Тайм менеджемент

Очень важно найти баланс между трудом и отдыхом. Эксперты утверждают, что 60% рабочего времени тратится на выполнение непосредственных обязанностей, 30% — на обновление и поиск информации и 10% — на отдых. В действительности не существует ни «патологических лентяев», ни «киборгов», которым по плечу работать целые сутки. Работоспособность напрямую зависит от возраста, темперамента, общего состояния организма и типа нервной системы. Не факт, что сверхактивный человек будет способен постоянно работать с одинаковой эффективностью — как правило, его характер работы цикличный: в ситуации аврала, он легко может работать по 12-14 часов, не испытывая сильного утомления, но затем ему нужно обязательно сбавить обороты. И наоборот, человек медлительный, обстоятельный, не показывающий хороших результатов, когда нужно что-то сделать быстро, оказывается хорошим «бегуном на длинную дистанцию».

Воспользуйтесь проверенным способом «сравнительных преимуществ». На одной половине листа напишите все плюсы, а на другой – минусы вашей работы. Учитывайте все: возможности профессионального роста очень важны, но и наличие корпоративной столовой имеет значение. Если вы в целом довольны своей работой, то плюсы значительно перетянут минусы; оптимистичная картина не только придаст вам сил, но и поможет увидеть новые возможности. Но может случиться и так, что вы придете к выводу о том, что исчерпали себя в данной деятельности. Кстати, осознание и принятие необходимости перемен – само по себе мощнейший антидепрессант.

Разбавить ежедневную рутину и поменять отношение к работе поможет простой рецепт. Задавайте себе вопрос: для чего я здесь работаю, какова моя конечная цель? Ответы могут быть разными, но чем более конкретную цель вы видите перед собой, тем легче будет ее добиться. Например, «работаю, чтобы сделать карьеру» лучше переформулировать так: «Работаю, чтобы через два года занять пост директора филиала». Наметив «глобальную» цель, разбейте ее на более мелкие тактические задачи: «Чтобы стать директором филиала через два года, необходимо: 1) закончить учебу на МВА, 2) повысить эффективность моего отдела – приобрести новые программные продукты, обучить сотрудников работе с ними, 3) подготовить предложения по развитию торговой сети в регионах и т.д., и т. п.». Если вы видите «свет в конце тоннеля», это поможет вам справиться с изматывающим ощущением «монотонных будней».

Основное отличие отпускного времени от рабочего – замедление жизненного ритма. Независимо от того, отдыхаем ли мы на даче или катаемся на горных лыжах в Альпах, нам не приходится вскакивать в семь утра и мчаться в офис, едва успев проглотить чашку кофе. Даже если мы имеем возможность самостоятельно планировать свой рабочий день или жить по гибкому графику, все равно в той или иной степени возникает конфликт между «хочу» и «надо». Найти баланс между потребностями собственного «я» и требованиями социума – задача сложная, но решаемая.

Традиционно пик открытия вакансий приходится на сентябрь-октябрь и январь-февраль: то есть сразу после завершения летних отпусков и после новогодних каникул. Дело не только в том, что после длительного отдыха тяжело сразу включаться в деловой ритм – настолько тяжело, что у некоторых это выливается в депрессию. Просто если человек в принципе подумывал о смене места работы, то в первые две-три недели после отпуска он чаще всего принимает окончательное решение.
Конечно, далеко не всем подходят столь радикальные меры. Пусть настрой совсем не деловой, и работоспособность упала ниже некуда, но у каждого найдется немало причин для поддержания статус кво: должность, зарплата, значимый проект, дружный коллектив, уютный офис… Значит, придется начать борьбу с негативными симптомами. Но нужно ли заставлять себя работать через силу? Сотрудники-перфекционисты, которые буквально «горят» на работе, полагают, что способность работать как часы, не взирая на астропрогнозы, погоду и плохое настроение, является доказательством подлинного профессионализма. С одной стороны, подобное отношение к труду повышает ценность специалиста в глазах работодателя. А с другой — отказ от полноценного отдыха и постоянная гонка, по мнению психологов, становятся основными причинами «стрессовых» заболеваний: инфаркта, язвы желудка, остеохондроза и т.п. Не менее серьезный побочный эффект постоянного «преодоления» – профессиональное выгорание. Как и где найти ресурс, который позволит приняться за работу с прежним энтузиазмом?

Для управления такой тонкой материей, как время, контроль особенно важен.
Метод «пяти пальцев» (по Л. Зайверту). Лотар Зайверт предлагает простой и очень удобный метод ежедневного итогового контроля в тайм-менеджменте, так называемый метод пяти пальцев. Метод является элементарной техникой, в которой за каждым пальцем руки закреплен один из контролируемых параметров качества достижения цели.
Достаточно лишь посмотреть на ладонь правой руки и по первым буквам названия пальцев вспомнить параметры, на основании которых осуществляется контроль.
М (мизинец) — мысли, знания, информация. Мыслительный процесс. Что нового я сегодня узнал? Какие знания приобрел? В чем возросла моя компетентность, усилился профессионализм? Какие новые и важные идеи сегодня меня озарили?
Б (безымянный) — близость к цели. Что я сегодня сделал и чего я достиг?
С (средний палец) — состояние духа. Каким было сегодня мое преобладающее настроение, расположение духа? Что было связано с положительными эмоциями и высокой мотивацией?
У (указательный) — услуга, помощь. Сотрудничество. Чем я сегодня помог другим? Познакомился ли я с новыми людьми? Улучшились ли мои взаимоотношения с коллегами (или наоборот)? С кем возник конфликт?
Б (большой палец) — бодрость, физическое состояние. Что я сделал сегодня для моего здоровья, поддерживания моих физических сил? Что позволило отдохнуть, восстановить силы? Что сделано сегодня мною для поддержания здоровья, физической формы?
«Пятипальцевый» метод итогового контроля удобен прежде всего своей компактностью — он дает возможность быстро и качественно проконтролировать наиболее значимые итоги дня. При всей кажущейся простоте данный метод может быть вполне серьезным аналитическим инструментом.

Технология делегирования (передачи, перепоручения отдельной задачи или деятельности другому лицу) позволяет освободить время для выполнения руководящих функций (задач А) и предоставляет возможность другим сотрудникам раскрыть свои способности. Успешное делегирование предполагает: готовность делегирования (желание); способность к принятию делегирования (возможности). Делегирование является достаточно тонким инструментом управления. Прежде чем говорить о технологиях, рассмотрим, что можно делегировать.
Грамотный процесс делегирования основан на психологических аспектах общения в профессиональной деятельности. Шесть вспомогательных вопросов по делегированию составляют основу технологии оперативного перепоручения профессиональных задач.
Что должно быть сделано? Сотруднику необходимо четко объяснить цель и результат порученного вида работы.
Кто должен это сделать? Докажите, почему именно этому специалисту вы перепоручаете свою деятельность, подчеркните его компетентность и ответственность.
Почему он должен это сделать? Обязательно прокомментируйте, что вы можете решить данную проблему сами, но заняты решением более важных задач.
Как он должен это сделать? Совместно разработайте наиболее эффективные методики решения делегируемой группы задач.
С помощью чего он должен это сделать? Порекомендуйте необходимые средства и способы решения проблемы.
Когда он должен это сделать? Четко определите сроки исполнения деятельности.

Одна из основных проблем психологии профессионального здоровья — это неумение отдыхать. С точки зрения тайм-менеджмента, организация вашего рабочего дня должна соответствовать принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Технология анализа деятельности и саморазгрузки в течение рабочего дня позволяет планировать свой отдых и, отдыхая, планировать время.
Приведем несколько примеров техник организации дня. Все они носят рекомендательный характер и могут служить лишь импульсом для составления вашего распорядка, поскольку лучшая система тайм-менеджмента — система, выбранная вами. Что найти ее, необходимо попробовать уже известные техники, а затем выбрать те, которые наиболее удобны именно для вас.
Правила начала дня. Начинайте день с позитивного настроя. Старайтесь порадоваться началу нового дня. Настрой, с которым вы приступаете к решению предстоящих задач, имеет немаловажное значение для последующих успехов или неудач. Каждое утро, как рекомендовал это делать великий Пифагор своим ученикам, говорите себе следующие стихи: «Прежде чем встать от сладостных снов, навеваемых ночью, Думой раскинь, какие дела тебе день приготовил». Составьте реалистичный план на весь день. Вначале — ключевые задачи, к решению которых необходимо приступать без «раскачки». Утро — для сложных и важных дел!
Правила середины дня. Отклоняйте дополнительно возникающие несрочные проблемы. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Своевременно делайте паузы и соблюдайте размеренный ритм профессиональной деятельности. Выполняйте важные задачи по возможности до полудня. Хорошо, если в течение рабочего дня получается выкроить хотя бы полчаса, в течение которого вы обдумываете и анализируете план текущего дня, вносите соответствующие коррективы.
Правила завершения рабочего дня. Все начатые небольшие дела старайтесь завершить в течение одного дня. Необходим контроль за результатами и самоконтроль. План на следующий день составляйте вечером! Или — как учил своих учеников уже упомянутый нами Пифагор: «Не допускай ленивого сна на усталые очи, Прежде чем на три вопроса о деле дневном не ответишь:
Что я сделал? Чего я не сделал? И что мне осталось?». Таким образом, мы завершаем день спокойным анализом и планированием на завтра в спокойном позитивном настроении. Не допускайте тревожных мыслей и несуществующих причин для беспокойства, как сказал известный сатирик М.М. Жванецкий: «Будем бороться с трудностями по мере их поступ­ления!»
Техника саморазгрузки. Одной из существенных предпосылок успешной работы является концентрация на действительно важном и существенном вместо распыления по мелочам. Вы сможете значительно улучшить свой стиль работы и разгрузить себя, если все свои рабочие задания будете сначала (кратко и принципиально) ставить под вопрос. Вопросы и меры по саморазгрузке, которые вы можете выбрать, приведены в таблице.

Планирование времени основывается на определенных принципах. Один из самых известных сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Он рассчитан на рациональное использование времени и гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 процентов конечных результатов достигается только за 20 процентов затраченного времени, тогда как остальные 20 процентов итога поглощают 80 процентов рабочего времени». Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие и интересные или требующие минимальных затрат времени дела. При планировании необходимо решать в первую очередь жизненно важные проблемы, а уже потом — многочисленные второстепенные.
Последовательное применение принципа Парето помогает использовать на практике техника анализа сложности задач АБВ. Она основана на разделении всего объема задач на три группы.
А. Важнейшие задачи — составляют примерно 15 процентов от общего количества всех задач и дел, которыми мы заняты. Собственная значимость этих задач (достижение цели) составляет примерно 65 процентов.
Б. На важные задачи приходится в среднем 20 процентов от общего числа дел, и значимость данной категории задач составляет соответственно также 20 процентов.
В. Менее важные и несущественные задачи составляют, наоборот, 65 процентов общего числа задач, но имеют незначительную долю (примерно 15 процентов в общей «стоимости»).
Технологию анализа задач по принципу АБВ можно осуществить следующим образом:
1. Составьте список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (день, месяц, квартал, год) задач.
2. Систематизируйте задачи по степени их важности, установите очередность дел в соответствии с их «стоимостью» для вашей деятельности.
3. Пронумеруйте свои задачи.
4. Оцените их в соответствии с категориями А, Б, В:
а) первые 15 процентов всех задач, относящихся к категории А, не подлежат перепоручению;
б) последующие 20 процентов — задачи категории Б;
в) остальные 65 процентов — задачи категории В.
5. Перепроверьте свой временной план на соответствие выделенного вами бюджета времени значению задач: 65 процентов запланированного времени — задачи А; 20 процентов запланированного времени — задачи Б; 15 процентов запланированного времени — задачи В.
6. Проведите соответствующие корректировки, ориентируя свой план на задачи А.
7. Оцените задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования.
Психотехнические упражнения. Приучить себя к рациональному планированию и организации собственной деятельности поможет выполнение несложных упражнений.
«Полный порядок». Возьмите себе за правило периодически систематизировать свои профессиональные материалы, книги, записи. Для начала наведите элементарный порядок у себя на столе. Определите каждому предмету конкретное место и в дальнейшем постарайтесь класть его именно туда.
«Навести порядок» в своих мыслях вы можете с помощью еженедельника, в котором следует записывать основные дела па предстоящий день и вечером проверять, все ли вы выполнили из того, что было задумано. Стремитесь осуществить все намеченное.
«Конец — делу венец». Нужно учиться делать одно, пусть маленькое дело, но до конца. Установите очередность и приступайте к выполнению. Помните: делу — время, потехе — час. До тех пор пока вы работу не закончите, никаких увеселений, гостей, вкусных блюд, приятных занятий. Если трудно, то можно выполнять это упражнение всего один раз в неделю. Но обязательно одно дело доводим до конца.
«Планирование»
На листе бумаги запишите все свои планы на предстоящий день. Теперь подумайте и зачеркните то, что вы вряд ли сможете выполнить. Еще раз просмотрите оставшиеся пункты. Если не возникло желания вычеркнуть, то оставьте без изменений.
А теперь основное — все оставшееся нужно выполнить! Приучайте себя осуществлять намеченное. Лучше меньше намечать, но все выполнять. Рекомендуем составить такой же план на предстоящую неделю, месяц, год. И так же поработать с ним.

Прежде всего необходимо выявить причины потери вашего времени. Просмотрите список самых существенных «поглотителей» времени, проанализируйте собственную работу и попытайтесь выбрать из них пять «своих» важнейших помех.
Нечеткая постановка цели.
Отсутствие приоритета в делах.
Попытка слишком много сделать за один раз.
Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
Нечеткое планирование трудово­го дня.
Личная неорганизованность, «бумажные завалы».
Чрезмерное чтение.
Скверная система документообо­рота.
Недостаток мотивации, нежелание активно работать.
Поиск несистематизированной нужной информации (адресов, телефонов, записей).
Недостатки кооперации или разделения труда.
Отрывающие от дела телефонные звонки.
Незапланированные посетители.
Неспособность сказать «нет».
Неполная, запоздалая инфор­мация.
Отсутствие самодисциплины.
Неумение довести дело до конца.
Отвлечение (шум).
Затяжные совещания.
Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
Отсутствие коммуникации или неточная обратная связь.
Разговоры на частные темы.
Излишняя коммуникабельность.
Чрезмерность деловых записей.
Синдром «откладывания».
Желание знать все факты.
Длительность ожидания (например, запланированной встречи).
Спешка, чрезмерная суетливость.
Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
Недостаточный контроль за порученными делами, их часто приходится переделывать.
Выделив свои пять «поглотителей времени» и ответив на следующие вопросы: «Насколько сильно эти помехи мешают достижению цели и замедляют вашу деятельность? Пытались ли вы бороться с ними? Каким образом, с каким результатом?», — вы уже сможете добиться значительного повышения продуктивности своей работы.

Признайтесь, что нередко употребляете фразу «Жаль, что в сутках только двадцать четыре часа». Действительно, многочисленные профессиональные стрессы очень часто связаны с неумением планировать свой рабочий день, грамотно и рационально подходить к распределению временных затрат. Поэтому за последние десятилетия интерес к техникам управления временем неуклонно растет.
Управление временем (Time Manage­ment) — междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности. Основные идеи: выполнение работы с меньшими затратами в лучших условиях с более качественными результатами. При этом без спешки и стрессовых ситуаций, с большей удовлетворенностью от работы. Как результат — повышение мотивации труда, рост квалификации, меньшая загруженность работой, отсутствие ошибок при выполнении профессиональных функций, цели достигаются кратчайшим путем. Но основной целью изучения тайм-менеджмента все-таки является максимальное использование собственных возможностей и сознательное управление течением времени. Древние мореплаватели говорили: «Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю!» Можно вспомнить и еще одну не менее древнюю и очень известную пословицу: «Время — деньги!» Время — это действительно стратегический ресурс человека. Удобной иллюстрацией времени как стратегического ресурса может служить следующая формула: ВРЕМЯ РАБОТЫ = ЦЕЛЬ х (СПОСОБЫ РАБОТЫ + ЭНЕРГИЯ) – помехи, где ВРЕМЯ РАБОТЫ зависит от ее цели, которая должна быть «осознанной и понятной исполнителю; способа работы (структура и состав конкретной деятельности, включая ее внутренние и внешние компоненты); энергии, затраченной на деятельность (здесь под «энергией» понимаются любые затраты усилий и средств, позволяющие эффективно реализовать используемые способы работы), при отсутствии помех (любых внутренних или внешних препятствий, которые затрудняют или делают невозможными выполнение работы и достижение цели).