что-то уже сегодня. На этот случай могу посоветовать записывать эти самые гениальные мысли в блокнот или ежедневник, который можно хранить на прикроватной тумбочке, чтобы быстро записать мысль, если она возникла на ночь глядя, и мешает уснуть. Ночная бессонница – частая проблема «сов», ведущая к полному сбою биоритмов.
• Ввести себе в привычку подготавливать сумки и одежду на завтра с вечера, чтобы утром сборы были спокойнее: как правило, утром «совы» медлительны и раздражительны, что повышает возможность забыть дома что-то важное и испортить весь день.
• Научиться вставать в одно и то же время, достаточное, чтобы полноценно позавтракать. Проблема «сов» в том, что их аппетит, как и весь организм, просыпается позже, чем имеется время для завтрака. Таким образом, «сова» рискует остаться голодной до самого обеда, а это чревато заболеваниями желудочно-кишечного тракта.
• Постараться делать хотя бы пятиминутную утреннюю разминку и контрастный душ, чтобы было легче проснуться и прийти в себя.
• Периодически проводить хронометраж дня, учитывать действия и время, которое тратится на выполнение этих действий. Чувствуя свою особенность вечерней активности, «совы» могут даже неосознанно затягивать или откладывать работу на более позднее время. Может, это и оправданно для людей со свободным графиком работы, но никак не с четко определенным режимом по трудовому договору. Опять же, деловые встречи, совещания и звонки клиентов больше происходят в дневное время, и «сове» просто необходимо быть всегда в форме.
• Вести рабочий ежедневник, записывая все важные дела, особенно, если какие-либо события в деловой жизни приходятся на время спада активности «совы», чтобы ничего не забыть.
Существуют разные мнения насчет того, можно ли поменять свой природный хронотип.
Одни источники утверждают, что быть «совой» или «жаворонком» всего лишь привычка. А другие говорят, что насиловать человека бесполезно, и «сова» всегда останется «совой». Думаю, если целенаправленно заниматься корректировкой режима, чем я и занимаюсь, то положительный результат обязательно будет. Возможно, кого-то устраивает режим дня «совы» и не доставляет никаких проблем. Кому-то удалось договориться с руководством на свободный график работы, что является несомненным плюсом. А если не удается договориться ни с собой, ни с начальством? Тогда есть замечательный выход из положения: открыть собственный бизнес и стать самому себе боссом, чтобы устанавливать рабочий день в соответствии со своими биоритмами.

Данная книга стала моей настольной, так как я стала руководствоваться принципами, изложенными в ней. Всю книгу пересказывать не буду, но хотелось бы привести здесь мои любимые высказывания Роберта Т. Киосаки:
«Люди становятся теми, кем становятся, в основном, от того, что они делают в свое свободное время. Именно выбор: на что потратить свое время, определяет выбор пути, по которому пойдет человек, и того места, где он, в конечном счете, окажется».
«Вопрос наличия времени — это всегда вопрос контроля. Контроля над своими мыслями, над своими чувствами, над ситуацией, в которой находишься».
«У каждого человека есть руки, ноги, голова и 168 часов в неделю, чтобы сделать все то, чего он по-настоящему желает».
«У нас достаточно времени, чтобы сделать все, что мы по-настоящему хотим. Если вы, как многие люди, «слишком заняты», чтобы успешно работать, то имейте в виду, что есть множество людей, которые гораздо больше заняты, чем вы, но успевают сделать больше, чем вы. У них не больше времени, чем у вас. Они просто гораздо лучше используют время!»
«Какой бы ни была сложной ситуация, игра «Если бы…» не является лучшим способом расходования времени, однако принятие вами решения о том, что сделать для преодоления негативного воздействия этих факторов — уже хороший способ использования вашего времени».
«На каждого из нас давят ограничения, которые делают свободный выбор невозможным в любой ситуации. Но большую часть времени вы можете делать свой выбор. Возможно, что вы обманываете себя, когда утверждаете, что внешние факторы контролируют вашу жизнь. Вполне вероятно, что вы толком не стараетесь сделать что-нибудь там, где вы имеете возможность контролировать ситуацию. Не цепляетесь ли вы за прошлое?»
«Использование времени — это результат сотен тысяч больших и малых выборов, которые вы делаете в течение каждого года, месяца, дня, каждой недели и минуты, решая, что вы должны сделать и каким образом. Отдаете ли вы себе отчет в том, почему, например, вы принимаете те или иные решения, касающиеся ваших отношений с другими людьми?»
«Человек всегда может достичь того, что он поставил себе цель, чего он действительно сильно желает, над чем постоянно размышляет, составляет планы и настойчиво работает над их воплощением». Богатый папа заставлял писать наши цели на бумаге. Он называл такие списки Декларацией Жизненных Целей.
Это ваш вызов миру. Мир примет ваш вызов, и если вы будете настойчивы, в этом мире найдется достойное место для вас».
«Если деньги нам необходимо зарабатывать, чтобы в колонке «доход» появилось что-то, и правильно их тратить, чтобы в колонке «актив» становилось больше, то время в колонку «доход» нам дается каждый день ровно 24 часа и ни мгновеньем больше, все будет зависеть от того, как оно будет потрачено, какая колонка в конце дня будет полнее: «актив» или «пассив».
«Каждый день в течение 16 часов бодрствования вы сможете найти несколько минут, чтобы продвинуться к достижению вашей жизненной цели. Почему бы вам не начать это движение сейчас?»
«Если вы хотите достичь успеха в жизни вы должны быть так же аккуратны в обращении со временем, как и с деньгами».
И, правда, справедливо выражение: «Время – деньги», иными словами, время – такой же наш актив, как и финансовые средства. Только, в отличие от материальных активов, время – актив невосполнимый. И то, как мы им распоряжаемся, зависит вся наша жизнь, результаты, которых мы добиваемся, достигаем ли мы, в итоге, поставленных целей.

И сегодня актуальны слова известного писателя о времени, с которым лучше дружить, нежели пытаться его обмануть. Понятно, что банальное составление графика или ведение делового дневника не научит дисциплине. Многие люди живут, крутясь как белка в колесе, так и не достигая желаемых результатов. Дабы укротить время нужно избавиться от чрезмерной лени, нерешительности, страха брать на себя ответственность. Приручить время, считают специалисты, не так сложно, как это может показаться на первый взгляд. В борьбе с неэффективной тратой времени нам поможет тайм-менеджмент — наука о методах определения приоритетов и первоочередности тех или иных дел.
Не нужно изучать какую-то определенную технологию организации времени. Скорее необходимо выработать индивидуальный подход к технологии, наиболее подходящей складу вашего характера и роду занятий. Система планирования, создание которой приписывают Бенджамину Франклину, является одной из самых популярных. Его система помогает значительно повысить эффективность работы — как за счет более эффективного управления временем, так и за счет планирования самой работы. Процесс применения прост, нужно “построить” так называемую «пирамиду». Построение будет состоять из шести этапов (этажей).
Первый этап заключается в составлении списка жизненных ценностей, которые не должны противоречить друг другу. Для одних – это слава и высокий социальный статус, для других — материальный достаток, а для третьих – благополучная семья.
Затем нужно определить главную цель, которая совмещает в себе все жизненные ценности из составленного на предыдущем этапе списка. Это и будет второй этаж.
На третьем этапе составляется генеральный план, в котором прописываются шаги, необходимые для достижения поставленной цели.
Четвертый этаж пирамиды – долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков. Очень важно указать, выполнению какого пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели.
Пятый этаж – краткосрочный (от нескольких недель до нескольких месяцев) план. Глядя на долгосрочный план, возникает вопрос: «Что нужно сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или иной цели?». Таким образом, пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные повседневные задачи.
Шестой — последний этаж пирамиды — это план на день. Составляется, основываясь на краткосрочный план – мелкие задачи полностью решаются за один день, более крупные разбиваются на подзадачи.
Вышеописанные планы не являются постоянными – наоборот, их рекомендуется регулярно пересматривать: план на день, скорее всего, будет изменяться несколько раз в течение дня. Планы краткосрочные рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели. Долгосрочные планы должны проверяться не реже одного раза в 4-6 месяцев. Генеральный план следует пересматривать раз в год.
Планы на день специалисты рекомендуют составлять по системе Эйзенхауэра. Все задачи, согласно этому принципу, делятся на четыре группы исходя из их важности. Группа 1 — дела, которые нужно выполнить обязательно и в максимально короткие сроки.
Группа 2 — важные дела, которые должны быть сделаны к конкретному сроку.
Группа 3 — срочные дела, их часто путают с важными.
Четвёртая группа — это дела ни важные, ни срочные. От этой группы можно отказаться и вовсе.
Для удобства каждое дело необходимо записывать на отдельном листке. Для обозначения приоритетности каждой либо из групп можно использовать стикеры разных цветов. А в ежедневник заносите только те события, которые имеют жесткую привязку ко времени.
На следующем этапе тайм-менеджмента необходимо вступить в борьбу с так называемыми “пожирателями времени”. Выделяют около двадцати видов таких “пожирателей”, но мы остановимся лишь на четырех наиболее опасных.
Личная дезорганизация и отсутствие самодисциплины. Это равнозначные понятия. Справится с этим просто, держите стол чистым, ведите лист «что нужно сделать», сортируйте задачи и т.п.
Неспособность сказать «нет». Стараться говорить «нет» нужно как можно чаще, в том числе и своему руководителю. Сначала просто произнесите это слово, потом приведите доводы, а в завершение предложите альтернативу.
Откладывание. Если откладываются важные задачи, это цикличный процесс, повторяющийся изо дня в день, мы теряем уважение к себе, мучаемся угрызениями совести. Сложные задачи ни в коем случае нельзя откладывать на конец рабочего дня, недели или месяца. Начинать нужно в первой половине дня, когда мы еще не устали, полны сил, не загружены текущими делами.
Эффективно используя подобранную для себя технологию тайм-менеджмента Вы будете работать эффективнее, а значит, перспектива остаться на улице во времена кризиса Вам не грозит. К тому же появиться больше времени на отдых, друзей и семью.

Мы учим своих детей составлять распорядок дня и дарим им настенный календарь с фотографиями поп-звезд по случаю начала учебного года. Владельцы компаний регулярно проводят специальные тренинги для сотрудников и дарят им на новый год ежедневники с логотипом фирмы. Большинство из нас, так или иначе, использует различные системы тайм-менеджмента и инструменты для эффективного планирования своего времени — от записных книжек до специальных карманных электронных приспособлений. И, тем не менее, время так и остается самым неуловимым и неуправляемым жизненным ресурсом.
Мне кажется, главная причина наших затруднений, связанных с планированием времени, кроется в том, как мы относимся к этому важнейшему ресурсу. Вслед за «революционными» системами тайм-менеджмента мы ищем новые способы управления временем, вместо того, чтобы честно признаться себе в том, что мы в принципе не можем управлять тем, на что мы не имеем никакого влияния.
Человек, который научился преодолевать земное притяжение и использовать закон всемирного тяготения в своих целях, так и не может научиться влиять на течение времени. Возможно, от того, что люди пока не смогли придумать ничего лучшего, чем простой учет потраченного времени, и возникли следующие заблуждения о системах тайм-менеджмента.
Правда заключается в том, что тайм-менеджмента не существует в природе. Мы можем управлять деньгами, другими материальными ресурсами, людьми, собственным здоровьем и даже, отчасти, собственной судьбой — всем тем, на что мы можем оказывать влияние. Временем управлять нельзя. Лучшее, что человек может сделать — это осознать природу времени и научиться строить свою жизнь с учетом его двух основных особенностей — ограниченность временного ресурса и необратимость течения времени.
Это вовсе не так. Мы просыпаемся по утрам примерно в одно и то же время. Мы обычно можем примерно сказать, сколько времени у нас заняло то или иное дело. Однако, мы не можем обладать временем в какой-то физической форме, накопить или отложить немного «на потом». Тот факт, что мы привыкли воспринимать время как нечто неосязаемое, приводит к тому, что мы не в состоянии его реалистично воспринимать. В большей степени нам мешает наш собственный разум. Животные, например, прекрасно соотносят свои действия с учетом реального времени. Они знают, когда наступает время охотиться, когда спать, а когда играть со своими сородичами, хотя и не пользуются часами, не имеют ежедневников и не составляют списка важных дел. Люди же сознательно планируют свои дела, но не учитывают при этом реальность — ограниченность временного ресурса, и его необратимость. Нам необходимо изменить само восприятие времени и осознать, что количество времени строго ограничено в пределах суток. Если мы не выполнили какого-то дела сегодня, и решили перенести его на завтра, говоря себе, что завтра у нас будет больше времени, то мы обманываем сами себя. Ведь завтра у нас будет ровно столько же времени, 24 часа — и ни секундой больше! Мы не можем растянуть сутки или вернуться в прошедший день, чтобы завершить то, что не сделано.
При таком подходе мы заполняем день до отказа различными делами и задачами, пытаясь успеть сделать как можно больше и заполнить любую свободную минуту чем-то полезным. При этом часть процессов оказываются скомканными и выполняются некачественно — отчет, составленный на скорую руку, который все равно придется переделывать, обед на бегу, не приносящий ни пользы, ни удовольствия, быстрый визит к клиенту, не ведущий к улучшению взаимоотношений. При этом многие важные дела остаются вовсе невыполненными — занятия спортом, время с семьей, саморазвитие. Если вы научитесь воспринимать свой день как ограниченное пространство, которое может вместить только определенное количество дел и событий, вы будете сознательно выбирать именно те задачи, которые для вас по-настоящему важны в этот период вашей жизни.
Откажитесь от составления списков дел и замените его на перечень основных направлений по которым вы работаете в данный период жизни. Во-первых, с точки зрения реальности — вы должны быть достаточно гибки для того чтобы реагировать на разнообразные непредвиденные обстоятельства, которые то и дело возникают в жизни. А это означает, что ваш список будет все равно постоянно меняться и дополняться. Во-вторых, мы все весьма нереалистично оцениваем временные затраты на то или иное дело, и не учитываем время на раскачку, подготовку или завершение дела, что по некоторым данным составляет до 20 процентов времени. В-третьих, когда вы используете список, то психологически, начинаете выполнение дел с самого первого пункта в списке, вычеркивая дела по мере их выполнения. Таким образом, вы редко доходите до конца списка, и переносите невыполненные дела на следующий день или неделю. В следующий раз все повторяется снова и те дела, которые оказались в конце списка опять не выполняются. Таким образом, та часть задач, которая находится в конце Вашего списка, вероятно никогда не будет выполнена.
Предполагается, что человек, способный держать в голове несколько задач одновременно будет более эффективным работником, особенно если это руководитель. Это еще один миф традиционного тайм-менеджмента. Не существует такой вещи, как многозадачность. Ее просто нет в природе. Наш мозг может довольно быстро переключаться с одной задачи на другую, но в один момент времени он выполняет только одну задачу. При многозадачности постоянное переключение внимания требует дополнительных затрат времени и энергии, что в результате снижает эффективность, замедляет мышление и повышает утомляемость. Гораздо большего можно достичь, если полностью сфокусироваться на чем-то одном. Ученые Университета Мичигана провели соответствующие исследования и выяснили, что при многозадачности производительность труда снижается в среднем на 30%.
Перечисленные пять заблуждений не позволяют большинству людей реалистично взглянуть на свое отношение ко времени. Стремясь сделать больше за меньшее время, мы не даем себе возможности в полной мере пережить чувство удовлетворения от достигнутой цели, помечтать о своих планах на будущее, да и просто задуматься, почему нам так важно выполнить то или иное дело.
Если до сих пор вам не удается преодолеть чрезмерную загруженность делами при помощи традиционного планирования, предлагаю вам воспользоваться альтернативным подходом к использованию временного ресурса и планированию ваших дел. Этот подход поможет вам лучше почувствовать две основные особенности времени — ограниченность и необратимость. Я называю этот подход «методом чемодана».
Для того чтобы лучше осознать природу времени, давайте проведем такую аналогию. Представьте, что вы собираетесь в поездку и раскладываете необходимые вещи по чемоданам. Пространство внутри каждого чемодана ограничено, и вы можете поместить туда только определенное количество предметов. Если вы попытаетесь набить чемодан вещами в объеме большем, чем он в состоянии вместить, то они будут лежать в беспорядке, скомканные и непригодные к использованию, а какие-то из важных вещей могут вовсе не поместиться.
Для того, чтобы эффективно использовать имеющееся пространство внутри чемодана, вам необходимо переложить часть предметов в другой чемодан, или вовсе убрать некоторые менее важные вещи. Именно поэтому Вам необходимо держать в голове цель Вашей поездки, потому что от этого будет зависеть выбор предметов, которые будут Вам полезны в пути.
Теперь представьте, что ваше жизненное время — это набор чемоданов, в которых должны разместиться все значимые для вас задачи и события вашей жизни. Вы наверняка можете заметить, что Ваш день, до отказа заполненный разнообразными делами, выглядит как чемодан, доверху набитый всем, что попалось под руку.
Определите 3–4 основных цели на ближайший год и выполняйте в первую очередь те виды деятельности, которые будут работать на эти Ваши главные цели.
Когда Вы ясно увидите, что место в каждом из Ваших жизненных чемоданов ограничено, Вам будет легче отказаться от бесполезных и неважных дел, и наполнить свою жизнь тем, что для вас по-настоящему важно.

Делать множество дел, но при этом не ощущать себя загнанным и усталым реально. Как это можно сделать: Приучите себя планировать дела недели. Один человек, руководитель крупной компании, делился: «Начал писать планы – поймал себя на мысли, что перестал беспокоится о работе. На бумаге все записано, ничего не забуду – чего дергаться?». Самый простой способ планирования: в понедельник перед началом работы напишите все дела, которые нужно сделать на неделе, а потом разнесите их по дням. Появилось новое дело – впишите его сразу в свой список и подумайте, когда вы его выполните.
Старайтесь сочетать дела так, чтобы успевать больше.
Если вам, например, нужно выполнить несколько выездных дел – совместите их в одном дне, тогда все остальные время вы сможете спокойно работать в офисе.
Составьте картинку дня
План будет работать только тогда, когда вы, как минимум в воображении, убедитесь, что он реалистичен. Представьте себе, момент, как вы приехали на работу, чем займетесь сначала, чем – позже, хватит ли вам времени выполнить все задуманное? Если чувствуете, что дел явно больше чем времени – пересмотрите свой график. План должен быть реалистичным.
Продумайте регулярный отдых
Несколько коротких отдыхов лучше, чем один долгий. Кроме выходных, устраивайте себе маленькие отдыхи в течении дня: перерывы на обед, прогулки до метро, короткие десятиминутные перерывы каждый час в работы. Чередование дел – это тоже своего рода отдых. Напечатать статью, провести переговоры, сгонять на почту за посылкой. Сделали три дела, но усталости нет, потому что дела все разные: пока писали статью – работала голова, когда беседовали с клиентом – подключились эмоции, когда пошли на почту – работало тело.
Займитесь спортом
Спортивные мероприятия – это вовсе не дополнительная трата времени. Это – отдых, способ развеяться, поднять настроение и приобрести бодрость на ближайший день. Танцы, восточные единоборства, фитнес, зарядка с утра станут отличным дополнением вашему графику.
Работать под музыку
Почти вся регулярная работа не требует предельной концентрации внимания и тогда можно работать с музыкой. Как ни странно, устаешь намного меньше.
Писать долгосрочные планы
Чем больше направлений работы, тем более долгосрочными должны быть планы. Это поможет избежать аврала.

Есть ли более употребляемое слово в лексиконе современного делового человека? Мы постоянно вынуждены совмещать несколько видов деятельности. Такая многозадачность может быть опасной. Говорить по телефону за рулем автомобиля — значит резко увеличивать шансы попасть в аварию или ДТП. Тем не менее, некоторые занятия можно совмещать безболезненно и без риска для жизни. Например, по дороге на работу (особенно если вы пользуетесь общественным транспортом) полезно послушать аудиокнигу. Когда смотрите телевизор, попробуйте оплачивать счета или планировать дела на следующий день.
«Женщины справляются с выполнением нескольких дел одновременно лучше мужчин, — считает Moland. — Даже если муж и жена работают полный рабочий день, женщина, кроме работы, может думать о детях, домашних обязанностях, закупке продуктов и приготовлении пищи. Мужчинам удается сосредоточиться только на одном занятии сразу — этому женщины могут у них поучиться».
Нет ничего плохо в том, чтобы быть похожим на других. Перфекционизм, т.е. слишком тщательный подход к делам и прорабатывание каждой детали, неминуемо приводит к нехватке времени.
«Ставьте перед собой рациональные цели, — советует Jasper. — Конечно, всегда нужно стремиться к лучшему и работать над собой. Однако стремление к идеалу дает обратный эффект — все дела растягиваются до невозможности, а недовольство собой растет».
«Постановка недостижимых целей только добавляет стресс в вашу жизнь», — уверена Kemp.
Наконец, не оставляйте без поощрения любое, даже самое незначительное, достижение.
«Чтобы научиться лучше распределять время, воспользуйтесь «дневником времени», — рекомендует Jasper. — Не вините себя, если приходится отказываться от работы, — получайте удовольствие. Не нужно делать себе большие подарки — достаточно простого массажа или визита в салон красоты. Важно отметить свой успех и получить от этого удовольствие».

Тщательно (по минутам) запишите все свои дела в течение одной недели. Будьте предельно откровенны. Если вы смотрите телевизор 30 часов в неделю, так и запишите.
«Для большинства людей этот опыт оказывается довольно болезненным, они переживают настоящее прозрение, — говорит Jana Jasper. — В дневнике нужно записывать все подробности, до самых мелочей — время пребывания в спортзале, время приема пищи, время, проведенное за рулем автомобиля, время встреч с друзьями или походов в кино, все, без исключения. Результаты таких наблюдений часто вызывают досаду — ведь столько времени мы тратим впустую! Но это необходимо, иначе как мы сможем более эффективно распоряжаться временем, если не знаем, как (бесцельно) мы привыкли его тратить».
Отключите мобильный телефон и пейджер. Если кто-то просит вас сделать то, на что у вас нет времени, решительно, но вежливо откажите. И ни в коем случае не чувствуйте себя виноватым!
«Одна из причин нашей постоянной занятости заключается в том, что мы не умеем говорить «нет»», — уверена Jana Kemp, основатель и президент Meeting & Management Essentials, консультативной службы по вопросам тайм-менеджмента в Boise, штат Айдахо.
Kemp объясняет, что для того, чтобы научиться отказывать, нужно уметь сосредоточиться на своих целях. В этом отношении очень полезным будет «дневник времени». Откажитесь от важных, но не запланированных дел — и сможете найти время для того, что для вас важно, — семьи, друзей, заботы о своем здоровье. Когда вы расставили приоритеты и точно знаете, на что готовы выделить время, отказываться от лишнего и ненужного гораздо легче.
«Составьте подробный список дел с указанием времени начала и окончания занятия, — советует Moland. — Планирование дел всегда эффективно, но если добавить к обычному графику точное время начала и окончания того или иного занятия, вы сможете оценить свой успех в деле экономии времени и лучше понять приоритеты. Когда вы выделяете главные занятия, вы, естественно, выбираете те, которые можете сделать немедленно.
Если высокие технологии отнимают наше время, то почему бы им не помочь в обратном? Воспользуйтесь компьютерной программой-планировщиком, в которой предусмотрен календарь. Такой системой можно пользоваться как записной книжкой — вносить туда списки запланированных дел, адреса, телефоны и т.п.
«Сегодня одного только умения работать с компьютерной техникой уже недостаточно, — считает Jasper. — Нужно научиться использовать технологии, чтобы избавиться от лишних бумаг. Невозможно даже объяснить, насколько это важно».
По мнению экспертов, хорошая организация работы и отдыха существенно облегчает жизнь. Чем больше захламлена ваша жизнь всяким мусором, — бумажками с номерами телефонов, визитными карточками, календарями, записными книжками — тем выше вероятность того, что вам придется выделять время для периодического наведения порядка.

Простая и неприятная истина в том, что сегодня мы загружены делами больше, чем когда бы то ни было. Хотя наука этот очевидный факт никак не подтверждает, доказательств тому не придется долго искать. «Доказательства невероятной занятости повсюду, — считает Jana Jasper, эксперт по вопросам производительности труда из Нью-Йорка, автор руководства Take Back Your Time («Верни свое время»).
- Мы слишком быстро разговариваем. Мы постоянно спешим. Мы беремся за важные дела и бросаем их, не доведя до конца. Нас преследует мысль о том, что мы что-то забыли, упустили и что жизнь проходит мимо. Но так ли это на самом деле?»
Царящая последнее время мода на всевозможные устройства и гэджеты, помогающие сэкономить время и увеличить эффективность работы (от автоматических пылесосов до микроволновок, от компьютеров до ноутбуков) насколько разорительна, что иногда не оправдывает своего предназначения. Но прогресс лишает нас некоторых преимуществ так же легко, как и дает их.
«Чем больше гэджетов, позволяющих сэкономить время и облегчить нашу жизнь, мы приобретаем, тем больше занятий мы находим, чтобы заполнить освободившееся время», — утверждает Tracy Lyn Moland, профессиональный консультант по тайм-менджменту (умением правильно распределять время), автор книги Mom Management, Managing Mom Before Everybody Else. А хроническая нехватка времени неминуемо приводит к стрессу.
Тем не менее, эксперты по тайм-менеджменту уверены: стресса можно избежать. Подумайте, как хорошо с помощью техник тайм-менеджмента увеличить свой день на целый час, т.е. освободить час полезного времени!
Для этого нужно всего лишь «хаотично не искать ключи и вещи по утрам (приготовив все нужное вечером), точно знать, где лежат учебники или тетради ребенка-школьника, рационально распределить пространство». Так считает Tracy Lyn Moland. Кроме этого, у нее в запасе имеется множество секретов тайм-менеджмента.