Тайм менеджемент

Май 2010

Дорогой читатель,
мы все в равном положении перед неумолимым течением времени. Наши уникальные способности, профессиональная компетентность, стремление достичь большего часто сталкиваются с хронической его нехваткой. Это единственный ресурс, которого не хватает всем, вне зависимости от возраста, психологического типа, социального и материального положения.
Времени у каждого из нас очень немного. В области времени нет миллионеров. Доступный нам капитал времени, оставшегося до конца жизни, составляет примерно 200-400 тысяч часов. И самое главное – время невосполнимо. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.
«Искусство успевать», тайм-менеджмент, управление временем – одно из самых необходимых искусств для современного человека. Разнообразной информации все больше. События происходят все быстрее. Нужно вовремя реагировать, укладываться во все более жесткие сроки. При этом как-то находить время для отдыха, увлечений, семьи, друзей…
Пять лет назад, когда мы создавали Тайм-менеджерское сообщество, тема управления временем была мало известна в России. Считалось, что в условиях «широкой русской души» и российского «бездорожья и разгильдяйства» планировать время невозможно. Мало кто знал о том, что еще в 1926 году существовала Лига «Время», распространявшая передовые технологии управления временем; мало кто был знаком с богатой историей отечественного тайм-менеджмента. Опыт участников ТМ-сообщества и корпоративных ТМ-проектов показал: планировать время в России нужно и возможно. Реальные тому примеры вы найдете в книге.
Тайм-менеджмент – это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями. Будете ли вы применять гибкое планирование или жесткое, хронометраж или самомотивацию, Outlook или бумажный блокнотик – нет никакой разницы. Техника вторична. Важно найти свои, «родные», жизненные цели – и распределять свое время в соответствии с ними. Тратить невосполнимое время жизни на то, что действительно хочешь.
Три года назад в издательстве «Питер» вышла моя монография «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы», сейчас выдержавшая уже два издания. Она была первой в России за прошедшие 30 лет не переводной книгой по тайм-менеджменту, обобщившей мои авторские разработки и опыт участников ТМ-сообщества. Многочисленные отклики подвели меня к написанию второй книги, более популярного формата.
Первая книга была «программой-максимум», содержащей все богатство классических и современных ТМ-инструментов, задающей основы и границы тайм-менеджмента как новой дисциплины в управленческой науке. Книга, которую вы держите в руках – это «программа-минимум». Здесь в максимально простой форме изложены самые необходимые и широко применяемые техники управления личным временем. Как и в первой книге – обязательно на реальных российских примерах.
Необычное название второй книги выбрано не случайно. «Тайм» – хорошо усвоенное русским языком энергичное, технологичное, эффективное «время» западного мира. «Драйв» – так же хорошо прижившийся в русском языке корень, ассоициирующийся с двумя вещами: управлением, энергичным движением – и, второе значение, ярким удовольствием от того, что делаешь. Как русский язык усвоил эти два корня, так и нам всем, на мой взгляд, стоит научиться энергичному, активному, целеустремленному подходу к нашему времени. Давайте добавим этот энергичный подход, этот «тайм-драйв», к традиционно сильной нашей черте – способности мечтать, творить, ставить высокие цели. И тогда нам не будет равных.
Наш капитал времени невелик. Это касается не только каждого из нас в отдельности, но и всей нации в целом. У нас мало времени – на дворе XXI век, и нам в этом веке нужно многое наверстывать, многому учиться. Перестать переживать о прошлых неудачах, не бояться ставить дерзкие цели – и достигать их. Научиться не только мечтать, что мы умеем хорошо, но и – организованно, целенаправленно воплощать мечты в реальность.
Желаю вам, читатель, найти общий язык с Временем, и помочь сделать это вашим близким. Тогда время всех нас всегда будет наполнено тем «драйвом», который делает нашу жизнь яркой и интересной!

Обычно считают, что управление временем – это планирование, причем планирование жесткое. Например: «В 8 утра – подвиг, в 9 – разгонка туч». И справедливо возмущаются: «Как я могу планировать, если все вокруг так быстро меняется?»
Действительно, мы можем назначить точное время выполнения очень немногим задачам. Как правило, это только встречи, презентации, семинары, и тому подобные мероприятия с заранее известным точным временем начала.
Остальные задачи как правило имеют более «гибкий» характер – время их исполнения мы назначаем, как говорится, «по ситуации». Эти задачи также можно и нужно планировать, важно делать это грамотно.
Гибкое планирование, как и многое новое – это хорошо забытое старое. У древних греков было два разных слова для обозначения времени, два имени богов-близнецов, отвечавших за время. «Хронос» – линейное, астрономическое, измеримое время, привычное нам время ежедневников и органайзеров, время жесткого планирования. И «кайрос» – удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-то дела, время гибкого планирования. Именно с такими «кайросами» очень часто приходится иметь дело менеджеру. Например: «Если позвонит клиент, закинуть идею нового продукта», «На планерке у шефа решить вопрос с рекламациями», «Когда кто-нибудь поедет в Гостехнадзор, передать документы в 14 кабинет».
Для жесткого и гибкого планирования в Outlook предусмотрены две разных сущности:
Встреча, создаваемая в разделе «Календарь», имеющая привязку к конкретному жесткому времени исполнения – «Пятница, 15.00».
Задача, создаваемая в разделе «Задачи», имеющая лишь «Срок исполнения», т.е. дату, до которой необходимо выполнить задачу.
Встречи дают удобный обзор «жесткой», связанной с линейным временем, «хроносом», части вашего плана дня или недели. Задачи – обзор всех «гибких», привязанных к «кайросу», дел. При этом задачи можно группировать, сортировать и раскрашивать самыми разнообразными способами, что позволяет легко контролировать все множество дел.
Стандартный способ увидеть все ваши задачи – перейти в раздел «Задачи», нажав соответствующую кнопку на панели навигации (стрелка 1).
Рекомендую использовать другой, более тонкий способ доступа к задачам. Это панель задач в «Календаре». Выглядит она так:
Благодаря этой панели вы можете видеть одновременно и расписание ваших встреч на день либо неделю (на рисунке слева), и ваши задачи (на рисунке справа). Таким образом на одном экране удобно объединяются два вида планирования: жесткое (встречи) и гибкое (задачи).
Встречи в Календаре слева можно создавать, просто выделив мышкой нужное время и вписав название встречи. Для создания задач обратите внимание на стрелку 1 – она указывает на небольшое поле с серой надписью «Щелчок добавит элемент Задача». Сделав на этой надписи двойной клик мышью, вы создадите задачу. Потренируйтесь в создании встреч и задач.
Как настроить отображение календаря с панелью задач:
Зайдите в раздел «Календарь».
В меню «Вид» выберите пункт «Рабочая неделя». Календарь приобретет такой вид, как на рис. … – по горизонтали дни, по вертикали часы.
В этом же меню выберите пункт «Список задач». Справа от календаря появится панель задач.
Если вам нужно увидеть в календаре не всю неделю, а только сегодняшний день, в меню «Вид» вместо «Рабочая неделя» выберите пункт «День».
Если вы хотите изменить цвет календаря, точность временной сетки, количество дней в «Рабочей неделе» – все это можно сделать в меню Сервис / Параметры / Настройки / Параметры календаря.

Краткая справка о системе А.А.Любищева была первым материалом о практическом занятии по ТРТЛ. Многие преподаватели Минской школы ТРИЗ в разное время использовали систему А.А.Любищева и убедились в ее эффективности. Через некоторое время появляется чувство времени и качество его проведения.
Но система действительно жестока. Она неизбежно показывает человеку уровень его работы. Достичь 7-8 часов чистого времени творческой работы в день достаточно трудно, не время от времени, а стабильно каждый день. Это мощный удар по самолюбию. Некоторые предпочитают отвернуться от этого жестокого зеркала и по-прежнему считать себя трудягой и ломовой лошадью, если нарабатывают, как все нормальные люди, 3-4 часа чистого времени творческой работы. Но когда видишь эти цифры, то обманывать себя становится трудно, и люди прекращают вести учет времени. Так спокойнее, и всегда можно пожаловаться самому себе и окружающим, что ты очень занятый человек.
p>Мы будем благодарны всем педагогам, кто поделится с нами своим опытом использования системы А.А. Любищева в школе, со старшеклассниками и младшими учениками.
В 1974г. издательство «Советская Россия» выпустило небольшую книжку Д.Гранина «Эта странная жизнь». Речь в книжке шла о биологе Александре Александровиче Любищеве. С 1916 года (Любищеву тогда было 26 лет) он начал вести ежегодный почасовой учёт расходуемого времени. На протяжении 56 лет (Любищев умер в 1972 г.) он ЕЖЕДНЕВНО записывал: сколько времени потрачено на основную научную работу, сколько времени – на дополнительную, какие были ещё работы, сколько времени потеряно и почему. Каждый месяц составлялась сводка, каждый год проводился годовой баланс. Учитывалось только «чистое» время – без потерь на организацию, пустые заседания, пустые разговоры, ожидания и пр. Точность учёта – 10 минут. Следует ещё раз подчеркнуть: учёт вёлся ежедневно на протяжении 56 лет.
Прежде всего, такой учёт выявляет потери времени, делает ясными их причины. Это позволяет значительно повысить коэффициент полезного использования времени. Вырабатывается способность с высокой точностью оценивать в часах любую предстоящую работу, скажем, подготовку статьи. Это позволяет планировать работу на многие годы вперёд. Любищев имел цель и план на всю жизнь (он хотел создать периодическую систему биологических объектов), на пятилетку, на год, на месяц. Учёт времени позволяет сравнить эффективность разных способов выполнения одной и той же работы и ориентироваться в дальнейшем на более эффективные способы. Из года в год потери времени сокращаются, планирование становиться точнее, работа – продуктивнее. Последние 20 лет жизни Любищев работал более продуктивно, чем в молодости.
Наряду с этими прямыми следствиями системы, были и следствия вторичные. Если учёный имеет чёткую цель и приучился ценить каждую минуту, он постепенно отходит от суеты во всех ее проявлениях: суеты в карьере, в разработках, в жизни. Вырабатывается умение оценивать чужие работы – видеть истинный труд, заложенный в них; отсюда независимость в суждениях. Огромное количество сэкономленного времени позволяет получить широкие знания в области философии, истории, литературы, математики и т.д. Система оказывается, таким образом, своеобразным усилителем интеллекта и нравственности.
В книге Гранина обо всём этом говорится подробно. Книгу надо прочитать, в справке её не перескажешь.
Жалобы на нехватку времени – главные жалобы ХХ века. Времени не хватает всем – даже бездельникам. Даже тем, кто забивает «козла» или часами подряд смотрит телевизор.
Вместе с тем никто серьёзно не учитывает расход времени. О зарплате за прошлый год мы можем сказать с точностью до рубля. Но кто может сказать, сколько часов в прошлом году он потратил на творческую работу, на чтение, сколько часов было потеряно и почему, сколько часов «съел» телевизор, дорога?
В 1974г. в АзОИИТ я роздал слушателям второго курса табличку учёта времени . Предупредил, что можно изменять и заполнять таблицу по своему усмотрению, таблица примерная. Попросил вернуть листки через неделю. Прошла неделя – ни один человек не сдал таблицу. Обычно домашние работы сдавали 70-75% слушателей. Я спросил – почему? После долгого молчания один слушатель встал и сказал: стыдно сдавать таблицу…
Несделанное мы оправдываем нехваткой времени. Между тем, всегда есть большие резервы времени. Любищев умел использовать даже «трамвайное время»: у него всегда был запас книг карманного формата для чтения в дороге. Были книги для командировок и поездок (одно время он много разъезжал).
Впрочем, что говорить о потерянном времени, если, как правило, нет представления о том, что такое полезно потраченное время. Именно этот вопрос вызвал наибольший интерес у слушателей АзОИИТ при обсуждении вопроса о несданных таблицах. Как ни печально, обычно нет ни плана на жизнь и пятилетку, ни ближайших планов – на год, на месяц.
Вероятно, самое ценное в системе Любищева в том, что она заставляет осмысливать свою жизнь, наметить систему целей, систему работ.
Система жестока: она заставляет вести правдивый учёт. Приписать лишнее – значит признать свою малую мощность: ушло много времени на небольшую работу – от тупости, что ли? Убивать часы – значит зафиксировать лень или плохую организованность: куда пропало время?…
Я довольно долго придерживался плохой системы. Началось это в 9-м классе: стал вести учёт прочитанных страниц. Постепенно довёл план от 100 до 300 страниц в день. Обнаружил, что гоню план по валу: слишком много «лёгкого» чтения. Переключился на запись часов… и сразу сработала система: пришлось задуматься над тем, что такое «полезное время»» и что такое «потери», а этого не скажешь, если не сформулированы цели жизни и нет системы планов.
Очень скоро выяснилось, что система не позволяет ни убавлять, ни прибавлять время. Надо либо отказаться от системы, признать свою беспомощность (и тогда ни на что нельзя претендовать), либо начать борьбу с потерями времени… и втянуться в систему. Я вёл учёт времени (он даже в деталях совпадал с той формой, которой придерживался Любищев) лет 15 – по 1956г. В том числе – 4,5 года на севере. В хорошие годы выходило по 12-13 часов в сутки, это очень много. На севере в среднем по 7 часов в день – и это было несоизмеримо труднее обычных 12-13 часов. После этого я не могу с сочувствием слушать разговоры о нехватке времени. Перестал я вести учёт, когда увидел, что уже не надо записывать, я просто ЧУВСТВУЮ движение времени, выработалось такое качество. Знаю, сколько «стоит» та или иная работа. Чувствую полезную загруженность времени, и если она мала – это воспринимается как состояние физического дискомфорта.
Система кое в чём и щедра. Она, например, приучает использовать паузы в любых внешних обстоятельствах, чтобы обдумать дежурные проблемы. Даже книг не надо носить с собой. И нет ощущения скуки, долго тянущегося ожидания.
Многие видят в ТРИЗ своего рода волшебную палочку: можно без труда получить творческий продукт. Да, ТРИЗ даёт значительную экономию времени – за счёт отказа от пустых проб, сильной организации мышления, сконденсированной информации. Но ТРИЗ – не волшебная палочка. Скорее – автомобиль, самолёт: гарантированная скорость больше, чем у пешехода, но надо
а) уметь ездить-летать;
б) надо быть в форме, нельзя терять навыков.
Система Любищева формально стыкуется с творчеством путём проб и ошибок. Но результаты стыковки – разные. Если человек работает методом проб и ошибок, система может увеличивать число проб в сутки. Однако дело не в количестве, а в качестве проб, поэтому при работе перебором вариантов важно не столько время, сколько удача, счастливая внешняя подсказка.
Другое дело ТРИЗ: каждая операция независимо от того, даёт ли она конечный ответ, проясняет проблему, даёт продвижение вперёд. Поэтому при работе по ТРИЗ количество затраченного времени резко сказывается на качестве продукции.
Это хорошо видно, когда сопоставляешь беглое и не беглое решение задачи методом проб и ошибок и такие же два типа решений по ТРИЗ.
Система Любищева – при регулярном применении ТРИЗ – просто необходимость.
На занятиях надо рассказывать о Любищеве и его системе, приводить примеры из книг Гранина. Далее – раздать таблицы по учёту расхода времени. Не имеет значения – сдадут или не сдадут слушатели заполненную таблицу. Для начала важно, чтобы увидели проблему и задумались.

В данной статье я хочу рассказать вам об удобном инструменте учета времени на ПК – WinLog Assist. Данная программа будет полезна для тех людей, которые много времени проводят за компьютером и хотят знать, на что реально тратится их время.
Способов обычного оффлайнового хронометража (т.е. вне ПК) существует достаточно много. Это может быть специально организованная тетрадка или блокнот, куда переодически следует заносить всю свою деятельность, с целью последующего анализа накопленных данных. Очень хорошо хронометраж описан в статье Хронометраж,или Алгебра любви-3. Там идет речь о ручном ведении хронометража. А как быть если большую часть рабочего времени человек находится перед экраном монитора? Неужели придется при смене приложения, отвлекаться и делать примерно такую запись в блокноте:
MSWord – 40 минут,
Интернет – 1.5 часа.
Thebat! – 20 минут
При этом приходится записывать начало и окончание работы у каждого действия. Записи будут не точными и приблизительными – что делает бесполезным это занятие.
Для решения этой задачи cуществует специальная программа – WinLog Assist.
Win Log Assist – это инструмент компьютерного хронометража времени. Программа записывает с какими приложениями работал пользователь с точностью до секунды и покажет на что реально было потрачено время. Информация о каждом дне хранятся во внутренней БД программы, с помощью ее вы сможете просматривать данные о любом дне. Программа имеет русский интерфейс, при этом очень проста в использовании, не требовательна к ресурсам.
Главное окно программы
Программа сидит в системном трее и скрупулёзно записывает, что я делал и сколько.
Программа призвана решать одну единственную задачу – хронометраж компьютерного времени. Причем я как пользователь не хочу ничего читать, обучаться интерфейсу и т.д. Мне нужна простейшая программа, не требовательная к ресурсам и навыкам. Еще я хочу, чтобы был удобный доступ к накопленной информации, а еще лучше – шикарные отчеты, по дням, по программам, с красивыми диаграммами и графиками! Вот что я хочу как пользователь!
Что же реально может WinLog Assist?
Запущенная программа сидит в трее, причем по умолчанию в настройках стоит «Автозапуск», т.е. программа будет запускаться при начале работы ОС и сворачиваться в трей. Все! Забудьте теперь о WinLog Assist, занимайтесь как обычно своими делами и не думайте о хронометраже. После определенного периода, например недели, можно не без удовольствия посмотреть, на что же реально я трачу время? Вот для этого существует раздел «Отчеты».
Примеры отчетов:
Баланс времени показывает распределение времени по программам. Баланс времени стоится за день, неделю и общий.
Таблица данных для баланса времени.
Для каждой части данных диаграммы – свой лист.
Приглашаю всех желающий подключиться к обсуждению WinLog Assist, все ваши замечания и предложения обязательно будут рассмотрены и учтены в следующих версиях. Сейчас на повестке дня стоит разделение учета времени по проектам и документам. Т.е. например программы – браузеры можно будет отнести в один проект «Интернет» и время в этих браузерах будет учитываться как время проведенное в сети Интернет. Деление по документам даст такую возможность как ведения точного учета разных документов от одной программы, например базы данных от 1С будут учитываться по отдельности. Также планируется расширить настройки отчетов сделав для этого специальный мастер. Если вам есть что сказать, обязательно заходите на форум, и оставьте там свои пожелания.
Программа платная. Труд должен быть оплачен, а качественная программа тем более Зачем платить за программу когда можно использовать крэк? Известный факт – к любой программе можно найти крэк или серийный ключ, в том числе и к нашей. Но мы постоянно повышаем качеcтво защиты, поэтому к вновь вышедшей версии программы крэка вы не найдете. Не мучайте себя постоянным поиском крэка, 300 рублей не стоят вашего потраченного времени!
Вот вам еще один маленький инструментик для повседневного использования, причем совершенно не обременительного – поставил и забыл.
Удачного Вам хронометрирования!

Данная статья расскажет вам о новой программе – органайзере времени. Подобных программ существует великое множество, среди них есть как хорошие, так и не очень. Это вызвано тем, что идеального решения для всех нет, да и не может быть в принципе, т.к. каждый человек старается организовать свою жизнь по своему. Нет такой системы, в которую любой человек смог бы уложить свою жизнь.
Вообще я не сторонник жизни по жесткому расписанию. Но я считаю, что для эффективной деятельности должен быть некий «сундучок», в котором можно было бы хранить свои мысли, задумки, планы, цели и выполнять самые разные рутинные действия. Об одном таком «сундучке» и пойдет речь в данной статье.
Итак, Time Assist это:
компактная СУБД для хранения ТМ-данных (проекты, расписания, ресурсы и т.д)
множество «Умных туду листов» которые работают с этими данными по определенным правилам
система напоминаний
В программе существуют два раздела:
Объекты, где непосредственно хранятся данные
Календарь, где эти данные отображаются
1) Все существующие объекты в программе, такие как:
проекты
расписания
ресурсы
места
категории
валюта
группы
контакты
каким либо образом участвуют в процессе составления календаря т.е. составления плана на будущее, при этом влияют друг на друга.
2) Планирование времени меняется динамически т.е. напрямую зависит от объектов.
Рассмотрим на конкретном примере как некий менеджер Василий Иванов начал использовать Time Assist.
Он создал для себя два проекта: «Личное Развитие» и «Дела Хозяйские». Ему нравилось добавлять задачи, потому что их можно группировать, привязывать к месту, к исполнителю, и вообще его радовало, когда все работы по проекту можно было отслеживать поминутно. После некоторого времени, Василия стало «напрягать» то, что для добавления задачи необходимо каждый раз открывать окно программы, кликать правой кнопкой, выбирать пункт «Новая задача». Покопавшись в справке программы, он нашел удобную функцию «Быстрая задача» которая позволяла ему добавлять задачи одним нажатием клавиши, не отрываясь от текущей задачи. Задачи ставились на текущий день, и имели срок «бессрочно» т.е. всегда были видны в календаре пока их не выполнят, или не определят конечный срок.
Спустя какое-то время Василий нашел новую функцию в программе «Расписания». Создав расписания рабочего времени всех сотрудников, он уже мог точно знать, где и в какое время находится нужный сотрудник. После этого Василий понял, что не только сотрудники могут иметь расписание, но также и другие объекты его жизни.
После некоторых раздумий были сделаны расписания для:
маршрутного такси, на которое по утрам он постоянно опаздывал
курсов английского языка
школьного графика младшего брата (чтобы было легко ориентироваться, когда брата нет дома)
тарифного плана провайдера, теперь можно было точно знать сколько и когда было потрачено денег в Интернете!
После заполнения возникает вопрос: «А кто использует эти расписания?». Для ответа на него необходимо создать соответствующие ресурсы:
Маршрутное такси
Курсы Английского
Интернет
Но и этого мало! Необходимо еще раздать этим ресурсам задачи и разместить в проектах. Маршрутное такси будет использоваться во всех проектах которые требуют перемещения в офис. Курсы английского в проекте «Личное развитие», «Интернет» – ресурс подключается в тех проектах, где используется непосредственно интернет. Теперь у Василия каждый проект имеет свою реальную цену, продолжительность, руководителя и несколько исполнителей, т.е. ресурсов проекта.
Вот так, на простом примере мы рассмотрели организацию времени в программе Time Assist v1.8. Программа находится в стадии постоянного развития. Поэтому вполне возможно, когда вы скачаете последнюю версию, вы найдете новые функции/разделы в программе, или наоборот, не найдете в ней каких либо частей, т.к. они возможно будут переработаны и изменены.

После того как был разработан наш электронный органайзер – LeaderTask все недостатки бумажного органайзера были запросто решены. Т.к. я много времени провожу за компьютером – электронный органайзер для меня это незаменимый инструмент, который доступен всегда по одному волшебному сочетанию клавиш. Теперь вместо большого количества бумаги на столе, у меня лежит одна единственная тетрадка, в которую записываю больше по привычке, чем из-за надобности.
Главная задача органайзера LeaderTask – это помочь организовать свое время, повысить эффективность деятельности, минимизировать рутину, снять напряжение в делах, избавиться от суеты, вскрыть залежи свободного времени и использовать их на личное развитие человека!
Органайзер служит для записи мыслей, планов, их структурирования и ясного отображения. Чтобы вы в любой момент времени имели ответы на вопросы:
- что происходит сейчас?
– какие задачи наиболее приоритетные, важные?
– какие задачи идут вразрез со стратегическими планами?
– что необходимо сделать сегодня, сейчас, чтобы завтра получить ожидаемый результат?
– какие есть способы повышения эффективности текущих процессов?
Основные достоинства программы LeaderTask
Облегчает память. Большие объемы информации в голове держать сложно, да и не нужно, и к тому же – гениальные мысли имеют особенность забываться. Поэтому спешите их записывать – ведь это так просто!
Полная видимость = полный контроль. Наглядный обзор вашей деятельности. Вы будете иметь полную картину происходящего, начиная от плана на этот час, до глобальных жизненных ценностей!
Удобство применения. Всегда под рукой. Быстрый доступ к органайзеру по горячим клавишам. Если вы работаете на компьютере – расстояние до органайзера 1 сочетание горячих клавиш, если нет, то для просмотра задач на день, можно воспользоваться распечаткой плана, которая будет вашим верным подсказчиком, где бы вы ни находились!
Хранение абсолютно любой информации. Вы сможете легко хранить всю сопутствующую информацию (документы, изображения, схемы) которая относится к какому либо объекту планирования, будь то – контрагент, время выполнения или контекст выполнения.
Гибкий интерфейс. Вы сможете настроить интерфейс полностью под себя: расположение основных панелей, оформление дерева задач, раскраска категорий задач, гибкие настройки и многое другое.
Индивидуальный подход. Цените индивидуальный подход? Персональный менеджер времени LeaderTask будет для вас личным секретарем, частным тренером и верным помощником во всех ваших делах!
LeaderTask призван заменить разрозненные бумажки-записки, разноцветные листочки на экране монитора и тому подобные морально устаревшие приемы ведения организации времени.
Все свои проекты и описания к ним, я постепенно перенес с бумаги в программу. Каждый проект отнес к соответствующей группе. Создал категории по видам деятельности, («Продвижение», «Разработка», «Веб-Мастеринг»…), еще группу категорий «Разное» и категории в ней: «На улице», «В Банке», «В дороге». При добавлении новой задачи она сразу относится к конкретной категории. Стало очень удобно получать нужную информацию, и наглядность заметно выросла.
В разделе «Календарь» создал плавающие периоды: «Сегодня», «Завтра», чтобы быстро увидеть, что надо именно в это время. Для обзора больших интервалов времени сделал жесткие периоды: «Апрель 2007», «Май 2007», «Июнь 2007».
Если задача касается не только меня, но и другого человека/фирмы, то добавляю новый контакт в раздел «Контрагенты».
Чем мне нравится работа с программой – это то что, вся информация разложена по полочкам, в любой момент времени можно быстро получить ответы на вопросы. Немаловажная функция в программе – добавление задач максимально упрощено. Когда необходимо добавить новую задачу: я нажимаю одно сочетание клавиш – появляется главное окно программы, нажимаю Insert, печатаю задачу и жму Enter – все готово.
Еще одна полезная возможность LeaderTask – это удобный «Обзор деятельности». С помощью этого можно получить обзор о текущем положении дел в любом разрезе данных! Т.е. отфильтровать данные по любому критерию. Можно наглядно посмотреть, что сделано, что делается и что запланировано сделать:
Обзор деятельности в любом разрезе:
По контрагентам: Какими задачами занимается конкретный контрагент в текущем проекте в определенное время, в определенном месте? В каких проектах участвует данный контрагент? Затраты на контрагента?
По проектам: Какие контрагенты заняты в данном проекте? Расходы на данных проект? Показать все задачи по проекту в разрезе категорий деятельности.
По времени: Какие задачи необходимо сделать сегодня? Какие задачи предстоит делать на этой неделе, в этом месяце, в этом году? Кто занимается определенным проектом в заданное время?
По категориям: какие задачи выполняются по конкретной категории? Кто занят решением задач в данной категории?
Подведя итог всему вышеизложенному, я хочу сказать, вы услышали реальную историю (причем она продолжается, функционал органайзера наращивается и развивается) управления временем ДО использования электронного органайзера, и УЖЕ с использованием.
Описание эффективного управления времени подошло к концу. Что вы решили применять на практике из вышеизложенного? Какие выводы сделали? Для того, чтобы время, потраченное на чтение этой статьи, было использовано не в пустую, вам надо сделать выводы – а именно, принять решение – а нужен ли мне электронный помощник? Я думаю в любом случае попробовать надо, ведь оно (время) того стоит!

Это обычная тетрадка в 48 листов, где на развороте двух страниц умещается ровно неделя. На правом листе расчерчено 7 дней недели, левый лист – для заметок. Тетрадь всегда находится под рукой, на рабочем столе для быстрой фиксации задач. В эту тетрадь попадают только задачи по дням, коротко что сделать, без подробного описания. В тетради не описываются проекты целиком, из чего они состоят и когда делать. Данные сюда вносятся из большой толстой тетради «Стратегическое планирование» и из «Карточек проектов» еженедельно при планировании задач на неделю.
Зачастую когда надо было делать много дел вне моего постоянного пребывания(например на улице, в магазине, в транспорте…), то я выписывал себе на отдельный листок задачи из тетради «Оперативный учет» и с этим листочком ходил весь день, периодически просматривая его.
Тетрадка 96 листов, для записи планов на месяца/годы. Состоит из:
a. Цели помесячно. 12 месяцев, где 1 страница = 1 месяц.
b. Цели годичные. Описание целей на год, реально смог продумать только на ближайшие 2 года это по листу на каждый год. Нечетко описал будущие 10 лет.
c. Иерархии целей (иерархия ценностей)
d. Хаос. Для записи мыслей, идей проектов, заметок и т.п.
e. Хронометраж. Примерно год вел хронометраж, выявил для себя статьи учета времени и скрупулезно вносил данные о потраченном времени. Причем вел не только временной хронометраж, но и учитывал количество выпитого спиртного
Карточки проектов это описания на отдельных листах всех заданий/заметок относящиеся к проекту. Причем у проекта может быть несколько карточек. Это, например, относится к большому проекту, где задания можно выделить в отдельные больше группы. Вот, например, у любого своего шароварного проекта (шароварного – это от слова shareware, т.е. проект по созданию программы для продажи через Интернет) я выделяю такие отрасли/категории проекта: «Разработка самой программы», «Продвижение», «Сайт». Физически эти категории я разделяю в разноцветных папках: синие папки для «Разработки», желтые «работы по сайту», белые «продвижение» и т.д. У каждой категории свой цвет.
У такого бумажного способа управления временем есть существенные недостатки:
– Необходимо переписывать невыполненные задачи с листа на листок.
– Вручную выписывать задачи на день из тетради
– Хочется переписывать начисто карточки проектов, если на них уже вычеркнуто более половины задач, т.к. листочек получается замусоленным и зачирканным.
– Нет общего обзора задач на период (нет визуального календаря). Конечно, можно его отдельно выписать из планов на год/на месяц/на неделю но это опять рутинная работа по переписыванию из одних листочков в другие.
– При большом количестве проектов, становится трудно быстро отыскать нужный проект в кипе всех папок проектов.
– Планы проектов лишены структурированности, они напоминают список задач: тут же сырые идеи которые надо еще обдумать
– Нет группировки проектов по какому либо признаку
– Трудно сделать обзор всего, и ответить на вопрос – что на сегодня самое важное? Какие дела необходимо сделать сейчас, в ближайшее время, т.е. те задачи, у которых близок критический срок (дедлайн).
– скорость записи ручкой по бумаге – гораздо ниже чем печать на ПК(даже если вы не владеете десятипальцевым методом)
Все эти недостатки послужили причиной разработки электронного органайзера «LeaderTask»

Перед началом использования органайзера LeaderTask, необходимо ознакомится с его возможностями, т.е. знать что он может, а что нет. Прежде всего, Leader Task — это персональный органайзер для повседневной работы, основными функциями которого являются:

Ежедневник/планировщик задач
Календарь
Персональный Информационный Менеджер
Менеджер контактов
Менеджер проектов
Органайзер имеет Portable версию, т.е. полностью автономен, мобилен. LeaderTask не привязывается, ни к компьютеру, ни к реестру ос Windows, он может спокойно перемещаться вместе с вами на вашей флешке.
Начинаем работу.
Важные моменты которые необходимо обязательно знать:
Первое – LeaderTask особенный органайзер, помогающий управлять задачами, проектами, временем и деятельностью человека в целом. Вы сможете сами в этом убедиться. Все задачи имеют набор параметров (тэгов) с помощью которых можно быстро получать ответы на нужные вопросы. Например, следующие списки дел можно получать за одно нажатие кнопки мыши: «Мои задачи на сегодня», «ВАЖНОЕ», «СРОЧНОЕ», «Продажи за месяц», «Работы по проекту XYZ в сентябре», «Мониторинг делегированных задач», «В банке», «Купить», «Читать», «Темы для совещания», «Просроченные задачи», «Цели на год»…
Второе –LeaderTask очень гибок. Каждый человек может настроить LeaderTask под себя, реализовав тем самым свою привычную методологию управления своей деятельности. В LeaderTask также возможно успешно применять методологию GTD (Getting Thing s Done) Дэвида Аллена.
Третье – в LeaderTask задачи можно привязывать к любому контексту, который будет для вас удобен. Контекстом может быть что угодно – место (дом, офис, банк, магазин…) или к контакту (босс, подчиненный, жена/муж, ) или к категории или к проекту… Говоря языком тайм менеджмента, любая задача может быть отнесена к своему кайросу (контексту) – т.е. наиболее удобным обстоятельствам для ее выполнения. Например, если задачу необходимо делать в банке – то ее лучше записать в раздел «Банк», если задачу по проекту необходимо выполнять другому человеку – то ее следует записать в нужный проект нужному человеку, если задача важная ей необходимо присвоить соответствующий приоритет и т.д.
Ввод начальных данных.
Для начала работы необходимо ввести минимум начальных данных, без которых будет очень сложно понять принцип работы LeaderTa sk. Для удобства можно использовать готовые начальные данные, которые предлагаются в мастере «Быстрый старт» при первом старте программы.
Контакты. Добавьте свои группы контактов и нужные контакты. Обязательно — добавьте информацию о себе – самый первый контакт (поставьте свойство «Избранный»)
Категории. Определите категории своей деятельности. Для удобства планирования создайте в разделе «Категории» виды/типы вашей профессиональной деятельности, увлечения/хобби, а также места, в которых вы чаще всего бываете. Примеры категорий: «Звонки», «Встречи», «Читать», «Смотреть», «Купить», «Подумать», «Семья», «Отдых», «Здоровье», «В офисе», «В банке», «В магазине»…
У самых основных категорий проставьте свойство «Избранный»
Проекты. Определите проекты, которыми вы занимаетесь. Не путайте категории с проектами и задачами. Помните, что проект — это то, что можно сделать. Проект строго ограничен во времени и имеет цель создание некоторого уникального продукта. Проекты для удобства лучше разделить по смысловым группам. У основных проектов установите свойство «Избранный»
Календарь. Определите в календаре периоды времени, которые вам наиболее удобны для планирования времени. Например: Сегодня, Завтра, Текущая неделя, Месяц, Год, I квартал 2007, II квартал 2007… Также проставьте самым основным периодам свойство «Избранный»
Свойство «Избранный» служит для того, чтобы отображать элемент в выпадающем меню в панели фильтрации.
Принцип работы.
Меню быстрого выбора избранных фильтров.
При выборе фильтра отображаются задачи с нужными параметрами. Например, при выборе фильтра «Мои на сегодня» отобразятся ваши задачи на текущий день. Фильтр «Работы по сайту в ноябре» отобразит задачи относящиеся к проекту «Сайт», за месяц – «Ноябрь». Фильтр «Мониторинг делегированных задач» отобразит все задачи относящиеся с другим лицам (контактам) которым вы делегировали задачи.
Фильтры в Leadertask действительно очень облегчают работу, с помощью них можно за одно нажатие кнопки мыши получать ответы на вопросы: «Что сейчас самое важное?», «Где я должен быть завтра?», «Что сделано в период с 15-21 в проекте ХYZ», «Какие задачи нуждаются в немедленном рассмотрении?» …
Задачи могут отображаться как в сетке Календаря так и в дереве задач
Фильтрация работает для календаря и дерева задач – одинаково. В разные моменты одни и те же наборы задач бывает удобно посмотреть как в календаре (наглядно расположено по времени) так и в дереве задач (наглядно видна последовательность и разбивка задач на более мелкие)
Добавление задач.
Добавление задач ориентировано на то, чтобы добавлять задачи было максимально просто и быстро. Быстрота достигается с помощью горячих клавиш и минимум ручного ввода. При добавлении задачи у нее автоматически заполняются параметры – проект, контакт, дата, категория. Эти данные копируются из фильтра. Т.е. если выбран фильтр «Проект XYZ», категория “СРОЧНО» то при добавлении новой задачи – она тоже будет относиться к «проекту XYZ» и будет срочной. Еще один важный момент: эта задача также будет видна, когда выбран только «Проект XYZ», или только «СРОЧНО».
Способы добавления задач. L eader task всегда можно вызвать по сочетанию клавиш Alt+Ctrl+ A, вне зависимости с какой программой вы работаете в текущий момент. Например: вы печатаете текст в редакторе, и вдруг вы вспоминаете о важном деле, которое необходимо быстро записать. Что нужно сделать: нажать Alt+Ctrl+A, далее Insert, далее печатаете текст задачи, Enter, и еще раз Alt+Ctrl+A, все, задача добавлена. Причем, как видно, все делается без использования мышки. Другой способ с использованием мышки: правый клик на пиктограмму LeaderTask и выбор нужного фильтра, далее жмем Insert, и делаем тоже, что и в первом случае.
Приоритеты задач.
Приоритеты дают возможность выделять индивидуально каждую задачу по важности, причем каждый приоритет может иметь свое графическое отображение.
Приоритеты имеют четкую последовательность, т.е. порядок какой приоритет выше или ниже другого. Каждый пользователь может самостоятельно определить для себя набор приоритетов их последовательность и отображение. Обычный, классический набор это:
Высокий (красный цвет шрифта)
Обычный (черный цвет шрифта)
Низкий (серый цвет шрифта)
Резюме.
Планирование времени в LeaderTask организовано несколько иначе, чем например в Outlook. Поэтому при начале работе с программой у пользователей возникает много вопросов – «как сделать ….?» На освоение новой методологии LeaderTask необходимо как минимум прочитать это руководство. Новичкам, которые раньше не использовали компьютерные программы для организации деятельности — будет гораздо проще.
Наряду с вышеперечисленными базовыми функциями Leadertask обладает и другими возможностями: хранение любой информации (текст, графика, файлы), организация ссылок, напоминания у задач, хранение паролей…
Для управления временем современного человека необходимы толковые инструменты, которые бы помогали, сохраняя время и энергию человека. LeaderTask — один из таких инструментов.

Раз десять за свою жизнь я пытался начать пользоваться ежедневником, как в бумажном, так и в электронном виде. Не получалось. Я долго переживал по этому поводу, корил себя за лень и неорганизованность, а потом понял, что система планирования дел посредством ежедневника (а также планинга, органайзера, электронного напоминальника) просто не отвечает моему характеру и стилю работы. Допустим, запланировал я дело, а оно заняло столько, что на остальные дела времени не хватило. Это расстраивало, если не сказать больше — раздражало.
Можно для каждого дела определять количество времени, которое необходимо на него потратить. Но и тут появляется ряд сложностей. Во-первых, надо точно знать сколько времени займёт дело. Во-вторых, надо засекать момент, когда ты начал делать дело, и помнить про момент, когда ты его закончишь, иначе можно выйти из графика. В-третьих, все неожиданные, случайно появившиеся дела обрушивают график дел запланированных. В-четвёртых, планируя дела наполеоновского масштаба, надо закладывать какое-то время на всякое ежедневное барахло, от которого никуда не деться. А сколько его закладывать? Становится ясно, что перфекционисту, который хочет в точности соблюдать график запланированных дел, необходимо сначала исследовать и обмерить свою обыденную деятельность.
Постепенно я пришёл к такой системе, которая выполняет сразу несколько функций:
1. Помогает планировать дела
2. Помогает учитывать потраченное время
3. Помогает анализировать и повышать эффективность работы.
Система «Пятнадцать минут».
Относимся к любой своей деятельности или бездеятельности, как к пункту в графике запланированных работ. Подчёркиваю: к любой. Иначе вся система рушится.
Разбиваем 24 часа на пятнадцатиминутки. Можно взять меньший отрезок времени, но тогда надо будет прикладывать больше усилий на учёт и планирование. Можно взять больший отрезок времени, но тогда уменьшится точность планирования, и придётся часто округлять и заниматься приписками.
Едим слона по частям. Начинаем с филейной части. Сколько надо времени на здоровый сон и полноценное питание? Заводим две графы в списке дел, проставляем напротив каждой время кратное пятнадцати минутам. Это те пункты, которые будут подвержены наименьшим изменениям, но надо учитывать, что они тоже не константы.
Вычитаем из 24 часов время выделенное для еды и сна. Оставшимся массивом времени можно оперировать, планируя остальные дела.
Закладываем на каждое дело необходимое количество времени, кратного пятнадцати минутам. Тут могут быть семейные и домашние дела, спортивная тренировка, утренний и вечерний туалет, работа с почтой, занятия по английскому, поливка фикуса, прополка грядок, вылавливание блох у любимого кота. Время, выделенное на эти дела, будет изредка подвергаться незначительным корректировкам.
В этом месте часть читателей должна фыркнуть: «Семью в график!? Любить кота по расписанию!?». Дорогие мои, я вообще не понимаю, как вы до этого места дочитали. Любая система претит людям с определённым складом ума и характера. Кто-то живёт по велению души и сердца, а кто-то планирует свою жизнь и упивается тем, что он все контролирует (как ему кажется, по крайней мере). Оба способа имеют право на существование. Лишь бы человек был при этом счастлив. Система пятнадцати минут — жесть неимоверная даже для зануд, которых расстраивает, когда к вечеру не сделано что-то, что было запланировано утром, когда что-то вообще остаётся долго не сделанным, будь то не забитый в стенку гвоздь или непрочитанная книга. Для них это шанс почувствовать себя счастливым и успешным (=успевающим), и компромиссов тут быть не может. Да, да — семью в график. Иначе семья в полной мере ощутит, что такое неудовлётворённый жизнью перфекционист.
На основании личного опыта выделяем на каждый проект определённое количество времени, и равномерно распределяем ежедневную загрузку. Этот раздел необходимо анализировать каждое утро (или каждый вечер, кому как удобно), и в зависимости от состояния проектов перекидывать время между ними. Если какой-то проект не укладывается в график, значит надо ужиматься в каком-то другом или залезать в неприкосновенный раздел ежедневных дел: например, обделить вниманием кота. В этом месте становится понятно, что от способности человека планировать дела и трезво оценивать свои силы зависит его семейное счастье.
Надо съездить в страховую и по дороге помыть машину, надо отвезти ребёнка на прививку, надо встретиться и обсудить интересный проект с потенциальным партнёром, надо закупиться кошачьим кормом… Да мало ли всякой бодяги приходится делать человеку без прислуги и подчинённых. Причем бывает, что возникают такие дела совершенно внезапно. В графике должно быть заложено время, которое сможет покрыть большую часть краткосрочных внеплановых забот.
Бывают дела и на полдня, и на день. Бывает нужно просто расслабиться. Можно просто заложить один-два дня в неделю (и не обязательно на выходные), когда можно пожить без графика, или по сильно облегчённому графику.
Запланировать дела — полдела. Надо контролировать их выполнение с точностью до… пятнадцати минут. Это значит — каждые пятнадцать минут фиксировать, на что они были потрачены. Тут же в режиме реального времени выстраивается мозаика: какие дела укладываются в график, а какие нет. Первый месяц-два (да и дальше) не стоит сильно расстраиваться из-за того, что график, который составлен в радостном порыве, не реально соблюсти. График должен утрястись, а человек — привыкнуть к новой жизни. Жизни, в которой известно, куда уходит время.
У меня это табличка в мелкую клеточку, где одна клеточка равна… пятнадцати минутам. Планирование осуществляется путём перекраски клеточки. Всего на графике должно оказаться 96 закрашенных клеточек или меньше: когда дела занимают по несколько часов, как сон, например, то можно просто писать цифрами. Далее график распечатывается, и клеточки в течении дня постепенно заполняются галочками. В идеале галочки должны стоять только на окрашенных клеточках.
Всё, что зафиксировано в течении дня (недели, месяца, года), надо сохранять. Когда проект закончен, становится понятно, сколько на него было потрачено времени с точностью до… пятнадцати минут. Надо ли говорить о том, что эта система помогает организовать работу с максимальным КПД?

• Планирование должно приводить к выигрышу времени, поэтому необходимо определить оптимальный объем планирования.
• Чрезмерное планирование отнимает слишком много времени.
• РЕГУЛЯРНОЕ планирование рабочего дня в течение 10 минут экономит до 2 часов рабочего времени.
• Планируйте не более 60% времени. 20% — оставляйте на спонтанные действия (например, на творчество), 20% — резерв на незапланированные действия.
• На любую работу уходит все запланированное время, поэтому устанавливайте конкретные сроки выполнения для любого задания.
• Важнейший элемент планирования – определение приоритетных целей.
• Необходимо четко определить, что именно должны сделать Вы, а что можно перепоручить другим.
Каждый день руководителю приходится принимать решения о том, как наиболее целесообразно использовать свое рабочее время. Очень важно связать планирование рабочего времени и желаемые результаты. Важнейшим является план на день. Он определяет конечные цели работы в порядке их значимости, формируется в конце предыдущего или в начале планируемого дня.
I. Постановка задач и составление перечня дел, в том числе и на длительный период
II. Морфологический анализ — разбиение крупных задач на более мелкие
III. Расстановка приоритетов — определение срочности и важности дел
• Особое внимание уделяйте задачам, срок исполнения которых истекает сегодня
— С фиксированным сроком выполнения;
— Стратегические задачи, требующие значительных и скоординированных усилий, а также больших временных затрат;
— Неприятные виды работ, выполнение которых может испортить настроение (неприятный разговор, конфликт, «разборки»).
— Выполнение стандартных функциональных обязанностей;
— Повседневная среднесрочная работа.
— Работа, невыполнение которой не приводит к отрицательным последствиям.
IV. Установление конкретных сроков исполнения для каждой задачи
V. Назначение конкретных исполнителей
VI. Текущее внесение в список срочно возникших важных дел
VII. Изучение получившегося перечня и попытка его сокращения
VIII. Согласование плана с секретарем
• Не планируйте более трех важных дел на день.
• Не планируйте более десяти дел на день.
• Планируйте наиболее важную, сложную и неприятную работу на наиболее благоприятное для Вас время суток.
• Легкие и приятные виды работы – на конец рабочего дня.
• Не приступайте к выполнению новой задачи до завершения предыдущей. Если Вас прервали – вернитесь к незавершенному делу.
• Невыполненные дела записывайте в план работы на следующий день.
— Нужна ли вообще эта работа?
— Если нужна – выяснить причину невыполнения: дело в объективных причинах или в неисполнительности работника?
— Сменить исполнителя.
Подготовка недельного плана должна производиться в конце предыдущей недели. Этапы планирования:
• Составление списка работ;
• Расстановка приоритетов.
• Планируйте неделю в специальном еженедельнике или на листе с колонками (разбивкой по дням недели).
• Наиболее важные дела – на начало недели.
• Обязательно отмечайте все дела с фиксированным сроком (назначенные встречи, заседания, собрания, телефонные звонки).
• Группируйте работу по блокам – подготовка документов, переписка, совещания и т.д.
• Выделяйте время на аналитическую работу.
• Резервируйте время для неожиданных дел.
• По завершении рабочей недели оцените и проанализируйте выполненную (и невыполненную) работу. Для этого можно использовать уже общеизвестный календарик-пинарик и свой ежедневник.