Тайм менеджемент

Архив рубрики «Планирование времени»

Есть такой анекдот. Мужчина похож на клубок ниток — если его держать в руках слишком слабо, он распускается, если слишком сильно — сматывается. Точно так же происходит и с работниками в современных фирмах.

Тайм-менеджмент применяют в российских компаниях для контроля рабочего времени сотрудников по-разному. При социализме существовали такие понятия, как «научная организация труда (НОТ)», нормативы и прочее. Какой график выбрать для сотрудников: жесткий или гибкий? Эффективность намного больше зависит от отношения сотрудников к делу, чем от того, приходят ли они на час раньше или позже. Для начала предлагаю разобраться в том, что может сделать управление временем для организации.

Плохой, но часто встречающийся вариант — тайм-менеджмент начинают применять на фирме как дубину, чтобы «завинтить гайки». Отсюда и происходит желание ужесточить людям график работы, повысить нормы и т.д. Обычно это происходит так: с потолка спускается план, а сотрудники должны его реализовать.

При этом зачастую план бывает невыполним в принципе. Люди начинают жаловаться, план постепенно пересматривается. Еще бывает так: сотрудники поднатужились и выполнили план. В следующем месяце план стал больше.

Еще иногда неправильно применяют хронометраж. Например, сотрудников обязывают вести подробный хронометраж всего, что они делали в течение рабочего дня. Это, во-первых, вызывает раздражение персонала, во-вторых отнимает время на постоянную запись результатов хронометража. Хронометраж допустим, например, если он проводится в течение одного или двух дней, при этом, если сами работники с этим не справляются, хронометраж может быть внешний, т.е. им занимается наблюдатель со стороны, не отвлекая по возможности сотрудников. В таком случае данные хронометража станут точкой отсчета для будущих изменений.

Как можно применять тайм-менеджмент с пользой? Во-первых, лучше начать с системного анализа всей организации, выяснить, куда утекает время. Где те резервы, которые можно использовать. Например, взять секретаря, который будет отсеивать ненужные звонки и распределять потоки информации по офису. За счет этого люди будут меньше отвлекаться.

Во-вторых, найти, где в организации самое «слабое звено». Обычно, это тот отдел, в котором постоянно происходят непредвиденные ситуации и за счет этого тормозится работа фирмы в целом.

В-третьих, проанализировать, какие 20% товаров, услуг или клиентов дают фирме 80% прибыли. После этого сделать это направление приоритетным по отношению к оставшимся 80%.

В-четвертых, разработать комплексный подход к бизнесу, упростить все, что можно, создать готовые формы, бланки, книги ответов на стандартные вопросы, чеклисты для проведения совещаний и т.д. и обучить этому сотрудников.

Есть еще ряд интересных и практичных подходов. Например, японская система 5С или Кайдзен. Она состоит из 5 простых шагов:

1. Сортируйте: избавьтесь от всего ненужного.

2. Соблюдайте порядок: определите для каждой вещи свое место.

3. Содержите рабочее место в чистоте.

4. Стандартизируйте процедуры поддержания чистоты и порядка.

5. Совершенствуйте порядок, стимулируйте его поддержание.

Хотя на первый взгляд может показаться, что эти условия не выполнимы в российской действительности, это не так. Есть уже ряд фирм, которые внедрили этот подход и успешно по нему работают. Но подобный подход можно внедрить только сверху. Пример подобного подхода — Макдональдс. Хотя кажется, что Кайдзен имеет отношение больше к пространству офиса, тем не менее он оказывает существенный вклад в сокращение потерь времени.

Если человек перестает тратить время на ненужные операции, уже за счет этого он автоматически делает работу быстрее. Особенно, когда автоматизируются стандартные нетворческие операции. За счет того, что все можно легко и быстро найти, что известно, кто и за что отвечает, улучшается микроклимат в коллективе и повышается производительность труда.

У системы 5С есть ряд существенных ограничений. То, что хорошо для конвейера может оказаться практически мало применимо для работников творческих профессий, таких как дизайнеры, рекламщики, певцы, артисты и прочие. Желательно найти и поддерживать баланс между абсолютным порядком и творческим беспорядком.

Если персонал не видит своей выгоды, то любые нововведения будут восприниматься критически, даже если они могут реально улучшить условия работы. Выход очень прост — нужно не полениться, и рассказать, что получат сотрудники от введения новых правил. Если человек, используя настенную доску для бумаг, освобождается от страха забыть о важном деле, и Вы ему доходчиво это объясните, через день-два он привыкнет, а через месяц будет воспринимать новый порядок работы как нечто само собой разумеющееся.

Однако, если у людей вдруг появилось много дополнительных обязанностей и они ничего за это не получают, да еще при этом резко поднялась производительность труда, возможен взрыв. Чтобы предотвратить его, лучше своевременно продумать вопрос соответствующего вознаграждения.

Какой график лучше — жесткий или гибкий, где и почему? Если работа творческая, требует нестандартных решений и сотрудники относительно автономны — могут работать с использованием современных технологий коммуникации — то лучше гибкий график. Работа в таком случае оценивается «по результату».

Если работа ближе к конвейеру, требует тесного взаимодействия между различными сотрудниками и отделами — лучше жесткий график, когда все находятся на своих местах и это ускоряет работу.

Между этими крайностями есть множество вариантов. Зачастую бывает так, что некоторые сотрудники работают по гибкому графику, а вся остальная фирма — по жесткому. Я считаю, что исходить нужно прежде всего из бизнес-процессов, из того, как происходит работа в конкретной фирме. Треугольная гайка в большинстве случаев не подойдет вместо шестигранной. Точно так же, если Вам нужно, например, чтобы бухгалтер был все время на месте, Вам не подойдет бухгалтер, который может приходить только 2-3 дня в неделю.

Итак, тайм-менеджмент может не только повысить эффективность работы организации, но и сделать саму работу более комфортной, спокойной и приятной. Истинная эффективность — когда люди работают с удовольствием, чувствуют полезность своей работы и получают за это соответствующее вознаграждение, не только денежное, но и моральное.

Помимо собственно планирования времени одной из важных функций тайм-менеджмента является борьба с так называемыми «пожирателями времени». Специалисты выделяют около 20 видов таких пожирателей, но мы остановимся лишь на пяти наиболее опасных.

Попытки добиться слишком многого. Это постановка изначально недостижимых целей и перфекционизм. Очень часто бывает, что люди затрачивают на решение довольно простой задачи большое количество времени и труда. А она вовсе не требует такого суперисполнения.

Личная дезорганизация и отсутствие самодисциплины. Это неравнозначные понятия. К советам по поводу борьбы с первым пожирателем относятся такие как: держите стол чистым, ведите лист «что нужно сделать», сортируйте задачи и т.п. Слабые места в самодисциплине и организации можно легко выяснить, сделав «фотографию» своей рабочей недели или трудового дня. Какое времяпрепровождение кажется нам наиболее неприемлемым? Вот с этого нужно начинать борьбу с этим видом пожирателя времени.

Неспособность сказать «нет». Чтобы преодолеть некий барьер, старайтесь говорить «нет» как можно чаще, в том числе и своему руководителю. Если просьба застала врасплох, досчитайте до 10, а потом все равно скажите «нет». Коротенькое слово надо произносить в несколько этапов. Сначала просто произнесите его, потом – приведите доводы, почему вы так сказали, и в завершение предложите альтернативу.

Откладывание. Суть проблемы в том, что мы откладываем то, что нужно сделать, до той поры, когда становится уже поздновато что-либо сделать качественно. Если откладываются важные задачи, если это цикличный процесс, повторяющийся изо дня в день, мы теряем уважение к себе, мучаемся угрызениями совести. Существуют определенные схемы, по которым наглядно можно определить, что потенциал качественного выполнения важной задачи уменьшается прямо пропорционально времени. То-бишь сложные задачи ни в коем случае нельзя откладывать на конец рабочего дня, недели или месяца. Начинать нужно в первой половине дня, когда мы еще не устали, полны сил, не загружены текущей работой. Тогда требования задачи и наш потенциал совпадут. И сделать мы сможем намного больше.

Совещания. Если процедура совещания выстроена неправильно, возникает дефицит времени и информации. Кто, как правило, проводит совещания в организации? В основном ее руководящее звено. И то, что лучшие люди организации, призванные принимать важнейшие решения, так непродуктивно тратят свои силы и время, очень обидно. Вообще-то совещания в большинстве организаций – это один из основных пожирателей времени.

Человек зачастую не в состоянии повлиять на часть пожирателей времени, ибо они зависят не только от него, но и от его коллег и руководства. Однако никто не запрещает ему бороться со своими личными пожирателями, организовывать собственное время. Для этого есть огромное количество помощников – специальные ежедневники (тайм-планеры), компьютер, часы с будильником, электронные записные книжки. В конце концов, можно писать важные вещи на бумаге и вешать ее перед глазами. В сфере делового общения можно дать простой, но эффективный совет: когда вы даете человеку свою визитку, то скажите, в какое время вам удобно звонить. И ваш собеседник сделает то же самое. Таким образом вы сэкономите время друг друга, избежав звонков в неурочное время и бесконечных: «линия занята».

Эффективно используя принципы тайм-менеджмента, вы получаете большую свободу, потому что именно вы отныне управляете своим временем. Вы будете больше успевать сделать на работе, повысите свою производительность, сократите количество стрессов по поводу того, что не успеваете сделать. По сути, тайм-менеджмент учит управлять своей жизнью, наслаждаться временем, которое есть сейчас, находить время для общения с друзьями и родными, для своего развития и роста и при этом позволяет быть везде, где вы запланировали, вовремя.

В рамках одного дня используется другой способ управления временем. Все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные. Как явствует из названия, первоочередными являются задачи, не терпящие отлагательства. Второстепенные – задачи, которые также желательно решить как можно быстрее, хотя и не произойдет ничего страшного, если, в крайнем случае, их решение будет отложено на день-два (впрочем, если тянуть с решением второстепенной задачи слишком долго, она может перейти в разряд первоочередных). Наконец, малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают. И если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца.

Человек, вдумчиво планирующий свой день, успевает, как правило, решить все первоочередные задачи, зачастую у него хватает времени и на то, чтобы разобраться со второстепенными, а если повезет, то справиться и с малозначительными задачами. Если же человек не умеет расставить приоритеты, если в течение дня хватается то за одно, то за другое, – времени катастрофически не хватает и нередко самое главное дело как раз и остается незавершенным.

Установление приоритетов возможно несколькими способами. В частности, принцип Эйзенхауэра, широко применяемый на практике, предполагает деление задач на 4 группы. Первая – срочные/важные, которые необходимо выполнять самому и немедленно. Вторая – срочные/неважные, которые, несмотря на срочность, необходимо тем не менее делегировать подчиненным, если их решение не требует специальных знаний и навыков. Именно в этом случае возникает опасность попасть под «тиранию» срочных дел, что часто наблюдается на практике. Кажется, что невозможно противостоять сиюминутной притягательности этих задач, и в результате они поглощают нашу энергию. Третья группа – несрочные/важные задачи. Их необходимо решать самому, ни в коем случае не допуская, чтобы они становились срочными. Четвертая группа – несрочные/неважные. От задач этой группы следует отказаться вообще.

Если задача не решена в течение дня, она переносится в план следующего дня. Если же какое-то дело кочует с одной страницы ежедневника на другую, так и оставаясь неоконченным, – хорошенько подумайте, нужно ли вообще им заниматься. Если нужно, уверены ли вы, что правильно определили его приоритетность?

Американцы используют специальные дневники, позволяющие облегчить использование системы Франклина. Первые страницы дневника отведены под список жизненных ценностей (1-й этаж пирамиды), описание глобальной цели (2-й этаж) и таблицу для записи генерального плана (3-й этаж). В начале дневника несколько соответствующим образом размеченных страниц выделены под список целей на год (фактически, долгосрочный план – 4-й этаж). В начале каждого месяца и каждой недели одна страница выделена под таблицу задач на этот период (краткосрочный план – 5-й этаж). Наконец, для каждого дня отводится своя страница с таблицей для списка задач на день (6-й этаж), причем в таблице предусмотрены столбцы для обозначения приоритета задач. Эти столбцы следует заполнять по ходу работы и обязательно проверять в конце дня. Завершенные дела рекомендуют отмечать буквой «V». Отмененные по той или иной причине – буквой «X» (желательно также вписать причину, по которой задача была отменена). Отложенные дела записываются в план другого дня (чаще всего – следующего), а в графе «Статус» за текущий день рисуется стрелка и вписывается дата, в план дня которой внесена эта задача.

В рамках системы Франклина планирование времени перестает быть просто составлением перечня текущих дел. Данная система предусматривает постановку долго- и краткосрочных целей и детализацию действий для их достижения с учетом временного фактора. При этом конкретные краткосрочные цели обязательно согласуются с долгосрочными. Такая система позволяет пользователям в любой момент точно знать, куда они движутся и какой конкретной цели им необходимо достичь.

Но для того чтобы система управления временем эффективно работала, необходимо выполнять ряд правил. Во-первых, планирование времени должно быть регулярным, системным и последовательным. Во-вторых, не стоит впадать в крайность чрезмерного планирования, а планировать лишь тот объем задач, с которым реально можно справиться. Основное правило планирования времени гласит, что составлять план лучше лишь на определенную часть своего рабочего времени, например на 60%; примерно 20% можно отложить на случай непредвиденной активности и 20% – на так называемое спонтанное время (управленческая деятельность, творчество). В-третьих, необходимыми условиями эффективного планирования является составление планов в письменной форме, перенесение нерешенного вопроса и фиксация результатов, а не просто каких-либо действий, а также установление временных рамок.

Иногда бывает так: план написан, а работа по плану не ладится: то времени не хватает, то сил. Как выполнять запанированное:
Расставлять приоритеты. Мало написать список дел, важно знать, что начнешь делать в первую очередь, что — во вторую.
На начало рабочего дня планировать простые и понятные дела, в которые просто включиться. Так будет просто включиться в работу и «размяться» перед более трудным заданием.
Отслеживать результативность. Запланированное должно быть доведено до результата. Тогда эта задача уже не всплывет завтра или послезавтра в самое неподходящее время. Чтобы было понятнее: допустим вам нужно договориться о встрече. Вы позвонили нужному человеку, но не дозвонились и отложили дело, а в плане пометили — звонил, то есть вроде как дело сделано, хотя на самом деле, еще нет. Чтобы такого не возникало, приучите себя доводить дело до конца: то есть не просто позвонить — а договориться о встрече.
Привыкнуть дела делать максимально сразу, не откладывать в долгий ящик. Дело отложенное имеет обыкновение тянутся очень долго. То, что можно сделать сразу — делайте, не откладывая.

Большая часть нашей жизни уходит на ошибки и дурные поступки; значительная часть протекает в бездействии, и почти всегда вся жизнь в том, что мы делаем не то, что надо.
Луций Анней Сенека
Самый простой ответ на вопрос «Зачем мне это нужно», наверно, заключается в том, что Ваше время – это одна из важнейших необходимых составляющих Вашей жизни. Что значит «необходимых»? Скажем, без мармелада можно прожить, а без воды и воздуха – невозможно. Так вот время – как воздух. Пока его много, качество его расходования не замечаешь и не ценишь. А когда воздуха начинает не хватать – становится мучительно больно за то, что когда-то его бездумно тратил…
Начнем с меркантильного. Во сколько Вы оцениваете час своего времени? (в рублях, у.е., монгольских тугриках – неважно). Сколько процентов Вашего времени тратится, по Вашему мнению, эффективно, а сколько – так себе? А сколько вообще впустую?
Эти вопросы – далеко не плод праздного любопытства. Попытайтесь выразить в денежных единицах ущерб от такой ситуации: землекоп дядя Ваня по некоторым причинам личного характера потерял один час рабочего времени. Прикинули? Отлично. Движемся дальше: от часового простоя землекопа с лопатой перейдем к часовому простою экскаваторщика с экскаватором. Улавливаете разницу? Согласитесь, по карману владельца фирмы потеря одного часа во второй ситуации ударила значительно сильнее, чем в первой.
А теперь попробуйте оценить стоимость потерянного часа вашего времени (не будем пока уточнять, по чьему карману ударит эта потеря ). Учтем образование, опыт работы – это капитал, накопленный в прошлом, и чем его больше, тем ваш час дороже. Учтем и перспективы: сколько вы еще можете сделать для себя, для семьи, для всех, кто вам дорог. Чем больше этих возможностей, тем обиднее за каждый час, потраченный впустую.
Между тем, часов этих не так уж много. Причем, что самое печальное, в отличие от денежных потерь потери времени не возобновляемы.
Все вышесказанное – преимущественно для тех, кто еще не забеспокоился о состоянии своего бюджета времени. Надеемся, что существование и актуальность проблемы организации времени стали более заметны. Но есть и другое состояние: проблема уже ощущается (какое там ощущается! телефоны кипят, сроки поджимают, голова пухнет от информации… эх, кабы в сутках было 48 часов, а не 24…) Да, так вот проблема ощущается, но на нее давно махнули рукой – ничего тут сделать невозможно, работа такая, да и вообще – что тут еще можно улучшить, и так минуты лишней ни на что не выкроить.
Смеем вас уверить – это глубокое заблуждение. Нет такого процесса, который нельзя было бы усовершенствовать! Накоплено немало способов организации времени, и кто сказал, что вы уже успели безуспешно попробовать именно те, которые вам наиболее подходят по складу характера и роду занятий? Следует сразу заметить, что большинство популярных сейчас импортных методик организации времени расчитаны на довольно определенный тип личности: упорядоченный, аналитичный, итд (что-то стремящееся к ISTJ, в терминологии Myers-Briggs Type Indicator). Такое положение далеко не является нормальным и создает очень вредное предубеждение: что есть люди предрасположенные к организации собственного времени, а есть непредрасположенные.
Непонятно только, чем хаотичные, спонтанные люди хуже других, почему свое время они должны ценить меньше, чем другие, и почему им не следует прикладывать усилий к организации собственного времени. Другое дело, что методы этой организации должны быть иными, более соответствующими их складу характера. Разработка способов организации времени для таких людей – чрезвычайно интересная область исследований.
Хочется отметить одно важное качество занятий организацией времени. В отличие от ситуации с вложениями денег, достаточно трудно найти такую область, в которой вложенные расходы времени в качестве отдачи дают время. Они могут дать деньги, какие-то другие материальные или духовные блага – но крайне редко возвращают назад именно то, что было вложено – драгоценное время. Так вот, научная организация труда, организация времени – это как раз те редкие области знания, в которых вложенное время окупается прибылью времени же – помимо всех прочих прибылей. Надеемся, что и время, потраченное на знакомство с предложенными на этом сайте материалами не окажется потраченным впустую, более того – вернется вам сторицею.

• Планирование должно приводить к выигрышу времени, поэтому необходимо определить оптимальный объем планирования.
• Чрезмерное планирование отнимает слишком много времени.
• РЕГУЛЯРНОЕ планирование рабочего дня в течение 10 минут экономит до 2 часов рабочего времени.
• Планируйте не более 60% времени. 20% — оставляйте на спонтанные действия (например, на творчество), 20% — резерв на незапланированные действия.
• На любую работу уходит все запланированное время, поэтому устанавливайте конкретные сроки выполнения для любого задания.
• Важнейший элемент планирования – определение приоритетных целей.
• Необходимо четко определить, что именно должны сделать Вы, а что можно перепоручить другим.
Каждый день руководителю приходится принимать решения о том, как наиболее целесообразно использовать свое рабочее время. Очень важно связать планирование рабочего времени и желаемые результаты. Важнейшим является план на день. Он определяет конечные цели работы в порядке их значимости, формируется в конце предыдущего или в начале планируемого дня.
I. Постановка задач и составление перечня дел, в том числе и на длительный период
II. Морфологический анализ — разбиение крупных задач на более мелкие
III. Расстановка приоритетов — определение срочности и важности дел
• Особое внимание уделяйте задачам, срок исполнения которых истекает сегодня
— С фиксированным сроком выполнения;
— Стратегические задачи, требующие значительных и скоординированных усилий, а также больших временных затрат;
— Неприятные виды работ, выполнение которых может испортить настроение (неприятный разговор, конфликт, «разборки»).
— Выполнение стандартных функциональных обязанностей;
— Повседневная среднесрочная работа.
— Работа, невыполнение которой не приводит к отрицательным последствиям.
IV. Установление конкретных сроков исполнения для каждой задачи
V. Назначение конкретных исполнителей
VI. Текущее внесение в список срочно возникших важных дел
VII. Изучение получившегося перечня и попытка его сокращения
VIII. Согласование плана с секретарем
• Не планируйте более трех важных дел на день.
• Не планируйте более десяти дел на день.
• Планируйте наиболее важную, сложную и неприятную работу на наиболее благоприятное для Вас время суток.
• Легкие и приятные виды работы – на конец рабочего дня.
• Не приступайте к выполнению новой задачи до завершения предыдущей. Если Вас прервали – вернитесь к незавершенному делу.
• Невыполненные дела записывайте в план работы на следующий день.
— Нужна ли вообще эта работа?
— Если нужна – выяснить причину невыполнения: дело в объективных причинах или в неисполнительности работника?
— Сменить исполнителя.
Подготовка недельного плана должна производиться в конце предыдущей недели. Этапы планирования:
• Составление списка работ;
• Расстановка приоритетов.
• Планируйте неделю в специальном еженедельнике или на листе с колонками (разбивкой по дням недели).
• Наиболее важные дела – на начало недели.
• Обязательно отмечайте все дела с фиксированным сроком (назначенные встречи, заседания, собрания, телефонные звонки).
• Группируйте работу по блокам – подготовка документов, переписка, совещания и т.д.
• Выделяйте время на аналитическую работу.
• Резервируйте время для неожиданных дел.
• По завершении рабочей недели оцените и проанализируйте выполненную (и невыполненную) работу. Для этого можно использовать уже общеизвестный календарик-пинарик и свой ежедневник.

Определите время когда вы наиболее продуктивны, и можете написать несколько постов в ваш блог, естественно качественных и по теме блога. И пишите до тех пор, пока у вас не заболят пальцы, пишите и пишите.
Бывают дни, когда приходит муза, и посты сами собой создаются в голове, множество отличных идей, мыслей и предложений. Написав наперед несколько постов, вам не нужно размещать их в один день, просто оставьте их в черновиках, что позволит вам всегда иметь под рукой пару-тройку отличных постов для ваших читателей. Это освободит вам время в следующие несколько дней, для отдыха, или для какой-то работы в оффлайне и конечно для размышлений над новыми темами и идеями. Этот совет дают многие проффесиональные блоггеры и многие пишут в свой блог именно так.
Очень часто нам рекомендуют писать каждый день, писать чаще, что бы вас читали и делали ссылки. Многие популярные блоггеры, делают один пост в день, регулярно. Но есть также и другие, которые пишут 3 раза в неделю, или еще реже, что не лишает их блогов популярности. Вам решать каким советом вы воспользуетесь. Но примите к сведению, что довольно часто пользователи отказываются от подписки на RSS из-за того что фид переполнен, они просто не успевают читать то, что вы пишите. По статистике, для того что бы пост разошелся по блогосфере, необходимо примерно 2 — 3 дня, именно за это время, пост прочитает наибольшее количество читателей, и получит наибольшее количество ссылок от других блоггеров.
Так что имеет смысл попробовать снизить частоту написания в блог до 2 — 4 раз в неделю и в то же время повысить качество информации которую вы даете своему читателю. В данном случае важно не забывать про регулярность написания в блог, даже если вы решите писать 1 раз в неделю.
Уверен, вы как и я очень любите наблюдать за статистикой своего блога. Сейчас я стараюсь контролировать себя, и просматривать статистику блога всего два раза в день, утром и в конце дня. До этого, это было просто кошмаром. С утра мы заходим в Google Analytics и начинаем изучать, кто на нас ссылается, сколько сегодня посетителей, сколько просмотров и тп и тд. казалось бы что это вполне нормально, но вы посчитайте сколько времени уходит просто на изучение статистики. Я мог начать писать пост, потом прерваться и посмотреть кто-же еще зашел или поставил ссылку на мой блог, потом начинаешь ходить по чужим блогам, потом бац! и уже забыл о чем писал. А ведь кроме сервисов статистики, есть еще множество рейтингов и каталогов.
Приучайте себя тратить меньше времени на просмотр статистики своего блога, достаточно бегло просмотреть ее утром, и более подробно изучить в конце дня. Помните, статистика никуда не денется, статистика накапливается на сервере и всегда доступна для вас.
Наведите порядок на своем рабочем столе. Это касается и того который на экране вашего компьютера и того, на котором ваш компьютер стоит. Ничего лишнего, все что часто используется держим под рукой, ничего что может нас отвлекать во время работы.
Наведите порядок в своем браузере. Отключите все лишние кнопки, панели и плагины, организуйте свои закладки, держите закладки на сайты которые часто посещаете в отдельной папке.
Используйте редактор для написания постов в блог. Это позволит вам меньше отвлекаться, чем при написании поста непосредственно в браузере. Нет соблазна открыть в еще одном окошке, какую-то страничку, как это бывает при написании через браузер. Пишем, пишем, решили проверить что-то, или просто уточнить какую-то делать, открыли пару страничек, и вы уже ничего не пишите вы уже читаете и забыли вообще о чем только что писали. Очень плохо когда при написании поста, прерывается ход мысли.
Очень часто, люди которые ведут блог, склонны проверять почту каждые 15 минут, заглядывать в RSS ридер, в поисках обновлений в других блогах или комментариев к своим читать новости и тп. все это также отнимает много времени, которое вы могли бы потратить в других полезных целях, например сделав какую-то работу по дому или выполнив какую-то задачу на своей основной работе или просто написав очередной пост. Как правило необходимости во всех этих действиях никогда не возникает, поэтому для экономии вашего времени можно составить небольшой график вашей работы с новостями, почтой и комментариями.
Например утром, проверяем статистику, заработки по AdSense или другим системам через которые вы зарабатываете деньги, бегло просматриваем заголовки новостей и почты, читаем комментарии и новые ссылки на ваш блог. Если ничего важного нет, закрываем браузер и занимаемся своими делами. На все это можно выделить примерно 30 минут времени.
В обеденный перерыв, вы можете заниматься ответами на письма и комментарии, общением в форумах и социальных сетях, в зависимости от вашего времени можете уделить этому час или чуть больше.
Вечером, когда вы вернулись с работы, занимайтесь чтением RSS, написанием постов, обдумыванием идей для новых постов или проектов. Даже если вас не посетит муза, вечером можно уделить наибольшее количество времени для работы с блогом, у вас ведь вся ночь впереди. У меня на эту часть работы может уходить до 4-х часов.
Составив такой график, вы сможете здорово экономить дневное время, которое как правило необходимо для выполнения работы в оффлайне.

Всё очень просто. Вечером уходящего дня или утром наступившего Вам необходимо прикинуть все срочные дела и дела, которыми Вы хотели сегодня заняться и записать их в свой ежедневник.
Дела могут подразделяться на 3 типа:
— Жесткие (жестко-привязанные ко времени. Например, встреча с заказчиком или плановое совещание, назначенные на определённое время)
— Мягкие (зависящие от сетки жестких дел, но не зависящие от конкретного времени. Например, написание коммерческого предложения, разработка модуля. Они растянуты во времени и не привязаны к конкретным часам, но, в то же время, они зависят от жестких дел, так как придётся прерываться и ехать к заказчику или идти на совещание)
— Тычки (дела, которые можно выполнить в любой момент времени. Например, позвонить знакомому, напомнить коллеге о своей просьбе, проверить ход работы по программированию модуля. В общем, раздать плановые тычки своим подчиненным и коллегам, что бы быть в курсе хода работы/проекта).
— Супер-срочные (дела, которые появляются внезапно и требуют сиюминутного исполнения. Например, срочно поднять упавший сервер)
Как видно из нашего плана, у нас есть два «жёстких» дела, вокруг которых мы должны построить все свои «мягкие» дела. Например, «работу над системой» мы можем начать только в 17:00, так как с утра и в промежуток между «жёсткими» делами, мы физически не успеем завершить это дело.
Ниже нашего временного графика мы выписали три «тычка», которые можно выполнить в любой момент времени. Лучше, если это будет во время поездки к заказчику, так как все три «тычка» — это, по-сути, телефонный звонок.
При более глобальном планировании, дела необходимо разделить на два типа:
— Краткосрочные дела, которые необходимо выполнить в ближайшее время)
— Долгосрочные (дела, которые должны быть выполнены, но срок сдачи либо еще не подошёл, либо просто не имеет оного)
Об этом я расскажу на своём примере.
Я пользуюсь Google Calendar, так как всё время нахожусь за компьютером и практически не езжу на встречи. Его функционала вполне хватает, что бы удовлетворить мои потребности в ежедневном планировании.
Как строится работа:
У меня стоит метод отображения временной сетки в виде недели, разлинованной по часовой шкале.
Каждый вечер в левую колонку я выписываю все дела, которые необходимо выполнить завтра. Свои силы я знаю, поэтому выписываю всегда чуть больше, чем, по расчётам, может уложиться в рабочий день. Если сделаю почти всё — хорошо. Если сделаю абсолютно всё — вообще замечательно. Просто, возможно, какое-либо из дел пойдёт быстрее, чем планировалось, поэтому я всегда знаю — чем занять освободившееся время.
В правых колонках я выписываю все свои дела — и краткосрочные и долгосрочные. И каждый вечер просто перетягиваю блоки с делами из правых колонок в левую, таким образом, формируя свой будущий день, при этом, мысленно расставляя приоритеты — к чему уже пора приступать, а что еще терпит. Обычно краткосрочные дела все укладываются в один рабочий день и всегда остается место под долгосрочные, поэтому жёсткого деления одного от другого я не делаю.
Привязку к конкретному времени я не делаю, потому-что специфика работы этого не требует. Супер-срочных дел практически не бывает, а если и бывают, то появляются спонтанно. На то они и супер-срочные. Если я знаю за несколько дней о предстоящем деле — то его уже вряд ли можно назвать супер-срочным.
Таким образом, составляя каждый вечер план, я всегда нахожусь в курсе своих предстоящих дел.

И в завершении разговора о чувстве времени затронем искажение его восприятия. Что это такое? Когда одно и тоже событие воспринимается нами как длящееся во времени с разной скоростью. К примеру, два события длительностью 30 минут могут восприниматься совершенно по-разному. Интересная лекция пролетает незаметно, а скучное совещание воспринимается как бесконечная зубная боль. Хотя на самом деле оба мероприятия длились одинаковое время, наши внутренние часы отсчитывали их по-разному. Почему так происходит?
Наше сознание может находиться в разных состояниях. В каждом состоянии время воспринимается особо. И самое главное – есть контраст между восприятием времени, когда мы эмоционально возбуждены (положительно либо отрицательно), сосредоточенно работаем, спим или погружены в размышления (пребываем в раздумье).
Хорошо известен следующий феномен. Если человек находился в трансе около часа, и после выхода его спросить, сколько прошло времени, то ответ расположен в интервале 5-10 минут. Разница в десятки раз, цифра серьезная. Теперь представьте, что при планировании вы не учли состояние сознания, в котором будете находиться. Вполне реальна следующая ситуация. Собираетесь на вечеринку, ориентируетесь пробыть там три часа. У вас отличное чувство времени, и вы решаете, что без проблем почувствуете, когда пора уходить. Появляетесь на вечеринке. Она идет на редкость весело, интересно – время летит незаметно. И ваши внутренние часы подают первые признаки тревоги не то что через три, а через все шесть часов. Хорошо, если после таких провалов не запланировано никаких мероприятий, а следующий день – выходной. А если иначе? Знай вы, как искажается чувство времени, могли выделить на вечеринку больше времени изначально, либо найти способ напомнить себе и покинуть ее вовремя. К примеру, поставить таймер.
Ситуация с переговорами. Если идут интересно и интенсивно, время никто не замечает. В результате рушатся ранее составленные планы, либо, что еще хуже, вы не успеваете решить за время переговоров важные пункты и прийти к согласию. В итоге требуется назначить дополнительную встречу, а это расход времени, изменение планов. Одним словом, потери.
То же происходит со временем в дороге. Монотонный гул мотора, мелькание машин и светофоров, вы погружены в пространство движения, и восприятие времени меняется. Час может стать пятнадцатью минутами, либо пятнадцать минут – часом. Ведь бывает такое? Здесь очень важно прикидывать дорогу не на глазок, а замерять ее (используйте калибровку). Тогда и расход времени на дорогу будет точный, и опозданий меньше. Что не может не радовать, особенно ваших коллег и близких.
Чувство времени есть у каждого из нас. Развито оно хорошо или слабо зависит от рода деятельности. Любой человек может легко и просто повысить точность своих внутренних часов. Требуется чуть-чуть усилий и некоторое время, как, впрочем, и в тренировке любого иного навыка. Добавьте к этому капельку здравого смысла и немного смелости в принятии решений – и вы сможете сполна порадовать себя и окружающих результатами использования внутренних часов. И последнее: в своей работе нужно учитывать искажение восприятия времени. Этим вы добавите себе шансов на успех.
Чувство времени – очень важная часть управления собственной жизнью. Начните его развивать, приложите немного усилий – и довольно скоро получите приличный результат. Согласитесь, лучшее, что мотивирует в работе, – это положительные результаты наших усилий. Тем более, если эти результаты адекватны затратам.

Вы согласны? Тогда – вперед!

Упражнения не только есть – они просты в исполнении и довольно быстро приносят реальные результаты.
Cамое простое упражнение – калибровка. Выполняется следующим образом. Перед началом события смотрим на часы и говорим себе: «Я выполню его за N минут». При этом помните, что закладывать час на десятиминутное дело – заведомо обманывать самого себя. Все-таки мы же для себя стараемся, верно? Назначайте реальные сроки для выполнения!
Выполняем дело, снова смотрим на часы. Сверяем запланированное время с реально потраченным. Оцениваем, насколько наше предсказание отличается от реальности. Если в 60-минутном деле вы ошиблись на ±3 и менее минуты – у вас хорошее чувство времени, развивать особо нечего, но не забывайте, что навыки без тренинга притупляются. Если ошибка составила ±5 и более минут – то степень развития чувства времени оставляет желать лучшего. Пять минут погрешности при часе работы – 12% вашего временного капитала. Более 1000 часов в год!!! Позволительна ли такая роскошь? Решать вам, но 1000 часов – это все-таки многовато. Соответственно, чем дальше вы вылезли за 5 минут, тем ниже точность ваших внутренних часов. Как упражнение калибровку можно практиковать в любое время в любом месте. Для этого нужны только две вещи: часы и какое-либо занятие. Первые результаты калибровки появляются уже на 3-4 день. Самое большое достоинство упражнения – свободная форма выполнения: не нужно ничего писать, и главное, что нужно запомнить, – это расхождение предполагаемого и реально потраченного времени. А далее ваша задача – отслеживать изменение этого показателя: растет он, понижается или стоит на месте. А может, скачет – то маленький, то большой? Все это дает вам понимание того, где именно кроются ресурсы вашего управления временем.
Следующее упражнение, занимающее первое место по эффективности, – хронометраж. Что это такое? Вы берете бланк, на котором разлинована таблица из нескольких полей: время начала, время окончания, дело. Далее в течение дня заносите туда все, что делаете. Фиксируете время начала, окончания и кратко – название дела. К примеру:
Время начала Время окончания Дело
10.07 10.50 Дорога на работу
10.55 11.44 Подготовка к совещанию
Для чего мы фиксируем это на бумаге? Ведь можно и в голове запоминать. Однако, согласитесь, что вряд ли вы вспомните с точностью до минуты, что делали на протяжении позавчерашнего дня. А неделю назад? Во-вторых, вынося эти данные на бумагу, мы разгружаем нашу память. Ей совершенно нет нужды хранить все эти записи. Пусть этим займется бумага. Наша цель – выработать чувство времени, а не запоминать, что и когда мы делали. И самое главное: сам процесс записи переводит фокус нашего внимания на время, а именно это нам и нужно. Обратить на него внимание. Чем чаще мы это будем делать, тем быстрее наработаем отличное чувство времени. Итак, суть хронометража для выработки чувства времени – это момент фиксации нашего внимания на времени, а процесс записи в бланк позволяет держать наше внимание в нужном русле. Именно поэтому важно делать это письменно, включая идеомоторную реакцию организма.
В двух словах, как это выполнять проще. Фиксировать виды деятельности символами-сокращениями. Обычно на второй-третий день уже есть пять-семь часто используемых значков. Такой вариант стенографической записи позволяет сократить затраты на хронометраж до 5-7 минут в день!
Основное правило применения хронометража впервые – не переборщить. Как мышцы нужно нагружать постепенно и регулярно, так и здесь следует знать меру. Начать нужно с двух-трех дней хронометража в неделю. Сделать недельный перерыв. Провести хронометраж пяти рабочих дней. Снова неделя отдыха. И потом две недели непрерывного хронометража. После такой последовательной подготовки ваш мозг готов к настоящим нагрузкам. Хотя к тому времени многие уже наверняка получат ожидаемый результат. И на первое время этого может быть достаточно.
Отметим, что хронометраж дает большой качественный скачок в точности наших внутренних часов. Уже на первой-второй неделе человек реально изменяет политику своего расхода времени, начинает чувствовать его движение. Результаты хронометража следующие. За 4-6 недель человек нарабатывает 80% точности своих часов. Этого вполне достаточно, чтобы получать хорошие результаты в планировании. Следует заметить, что человеку, чья жизнь была и до занятий жестко регламентирована, может потребоваться всего 1-2 недели. А людям творческим, кто на часы никогда не обращал внимания, и 8 недель окажется недостаточно. Однако для успешного управления собой во время работы следует уделить еще 4-6 недель хронометражу и довести точность до 90-95%. Вот этого будет более чем достаточно. Напоминаем, что чувство времени, как и мышцы, нужно держать в тонусе. Для этого минимум две недели в год следует вести хронометраж. Ведь любые часы разлаживаются в процессе работы и требуют «сверки с курантами». Двухнедельный хронометраж – вполне достаточная профилактика, дабы «смазать механизм» ваших внутренних часов на год вперед да подвести стрелки.
Следует отметить, что любая деятельность, предусматривающая жесткий регламент (космические технологии, ракетные войска, спорт), хорошо тренирует чувство времени. Неудивительно, что среди успешных менеджеров немало людей, вышедших из армии. Регулярная дисциплина развивает массу навыков, и среди них чувство времени. Что для вас значит минута? Это много? Что вы успеете за 1 минуту? Для спринтера, бегущего стометровку, каждая сотая доля секунды важна! Потому что от этого зависит победа. Поэтому в процессе тренировок он учится чувствовать каждую секунду. Хороший бегун может в 9 случаях из 10 точно сказать, за сколько пробежал ту или иную дистанцию. Он ее чувствует.
Как видим, спортивные достижения – также отличная школа успешного менеджера. Почему? Потому что чувство времени – неотъемлемая часть успеха в работе управленца. Это основной элемент системы, без которого невозможно продвижение к успеху. Например, автомобиль может ехать: без фар, без сидений, без спидометра и т.д. Без покрышек тоже может (ну, не так быстро, конечно!). А вот без двигателя – нет. Без колес – тоже, и ряда других деталей. Чувство времени – именно такая деталь, без которой регулярный успех невозможен. Случайно можно добиться успеха без многого. А регулярно показывать хорошие результаты, особенно результаты финансовые, можно только с развитым чувством времени.