Тайм менеджемент

Записи с меткой «тайм менеджмент»

Люди часто составляют различные списки, когда не слишком доверяют собственной памяти — например, списки покупок или списки необходимых дел. Но в качестве вспомогательного средства в процессе мышления списки используются крайне редко, хотя этот инструмент очень эффективен. С его помощью вы можете организовать свои мысли таким образом, чтобы максимально усилить свои возможности мышления. Составление списка по простым правилам для улучшения скорости и гибкости мышления является неотъемлемым элементом такого метода, как «мозговой штурм».
Упражнение 1. Чтобы лучше понять суть и важность составления списков при решении задач, предлагаем вам выполнить следующее упражнение. Представьте себя консультантом завода по производству обычного красного кирпича, который в данный момент испытывает финансовые затруднения. Менеджера завода интересуют новые сферы применения выпускаемого продукта. Подумайте над вопросом три-четыре минуты и запишите новые варианты использования кирпича. Возьмите чистый лист бумаги и запишите на нем за четыре минуты все идеи, по данной проблеме, которые приходят вам в голову. Не забывайте о подвижности и гибкости мышления, избегайте трезвых оценок и стандартных подходов. Составьте максимально длинный список. Следует заметить, что когда люди выполняют задание письменно — составляют список, особенно при работе в группе, они работают очень интенсивно, тем более, если время ограничено. Возможно, это обусловлено привычками, привитыми нашей системой образования и духом соревновательности, царящим в нашем обществе. Но независимо от причин этого явления, составление списков на бумаге концентрирует нашу концептуальную энергию. В результате мы получаем зафиксированные данные. Если записывать идеи после «нескольких минут раздумий», то новых идей окажется значительно меньше, чем когда непосредственно записывать их на бумаге. Было ли ваше мышление гибким и подвижным? Чтобы приблизительно оценить его подвижность, скажем, что наши студенты в среднем находили от 10 до 20 новых вариантов использования кирпичей за отведенное для выполнения упражнения время: одни — от 5 до 10, другие — от 10 до 20, а третьи — от 20 до 30 альтернатив. Очень немногим из них удавалось генерировать более 30 или менее 5 вариантов. Кривая воображаемого графика полученных результатов будет похожей на изображение колокола. Однако подвижность мышления является далеко не главным фактором в концептуализации. Если в списке перечислены такие идеи, как «построить стену, построить камин, выложить внутренний дворик, построить обувной магазин, построить магазин бытовой техники, построить магазин одежды, построить бакалейный магазин» и т.п., то ваше мышление можно назвать подвижным, но лишь в отношении одного из возможных вариантов использования обычного кирпича. Скорее всего, подобные варианты хорошо известны производителю этого товара. В процессе концептуализации очень важную роль играет гибкость мышления. Мышление человека можно считать по-настоящему гибким в данной ситуации, если в списке его предложений перечислены самые разнообразные идеи. Например, использование кирпича при постройке резервуаров для хранения воды, обогреве постельного белья холодными ночами, измерении уровня грязи в лужах, в качестве материала для скульптур, детских игр или для использования в новом виде спорта — к примеру, в соревнованиях по укладке кирпича. Подобные идеи позволяют выйти за пределы стандартных рамок восприятия и использования обычного кирпича. Если ваш процесс мышления достаточно гибок, то в вашем списке непременно найдутся забавные и даже смешные идеи. Но если он свидетельствует о недостаточной гибкости вашего мышления, то это значит, что вы страдаете от блока, связанного с навешиванием ярлыков. Именно он не позволяет вам выйти за стандартные рамки. В нашем обществе кирпич воспринимается исключительно как строительный материал, что является стереотипом.
Преодоление установок
Использование многих творческих методов направлено на преодоление наших психологических установок. Другими словами, задача состоит в том, чтобы научить нас не сосредотачиваться на первом пришедшем в голову решении, а рассматривать большее количество альтернатив. Можно составить список определений стандартного предмета, который поможет более полно оценить его, а следовательно, активизировать процесс концептуализации. Попробуем составить список характеристик обыкновенного кирпича. Вот некоторые из них: вес, прочность, цвет, шероховатость, правильность формы (прямые углы, ровные поверхности), способность проводить и аккумулировать тепло, плохая токопроводящая способность, пористая структура, твердость. Придумайте дополнительные характеристики и запишите их. Не исключайте экономический аспект. Поразмыслите над эстетическим аспектом. Если теперь вы возьмете один из пунктов приведенного выше списка, например вес, то поймете, что вам стало значительно легче представлять себе нестандартные варианты использования простого кирпича — например, в качестве якоря, балласта, ограничителя открывания двери, противовеса, прижима для использованных тряпок или газет, метательного снаряда на войне, во время акций протестов, против вредных соседей и т.п. В процессе концептуализации гораздо полезнее думать о характеристиках объекта, нежели о применяемых к нему стереотипах.
Список мелких проблем
Позвольте привести еще один пример использования в процессе мышления данного метода. Попробуйте составить «список мелких проблем». Большинство людей с хорошо развитым воображением неоднократно мечтали о том, чтобы изобрести что-либо очень полезное для общества и не работать остаток жизни, а только получать доходы от своего гениального изобретения. И только единицы добились этого на практике. Такой низкий процент реализации подобных идей объясняется двумя основными факторами. Во-первых, достаточно сложно придумать конкретное изобретение, в котором очень нуждается человечество. Во-вторых, для получения финансовой выгоды от такого рода изобретений могут понадобиться годы разработок. К тому же альтернативных решений второй проблемы практически не существует. Чтобы придумать потенциально прибыльное изобретение, нужно сосредоточиться на нуждах и потребностях окружающих. Одним из вариантов может быть проведение опроса. Можно зайти в ближайшую больницу и расспросить ее персонал о том, в чем они нуждаются больше всего. Другой вариант — представить себя на месте конкретного потребителя. Например, представьте себя водителем грузовика и подумайте, что бы вам в этой ситуации могло понадобиться. Третий вариант, пожалуй, самый простой: вспомните о том, что вы также являетесь потребителем определенных продуктов и услуг и что ваши потребности и пожелания, вероятнее всего, разделяет множество других потребителей аналогичных товаров и услуг. Полученное в результате изобретение будет удовлетворять потребности не только ваши, но и многих людей во всем мире. Основной проблемой, с которой приходится сталкиваться каждому в подобной ситуации, является склонность к обобщению. Скорее всего, ваши собственные желания слишком размыты и неконкретны. В таком случае можно попробовать составить список максимально приземленных потребностей, который мы называем «списком мелких проблем». Это гибкий и одновременно очень конкретный список разнообразных мелочей, которые не дают вам покоя в повседневной жизни.
Упражнение 2. Составьте письменно список мелких проблем. Не забывайте о чувстве юмора. Если за десять минут вам нечего будет добавить к нему, то вы, скорее всего, страдаете от ряда эмоциональных и перцептивных блоков или же просто мало задумываетесь о своей жизни. Если задание выполнено вами правильно, то созданный список мелочей будет стимулировать ваш разум к генерированию множества идей для разнообразных изобретений. Значит, вам удалось отразить в списке наиболее актуальные и конкретные проблемы, сохранив при этом подвижность и гибкость мышления. Среди перечисленных мелких проблем должны быть как широко распространенные, так и конкретные, очень нестандартные. Для большинства людей это будет первый случай в их жизни, когда они задумались о конкретных небольших деталях и мелких проблемах, которые мешают им жить и постоянно беспокоят их. В ходе размышлений вы можете использовать и так называемый «контрольный список». С его помощью можно проанализировать свой мыслительный процесс и убедиться в том, что вас не сдерживают какие-либо блоки. Джон Арнольд, один из пионеров преподавания дизайна, использует контрольный список, который приведен ниже.
Контрольный список для новых идей
Поиск нового применения. Как можно использовать идею в оригинальной форме? Как можно использовать модифицированную идею?
Адаптация. Какие подобные идеи существуют? Какие идеи являются результатом этой? Можно ли провести параллели с прошлыми идеями? Что можно позаимствовать от других? Что можно наследовать?
Модификация. Как выглядит та же идея под новым углом зрения? Что можно изменить: значение, цвет, движение, звук, запах, форму, очертания? Какие еще изменения возможны?
Увеличение. Что можно добавить? Больше времени? Увеличить частоту? Прочность? Высоту? Длину? Толщину? Можно ли увеличить ценность? Добавить новые ингредиенты? Продублировать? Умножить? Преувеличить?Уменьшение. Что можно отнять? Уменьшить? Сгустить? Миниатюризировать? Сделать ниже? Короче? Легче? Что-либо исключить? Упростить? Разделить?
Замена. Чем можно заменить? Кем можно заменить? Изменить ингредиенты? Использовать другие материалы? Использовать другой процесс обработки? Другой источник энергии? Другое место? Другой подход? Другой тон голоса?
Перекомпоновка. Поменять местами компоненты? Использовать другую схему? Использовать другой макет? Другую последовательность? Поменять местами причину и следствие? Изменить темп? Изменить расписание?
Обратное превращение. Поменять местами положительное и отрицательное? Подумать о противоположном? Повернуть процесс вспять? Перевернуть все «с ног на голову»? Поменять роли? Переобуть ботинки? Переставить столы? Повернуться другой стороной?
Комбинирование. Подумать о смеси, сплаве, ассортименте, группе? Можно ли совместить отдельные элементы? Можно ли совместить цели? Совместить лозунги? Совместить различные идеи?
Профессор Арнольд сравнивает подобный список с колодой карт, которую можно тщательно перемешать для того, чтобы посмотреть, смогут ли комбинации элементов расширить и дополнить процесс мышления. Метод использования различных списков могут применять все, кто заинтересован в выработке максимального количества альтернатив в процессе концептуализации. Он подходит для разных типов мыслителей. К тому же, гарантирует сохранение выработанных идей, поскольку они фиксируются на бумаге. Как уже отмечалось ранее, одни идеи могут порождать другие идеи. Записанные на бумаге оригинальные идеи могут просуществовать в таком состоянии некоторое время, пока они не натолкнут вас создателя на новые размышления.

1. Есть ли у вас в каждый момент ближайшая цель, к которой вы стремитесь? Составляйте на каждый день список дел, требующих непременного завершения, а кроме того, список заданий, которые желательно выполнить. Подготовьте перечни дел на будущие неделю, месяц. Это поможет лучше распределять время.
2. Учитываете ли вы приоритеты дел? В списке заданий на день упорядочьте их по важности. Делать это желательно накануне.
3. Находится ли у вас хотя бы час времени для творческой работы? Используйте для этого «время без телефона» (см. вопрос 16) и утренние часы.
4. Чувствуете ли вы, который час? Попробуйте провести эксперимент: попытайтесь один рабочий и один выходной день в неделю обойтись без часов. Вы удивитесь, насколько неверно угадываете время. Постарайтесь затем ежедневно определять, который сейчас час. Каждый день расходуйте одно и то же время на рутинную работу. Увидите сами, как день ото дня станут улучшаться ваши оценки времени.
5. Даете ли вы своим коллегам возможность проявить себя? Больше доверяя им, вы повысите их удовлетворенность трудом и высвободите свое время.
6. Делегируете ли вы рутинную работу? Подробно проанализируйте свои ежедневные занятия. Какие из них мог бы выполнять менее квалифицированный работник?
7. Удается ли вам делегировать мелкие разовые задания? Существует много дел, которые совсем не обязательно выполнять самостоятельно. Уточните, не подменяете ли вы канцелярию, скажем, отправляя письма.
8. Делегируете ли вы не только задания и права, но и связанную с ними ответственность? Только передав ответственность, вы можете быть спокойны за то, что работа будет выполнена.
9. Допускаете ли вы «обратное делегирование»? Если вы уже передали задания, права и ответственность, старайтесь не вступать в детальные обсуждения с сотрудниками, стремящимися в ходе делегированной деятельности воспользоваться вашей помощью.
10. Есть ли у вас прямые источники информации? Данные, проходящие много этапов, как правило, неполны, неточны или устарели. Проконтролируйте, по каким каналам поступает к вам информация. Если большое количество этапов неизбежно, то лучше запрашивать письменный отчет у первого лица (из первоисточника).
11. Умеете ли вы говорить «нет»? Нужно быть готовым дать любому из подчиненных задание, передать ответственность, но слишком много передавать тоже нельзя, иначе уйма времени уйдет на объяснения и согласование действий. Заблаговременно сказанное «нет» той и другой крайности в работе сэкономит время.
12. Выдерживаете ли вы сроки выполнения намеченных дел? Если в этом вы дисциплинированны, подобное умение улучшает ваш собственный распорядок дня. Точность — еще одно средство экономии времени.
13. Готовы ли вы к необычным ситуациям? Разработайте заранее «план боя» для критических случаев, которые можно предвидеть. Потерянное из-за неверных решений время обычно не удается наверстать. От хорошего руководителя ждут, что он способен управлять и в чрезвычайных обстоятельствах.
14. Делаете ли вы заметки для внутреннего пользования кратко и лишь в неизбежных случаях? Проверьте все свои подборки, дела, списки, записи, предназначенные для внутреннего пользования. Нужны ли они вообще? Нельзя ли передать хотя бы часть их компетентным подчиненным? А те, которые должны вести вы сами, нельзя ли формулировать короче, точнее?
15. Реагируете ли вы на все спокойно и рассудительно? Внезапные импульсивные реакции, как правило, отбирают много времени. Их нельзя отождествлять с быстротой реакции. Меры, принятые под влиянием импульса, обычно приходится отменять. Должный самоконтроль необходим и для экономии времени.
16. Позволяете ли вы телефонным звонкам прерывать дела и тем самым нарушать ваш деловой ритм? Установите, в какой час рабочего дня вам меньше всего звонят. Назовите этот час «временем без телефона». Зафиксируйте вопросы, по которым секретарь может отвечать самостоятельно.
17. Кто составляет вам распорядок дня? Проверьте, в какой мере это монополия вашего секретаря. Хорошо, чтобы он(а) занимался этим не один(а).
18. Заходят ли коллеги в ваш кабинет в любое время? Постоянно открытые двери стимулируют сотрудников к встречам и без особой надобности. Установите время посещений, и увидите, насколько быстрее станут решаться поставленные задачи.
19. Принимаете ли вы ежедневно тех, кого не вызывали? Здесь нужны четкие распоряжения. Принимать посетителей без вызова необходимо лишь по важным вопросам и в порядке исключения. Но все исключения должны лишь подтверждать единожды установленное правило.
20. Много ли времени занимают у вас совещания? Действительно ли они эффективны? Не забывайте, что чрезмерное увлечение совещаниями ведет к значительным потерям времени.
21. Удается ли вам четко отдавать распоряжения? Выражайте свои мысли максимально кратко, сообщайте только точные сведения и указания.
22. Работаете ли вы сразу по многим направлениям, начинаете ли несколько дел сразу? Помните о важном принципе: прежде чем приступать к новому делу, следует завершить предыдущее.
23. Напоминает ли ваш рабочий стол «поле боя»? Наведите порядок, важные и постоянно нужные таблицы и сводки должны всегда быть под рукой. Просмотрите, что можно убрать со стола. Быстрее найти требующийся документ помогут цветные полоски, скрепки и т. д.
24. Часто ли вы откладываете важные дела? Если вы привыкнете регулярно вести список приоритетов (см. вопрос 2), отсрочки у вас станут реже. Особо выделите работы, которые нужно выполнить немедленно.
25. Не говорите ли вы излишне медленно? Спросите об этом людей, с кем вас связывают близкие личные отношения. Медленная и монотонная речь усыпляет, снижает внимание. Вам требуется больше времени, чтобы ввести собеседника в курс дела. Доказано, что в некоторых случаях энергичная речь предпочтительна. Однако следите и за тем, чтобы она не превратилась в скороговорку.
26. Педантичны ли вы? Скрупулезность вызывает раздражение. Достижение идеального состояния дел требует столько усилий и затрат времени, что они вряд ли окупятся. Нужна разумная мера, середина. Переборщить здесь — все равно что не доделать работу до конца или выполнить ее плохо.
27. Насколько вы нетерпеливы? Спешка и нервозность тоже увеличивают потери времени. Если вы постоянно ощущаете нетерпение, поставьте перед собой цель научиться расслабляться. Аутотренинг, а иногда и просто желание перестать торопиться приносят хорошие результаты.
28. Много ли вы читаете? Усвоив методику быстрого чтения, вы повысите свои возможности в получении информации в несколько раз. Но параллельно постарайтесь отсекать менее важные для вас источники информации и сосредоточиться на главном.
29. Чувствуете ли вы себя специалистом по всем вопросам? Не стремитесь быть им. Советуйтесь с профессионалами, а свои усилия сосредоточьте на управленческих задачах: вашим сотрудникам это будет приятно, да и у вас высвободится больше времени.
30. Как вы относитесь к работе? Лишь позитивное отношение к своему делу помогает успевать всюду. Кто работает увлеченно, тот работает быстрее. Это одно из наиболее эффективных средств решения проблемы нехватки времени.

Есть несколько вариантов, как поступить с таким подчиненным. Можно просто уволить, можно долго и упорно делать замечания, в итоге уйдет сам. Или установить систему штрафов за опоздания. Однако все это меры из репертуара руководителя с авторитарным стилем управления.
Если же вам дороги сотрудники, им можно помочь. Надо обратиться к базовому тайм-менеджменту. Вот четыре основных блока для дальнейшего развития:
умение работать с целями;
правильное определение приоритетов;
знание инструментов планирования;
наработка привычек.
1. Как вы и ваши сотрудники ставите цели
Изучить технический английский язык к 09.09.2009, достигнув уровня свободного перевода специализированной литературы, — это цель. Изучить английский язык — это не цель. В чем разница? У любой цели есть параметры: конкретность, измеримость, реальность и дата.
В первом случае цель поставлена конкретно: изучить технический английский. Мой результат в итоге можно измерить: смогу свободно переводить специализированную литературу. Цель для меня реальна, так как я владею разговорным языком и часто работаю с техническими терминами. Установлена дата реализации.
Проверьте цели свои и своих сотрудников. Все ли они соответствуют этим четырем параметрам?
2. Подробнее о приоритетах: как их правильно выделять среди множества целей
Пример конфликтующих целей: пойти в отпуск и восстановиться — или остаться и развивать новое перспективное направление. Цели компании на год требуют остаться, однако сил нет, ведь отпуска не было два года. Что делать? Как быть? Продолжать и дальше не высыпаться, терпеть постоянную усталость, не успевать с делами в срок, глушить в себе раздражение и нервозность?
Что мы чаще всего говорим себе в такой ситуации? Еще чуть-чуть, сейчас доделаю, а потом отдохну. А теперь вспомните, сколько раз после таких обещаний вы действительно отдыхали, а не продолжали в том же ритме, давая себе новые клятвы?.
Сравните, сколько времени займут дела при тех силах, которыми вы обладаете сейчас, и тех, которые появятся после отпуска. Результат очевиден! Отдохнув две недели, вы сможете делать работу на 30% быстрее. А теперь задумайтесь: были бы вообще достигнуты цели года, если бы отпуска не было? Да, такая вероятность, конечно, есть. Только очень маленькая.
3. Как правильно выбрать инструмент планирования
Инструменты планирования различны для разных периодов времени, поэтому сначала определите, на какой срок строится план. Самый маленький и чаще всего необходимый период — это день. Как его запланировать, чтобы все успеть? Используйте три основных критерия:
планируйте 60% дня, а 40% оставляйте на непредвиденные и срочные дела; записывайте задачи, формулируя «на результат»: сделать, прочитать, сдать и т. д.; на все дела устанавливайте примерный норматив выполнения — 20 минут, 1 час, 4 часа. Короткие задачи планировать не нужно.
Попробуйте, и уже через неделю результаты не заставят себя ждать. Постепенно начнут нарабатываться навыки, а потом и привычки.
4. Привычки — конечный этап становления эффективного тайм-менеджмента
Как понять, есть они или нет? Все просто: человек успевает выполнять задачи, и его эффективность повышается с каждым днем. Достигнуть такого уровня можно постоянной работой над собой или четким контролем со стороны руководителя. Успех в том, что изо дня в день операции по наработке навыков повторяются и тем самым укладываются в подсознании. Важна стабильность повтора действий.
Работайте со временем легко и умело. Правильно ставьте цели, умело выделяйте приоритеты, применяйте подходящие инструменты планирования и тем самым нарабатывайте привычки. Желаю успешных будней!

Неотъемлемой частью жизни делового человека стал ежедневник, или как его еще называют органайзер или планировщик. Использование ежедневника это не просто дань моде, либо соответствие, каким то стандартам. Нет. Органайзер это такой же необходимый инструмент в работе современного делового человека как компьютер, или мобильный телефон. В органайзере можно распланировать цели на день, неделю, месяц. Запланировать встречи. Записать внезапно пришедшую в голову идею. В общем, функций у ежедневника много. Да и разнообразие ежедневников большое – разные производители, размеры, функции, качество. Так какой же ежедневник выбрать?
Вспомним что ежедневник это один из самых важных инструментов тайм менеджмента – искусства управления своим временем. И даже не просто инструмент, а часть тайм менеджмента, причем часть немалая. Одна из хитростей тайм менеджмента в этом вопросе – это то, что ежедневник рекомендуется иметь дорогой и качественный. Это даст дополнительную мотивацию для его использования. И не только и не столько мотивацию, сколько положительные эмоции и удовольствие даже просто оттого, что взял в руки дорогой и качественный ежедневник. А значит, и использование этого инструмента будет более эффективным, и результативность тайм менеджмента выше.
Не секрет что тайм менеджмент люди начинают использовать для того, что бы сделать свою жизнь богаче, интереснее, насыщеннее, эффективнее. И тогда покупка дорогого ежедневника становится символическим актом начала более богатой и интересной жизни. Качественный ежедневник это обязательство перед собой, изменить свою жизнь в лучшую сторону.И подходя к выбору качественного ежедневника, в памяти сразу же всплывает название Moleskine. А посмотрев на этот ежедневник вживую, искать что то другое уже и не хочется.
Moleskine обладает 200 летней историей производства ежедневников, блокнотов и записных книжек. В свое время предпочтение блокнотам Moleskine отдавали Винсент Ван Гог, Эрнест Хэмингуей, Пабло Пикассо.
Moleskine – не просто высококачественная бумага, натуральная кожа обложки, удобные разлинованные страницы на каждый день, удобный внутренний кармашек, удобная функциональная закладка и удобные скругленные уголки. Нет не только. Moleskine – это история, это приобщение к общности интеллектуалов и людей искусства. Moleskine – это символ изысканного стиля и утонченного вкуса. Это частичка легенды и приобщение к культурной истории Европы. Moleskine – это вековой уникальный опыт многих поколений. Moleskine – это фетиш и бренд. Это принадлежность к определенному кругу людей. Взяв однажды в руки этот ежедневник, просто таки чувствуешь легендарность, стиль и положительную энергетику этого удобного и красивого предмета!
Известно, что во Франции Moleskine прекратили выпуск своих блокнотов в 1986 году, когда была закрыта семейная мануфактура. А в 1998 году итальянская компания Modo&Modo выкупила эксклюзивные права на торговую марку Moleskine. И известный всему миру и любимый многими бренд вернулся. И даже зная эту историю, значимость и ценность торговой марки Moleskine нисколько не снижается. Это только добавляет несколько строк в славную историю бренда.

1.Прежде всего, это анализ, позволяющий определить, куда расходуется наше время. Для его проведения можно использовать тестирования, наблюдения, мониторинг и изучение собранного материала.
2.Составление плана, которому предшествует четкая постановка задачи.
3.Реализация плана. Данный этап преследует решение двух типов целей — личных и общих. Личные цели — это те задачи и обязанности, которые предстоит выполнить самостоятельно и для решения которых не требуется помощь со стороны. Например, написать заявление или составить отчет о проделанной лично вами работе.
К общим относят цели, достижение которых требует постороннего вмешательства. К примеру, подготовка корпоративного вечера, ведь кроме вас в ней будут задействованы и другие. Но, главное, осознавать, что и те, и другие цели тесно связаны между собой и важно правильно сочетать их реализацию.
4.Контроль, аудит, оперативное реагирование и своевременное внесение поправок и дополнений. Заметьте, основная задача не только получить хороший результат, но и затратить при этом минимум времени. А потому ранее намеченные планы должны время от времени пересматриваться и корректироваться, дабы приносить максимальную отдачу.

Лотар Зайверт – один из лучших европейских экспертов по тайм-менеджменту и руководитель немецкого института «Time Management and Life Leadership» считает, что персональный менеджмент или, как его еще называют — самоменеджмент — это ежедневное применение проверенных методов и приемов, повышающих эффективность, на личной практике.
Его главная задача состоит в том, чтобы научиться максимально использовать свой потенциал и осознанно направлять жизнь в нужное русло.

Персональный менеджмент выполняет ряд функций. Вместе эти 5 основных функций составляют «круг правил», который включает: постановку цели, планирование, принятие решений, реализацию планов и контроль. В центре этого круга есть еще одна функция — информация и коммуникации. Но не стоит их разграничивать — ведь все они довольно тесно связаны между собой и часто пересекаются в процессе реализации.
Для достижения целей самоменеджмент использует много различных приемов. Большинство из них нам с вами хорошо знакомы. Давайте рассмотрим самые популярные из них, попытаемся понять, какие функции персонального менеджмента они помогают реализовать, и какие преимущества мы получаем от их использования.
Постановка целей. Достичь выполнения данной функции можно благодаря применению таких методов самоменеджмента, как: грамотная формулировка цели, SWOT-анализ, выбор стратегической линии поведения. Использование этих приемов позволяет видеть слабые места и недостатки и сосредоточиваться на их устранении.
Планирование. Эффективному выполнению данной функции сопутствует применение следующих приемов самоменеджмента — ежедневного, месячного и годового планирования, составления оперативных и стратегических планов, использование принципов временного менеджмента и системы управления временем Бенджамина Франклина, ведения «Дневников времени» и составления «плана дня» с помощью метода «Альпы». Все это помогает не только правильно перераспределить рабочее время, но и экономить от нескольких минут до нескольких часов ежедневно.
Принятие решений. Воплощение этой функции требует применения таких методов, как: делегирование полномочий, расстановка приоритетов, правило 80/20 (закон Парето), метод Эйзенхауэра и АБВ-анализ. Все они нацелены на первоочередное решение наиболее важных задач и позволяют избегать дедлайнов.
Реализация и организация. Для выполнения этой функции принято исследовать свои биоритмы и составлять график продуктивности с целью выявления наиболее эффективного времени для работы, а потом, в соответствии с ними, составлять планы на день. Это позволяет добиться лучших результатов за счет правильного перераспределения времени.
Контроль. Данная функция требует, как контроля за процессом выполнения, так и контроля конечных результатов. Она позволяет сравнивать намеченное с тем, что выходит в итоге. Со временем это приводит к более четкому выполнению поставленных задач.
Информация и коммуникации. На этапе реализации этой функции применяются такие методы, как: использование памяток, грамотное ведение переговоров, рациональное использование средств коммуникаций и оптимально-быстрый поиск требуемой информации.
Прежде чем выбрать методы и приемы, наиболее подходящие вам, следует провести тщательный анализ рабочего дня и определить, на что именно расходуется ваше время.

Не забывать делегировать свои полномочия и передавать часть работы на выполнение сотрудникам и коллегам.
Самые трудные и важные дела планировать на первую половину дня и приступать к более легким и приятным только после их успешного завершения.
Накидывать 20-30% времени на случай возникновения форс-мажорных обстоятельств или появления срочных дел.
Использование стратегии управления временем и освоение навыков персонального менеджмента поможет правильно организовать свой рабочий день и тем самым заметно улучшить результаты вашего труда.

Говорят, как первый час проведёшь, так и день пройдёт. Я заметил, что в моей жизни это похоже на правду. Если я был ленив или рассеян в течении первого часа после пробуждения, мой день проходил в ленивом и несосредоточенном стиле. Он мог начаться с неспешного времяпровождения в объятьях жены, столкновения с дочерью, лёгкого растяжения мышц, одевания, бритья, медленного завтрака (20 минут на приготовление и 20 на еду), разгрузки посудомоечной машины, обсуждения планов на день со своей женой (мы вместе работаем дома) и т.д. Я мог начать рабочий день так: проверить е-мейл, написать запись в свой блог и по пути сделать ещё нескольких других незначительных задач. К этому времени я был на ногах уже несколько часов, и эти ранние часы предрасположили меня к невдохновлённому дню. По шкале от одного до десяти мой общий уровень энергии редко поднимался до отметки 7 в такой день.
Но если я старался провести первый час наиболее продуктивно, то остальная часть дня имела тенденцию продолжать начатое. Этот день начинался так:
я просыпался в 5pm – сам – без будильника. Не валялся в постели и не думал о том, как бы ещё поспать. Я быстро одевался но пропускал бритье. Делал чашку травяного чая (без кофеина) и отправлялся прямо к своему рабочему месту в домашнем офисе. Никакой проверки е-мейла. В 5:10 я начал работу над своим проектом №1. После 60-90 минут я брал перерыв на бритье, приветствовал семью, делал быстрый 5 минутный завтрак и съедал его в своём офисе, продолжая работу. Этот продуктивный первый час толкал меня вперёд, и в 11 я уже завершал эквивалент полного рабочего дня над вчерашней моделью. Обычно мой уровень энергии находился как минимум на отметке 8 или 9 в течении оставшегося дня.
Что удивило меня, так это второй вариант – хоть он и выглядит тяжелее, но фактически легче, как только я начал его использовать. Выполнение наиболее важной работы рано утром заряжает энергией, и когда ты проведёшь несколько недель высокопродуктивных дней, это добавит намного больше энергии.
Я чувствовал себя замечательно, когда видел, что часы показывают 8:30, а я уже провел 3 полных часа, сфокусировавшись на своём проекте. Это создаёт сильный импульс, который поддерживает меня в течении дня. Много дней я не трогал свой е-мейл до наступления 5pm. Вообще я думаю, что если бы люди избавились от привычки проверять е-мейл до 5pm (обычный рабочий день), тогда они очень сильно повысили бы продуктивность. Попробуй сделать проверку е-мейла последним действием рабочего дня и посмотри, как быстро ты сможешь избавиться от неё.
Конечно же у меня было преимущество работы дома, поэтому я мог быть за своим столом через минуту после пробуждения. Но у меня были похожие случаи в те времена, когда я работал в офисе вне дома. Обычно лучшим решением было встать и пойти прямо на работу с минимальной задержкой. Поедание завтрака в офисе вместо неспешного употребления дома обычно приводило к более продуктивному дню.
Преимущество раннего начала – более ранний конец. Иногда я справлялся со своими задачами на текущий день прежде чем я забирал свою дочь из детского сада в 3:30pm, поэтому я не испытывал вины, отдыхая оставшуюся часть дня.
Мотивация может предшествовать действию, но она также может следовать за действием. Действия, которые ты выполняешь в первый час стимулируют соответствующий уровень мотивации, которую ты можешь с выгодой использовать. Если ты хочешь провести высокопродуктивный день в быстром ритме, сделай первый час таким – встань и иди работать над своим проектом. Если ты хочешь спокойного дня – сделай первый час тихим – помедитируй, почитай, пойди погуляй, прими расслабляющую ванну. Если ты хочешь ленивого дня – будь ленивым этот первый час – спи дольше обычного, смотри ТВ, медленно завтракай. Если ты хочешь день, проведённый за банальностями – потрать первый час на них – проверь е-мейл, посети форумы, почитай новости, поболтай с другими.
Хорошие новости в том, что если ты хочешь определённый вид дня, просто сконцентрируйся на своих лучших успехах первого часа. Не беспокойся о том, что будет дальше. Если ты сконцентрируешься на первом часе, остаток дня будет таким же. Используй рычаги силы руководящего принципа чтобы управлять целым кораблём.
Также я обнаружил, что это может работать не только утром, хотя обычно это тяжелее. Если ты начал отвратительный день, передохни, а затем сконцентрируйся на своих лучших успехах, создавая час, который ты бы хотел видеть. Это твой руководящий принцип.

Что же крадет наше драгоценное время? Кроме внешних пожирателей времени (которые от нас не зависят) существуют и внутренние, которые крадут наше время изнутри: ваши черты характера и личные качества, вызывающие простои в работе, а в результате стресс и осознавание того, что ничего не успеваете. Избавляться от них нужно, но это будет более проблематично, чем избавление от внешних убийц. Внутренние помехи являются частью нашей жизни и от привычек очень тяжело избавляться.
Среди внутренних помех можно выделить следующие:
неумение отказывать и говорить НЕТ;
привычка хвататься за все и сразу;
не верная оценка сроков и объемов работ;
желание всегда быть полезным и помогать всем;
природная медлительность;
отсутствие привычки вести записи;
излишняя общительность;
нежелание устанавливать dead line для задания/работы;
привычка приступать к работе не обеспечив себя всем необходимым;
не умение расставлять приоритеты;
привычка каждые 5-10 минут проверять почту (блоги, форумы, RSS) или другую информацию на сайте;
Однокласники.ру и Вконтакте.ру (и до. социальные сети)
недостаток времени
привычка полностью полагаться на память;
природная рассеянность;
привычка откладывать ежедневные дела на конец дня;
не умение следить за выполнение проекта;
привычка курить .
Тайм менеджмент в действии Внушительный список получился, не правда ли? Многие наши поступки обусловлены нормами поведения в обществе. Если к нам подошел коллега поболтать не по делу, то прервать его и отправить работать – считается не вежливым и нам приходится выслушивать его.
Подобные события не учитываются нами как часть рабочего процесса. Но, давайте представим, сколько времени уходит на то, чтобы пойти и налить горячей воды в чашку из куллера или прогуляться до канцеляции за пачкой бумаги, которая закончилась. Минута за минутой расходуется время и деть перетекает в вечер.
Стресс и усталость Можем ли мы избавиться от убийц времени? Можем и должны, но для начала нужно осознать, что они существуют и насколько они сильны. Только понимание того, сколько времени отнимают внешние и внутренние помехи, поможет достичь наилучшей эффективности.