Тайм менеджемент

Архив рубрики «Планирование времени»

Данная книга стала моей настольной, так как я стала руководствоваться принципами, изложенными в ней. Всю книгу пересказывать не буду, но хотелось бы привести здесь мои любимые высказывания Роберта Т. Киосаки:
«Люди становятся теми, кем становятся, в основном, от того, что они делают в свое свободное время. Именно выбор: на что потратить свое время, определяет выбор пути, по которому пойдет человек, и того места, где он, в конечном счете, окажется».
«Вопрос наличия времени — это всегда вопрос контроля. Контроля над своими мыслями, над своими чувствами, над ситуацией, в которой находишься».
«У каждого человека есть руки, ноги, голова и 168 часов в неделю, чтобы сделать все то, чего он по-настоящему желает».
«У нас достаточно времени, чтобы сделать все, что мы по-настоящему хотим. Если вы, как многие люди, «слишком заняты», чтобы успешно работать, то имейте в виду, что есть множество людей, которые гораздо больше заняты, чем вы, но успевают сделать больше, чем вы. У них не больше времени, чем у вас. Они просто гораздо лучше используют время!»
«Какой бы ни была сложной ситуация, игра «Если бы…» не является лучшим способом расходования времени, однако принятие вами решения о том, что сделать для преодоления негативного воздействия этих факторов — уже хороший способ использования вашего времени».
«На каждого из нас давят ограничения, которые делают свободный выбор невозможным в любой ситуации. Но большую часть времени вы можете делать свой выбор. Возможно, что вы обманываете себя, когда утверждаете, что внешние факторы контролируют вашу жизнь. Вполне вероятно, что вы толком не стараетесь сделать что-нибудь там, где вы имеете возможность контролировать ситуацию. Не цепляетесь ли вы за прошлое?»
«Использование времени — это результат сотен тысяч больших и малых выборов, которые вы делаете в течение каждого года, месяца, дня, каждой недели и минуты, решая, что вы должны сделать и каким образом. Отдаете ли вы себе отчет в том, почему, например, вы принимаете те или иные решения, касающиеся ваших отношений с другими людьми?»
«Человек всегда может достичь того, что он поставил себе цель, чего он действительно сильно желает, над чем постоянно размышляет, составляет планы и настойчиво работает над их воплощением». Богатый папа заставлял писать наши цели на бумаге. Он называл такие списки Декларацией Жизненных Целей.
Это ваш вызов миру. Мир примет ваш вызов, и если вы будете настойчивы, в этом мире найдется достойное место для вас».
«Если деньги нам необходимо зарабатывать, чтобы в колонке «доход» появилось что-то, и правильно их тратить, чтобы в колонке «актив» становилось больше, то время в колонку «доход» нам дается каждый день ровно 24 часа и ни мгновеньем больше, все будет зависеть от того, как оно будет потрачено, какая колонка в конце дня будет полнее: «актив» или «пассив».
«Каждый день в течение 16 часов бодрствования вы сможете найти несколько минут, чтобы продвинуться к достижению вашей жизненной цели. Почему бы вам не начать это движение сейчас?»
«Если вы хотите достичь успеха в жизни вы должны быть так же аккуратны в обращении со временем, как и с деньгами».
И, правда, справедливо выражение: «Время – деньги», иными словами, время – такой же наш актив, как и финансовые средства. Только, в отличие от материальных активов, время – актив невосполнимый. И то, как мы им распоряжаемся, зависит вся наша жизнь, результаты, которых мы добиваемся, достигаем ли мы, в итоге, поставленных целей.

И сегодня актуальны слова известного писателя о времени, с которым лучше дружить, нежели пытаться его обмануть. Понятно, что банальное составление графика или ведение делового дневника не научит дисциплине. Многие люди живут, крутясь как белка в колесе, так и не достигая желаемых результатов. Дабы укротить время нужно избавиться от чрезмерной лени, нерешительности, страха брать на себя ответственность. Приручить время, считают специалисты, не так сложно, как это может показаться на первый взгляд. В борьбе с неэффективной тратой времени нам поможет тайм-менеджмент — наука о методах определения приоритетов и первоочередности тех или иных дел.
Не нужно изучать какую-то определенную технологию организации времени. Скорее необходимо выработать индивидуальный подход к технологии, наиболее подходящей складу вашего характера и роду занятий. Система планирования, создание которой приписывают Бенджамину Франклину, является одной из самых популярных. Его система помогает значительно повысить эффективность работы — как за счет более эффективного управления временем, так и за счет планирования самой работы. Процесс применения прост, нужно “построить” так называемую «пирамиду». Построение будет состоять из шести этапов (этажей).
Первый этап заключается в составлении списка жизненных ценностей, которые не должны противоречить друг другу. Для одних – это слава и высокий социальный статус, для других — материальный достаток, а для третьих – благополучная семья.
Затем нужно определить главную цель, которая совмещает в себе все жизненные ценности из составленного на предыдущем этапе списка. Это и будет второй этаж.
На третьем этапе составляется генеральный план, в котором прописываются шаги, необходимые для достижения поставленной цели.
Четвертый этаж пирамиды – долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков. Очень важно указать, выполнению какого пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели.
Пятый этаж – краткосрочный (от нескольких недель до нескольких месяцев) план. Глядя на долгосрочный план, возникает вопрос: «Что нужно сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или иной цели?». Таким образом, пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные повседневные задачи.
Шестой — последний этаж пирамиды — это план на день. Составляется, основываясь на краткосрочный план – мелкие задачи полностью решаются за один день, более крупные разбиваются на подзадачи.
Вышеописанные планы не являются постоянными – наоборот, их рекомендуется регулярно пересматривать: план на день, скорее всего, будет изменяться несколько раз в течение дня. Планы краткосрочные рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели. Долгосрочные планы должны проверяться не реже одного раза в 4-6 месяцев. Генеральный план следует пересматривать раз в год.
Планы на день специалисты рекомендуют составлять по системе Эйзенхауэра. Все задачи, согласно этому принципу, делятся на четыре группы исходя из их важности. Группа 1 — дела, которые нужно выполнить обязательно и в максимально короткие сроки.
Группа 2 — важные дела, которые должны быть сделаны к конкретному сроку.
Группа 3 — срочные дела, их часто путают с важными.
Четвёртая группа — это дела ни важные, ни срочные. От этой группы можно отказаться и вовсе.
Для удобства каждое дело необходимо записывать на отдельном листке. Для обозначения приоритетности каждой либо из групп можно использовать стикеры разных цветов. А в ежедневник заносите только те события, которые имеют жесткую привязку ко времени.
На следующем этапе тайм-менеджмента необходимо вступить в борьбу с так называемыми “пожирателями времени”. Выделяют около двадцати видов таких “пожирателей”, но мы остановимся лишь на четырех наиболее опасных.
Личная дезорганизация и отсутствие самодисциплины. Это равнозначные понятия. Справится с этим просто, держите стол чистым, ведите лист «что нужно сделать», сортируйте задачи и т.п.
Неспособность сказать «нет». Стараться говорить «нет» нужно как можно чаще, в том числе и своему руководителю. Сначала просто произнесите это слово, потом приведите доводы, а в завершение предложите альтернативу.
Откладывание. Если откладываются важные задачи, это цикличный процесс, повторяющийся изо дня в день, мы теряем уважение к себе, мучаемся угрызениями совести. Сложные задачи ни в коем случае нельзя откладывать на конец рабочего дня, недели или месяца. Начинать нужно в первой половине дня, когда мы еще не устали, полны сил, не загружены текущими делами.
Эффективно используя подобранную для себя технологию тайм-менеджмента Вы будете работать эффективнее, а значит, перспектива остаться на улице во времена кризиса Вам не грозит. К тому же появиться больше времени на отдых, друзей и семью.

Делать множество дел, но при этом не ощущать себя загнанным и усталым реально. Как это можно сделать: Приучите себя планировать дела недели. Один человек, руководитель крупной компании, делился: «Начал писать планы – поймал себя на мысли, что перестал беспокоится о работе. На бумаге все записано, ничего не забуду – чего дергаться?». Самый простой способ планирования: в понедельник перед началом работы напишите все дела, которые нужно сделать на неделе, а потом разнесите их по дням. Появилось новое дело – впишите его сразу в свой список и подумайте, когда вы его выполните.
Старайтесь сочетать дела так, чтобы успевать больше.
Если вам, например, нужно выполнить несколько выездных дел – совместите их в одном дне, тогда все остальные время вы сможете спокойно работать в офисе.
Составьте картинку дня
План будет работать только тогда, когда вы, как минимум в воображении, убедитесь, что он реалистичен. Представьте себе, момент, как вы приехали на работу, чем займетесь сначала, чем – позже, хватит ли вам времени выполнить все задуманное? Если чувствуете, что дел явно больше чем времени – пересмотрите свой график. План должен быть реалистичным.
Продумайте регулярный отдых
Несколько коротких отдыхов лучше, чем один долгий. Кроме выходных, устраивайте себе маленькие отдыхи в течении дня: перерывы на обед, прогулки до метро, короткие десятиминутные перерывы каждый час в работы. Чередование дел – это тоже своего рода отдых. Напечатать статью, провести переговоры, сгонять на почту за посылкой. Сделали три дела, но усталости нет, потому что дела все разные: пока писали статью – работала голова, когда беседовали с клиентом – подключились эмоции, когда пошли на почту – работало тело.
Займитесь спортом
Спортивные мероприятия – это вовсе не дополнительная трата времени. Это – отдых, способ развеяться, поднять настроение и приобрести бодрость на ближайший день. Танцы, восточные единоборства, фитнес, зарядка с утра станут отличным дополнением вашему графику.
Работать под музыку
Почти вся регулярная работа не требует предельной концентрации внимания и тогда можно работать с музыкой. Как ни странно, устаешь намного меньше.
Писать долгосрочные планы
Чем больше направлений работы, тем более долгосрочными должны быть планы. Это поможет избежать аврала.

Компьютер дает широчайшие возможности для создания эффективной системы управления личным временем. Но практически все существующие программы для управления временем и задачами построены на идеологии жесткого планирования. Если же в вашей деятельности выполнение многих задач не привязано к четкому времени, такое планирование становится неудобным.
Справиться с непредсказуемостью извне и спонтанностью изнутри помогает планирование на основе метода структурирования внимания и метода ограниченного хаоса. МСВ-планирование позволяет не сковывать себя четкими планами, легко реагировать как на изменение внешних обстоятельств, так и на собственные всплески вдохновения, работоспособности и энтузиазма.
В статье будет описана система управления временем и задачами, которую применяет автор, реализованная в MS Excel (отдельные функции – в MS Outlook). При этом главная задача статьи – не столько описать конкретную систему и способы применения конкретной программы, сколько дать общие принципы и приемы, которые помогут читателю создать собственную систему планирования на электронных носителях. В частности, мы будем отдельно останавливаться на функциях, принципиально не реализуемых на бумажных носителях и резко расширяющих возможности управления личной работой.

1) Все существующие объекты в программе, такие как:
проекты
расписания
ресурсы
места
категории
валюта
группы
контакты
каким либо образом участвуют в процессе составления календаря т.е. составления плана на будущее, при этом влияют друг на друга.
2) Планирование времени меняется динамически т.е. напрямую зависит от объектов.

Приоритеты дают возможность выделять индивидуально каждую задачу по важности, причем каждый приоритет может иметь свое графическое отображение.
Приоритеты имеют четкую последовательность, т.е. порядок какой приоритет выше или ниже другого. Каждый пользователь может самостоятельно определить для себя набор приоритетов их последовательность и отображение. Обычный, классический набор это:
Высокий (красный цвет шрифта)
Обычный (черный цвет шрифта)
Низкий (серый цвет шрифта)
Резюме.
Планирование времени в LeaderTask организовано несколько иначе, чем например в Outlook. Поэтому при начале работе с программой у пользователей возникает много вопросов – «как сделать ….?» На освоение новой методологии LeaderTask необходимо как минимум прочитать это руководство. Новичкам, которые раньше не использовали компьютерные программы для организации деятельности — будет гораздо проще.
Наряду с вышеперечисленными базовыми функциями Leadertask обладает и другими возможностями: хранение любой информации (текст, графика, файлы), организация ссылок, напоминания у задач, хранение паролей…
Для управления временем современного человека необходимы толковые инструменты, которые бы помогали, сохраняя время и энергию человека. LeaderTask — один из таких инструментов.

Подготовка недельного плана должна производиться в конце предыдущей недели. Этапы планирования:
• Составление списка работ;
• Расстановка приоритетов.
Практические советы по планированию рабочей недели
• Планируйте неделю в специальном еженедельнике или на листе с колонками (разбивкой по дням недели).
• Наиболее важные дела – на начало недели.
• Обязательно отмечайте все дела с фиксированным сроком (назначенные встречи, заседания, собрания, телефонные звонки).
• Группируйте работу по блокам – подготовка документов, переписка, совещания и т.д.
• Выделяйте время на аналитическую работу.
• Резервируйте время для неожиданных дел.
• По завершении рабочей недели оцените и проанализируйте выполненную (и невыполненную) работу. Для этого можно использовать уже общеизвестный календарик-пинарик и свой ежедневник.

Планирование должно приводить к выигрышу времени, поэтому необходимо определить оптимальный объем планирования.
• Чрезмерное планирование отнимает слишком много времени.
• РЕГУЛЯРНОЕ планирование рабочего дня в течение 10 минут экономит до 2 часов рабочего времени.
• Планируйте не более 60% времени. 20% — оставляйте на спонтанные действия (например, на творчество), 20% — резерв на незапланированные действия.
• На любую работу уходит все запланированное время, поэтому устанавливайте конкретные сроки выполнения для любого задания.
• Важнейший элемент планирования – определение приоритетных целей.
• Необходимо четко определить, что именно должны сделать Вы, а что можно перепоручить другим.
Каждый день руководителю приходится принимать решения о том, как наиболее целесообразно использовать свое рабочее время. Очень важно связать планирование рабочего времени и желаемые результаты. Важнейшим является план на день. Он определяет конечные цели работы в порядке их значимости, формируется в конце предыдущего или в начале планируемого дня.
I. Постановка задач и составление перечня дел, в том числе и на длительный период
II. Морфологический анализ — разбиение крупных задач на более мелкие
III. Расстановка приоритетов — определение срочности и важности дел
• Особое внимание уделяйте задачам, срок исполнения которых истекает сегодня
— С фиксированным сроком выполнения;
— Стратегические задачи, требующие значительных и скоординированных усилий, а также больших временных затрат;
— Неприятные виды работ, выполнение которых может испортить настроение (неприятный разговор, конфликт, «разборки»).
• Второстепенные задачи:
— Выполнение стандартных функциональных обязанностей;
— Повседневная среднесрочная работа.
— Работа, невыполнение которой не приводит к отрицательным последствиям.
IV. Установление конкретных сроков исполнения для каждой задачи
V. Назначение конкретных исполнителей
VI. Текущее внесение в список срочно возникших важных дел
VII. Изучение получившегося перечня и попытка его сокращения
VIII. Согласование плана с секретарем
• Не планируйте более трех важных дел на день.
• Не планируйте более десяти дел на день.
• Планируйте наиболее важную, сложную и неприятную работу на наиболее благоприятное для Вас время суток.
• Легкие и приятные виды работы – на конец рабочего дня.
• Не приступайте к выполнению новой задачи до завершения предыдущей. Если Вас прервали – вернитесь к незавершенному делу.
• Невыполненные дела записывайте в план работы на следующий день.
— Нужна ли вообще эта работа?
— Если нужна – выяснить причину невыполнения: дело в объективных причинах или в неисполнительности работника?
— Сменить исполнителя.

Стандартизацию корпоративного тайм-менеджмента лучше начинать с самых простых, легко внедряемых вещей. Одним из таких простых первых шагов является стандарт планирования рабочего дня (в ежедневнике или Outlook). Наши клиенты используют «жестко-гибкий» алгоритм планирования дня, позволяющий, не загоняя себя в рамки слишком жесткого плана, тем не менее успевать выполнить ключевые задачи.
При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:
1.«Жесткие» встречи – привязанные к конкретному моменту времени («презентация в 12.00»);
2.«Гибкие» задачи – не привязанные к жесткому времени («узнать время презентации»). «Гибкие» не означает «не обязательные» и не означает «не имеющие срока исполнения» — у этой задачи может быть срок, но нет конкретного момента времени, в который вы должны эту задачу решать;
3.«Бюджетируемые» задачи – крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого времени исполнения, но которые требуют достаточно большого ресурса времени («подготовиться к презентации – 2 часа»).
Такая классификация помогает оптимально сочетать жесткое и гибкое планирование. Встречи планируются жестко, а «гибкие» задачи – более мягко. Алгоритм планирования дня следующий (на примере ежедневника, у которого на один день выделяется одна страница):
1.На сетке времени запланируйте «жесткие» встречи – привязанные к точному времени.
2.В свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привязанных к точному времени).
3.Выделите красным 2-3 приоритетных задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них.
4.Для приоритетных задач, требующих достаточно большого ресурса времени, «забюджетируйте» это время. Время между «жесткими» встречами в ходе дня заполняйте, начиная с выполнения «красных» задач.
План дня будет выглядеть примерно следующим образом:
«жесткие» встречи, причем не просто списком, а с наглядной привязкой к сетке времени.Список «гибких» задач, наиболее приоритетные из них выделены полужирным шрифтом. Для двух из приоритетных задач «забюджетировано» время. Благодаря наглядности левой части плана, мы сразу видим участки времени, в которые можем выполнять «бюджетируемые» задачи. При этом хорошо видно, хватит ли на них времени.
Обратите внимание: в этом плане дня много «воздуха», мы не пытаемся расписать по времени все задачи. Благодаря этому план устойчив к любым внешним помехам. Если появляется новая задача, мы просто дописываем ее в «гибкий» список, оцениваем ее приоритетность, и запускаем выполнение.
На врезке вы видите эту методику планирования дня, формализованную как корпоративный стандарт. Он содержит, кроме собственно алгоритма, мотивирующую вводную часть и основные принципы планирования. Внедрение стандарта может быть подкреплено разными мотивирующими мероприятиями. Например, в одной компании через месяц после тренинга была запланирована проверка ежедневников. Владельцы трех лучших ежедневников получали приз в виде отгула.

О чувстве времени затронем искажение его восприятия. Что это такое? Когда одно и тоже событие воспринимается нами как длящееся во времени с разной скоростью. К примеру, два события длительностью 30 минут могут восприниматься совершенно по-разному. Интересная лекция пролетает незаметно, а скучное совещание воспринимается как бесконечная зубная боль. Хотя на самом деле оба мероприятия длились одинаковое время, наши внутренние часы отсчитывали их по-разному. Почему так происходит?
Наше сознание может находиться в разных состояниях. В каждом состоянии время воспринимается особо. И самое главное – есть контраст между восприятием времени, когда мы эмоционально возбуждены (положительно либо отрицательно), сосредоточенно работаем, спим или погружены в размышления (пребываем в раздумье).
Хорошо известен следующий феномен. Если человек находился в трансе около часа, и после выхода его спросить, сколько прошло времени, то ответ расположен в интервале 5-10 минут. Разница в десятки раз, цифра серьезная. Теперь представьте, что при планировании вы не учли состояние сознания, в котором будете находиться. Вполне реальна следующая ситуация. Собираетесь на вечеринку, ориентируетесь пробыть там три часа. У вас отличное чувство времени, и вы решаете, что без проблем почувствуете, когда пора уходить. Появляетесь на вечеринке. Она идет на редкость весело, интересно – время летит незаметно. И ваши внутренние часы подают первые признаки тревоги не то что через три, а через все шесть часов. Хорошо, если после таких провалов не запланировано никаких мероприятий, а следующий день – выходной. А если иначе? Знай вы, как искажается чувство времени, могли выделить на вечеринку больше времени изначально, либо найти способ напомнить себе и покинуть ее вовремя. К примеру, поставить таймер.
Ситуация с переговорами. Если идут интересно и интенсивно, время никто не замечает. В результате рушатся ранее составленные планы, либо, что еще хуже, вы не успеваете решить за время переговоров важные пункты и прийти к согласию. В итоге требуется назначить дополнительную встречу, а это расход времени, изменение планов. Одним словом, потери.
То же происходит со временем в дороге. Монотонный гул мотора, мелькание машин и светофоров, вы погружены в пространство движения, и восприятие времени меняется. Час может стать пятнадцатью минутами, либо пятнадцать минут – часом. Ведь бывает такое? Здесь очень важно прикидывать дорогу не на глазок, а замерять ее (используйте калибровку). Тогда и расход времени на дорогу будет точный, и опозданий меньше. Что не может не радовать, особенно ваших коллег и близких.
Чувство времени есть у каждого из нас. Развито оно хорошо или слабо зависит от рода деятельности. Любой человек может легко и просто повысить точность своих внутренних часов. Требуется чуть-чуть усилий и некоторое время, как, впрочем, и в тренировке любого иного навыка. Добавьте к этому капельку здравого смысла и немного смелости в принятии решений – и вы сможете сполна порадовать себя и окружающих результатами использования внутренних часов. И последнее: в своей работе нужно учитывать искажение восприятия времени. Этим вы добавите себе шансов на успех.
Чувство времени – очень важная часть управления собственной жизнью. Начните его развивать, приложите немного усилий – и довольно скоро получите приличный результат. Согласитесь, лучшее, что мотивирует в работе, – это положительные результаты наших усилий. Тем более, если эти результаты адекватны затратам.