Тайм менеджемент

Архив рубрики «Тайм менеджемент. Подвиды»

Попробуйте вспомнить: как распределялись ваши перерывы на отдых в течение вчерашнего рабочего дня?
Скорее всего отдых складывался «стихийно». Отвлекся на несколько минут на интересную дискуссию в интернете; позвонил знакомый – поболтал с ним; вышел покурить; закрыл глаза и помечтал; выпил чашечку кофе.
У такого «стихийного» отдыха есть ряд минусов. В первую очередь – он не ритмичен, а человек – существо биологическое, привыкшее к различным ритмам. Поэтому первый принцип, которого рекомендую придерживаться при организации отдыха в течение рабочего дня – ритмичность. Проще говоря: используйте небольшой запланированный отдых через строго определенные промежутки времени.
Как правило, оптимальный режим – примерно 5 минут отдыха через каждый час. Возможно – 10 минут через 1.5 часа. Длительность от часа до полутора – наиболее комфортный для человека интервал непрерывной работы. Вспомните школу и ВУЗ: урок – 45 минут, «пара» – 1.5 часа.
Как бы ни был загружен ваш рабочий день, какой бы «аврал» ни царил в офисе – все равно выделите эти 5 минут в час. Инвестируйте время в эти пятиминутки отдыха, работа без них крайне неэффективна.
В Группе компаний MC-Bauchemie-Russia тайм-менеджерские семинары проходили по вечерам. На одном из семинаров среди участников состоялся такой диалог:
«Странно, почему-то занятия по английскому также проходят по вечерам, в то же самое время, но устаем на них гораздо сильнее. – Естественно, на тайм-менеджменте в середине занятия мы обязательно делаем перерыв на 15 минут. А на английском мы работаем все 4 часа подряд без перерывов».

Наши уникальные способности, профессиональная компетентность, стремление достичь большего часто сталкиваются с хронической его нехваткой. Это единственный ресурс, которого не хватает всем, вне зависимости от возраста, психологического типа, социального и материального положения.
Времени у каждого из нас очень немного. В области времени нет миллионеров. Доступный нам капитал времени, оставшегося до конца жизни, составляет примерно 200-400 тысяч часов. И самое главное – время невосполнимо. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.
«Искусство успевать», тайм-менеджмент, управление временем – одно из самых необходимых искусств для современного человека. Разнообразной информации все больше. События происходят все быстрее. Нужно вовремя реагировать, укладываться во все более жесткие сроки. При этом как-то находить время для отдыха, увлечений, семьи, друзей…
Пять лет назад, когда мы создавали Тайм-менеджерское сообщество, тема управления временем была мало известна в России. Считалось, что в условиях «широкой русской души» и российского «бездорожья и разгильдяйства» планировать время невозможно. Мало кто знал о том, что еще в 1926 году существовала Лига «Время», распространявшая передовые технологии управления временем; мало кто был знаком с богатой историей отечественного тайм-менеджмента. Опыт участников ТМ-сообщества и корпоративных ТМ-проектов показал: планировать время в России нужно и возможно. Реальные тому примеры вы найдете в книге.
Тайм-менеджмент – это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями. Будете ли вы применять гибкое планирование или жесткое, хронометраж или самомотивацию, Outlook или бумажный блокнотик – нет никакой разницы. Техника вторична. Важно найти свои, «родные», жизненные цели – и распределять свое время в соответствии с ними. Тратить невосполнимое время жизни на то, что действительно хочешь.
Три года назад в издательстве «Питер» вышла моя монография «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы», сейчас выдержавшая уже два издания. Она была первой в России за прошедшие 30 лет не переводной книгой по тайм-менеджменту, обобщившей мои авторские разработки и опыт участников ТМ-сообщества. Многочисленные отклики подвели меня к написанию второй книги, более популярного формата.
Первая книга была «программой-максимум», содержащей все богатство классических и современных ТМ-инструментов, задающей основы и границы тайм-менеджмента как новой дисциплины в управленческой науке. Книга, которую вы держите в руках – это «программа-минимум». Здесь в максимально простой форме изложены самые необходимые и широко применяемые техники управления личным временем. Как и в первой книге – обязательно на реальных российских примерах.
Необычное название второй книги выбрано не случайно. «Тайм» – хорошо усвоенное русским языком энергичное, технологичное, эффективное «время» западного мира. «Драйв» – так же хорошо прижившийся в русском языке корень, ассоициирующийся с двумя вещами: управлением, энергичным движением – и, второе значение, ярким удовольствием от того, что делаешь. Как русский язык усвоил эти два корня, так и нам всем, на мой взгляд, стоит научиться энергичному, активному, целеустремленному подходу к нашему времени. Давайте добавим этот энергичный подход, этот «тайм-драйв», к традиционно сильной нашей черте – способности мечтать, творить, ставить высокие цели. И тогда нам не будет равных.
Наш капитал времени невелик. Это касается не только каждого из нас в отдельности, но и всей нации в целом. У нас мало времени – на дворе XXI век, и нам в этом веке нужно многое наверстывать, многому учиться. Перестать переживать о прошлых неудачах, не бояться ставить дерзкие цели – и достигать их. Научиться не только мечтать, что мы умеем хорошо, но и – организованно, целенаправленно воплощать мечты в реальность.
Желаю вам, читатель, найти общий язык с Временем, и помочь сделать это вашим близким. Тогда время всех нас всегда будет наполнено тем «драйвом», который делает нашу жизнь яркой и интересной!

Обычно считают, что управление временем – это планирование, причем планирование жесткое. Например: «В 8 утра – подвиг, в 9 – разгонка туч». И справедливо возмущаются: «Как я могу планировать, если все вокруг так быстро меняется?»
Действительно, мы можем назначить точное время выполнения очень немногим задачам. Как правило, это только встречи, презентации, семинары, и тому подобные мероприятия с заранее известным точным временем начала.
Остальные задачи как правило имеют более «гибкий» характер – время их исполнения мы назначаем, как говорится, «по ситуации». Эти задачи также можно и нужно планировать, важно делать это грамотно.
Гибкое планирование, как и многое новое – это хорошо забытое старое. У древних греков было два разных слова для обозначения времени, два имени богов-близнецов, отвечавших за время. «Хронос» – линейное, астрономическое, измеримое время, привычное нам время ежедневников и органайзеров, время жесткого планирования. И «кайрос» – удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-то дела, время гибкого планирования. Именно с такими «кайросами» очень часто приходится иметь дело менеджеру. Например: «Если позвонит клиент, закинуть идею нового продукта», «На планерке у шефа решить вопрос с рекламациями», «Когда кто-нибудь поедет в Гостехнадзор, передать документы в 14 кабинет».
Для жесткого и гибкого планирования в Outlook предусмотрены две разных сущности:
Встреча, создаваемая в разделе «Календарь», имеющая привязку к конкретному жесткому времени исполнения – «Пятница, 15.00».
Задача, создаваемая в разделе «Задачи», имеющая лишь «Срок исполнения», т.е. дату, до которой необходимо выполнить задачу.
Встречи дают удобный обзор «жесткой», связанной с линейным временем, «хроносом», части вашего плана дня или недели. Задачи – обзор всех «гибких», привязанных к «кайросу», дел. При этом задачи можно группировать, сортировать и раскрашивать самыми разнообразными способами, что позволяет легко контролировать все множество дел.
Стандартный способ увидеть все ваши задачи – перейти в раздел «Задачи», нажав соответствующую кнопку на панели навигации (стрелка 1).
Рекомендую использовать другой, более тонкий способ доступа к задачам. Это панель задач в «Календаре». Выглядит она так:
Благодаря этой панели вы можете видеть одновременно и расписание ваших встреч на день либо неделю (на рисунке слева), и ваши задачи (на рисунке справа). Таким образом на одном экране удобно объединяются два вида планирования: жесткое (встречи) и гибкое (задачи).
Встречи в Календаре слева можно создавать, просто выделив мышкой нужное время и вписав название встречи. Для создания задач обратите внимание на стрелку 1 – она указывает на небольшое поле с серой надписью «Щелчок добавит элемент Задача». Сделав на этой надписи двойной клик мышью, вы создадите задачу. Потренируйтесь в создании встреч и задач.
Как настроить отображение календаря с панелью задач:
Зайдите в раздел «Календарь».
В меню «Вид» выберите пункт «Рабочая неделя». Календарь приобретет такой вид, как на рис. … – по горизонтали дни, по вертикали часы.
В этом же меню выберите пункт «Список задач». Справа от календаря появится панель задач.
Если вам нужно увидеть в календаре не всю неделю, а только сегодняшний день, в меню «Вид» вместо «Рабочая неделя» выберите пункт «День».
Если вы хотите изменить цвет календаря, точность временной сетки, количество дней в «Рабочей неделе» – все это можно сделать в меню Сервис / Параметры / Настройки / Параметры календаря

Мы определили родительскую задачу, то есть ту, к которой будут относиться наши, вновь введенные задачи. Если времени совсем в обрез – оставим как есть, когда время появиться, мы найдем все введенные таким образом задачи в созданной по умолчанию в корне задаче и назначим им соответствующие свойства (помните о необходимости отводить немного времени, скажем в конце рабочего дня для разбора накопившихся задач!).
Далее… Что это за флажки с параметрами внизу? По-моему все и так понятно:
Многозадачный ввод – вы вводите одну задачу, нажимаете Ввод, на следующей строчке вводите вторую задачу, и т.д. Для создания подзадач делаем отступ.
Анализ ввода – есть замечательная ссылка «узнать больше», по ней мы и перейдем чуть позже…
Наследовать родительские контексты – если Вы определили в поле родитель какую-то родительскую задачу, то контексты вводимой задачи будут совпадать с родительской – удобно!
Ну и в конце, если имеется на это время, можно определить контексты для введенной задачи и нажать Добавит задачу!
Например, звонок от супруги – купить по дороге мороженое… Чтобы не забыть, в компьютере на рабочем месте щелкаем Ctrl+Shift+M, в появившемся окошке пишем купить мороженое (помните, что задача – это действие, значит в названии должен присутствовать глагол!), снимаем флажок «Наследовать родительские контексты», внизу определяем уже существующий контекст Купить и нажимаем кнопку «Добавить задачу». Все – действие занимает меньше времени, чем Вы о нем читаете!
По дороге домой всего лишь нужно открыть список To-Do в контексте Купить – там окажется наша задача!
Теперь, как и обещал, перейдем к Анализу ввода, для этого щелкнем в окне Быстрого ввода по ссылке «узнать больше»… И читаем.
Синтаксический анализ быстрого ввода задач
Вкратце скажу, что программа умеет анализировать то, что Вы ввели при добавлении задачи! Например, дополним приведенную выше в примере задачу (и проверьте, стоит ли флажок «Анализ ввода», если нет – поставьте!) – «сегодня 17:00 напом».
Теперь у нас не только будет задача «купить мороженое», но еще и в 17:00 программа о ней напомнит!
Существует большое количество слов, которые понимает программа – можно установить напоминание, контекст и даже цвет задачи! Подробнее можете узнать сами, скажу лишь, что нужно приучить себя к нескольким «шаблонам» при вводе задачи – и Вы сами не будете замечать как задачи оказались в Вашем дереве!

Ну что же, все, или не все наши задачи, заметки, дела собраны. Теперь настала пора сажать дерево Вашей жизни. Как? Вот тут пора вспомнить о нашем помощнике. Программу MyLife скачали… установили, пришло время ее запустить!
Для начала создадим новый файл MLO, для этого выберем меню Файл, а в нем Новый… После этого появиться окно «Создать новый файл», где можно выбрать создание нового пустого файла (для опытных людей, знающих как пользоваться программой), либо выбрать предустановленный шаблон.

Так как мы только знакомимся программой, нам отлично подойдет «Getting Things Done – Фокусировка на задаче». Для чего это нужно? На основе этого шаблона MyLife очень просто создать свою схему, добавляя нужные Вам задачи и проекты и удалив все ненужное. И главное, на этом шаблоне возможно легко понять идею, заложенную в программу, и научиться в ней работать. Все очень просто, давайте посмотрим. После проделанных действий окно программы должно быть похоже на это:
Итак, большую часть пространства занимает Схема задач. Именно здесь нам и предстоит вводить собственные собранные задачи. Все задачи и проекты выстроены в одно большое перевернутое дерево. Почему перевернутое? Потому что корень дерева, его главные, основные задачи, находится сверху. Затем идут задачи уровнем пониже, подзадачи, образуя ветви дерева. И, наконец, листья – задачи на самом низком уровне, это и есть элементарные действия, которые должны быть выполнены.
На данный момент мы видим две основные задачи, касающиеся основных, присутствующих почти у всех сторон жизни – работы и домашнего обихода. Конечно же Вы успели заметить заметки для задач справа (если это не так, то перейдите на вкладку Заметки задачи в правой части окна программы). Прелесть этого шаблона в том, что по ходу мы получаем подсказки, внесенные в заметки для большинства задач. Здесь я не буду повторять содержимое подсказок – Вы их видите.
Заметим, что в справке все описано довольно понятно, и очень скоро Вы поймете, как работает программа. Как только появились вопросы, нажимаем F1, переходим к нужному разделу справки и читаем! Просто? Конечно!
Многие могут уже с этого момента приступать к созданию дерева задач своей жизни. Ну а мы пойдем дальше, изучать дерево задач.
Цели, проекты, и задачи, которые Вы вводите в древовидную структуру на вкладке Схема, превращаются в список последовательных (следующих действий) на вкладке To-Do. Порядок этих действий задается их размещением в дереве и приоритетом. Но об этом позже, а пока…
Вершки и корешки…
Обратите внимание, ветви дерева можно сворачивать и разворачивать, щелкая, соответственно, по значкам (-) и (+). Это полезно для концентрации на определенной части нашего дерева. Ведь из маленького ростка оно превратится в огромное дерево с густой кроной и переплетающимися ветвями. И мы, как хороший садовник, должны иметь быстрый и удобный доступ к любой его части. Помните: как только появились вопросы, нажимаем F1…
Появилась справка, где перейдем к разделу «Основные параметры». В подразделе «Планировщик» содержится основная информация по работе со схемой задач. Вкратце скажу, что задачи в схему можно добавлять, удалять, перетаскивать в нужное место. Основные операции с задачами представлены в контекстном меню, появляющемся при щелчке по задачи правой кнопкой мыши.
Для удобства работы с большим деревом задач предусмотрена функция фокусировки на определенной ветви. Все ветки, кроме выбранной скрываются, и Вы можете сконцентрироваться на одном проекте. Как сказали на русском форуме про фокусировку: «Чувствуешь себя Микеланджело: просто берешь и отсекаешь все лишнее:)». Для фокусировки достаточно выделить задачу и нажать Ctrl+R (обратите внимание, что сочетания «горячих клавиш» для других функций находятся справа от названия функции). Кроме того, для задач, к которым приходиться часто обращаться в схеме предусмотрены 10 закладок, устанавливать и переходить к которым достаточно легко из контекстного меню, а еще проще – по сочетанию клавиш.
Просто попробуйте! Ведь лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать! Работать с деревом задач легко и интуитивно понятно. При каждом вопросе – F1. Кроме того, помочь разобраться в этом хитросплетении нам помогут заметки для задач.
Будем считать, что работать со схемой Вы научились, осталось лишь поговорить о различных представлениях схемы. Нужны они для удобства отображения, поиска и работы с задачами.
Имеется 10 основных видов представления схемы. Менять их очень просто, достаточно щелкнуть мышкой вверху слева по ссылке Вид:… и выбрать нужное представление. Каждое из представлений имеет свое преимущество и предназначение. Ознакомиться с ними Вы можете самостоятельно ввиду ограниченности данной статьи. Здесь нет ничего сложного – полагайтесь на интуицию.
Причешем крону
Основное окно, к которому мы в дальнейшем будем обращаться – это вкладка To-Do. Это автоматически сформированный список следующих действий, на основе схемы и свойств задач.
О различных представлениях этого списка мы поговорим позже, а пока вернемся к схеме дерева задач и откроем справа вкладку Свойства. Все свойства задач сгруппированы по разделам, откроем различные отделы (для удобства предусмотрены ссылки все свернуть, все развернуть, соответственно сворачивающие и разворачивающие все разделы свойств) и пощелкаем по разным задачам в дереве. При этом свойства для разных задач будут меняться.
Не вполне понятно? Ну что же волшебная клавиша F1, раздел «Параметры задач»… Вкратце пройдемся по основным параметрам.
Основное и важное понятие – это контексты. При этом важное и основное – не значит сложное и непонятное. Это некие внешние условия, при которых возможно выполнение данной задачи. Например, купить хлеб возможно лишь в продуктовом магазине, а найти что-либо в интернете возможно лишь если имеется компьютер и собственно подключение к интернет…
Конечно, контексты сначала надо создать, для этого перейдем в меню Сервис -> Управление контекстами или просто нажмем F8.
Здесь все довольно просто. Разобраться в управлении контекстами нам помогут все те же заметки, которые имеются в контекстах уже присутствующих в шаблоне.
Каждый контекст имеет свое название и может входить в другой контекст, то есть относящиеся к нему задачи будут видны при выборе контекста, в который он входит. Например, в контекст «магазин» могут входить контексты «продуктовый магазин», «магазин рядом с домом», «спортивный магазин». И чтобы увидеть весь список нужных нам покупок во всех магазинах, нам на вкладке To-Do нужно выбирать контекст «магазин», а для конкретизации по спортинвентарю нужно ограничиться контекстом «спортивный магазин».
Кроме того, контекстам свойственны так называемые часы – то есть время, их работы. Это легко понять по, например, контексту «@офис/работа» – ведь на работе/в офисе мы бываем лишь в рабочие часы, поэтому логично будет ограничить этот контекст именно этими часами, чтобы рабочие задачи не отвлекали нас в остальное время.
Итак, контекст – это определенные места или возникающие условия, в которых и при которых возможно выполнение задачи. Как только возникла задача для определенного контекста – запишем эту задачу и назначим этот контекст (ну а если нет контекста – создадим его!).
Для каждой из задач возможно определить ее Важность при этом важность определяется среди подзадач для родительской задачи. То есть, насколько важно выполнить эту подзадачу для продвижения в выполнении родительской задачи.
Другой параметр – Срочность также определяется для родительской подзадачи. Понимать это нужно как то, насколько выполнение этой задачи приблизит срок завершения родительской задачи. Ведь одно простое действие может оказать значительное воздействие на выполнение большого проекта…
Можно много написать о параметрах и на что они влияют, но попробуйте перейти в список To-do, выделите какую-либо задачу и просто переместите ползунки Срочности и Важности… Как они влияют на положение выделенной задачи в списке… Так будет гораздо понятней.
Далее, цель задачи сильно влияет на положение задачи в списке следующих действий. Помните о необходимости еженедельного, ежемесячного обзора предстоящих дел и задач? Это свойство непосредственно связано с этими обзорами. Задачи с целью на неделю отмечаются восклицательным знаком и помещаются выше в списке на выполнение. Ведь их нужно успеть закончить в недельный срок! Ну а отметки целей на месяц и на год не имеют такого влияние на положение задачи в списке, но по этому признаку удобно представлять список задач в схеме при выполнении обзора своих задач (Вид: Цели).
Также, возможно управлять видимостью задач в списке следующих действий посредством одноименного свойства – спрятать ветку в To-Do. Папка – это контейнер для задач и она не появляется в списке. Кроме того, возможно выводить задачи в списке по мере выполнения по порядку их следования – сверху вниз.
Другие свойства не столь часто используются. Для каждой задачи можно установить время ее начала (когда задача появится в списке To-Do) и срок (когда нужно ее завершить), кроме того, задаче можно определить шаблон повторений и время напоминания о ее выполнении. Удобное свойство для выработки привычки к определенным действиям – например уборка дома в конце недели. Создали подобную задачу, определили для нее конкретные действия и назначили шаблон повторения – например, каждую неделю по субботам. Это же свойство напрямую связано с привычкой ухаживать за собственным деревом задач! Для этого создайте задачу еженедельный обзор задач, ежемесячный обзор задач и т.д. – и назначьте им шаблон повторений, еще и с напоминанием – в конце недели и в конце месяца, соответственно! Программа при этом выступит и в роли наставника, напоминая о необходимых действиях.
Также задачу можно определить как Проект — период в жизни или работе, требующий более одного физического действия для осуществления цели. Проще говоря, уборка квартиры – это проект, ведь сколько всего нужно сделать, чтобы квартира блестела! Проекты необходимо контролировать и периодически делать их обзор (Вид: Следующие действия по проектам), чтобы удостовериться, что с каждым проектом связано следующее действие, и, таким образом, проект будет продвигаться. Можно установить состояния для проекта (не начался, идет, в ожидании, завершен), по которым их легко группировать при соответствующем представлении в To-Do (фильтр – группировка). Кроме того, можно отслеживать состояние проекта! Процент его выполнения всегда можно посмотреть в свойствах – а это стимулирует!
Иногда нужно определить усилия, требующиеся для выполнения задачи и/или время, которое займет ее выполнение (не всегда самая длинная задача требует больших усилий). Это легко понять, если представить, что вам нужно просмотреть обучающий фильм – ведь это займет время, длительность этого фильма, ни больше, ни меньше! Все это влияет на фильтрацию в списке To-Do и порядок задач в нем. Когда у Вас появится нужное количество времени или сил, можно отфильтровать список To-Do по этим параметрам и выбрать нужную задачу – и Вы не будете мучиться от безделья!
Кроме того, задача может зависеть от выполнения других задач. Например, для того, чтобы сварить суп, нужно купить необходимые продукты. Если для задачи «сварить суп» установить зависимость от задач «купить картошку» и «купить мясо» (обратите внимание, что зависеть задача может либо от ВСЕХ сразу задач, либо от ЛЮБОЙ), то задача «сварить суп» появится в списке To-Do только после завершения задач «купить картошку» и «купить мясо». Кстати, эти задачи можно использовать как переключатели!
Ну а для лучшего представления списка задач, им можно задать определенный формат – цвет шрифта, иконку и т.п. Как говориться – на вкус и цвет товарищей нет!
И, как уже говорилось, для каждой задачи можно внести заметки, которые поддерживают как внешние ссылки (например интернет-страничка, ссылка на файл на компьютере и т.п.), так и внутренние ссылки на задачи.
Надеюсь? этот краткий обзор свойств задач еще более прояснил идею, заложенную в эту программу…
Для чего вся эта петрушка?
Того, что было сказано о Схеме и Свойствах задач вполне достаточно, чтобы работать с программой. Теперь перейдем, пожалуй, к главному – к вкладке To-Do, которая отображает следующие действия, которые Вам нужно сделать. Конечно же этот список строиться на основе всего того, что было введено в схему (над которой вначале стоит долго поработать!).
Помните, что в этом списке не должны присутствовать все введенные задачи! В этом-то и прелесть – это список задач, которые нужно сделать в данный момент и в данном контексте! Наша задача лишь подстроить вид списка, чтобы отображаемые в нем действия соответствовали текущей ситуации. Об этом и поговорим далее…
Список очень прост – левее названия задачи поле, в котором нужно поставить флажок при выполнении задачи, далее идет поле, говорящее о сроке для задачи, затем поле значков (например, значок блокнота говорит, что у задачи имеется заметка). Столбцы в представлении легко можно добавить и убрать, нажав правую кнопку мыши на заголовке. Пробуйте…
По умолчанию в списке To-Do (далее просто список) отображается вид Активные действия (подробнее об этом смотрите в справке к программе). Также возможно настроить собственные виды, либо выбрать предустановленные. Менять вид списка очень легко, достаточно щелкнуть вверху слева по ссылке Вид:… и выбрать нужное представление (подобно Схеме).
Давайте потренируемся менять виды в нашем шаблонном файле. Это, как и все в этой программе, очень легко. Но список задач все еще велик… Не беда его возможно отфильтровать.

Для этого выше ссылки Вид щелкнем по слову Фильтр>>, откроется область параметров фильтра. Помните о контекстах? Чаще всего Вы будете использовать фильтрацию именно по контекстам (тот же пресловутый контекст «@Дом» можно использовать для вывода списка задач, которые нужно сделать дома). Попробуйте. Список задач стал намного короче. Удобно? Несомненно.
Если нужна фильтрация по другим параметрам – это легко осуществимо, по-моему объяснять тут ничего больше не нужно. Ну а список всегда можно сохранить в виде Вида To-Do (рисунок 11). При необходимости, можно провести дополнительную фильтрацию. Для этого в панели Фильтр разверните раздел Дополнительно и нажмите кнопку Настройка… После чего откроется диалоговое окно, в котором возможно настроить необходимые правила для фильтрации выводимого списка следующих действий (рисунок 12).
Таким образом, при помощи фильтра очень удобно управлять списком задач, которые нужно выполнить. Освободилось 20 минут времени – выбрал контекст (место, обстоятельства) в котором сейчас находитесь, поставил в фильтре имеющееся время – и вот они, дела! Полон сил – отфильтровал список по усилиям…. Ну и так далее.
Идея простая – нужно лишь не забыть сопроводить задачи нужными параметрами. На это и нужно выделять немного своего времени, но оно окупится с огромными процентами!
Вырастить дерево…
По-моему сказанного вполне достаточно для «выращивания» своего дерева задач. Все свои задачи теперь нужно занести в дерево, разбить большие задачи на маленькие и выполнимые действия. Тем более, что наглядная схема уже имеется в шаблоне, нужно лишь прочитать комментарии и подстроить схему под себя, дополнив нужными контекстами, задачами и т.п., и убрав все ненужное.
Поговорим об удобстве и комфорте. Дерево Ваших задач будет расти с Вами, соответствуя Вашим растущим запросам. Как же обеспечить его рост?
Для ввода новых задач в программе предусмотрены несколько вариантов.
Например, как это делаю я, можно, придя на работу, или дома, запустив компьютер, запустить и MyLife… Тем более, что она у меня всегда с собой – на переносном жестком диске. Программка маленькая, ресурсов много не потребляет, да и работает на любом (не будем брать древнюю технику:) компьютере.
Внимание она требует лишь при напоминании о какой-либо задаче, а в остальное время спокойно «висит» в панели задач, рядом с часами. Зато, когда вдруг нужно записать какую-то возникшую неожиданно (они все такие!) задачу, нажатием пары кнопок, вызываем ее и вводим эту задачу! Что это за кнопки такие волшебные? Это одновременное нажатие кнопок Windows (та, что со значком Windows) и Q. Моментально откроется окно MyLife!
Не бойтесь делать ошибки – в программе предусмотрена многоступенчатая система отмены и возврата действий. Всегда возможно вернутся к предыдущему состоянию (Ctrl+Z) или вернуть отмененные действия (Ctrl+Shift+Z)!
Если же Вы привыкли к программе MS Outlook, то задачи в MLO запросто можно создавать, перетянув мышкой электронную почту, задачи, встречи и т.д. из MS Outlook в схему MLO!
Можно и вызвать, так называемый, Быстрый ввод. Для этого нужно использовать другие кнопки – одновременно нажатые Ctrl+Shift+M.

Определите время когда вы наиболее продуктивны, и можете написать несколько постов в ваш блог, естественно качественных и по теме блога. И пишите до тех пор, пока у вас не заболят пальцы, пишите и пишите.
Бывают дни, когда приходит муза, и посты сами собой создаются в голове, множество отличных идей, мыслей и предложений. Написав наперед несколько постов, вам не нужно размещать их в один день, просто оставьте их в черновиках, что позволит вам всегда иметь под рукой пару-тройку отличных постов для ваших читателей. Это освободит вам время в следующие несколько дней, для отдыха, или для какой-то работы в оффлайне и конечно для размышлений над новыми темами и идеями. Этот совет дают многие проффесиональные блоггеры и многие пишут в свой блог именно так.

Очень часто нам рекомендуют писать каждый день, писать чаще, что бы вас читали и делали ссылки. Многие популярные блоггеры, делают один пост в день, регулярно. Но есть также и другие, которые пишут 3 раза в неделю, или еще реже, что не лишает их блогов популярности. Вам решать каким советом вы воспользуетесь. Но примите к сведению, что довольно часто пользователи отказываются от подписки на RSS из-за того что фид переполнен, они просто не успевают читать то, что вы пишите. По статистике, для того что бы пост разошелся по блогосфере, необходимо примерно 2 — 3 дня, именно за это время, пост прочитает наибольшее количество читателей, и получит наибольшее количество ссылок от других блоггеров.
Так что имеет смысл попробовать снизить частоту написания в блог до 2 — 4 раз в неделю и в то же время повысить качество информации которую вы даете своему читателю. В данном случае важно не забывать про регулярность написания в блог, даже если вы решите писать 1 раз в неделю.

Уверен, вы как и я очень любите наблюдать за статистикой своего блога. Сейчас я стараюсь контролировать себя, и просматривать статистику блога всего два раза в день, утром и в конце дня. До этого, это было просто кошмаром. С утра мы заходим в Google Analytics и начинаем изучать, кто на нас ссылается, сколько сегодня посетителей, сколько просмотров и тп и тд. казалось бы что это вполне нормально, но вы посчитайте сколько времени уходит просто на изучение статистики. Я мог начать писать пост, потом прерваться и посмотреть кто-же еще зашел или поставил ссылку на мой блог, потом начинаешь ходить по чужим блогам, потом бац! и уже забыл о чем писал. А ведь кроме сервисов статистики, есть еще множество рейтингов и каталогов.
Приучайте себя тратить меньше времени на просмотр статистики своего блога, достаточно бегло просмотреть ее утром, и более подробно изучить в конце дня. Помните, статистика никуда не денется, статистика накапливается на сервере и всегда доступна для вас.

Наведите порядок на своем рабочем столе. Это касается и того который на экране вашего компьютера и того, на котором ваш компьютер стоит. Ничего лишнего, все что часто используется держим под рукой, ничего что может нас отвлекать во время работы.
Наведите порядок в своем браузере. Отключите все лишние кнопки, панели и плагины, организуйте свои закладки, держите закладки на сайты которые часто посещаете в отдельной папке.
Используйте редактор для написания постов в блог. Это позволит вам меньше отвлекаться, чем при написании поста непосредственно в браузере. Нет соблазна открыть в еще одном окошке, какую-то страничку, как это бывает при написании через браузер. Пишем, пишем, решили проверить что-то, или просто уточнить какую-то делать, открыли пару страничек, и вы уже ничего не пишите вы уже читаете и забыли вообще о чем только что писали. Очень плохо когда при написании поста, прерывается ход мысли.

Очень часто, люди которые ведут блог, склонны проверять почту каждые 15 минут, заглядывать в RSS ридер, в поисках обновлений в других блогах или комментариев к своим читать новости и тп. все это также отнимает много времени, которое вы могли бы потратить в других полезных целях, например сделав какую-то работу по дому или выполнив какую-то задачу на своей основной работе или просто написав очередной пост. Как правило необходимости во всех этих действиях никогда не возникает, поэтому для экономии вашего времени можно составить небольшой график вашей работы с новостями, почтой и комментариями.
Например утром, проверяем статистику, заработки по AdSense или другим системам через которые вы зарабатываете деньги, бегло просматриваем заголовки новостей и почты, читаем комментарии и новые ссылки на ваш блог. Если ничего важного нет, закрываем браузер и занимаемся своими делами. На все это можно выделить примерно 30 минут времени.
В обеденный перерыв, вы можете заниматься ответами на письма и комментарии, общением в форумах и социальных сетях, в зависимости от вашего времени можете уделить этому час или чуть больше.
Вечером, когда вы вернулись с работы, занимайтесь чтением RSS, написанием постов, обдумыванием идей для новых постов или проектов. Даже если вас не посетит муза, вечером можно уделить наибольшее количество времени для работы с блогом, у вас ведь вся ночь впереди. У меня на эту часть работы может уходить до 4-х часов.
Составив такой график, вы сможете здорово экономить дневное время, которое как правило необходимо для выполнения работы в оффлайне.

Раз десять за свою жизнь я пытался начать пользоваться ежедневником, как в бумажном, так и в электронном виде. Не получалось. Я долго переживал по этому поводу, корил себя за лень и неорганизованность, а потом понял, что система планирования дел посредством ежедневника (а также планинга, органайзера, электронного напоминальника) просто не отвечает моему характеру и стилю работы. Допустим, запланировал я дело, а оно заняло столько, что на остальные дела времени не хватило. Это расстраивало, если не сказать больше — раздражало.
Можно для каждого дела определять количество времени, которое необходимо на него потратить. Но и тут появляется ряд сложностей. Во-первых, надо точно знать сколько времени займёт дело. Во-вторых, надо засекать момент, когда ты начал делать дело, и помнить про момент, когда ты его закончишь, иначе можно выйти из графика. В-третьих, все неожиданные, случайно появившиеся дела обрушивают график дел запланированных. В-четвёртых, планируя дела наполеоновского масштаба, надо закладывать какое-то время на всякое ежедневное барахло, от которого никуда не деться. А сколько его закладывать? Становится ясно, что перфекционисту, который хочет в точности соблюдать график запланированных дел, необходимо сначала исследовать и обмерить свою обыденную деятельность.
Постепенно я пришёл к такой системе, которая выполняет сразу несколько функций:
1. Помогает планировать дела
2. Помогает учитывать потраченное время
3. Помогает анализировать и повышать эффективность работы.
Система «Пятнадцать минут»
Шаг 1. Всё в график
Относимся к любой своей деятельности или бездеятельности, как к пункту в графике запланированных работ. Подчёркиваю: к любой. Иначе вся система рушится.
Шаг 2. Пятнадцать минут
Разбиваем 24 часа на пятнадцатиминутки. Можно взять меньший отрезок времени, но тогда надо будет прикладывать больше усилий на учёт и планирование. Можно взять больший отрезок времени, но тогда уменьшится точность планирования, и придётся часто округлять и заниматься приписками.
Шаг 3. Сон и питание
Едим слона по частям. Начинаем с филейной части. Сколько надо времени на здоровый сон и полноценное питание? Заводим две графы в списке дел, проставляем напротив каждой время кратное пятнадцати минутам. Это те пункты, которые будут подвержены наименьшим изменениям, но надо учитывать, что они тоже не константы.
Вычитаем из 24 часов время выделенное для еды и сна. Оставшимся массивом времени можно оперировать, планируя остальные дела.
Шаг 4. Составляем список ежедневных дел
Закладываем на каждое дело необходимое количество времени, кратного пятнадцати минутам. Тут могут быть семейные и домашние дела, спортивная тренировка, утренний и вечерний туалет, работа с почтой, занятия по английскому, поливка фикуса, прополка грядок, вылавливание блох у любимого кота. Время, выделенное на эти дела, будет изредка подвергаться незначительным корректировкам.
Шаг 5. Забиваем в график все долгосрочные и среднесрочные проекты
На основании личного опыта выделяем на каждый проект определённое количество времени, и равномерно распределяем ежедневную загрузку. Этот раздел необходимо анализировать каждое утро (или каждый вечер, кому как удобно), и в зависимости от состояния проектов перекидывать время между ними. Если какой-то проект не укладывается в график, значит надо ужиматься в каком-то другом или залезать в неприкосновенный раздел ежедневных дел: например, обделить вниманием кота. В этом месте становится понятно, что от способности человека планировать дела и трезво оценивать свои силы зависит его семейное счастье.
Шаг 6. Краткосрочные заботы и внеплановые потребности
Надо съездить в страховую и по дороге помыть машину, надо отвезти ребёнка на прививку, надо встретиться и обсудить интересный проект с потенциальным партнёром, надо закупиться кошачьим кормом… Да мало ли всякой бодяги приходится делать человеку без прислуги и подчинённых. Причем бывает, что возникают такие дела совершенно внезапно. В графике должно быть заложено время, которое сможет покрыть большую часть краткосрочных внеплановых забот.
Бывают дела и на полдня, и на день. Бывает нужно просто расслабиться. Можно просто заложить один-два дня в неделю (и не обязательно на выходные), когда можно пожить без графика, или по сильно облегчённому графику.
Шаг 7. Фиксация
Запланировать дела — полдела. Надо контролировать их выполнение с точностью до… пятнадцати минут. Это значит — каждые пятнадцать минут фиксировать, на что они были потрачены. Тут же в режиме реального времени выстраивается мозаика: какие дела укладываются в график, а какие нет. Первый месяц-два (да и дальше) не стоит сильно расстраиваться из-за того, что график, который составлен в радостном порыве, не реально соблюсти. График должен утрястись, а человек — привыкнуть к новой жизни. Жизни, в которой известно, куда уходит время.
Как это выглядит?
У меня это табличка в мелкую клеточку, где одна клеточка равна… пятнадцати минутам. Планирование осуществляется путём перекраски клеточки. Всего на графике должно оказаться 96 закрашенных клеточек или меньше: когда дела занимают по несколько часов, как сон, например, то можно просто писать цифрами. Далее график распечатывается, и клеточки в течении дня постепенно заполняются галочками. В идеале галочки должны стоять только на окрашенных клеточках.
Шаг 8. Тайм-менеджмент
Всё, что зафиксировано в течении дня (недели, месяца, года), надо сохранять. Когда проект закончен, становится понятно, сколько на него было потрачено времени с точностью до… пятнадцати минут. Надо ли говорить о том, что эта система помогает организовать работу с максимальным КПД?

Хочу рассказать вам о своей системе организации времени. Уже и не вспомню, когда я стал пытаться заниматься управлением временем, но отправной точкой системного применения тайм-менеджмента в своей жизни я считаю тот момент, когда мною была прочитана большая часть статей
Изучив разные методики управления временем, я решил создать свою программу для хранения, структурирования и наглядного отображения своих задач, проектов, а также для хранения мыслей.
Но все по порядку. До создания своего электронного органайзера, я пользовался обычной – бумажной системой тайм-менеджмента. Сейчас из той прежней, старой системы почти ничего не использую.

Первое – LeaderTask особенный органайзер, помогающий управлять задачами, проектами, временем и деятельностью человека в целом. Вы сможете сами в этом убедиться. Все задачи имеют набор параметров (тэгов) с помощью которых можно быстро получать ответы на нужные вопросы. Например, следующие списки дел можно получать за одно нажатие кнопки мыши: «Мои задачи на сегодня», «ВАЖНОЕ», «СРОЧНОЕ», «Продажи за месяц», «Работы по проекту XYZ в сентябре», «Мониторинг делегированных задач», «В банке», «Купить», «Читать», «Темы для совещания», «Просроченные задачи», «Цели на год»…
Второе –LeaderTask очень гибок. Каждый человек может настроить LeaderTask под себя, реализовав тем самым свою привычную методологию управления своей деятельности. В LeaderTask также возможно успешно применять методологию GTD (Getting Thing s Done) Дэвида Аллена.
Третье – в LeaderTask задачи можно привязывать к любому контексту, который будет для вас удобен. Контекстом может быть что угодно – место (дом, офис, банк, магазин…) или к контакту (босс, подчиненный, жена/муж, ) или к категории или к проекту… Говоря языком тайм менеджмента, любая задача может быть отнесена к своему кайросу (контексту) – т.е. наиболее удобным обстоятельствам для ее выполнения. Например, если задачу необходимо делать в банке – то ее лучше записать в раздел «Банк», если задачу по проекту необходимо выполнять другому человеку – то ее следует записать в нужный проект нужному человеку, если задача важная ей необходимо присвоить соответствующий приоритет и т.д.
Ввод начальных данных.
Для начала работы необходимо ввести минимум начальных данных, без которых будет очень сложно понять принцип работы LeaderTa sk. Для удобства можно использовать готовые начальные данные, которые предлагаются в мастере «Быстрый старт» при первом старте программы.
Контакты. Добавьте свои группы контактов и нужные контакты. Обязательно — добавьте информацию о себе – самый первый контакт (поставьте свойство «Избранный»)
Категории. Определите категории своей деятельности. Для удобства планирования создайте в разделе «Категории» виды/типы вашей профессиональной деятельности, увлечения/хобби, а также места, в которых вы чаще всего бываете. Примеры категорий: «Звонки», «Встречи», «Читать», «Смотреть», «Купить», «Подумать», «Семья», «Отдых», «Здоровье», «В офисе», «В банке», «В магазине»…
У самых основных категорий проставьте свойство «Избранный»
Проекты. Определите проекты, которыми вы занимаетесь. Не путайте категории с проектами и задачами. Помните, что проект — это то, что можно сделать. Проект строго ограничен во времени и имеет цель создание некоторого уникального продукта. Проекты для удобства лучше разделить по смысловым группам. У основных проектов установите свойство «Избранный»
Календарь. Определите в календаре периоды времени, которые вам наиболее удобны для планирования времени. Например: Сегодня, Завтра, Текущая неделя, Месяц, Год, I квартал 2007, II квартал 2007… Также проставьте самым основным периодам свойство «Избранный»
Свойство «Избранный» служит для того, чтобы отображать элемент в выпадающем меню в панели фильтрации.

Два месяца назад я прочел отличный топик «Личный таим — менеджмент» . Описанные в нем идеи организации своего времени мне настолько понравились, что я решил не лениться и прочесть книгу Глеба Архангельского «Тайм-драйв».
Произведение Глеба воодушевило меня еще больше, и, наконец, я решил постепенно внедряться описанные в книге методы в свою жизнь.
Первая глава рассказала мне о том, как правильно организовать свой сон, отдых и прочее, то есть то, что не имеет отношения к работе, но непосредственно влияет на её эффективность. Сказано – сделано. Я стал отдыхать каждые полтора часа, ложиться в полночь, вставать в 7 утра. «Отлично, — подумал я, — пора двигаться дальше».
Наступил черед второй главы. Из нее я узнал о том, как есть слонов и лягушек и что такое календари-«пинарик». Как ответственный ученик я нарисовал для себя «пинарик» и выписал на отдельном листе своих лягушек и кусочки слонов, которые я должен есть каждый день, чтобы в итоге поглотить все животное. Слонов у меня оказалось три: восстановить спортивную форму, выучить нормально английский и изучить одну новую научную дисциплину.
И я начал действовать. Целую неделю я старался кушать все те кусочки, которые я для себя выписал. Каждый день проходил просто замечательно и, в конце дня, я отмечал в своем «пинарике», что этот день был прожит не зря.
Но через неделю что-то случилось. Я объелся слоновьим мясом, меня начало от него просто тошнить. Я больше не мог учить новые английские слова, не мог заставить себя бегать 5 км каждый день, не мог прочесть 50 страниц книги по научной дисциплине. В итоге в «пинарик» стал пестрить записями о зря потраченном времени. Ещё через несколько дней у меня нарушился режим сна и я скатился до более удручающего состояния, чем то, которое было до начала использования системы тайм-менеджмента.
В итоге я выбросил список своих слонов, отпустил своих лягушек, порвал свой «пинарик» и… мне стало лучше.
А теперь вопрос: Кто-нибудь из читателей испытывал нечто подобное или это я один такой безвольный человек?