Тайм менеджемент

Май 2010

Избавляйтесь от вещей. Вещи отбирают время. Есть, несомненно, полезные вещи, но они полезны и вредны одновременно. Чувствуйте баланс, когда вещи становятся вредными — избавляйтесь от них.
Кроме того, будет интересно знать, что 90% вещей — бесполезны по своей природе.
Мои наблюдения: Автомобиль взятый с собой отбирает у меня времени на 5 гр в день, приносит выигрыша по времени в зависимости от обстоятельств от —20 (пробки), до +40 (перевозки техники, загородные поездки).
Мобильник отбирает 1 гр. и приносит времени на 4 гр.
Palm отбирает времени на 4 гр и приносит лишь 1 гр, я не ношу Palm. Суммы относительны, к тому же у меня его как-то украли, что тоже привело к неким временным потерям (на бесполезные волнения и на восстановление информации, смену паролей)
Следствие. Если вы любите свое время вы должны избегать:
1. Чтения толстых книг (особенно нелюбимых). В любом случае книги должны читаться запоем /выполнение любимого дела/ или не читается вовсе.
2. Длительных переговоров с участием большого количества людей. /Совершенно очевидно, что половина из присутствующих просто теряет свое время/.
Совет. Умейте остановиться и идти назад, не старайтесь оказаться правым.
1. У многих и у себя я замечал предубеждение против того, чтобы 5 метров пройти в обратном направлении, признать свои ошибки и прочее. Избавляйтесь от этого, любые предубеждения можно забыть.
2. Умейте признавать свои ошибки. Тогда то, что вы натворили — сбережет ваше время, а не потратит его.
E. НЕ ВВЯЗЫВАЙТЕСЬ В ДОЛГИЕ ДЕЛА (любите простоту), БЫСТРО (—любите время—) ВЫПУТЫВАЙТЕСЬ ИЗ НЕПЕРЕСПЕКТИВНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ (—любите себя—) И ПРИ ЭТОМ ДЕРЖИТЕ СВОЕ СЛОВО (—любите людей—)
Следствие 1: Не разбрасывайтесь своим словом.
Следствие 2: Не занимайтесь сложными делами — либо упростите, либо забудьте.
НЕ РАБОТАЙТЕ С ТЕМИ, КТО РАБОТАЕТ ХУЖЕ ВАС. Ничего не забирает так много времени, как нестыковки с безалаберными помощниками.
Следствие: Людям нужно платить высокие зарплаты, ведь специалисты вашего уровня стоят много
ДЕЛА НУЖНО
1. Забыть
(если забыть нельзя)
2. Сделать сразу и правильно
(если сделать нельзя или неинтересно)
3. Отдать делать другому
Следствия:
1. Забыть — самый эффективный метод. Тут нужна привычка, но большинство дел абсолютно бесполезны.
2. Помните каждое «сделанное» дело тоже отбирает время (на поддержку, на консультации на выражение чувств благодарности). /примечание — искренние положительные эмоции других людей меж тем сохраняют время/.
3. Отдав делать другому, выделите МНОГО ВРЕМЕНИ НА КОНТРОЛЬ, но при этом оставьте его (время) в запасе.
ПостСледствие: ОЧЕНЬ ВАЖНОЕ. ДЕЛАЙТЕ ДЕЛА ПРАВИЛЬНО (правильно — это так, чтобы в результате в сумме вы получили выигрыш во времени, а не проигрыш), неправильно сделанное дело отбирает в 10-20 раз больше времени потом. ДЕЛАТЬ ДЕЛА НЕПРАВИЛЬНО — ЗАПРЕЩЕНО
ПостПостСледствие:
ПРАВИЛЬНО (со сбережением времени) сделанные дела укрепляют ВАШУ ВЕРУ ВО ВЛАСТЬ НАД ВРЕМЕНЕМ. Это очень полезно.
Совет: Оставьте немного времени на контроль правильности.
Особо вредные вещи: самолюбование, эгоистичность, предвзятость, обижаться на и обижать людей, роскошь, эйфория.
Ваш имидж должен генерировать время, а не пожирать его. Следите за этим.
Если у вас возникла эйфория — значит ВЫ ЧТО-ТО ДЕЛАЕТЕ СЛИШКОМ БЫСТРО, притормозите. Сохраняйте баланс между рассудком и чувствами. Не давайте ни тому ни другому одержать Верх.

A. ВСЕ НЕЛЬЗЯ УСПЕТЬ — ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ЧУВСТВА ВИНЫ
Вы не сможете одолеть время, если будете считать, что вы перед ним в долгу.
Отчитываться перед кем-нибудь в использовании своего времени — вредно. Ведь время — это то, что действительно твое. Тот кто-то может требовать от вас лишь конкретный результат. Но если ваша работа находится где-то на месте и принимать звонки клиентов, то пропущенные звонки — тот негативный результат за который вы легко можете быть в ответе.
B. ДОВЕДИТЕ ДО АВТОМАТИЗМА ТО, ЧТО МОЖНО ДОВЕСТИ ДО АВТОМАТИЗМА Это позволит вам и вашему разуму не замечать эти дела.
C. ЗАНИМАЙТЕСЬ ТОЛЬКО ОДНИМ ДЕЛОМ В КАЖДЫЙ МОМЕНТ…
+ ОГРАНИЧЬТЕ ЧИСЛО ДЕЛ, ВИСЯЩИХ РЯДОМ (удаляйте вещи)
+ ДЕЛАЙТЕ «ЦЕЛЬ» (помните зачем)
+ ДОВЕРЯЙТЕ СВОЕЙ ИНТУИЦИИ. Она знает больше вас (баланс разум-чувста)
Следствие 1: Идеальный рабочий стол — пустой; Идеальный почтовый ящик — пустой;
Следствие 2: Особенно опасны «висящие» важные дела. Дело отбирает времени примерно 10% от своей важности. Взвалите на себя 10 важных дел и вы вообще не сможете работать.
Следствие 3: Намного проще и эффективнее сказать человеку, что вы займетесь этим делом после того, как пройдет время и он (заинтересованный) НАПОМНИТ ВАМ САМ ОБ ЭТОМ. В этом случае ваш мозг отдыхает и наслаждается жизнью. Лучше помнить, что-то полезное, чем те дела, о которых помнить необязательно. Кстати, подтверждается концепцией про приятные дела. Ему будет приятно напомнить вам, а вам обычно не приятно это помнить самому.
Следствие 4: Создавайте завершенность (каждое завершенное дело растворяется в пространстве и не надоедает).
Следствие 5: Не смешивайте несколько дел вместе. Дела — они хороши по отдельности. Фраза: «Я займусь вашим делом, после того, как сделаю дело другое» — должна уйти из вашего лексикона. Вам ведь совершенно неизвестно будет ли доделано когда-нибудь это другое дело и уж точно — эти дела нисколько не связаны.
D. СПЕШИТЕ МЕДЛЕННО. Поскольку любой цейтнот — неэффективен.
ВСЕГДА ДЕРЖИТЕ 33% ВРЕМЕНИ СВОБОДНЫМ (ПОТОМ 50%)
Обоснование: Невозможно структурировать время, когда оно все занято. Вам нужен простор для маневра.

Мы будем понимать под «Эффективный тайм менеджмент» способ, при котором в вашей жизни выполняется следующее условие.
1. Вы довольны результатами (продвижением к цели);
2. Вы совершенно свободны от срочных и неинтересных дел.
Идеал недостижим, но чем вы более довольны и боле свободны — тем лучше тайм менеджмент.
Следствие: Если у вас нет цели — вам не нужно время
ПРИМЕНЯТЬ ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТ БЕЗ ЦЕЛИ — ЗАПРЕЩЕНО
Совет: Не укоряйте себя за бездействие! Зачастую лучше ничего не делать, чем делать что-то не то.
Как выработать цель?
Как бы не повернулась судьба, единственная цель, которая вас достойна — изменить мир. Все остальные цели — либо эгоистичны (тогда вы просто еще не разобрались в себе и ВАМ РАНО ДУМАТЬ О ЦЕЛИ), либо сводятся к «изменить мир».
Следствие: ВАША ЦЕЛЬ формулируется так: Я решил (за период своей жизни /другого нет/) изменить мир, чтобы в нем было больше (перечисление любимых дел и чувств, но не вещей) /вещи — главные враги времени/.
Фраза «время-деньги» не очень верна. Время — многограннее денег.
Время — это все, что дано нам в этой жизни. Время и жизнь почти синонимы.
Время — можно инвестировать. Ничто другое нельзя инвестировать без времени. (см. *инвестиции)
Человек нуждался и нуждается в универсальной Валюте, для оценки пути, который он выбирает ежесекундно. Исторически сложилось, что это деньги. Но время — натуральный и намного более универсальное мерило. (см. *учет во времени). Поэтому бизнес естественнее строить на временных ресурсах, а не на денежных. (см. *бизнес и время).
Занимайтесь только любимыми делами. Если вы не можете позволить себе это — этот текст не для вас.
Обоснования:
1. Ничего нельзя хорошо делать, если вам это не нравится
2. Возможность делать неинтересные вещи, приводит к дилемме выбора, которую, на мой взгляд, объективно решить нельзя.
Совет: ДЕЛАТЬ НЕИНТЕРЕСНЫЕ ДЕЛА ЗАПРЕЩЕНО
КАК ВЫБРАТЬ НУЖНЫЕ ДЕЛА
1. Нужные дела интересны
2. Нужные дела не нужно делать срочно
3. Нужные дела работают на перспективу
(ВНИМАНИЕ: ЛЮБЫЕ ДРУГИЕ ДЕЛА ВЫНУЖДЕНЫ И НЕНУЖНЫ)
/Переходя на высшую ступень тайм-менеджмента/
Выбросите ЧАСЫ И ЕЖЕДНЕВНИК — ОНИ ВАМ НЕ НУЖНЫ
Обоснование:
1. Человек обладает памятью и чувством времени. Обе этих способности — уникальны и совершенно необходимы. Поэтому избавившись от ЧАСОВ и ЕЖЕДНЕВНИКА, ВЫ БУДЕТЕ ТРЕНИРОВАТЬ ПАМЯТЬ
2. Выбрасывая часы, помните, время — это ваша собственность, оно принадлежит вам, а не вы ему.
Совет не для начинающих!
Если у вас не было часов и ежедневника, ВАМ сначала нужно ПРИОБРЕСТИ и то и другое, понять зачем они нужны. А лишь потом — выбросить. Я думаю, что неэффективно избегать вещей, с которыми не знаком.
Не пытайтесь переубедить людей. Их убеждения — это их личное счастье.
Что делать? Выскажите им собственное мнение, согласитесь с теми пунктами, которые признаете и не согласитесь с теми, какие не признаете. Закончите разговор. Будьте при этом абсолютно открыты и честны. При этом у ваших собеседников не возникнет вопросов.
Любите людей и себя в первую очередь
1. Любовь к другим позволит вам любить себя и не упасть в эгоизм. К тому же предохранит от конфликтов. Никто не может забрать и дать вам столько времени как другие люди.
2. Любовь к себе позволит вам сохранить собственное время от посягательств.
Следствие: Будьте честным перед собой и другими.

Два месяца назад я прочел отличный топик «Личный таим — менеджмент» . Описанные в нем идеи организации своего времени мне настолько понравились, что я решил не лениться и прочесть книгу Глеба Архангельского «Тайм-драйв».
Произведение Глеба воодушевило меня еще больше, и, наконец, я решил постепенно внедряться описанные в книге методы в свою жизнь.
Первая глава рассказала мне о том, как правильно организовать свой сон, отдых и прочее, то есть то, что не имеет отношения к работе, но непосредственно влияет на её эффективность. Сказано – сделано. Я стал отдыхать каждые полтора часа, ложиться в полночь, вставать в 7 утра. «Отлично, — подумал я, — пора двигаться дальше».
Наступил черед второй главы. Из нее я узнал о том, как есть слонов и лягушек и что такое календари-«пинарик». Как ответственный ученик я нарисовал для себя «пинарик» и выписал на отдельном листе своих лягушек и кусочки слонов, которые я должен есть каждый день, чтобы в итоге поглотить все животное. Слонов у меня оказалось три: восстановить спортивную форму, выучить нормально английский и изучить одну новую научную дисциплину.
И я начал действовать. Целую неделю я старался кушать все те кусочки, которые я для себя выписал. Каждый день проходил просто замечательно и, в конце дня, я отмечал в своем «пинарике», что этот день был прожит не зря.
Но через неделю что-то случилось. Я объелся слоновьим мясом, меня начало от него просто тошнить. Я больше не мог учить новые английские слова, не мог заставить себя бегать 5 км каждый день, не мог прочесть 50 страниц книги по научной дисциплине. В итоге в «пинарик» стал пестрить записями о зря потраченном времени. Ещё через несколько дней у меня нарушился режим сна и я скатился до более удручающего состояния, чем то, которое было до начала использования системы тайм-менеджмента.
В итоге я выбросил список своих слонов, отпустил своих лягушек, порвал свой «пинарик» и… мне стало лучше.
А теперь вопрос: Кто-нибудь из читателей испытывал нечто подобное или это я один такой безвольный человек?

Когда я только перешёл от офисной работы к домашней, первое время был на седьмом небе от счастья. С ума сойти – можно спать столько, сколько хочется! Можно работать тогда, когда есть «стих», а когда его нет – ходить дышать воздухом и развлекаться так, как только в голову придёт. Не счастье ли это? Примерно полгода я провёл в таком состоянии постоянного кайфа, а потом постепенно начал привыкать. А дальше началось то, что обычно бывает у большинства узников «домашнего офиса». И вот, через полтора года такой жизни я задался вопросом – а так ли уж хороша она у меня, как казалась вначале?
Итак, к чему я пришёл за полтора года «свободной» жизни:
— Поскольку задачи перед собой я ставил самостоятельно, а никаких ограничений по времени не было (можно ведь и ночью работать, на себя-то!), то их количество в «поминальнике» превысило все разумные пределы. И они всё прибывали.
— Рабочий день не прекращался никогда – только продрав глаза, я уже оказывался на рабочем месте, а уйти с него мешало большое чувство вины и ответственности перед тем громадным списком задач, которых сам себе наставил.
— При этом, количество дел, которое реально удавалось сделать в течение этого невероятного рабочего дня, оказывалось на удивление скромным. Чем я занимался все эти долгие 16 часов «свободного рабочего времени»?
Критический подсчёт рабочего времени принёс неутешительные результаты. Компьютер, моё рабочее место, оказался и главным препятствием в работе. Как не почитать свежую подборку историй или анекдотов? Их, правда, до фига, но ведь весело же!
Опять же новости – мне интересно, что делается в мире, поэтому пара-тройка новостных сайтов каждый день приветствует меня в своих объятиях. А под статьями на них еще и обсуждения бывают. Часто, правда, тупые и бессмысленные, но тоже как-то затягивает. Хочется дочитать до конца и всё-таки узнать, за кем последнее слово осталось.
Форумы по специальности – надо знать, чем братья по профессии дышат. Самому что-то туда написать – святое дело!
Разные всякие рассылки и RSS – столько там всего интересного!
А ещё есть почта – текущая рабочая (её очень много) и личная – а я люблю писать письма длинные, интересные!
Вот только всеми проклинаемая за пожирание времени аська в этом списке не засветилась, тогда я ей практически не пользовался, не то что сейчас…
Короче, итог оказался печален – большую часть времени я страдаю натуральной фигнёй, не дающей мне ничего, но зато много отнимающей: деньги, потому как работа не делается; здоровье, поскольку 16-ти часовое сидение за очком монитора без последствий не проходит; счастье, потому что с чего тут счастливым-то быть? Без денег и здоровья?
Озверев от такого понимания, я решился на экстремистские меры. На стол был установлен будильник, а домашним было объявлено, что теперь я снова с ними, за исключением двух часов в сутки.
Весь день кроме этих двух часов я не прикасался к работе. И бросал её в любом месте, когда два часа истекали. И жил так примерно неделю. Итог был шокирующим – за два часа я успевал существенно больше, чем за шестнадцать! Понимание того, что время не резиновое, что оно вот-вот кончится, напрочь отсекало все желания отвлечься хоть на минуту. За эту неделю я переделал кучу того, что висело тяжким грузом уже по несколько месяцев. Конечно, были и дела, которые невозможно втолкнуть в два часа. Всё, что требует вдумчивости, аналитичности, какие-то принципиально не ускоряемые вещи (нельзя, например, набирать текст быстрее, чем умеешь) и т.д. Всё это либо делилось на куски, либо откладывалось. Но итог от этого не менялся – сокращение рабочего времени в восемь раз привело к резкому увеличению эффективности его использования.
Потом я постепенно вернулся к прежней жизни. К любимым анекдотам, новостям, почте. Но когда чувствую, что меня начинает заваливать текучка – вспоминаю об этом эксперименте и принимаю то самое парадоксальное решение: не добавить пару часиков на «разгребание», а наоборот – сократить свой рабочий день, ограничить его конкретными жесткими рамками, за которые – ни-ни. И «завалы» начинают волшебным образом таять…

Прочитал тему про работу дома 2 часа в день, а также комментарии.
Расскажу про свой опыт работы дома. Я начал работать дома на удаленного заказчика еще когда жена была на последних месяцах беременности. Это было замечательное время. Никто не говорит когда мне вставать на работу, когда уходить с работы, много экономится времени в силу того, что не надо тратить его на дорогу, да и работа делается на удивление быстро. Мы с женой много гуляли, проводили кучу времени вместе. А потом родилась замечательная дочка!..
Пока она была совсем крохотной — отлично получалось работать дома. Совсем крохи очень много спят, и почти что не мешают. Слегка и периодами не давала работать только жена, которая требовала помощи, потому что с ребенком сложно справляться одной. Теперь все было почти как прежде, но вместо того чтоб много отдыхать и проводить время с женой — я старался ей помочь управляться с ребенком и по дому. Но на работу время оставалось и претензий со стороны заказчика никаких не было.
Потом, когда ребенку исполнилось полгода, я стал работать на проекте в офисе. Об этом рассказывать не буду: что интересного может быть в работе в офисе… Работа как работа.
Когда проект через 2 года завершился — стал снова работать дома. Ребенку на тот момент было 2,5 года. Я в результате стал самым несчастным и уставшим человеком на свете. Жена считает, что раз ты дома — должен ей и ребенку уделять внимание, помогать. Доводы про то, что надо сделать еще кучу работы — почти не помогают, ведь ты же дома. А попробуйте что-то объяснить двухлетнему ребенку. Он просто не слазит с шеи, либо носится вокруг любимого папочки, что-то крича и требуя внимание, и это приводит к тому, что работать вообще невозможно. А учитывая то, что это любимая дочурка — то внимание ей приходится уделять, как ни крути. В результате нет никакой работы в течение дня, работаешь кое-как только ночью после насыщенного шумом, гамом и чем угодно, только не работой дня. Как сейчас помню… Утром будит ребенок с диким криком «папочка! пора вставать!». А днем после бессонной ночи нет никакого настроения или желания ни только работать, но и уделять внимание семье. И все идет по кругу.
Последней каплей стало то, что работодатель стал намекать на то, что я плохо работаю, а что самое постыдное: он был прав. Все взвесив, я понял что работать хорошо с женой и ребенком дома не представляется возможным. Продержался я в таком режиме ровно месяц, и такого опыта врагу не пожелаю. Никакого здоровья не хватит. В результате, я не уделял по-настоящему внимание ни жене, ни работе. Были взаимные обиды и ссоры. Закончилось тем, что я отдал проекты бездетным друзьям, нашел хорошо оплачиваемую работу в офисе с гибким ненапряжным графиком, и уже полтора года нисколько об этом не жалею.

Как-то раз один человек вернулся поздно домой с работы, как всегда усталый и задерганный, и увидел, что в дверях его ждет пятилетный сын.
— Папа, можно у тебя кое-что спросить?
— Конечно, что случилось?
— Пап, а сколько ты получаешь?
— Это не твое дело! — возмутился отец. — И потом, зачем это тебе?
— Просто хочу знать. Пожалуйста, ну скажи, сколько ты получаешь в час?
— Ну, вообще-то, 500. А что?
— Пап, — сын посмотрел на него снизу вверх очень серьезными глазами. — Пап, ты можешь занять мне 300?
— Ты спрашивал только для того, чтобы я тебе дал денег на какую-нибудь дурацкую игрушку? — закричал тот. — Немедленно марш к себе в комнату и ложись спать!.. Нельзя же быть таким эгоистом! Я работаю целый день, страшно устаю, а ты себя так глупо ведешь.
Малыш тихо ушел к себе в комнату и закрыл за собой дверь. А его отец продолжал стоять в дверях и злиться на просьбы сына. Да как он смеет спрашивать меня о зарплате, чтобы потом попросить денег?
Но спустя какое-то время он успокоился и начал рассуждать здраво: Может, ему действительно что-то очень важное нужно купить. Да черт с ними, с тремя сотнями, он ведь еще вообще ни разу у меня не просил денег. Когда он вошел в детскую, его сын уже был в постели.
— Ты не спишь, сынок? — спросил он.
— Нет, папа. Просто лежу, — ответил мальчик.
— Я, кажется, слишком грубо тебе ответил, — сказал отец. — У меня был тяжелый день, и я просто сорвался. Прости меня. Вот, держи деньги, которые ты просил.
Мальчик сел в кровати и улыбнулся.
— Ой, папка, спасибо! — радостно воскликнул он.
Затем он залез под подушку и достал еще несколько смятых банкнот. Его отец, увидев, что у ребенка уже есть деньги, опять разозлился. А малыш сложил все деньги вместе и тщательно пересчитал купюры, и затем снова посмотрел на отца.
— Зачем ты просил денег, если они у тебя уже есть? — проворчал тот.
— Потому что у меня было недостаточно. Но теперь мне как раз хватит, — ответил ребенок.
— Папа, здесь ровно пятьсот. Можно я куплю один час твого времени? Пожалуйста, приди завтра с работы пораньше, я хочу чтобы ты поужинал вместе с нами.

Не у всех на работе есть хороший и качественный тайм трекер, которым удобно и приятно пользоваться. Врожденная лень, подкрепленная неудобством, отодвигает момент заполнения отработанного времени чуть ли не на следующую неделю. И вот сидит такой задумчивый программист, отчаянно пытаясь вспомнить — а что же он делал ровно неделю назад? В который раз занимаясь подобным времякопанием, в голову пришла мысль сделать простенький бумажный тайм- и таск-трекер.
На часиках отмечаем время приходов-уходов, в записных полях пишем, что делали.
Когда мы пользуемся пинариком, то регулярно возникают периоды «отката». То есть, такие моменты, когда работа с табличками целей и времени становится рутиной. Ну, да, утром и вечером отмечаем утекающее время. И что с того? Ведь мотивирующий фактор времени лучше оценивать в каких-то количественных и описательных критериях. Многие совершенно логично расцвечивают пинарик. Один цвет для продуктивного дня, другой — для дня так себе. Однако по прошествии небольшого времени становится понятно, что такого рода оценка приводит к вполне пресказуемому результату: соотношение времени колеблется где-то возле 50 на 50. Статистика замечательного сервиса Worktrek. это прекрасно показывает
Прочитал тему про работу дома 2 часа в день, а также комментарии.
Расскажу про свой опыт работы дома. Я начал работать дома на удаленного заказчика еще когда жена была на последних месяцах беременности. Это было замечательное время. Никто не говорит когда мне вставать на работу, когда уходить с работы, много экономится времени в силу того, что не надо тратить его на дорогу, да и работа делается на удивление быстро. Мы с женой много гуляли, проводили кучу времени вместе. А потом родилась замечательная дочка!..
Когда я только перешёл от офисной работы к домашней, первое время был на седьмом небе от счастья. С ума сойти – можно спать столько, сколько хочется! Можно работать тогда, когда есть «стих», а когда его нет – ходить дышать воздухом и развлекаться так, как только в голову придёт. Не счастье ли это? Примерно полгода я провёл в таком состоянии постоянного кайфа, а потом постепенно начал привыкать. А дальше началось то, что обычно бывает у большинства узников «домашнего офиса». И вот, через полтора года такой жизни я задался вопросом – а так ли уж хороша она у меня, как казалась вначале?

Я уже довольно давно читаю Хабр, и много раз видел посты про тайм-менеджмент и про то, как «улучшить свою жизнь за 5 минут». Так случилось, что около полутора лет назад я и сам заинтересовался тайм-менеджментом, и с тех пор постоянно испытываю разные методики в надежде скомпилировать нечто своё, полностью удовлетворяющее моим потребностям. Пару месяцев назад я в очередной раз пересмотрел свой подход к управлению временем, и, кажется, нашёл нечто, асимптотически стремящееся к идеалу :). Именно этой методикой я и хочу поделиться с уважаемыми хабраюзерами в надежде на то, что кто-нибудь сможет почерпнуть из неё что-то полезное.
Вечный вопрос: почему руководителю часто не хватает рабочего дня, тогда как подчиненным нечем его заполнить? Пару лет назад по мотивам самых разнообразных импортных источников, которые сейчас уже просто не вспомню, я набросал тезисы ответа на этот вопрос.
Чтобы ответить на него обращу ваше внимание на структуру рабочего времени, в течение которого руководитель вступает в отношения трех типов — с начальством, с руководителями других отделов (менеджерами) и подчиненными. Поэтому и время разделим на три компонента:
1. Время менеджера, которым распоряжается босс, — это время расходуется на деятельность, навязываемую начальством. «Проколоться» здесь нельзя — будете наказаны.
2. Время, которое забирает система, — работа с руководителями других подразделений и внутренняя текущая деятельность. «Забьете» на нее — беды не избежать, просто оно может быть отложено во времени.
3. Время, которое тратится на собственные инициативы, — эта часть тратится на то, что вы делаете добровольно. Однако именно это время любят съедать подчиненные, так что распоряжаться самостоятельно вы можете только тем, что сможете организовать себе сами. Как? Минимизировать или свести практически к нулю время, сжираемое подчиненными.

Публикую обещанные примеры визуализации данных по тайм-менеджменту, основанные всего лишь на одной таблице, описанной во второй части.
Несколько раз в день я обращаюсь к тактическому экрану. На нем отображена сводная информация о рабочем дне, обновляемая в реальном времени. Экран состоит из 3-х частей: сферы жизни, проекты, задачи. В сферах настраивается отображение основных показателей, которые я хочу контроллировать, например, какой-нибудь злостный поглотитель времени. Во второй части планируется распределение времени по проектам. Ниже находится список активных задач и их состояние.
Первая часть вызвала большой интерес. И в связи с некоторым количеством негативных комментариев («сложно», «роботизация», «неполноценная жизнь», «никому не нужно», «скрупулезность»), я не буду сразу переходить к описанию системы. Начну с истории своей системы, всех этапах ее эволюции, так как действительно наверное не стоит сразу учитывать все по максимуму.
Предыстория:
Были времена, когда жизнь казалась бесконечным океаном и дни неторопливо сменяли друг друга. После окончания университета я начал обменивать свое время на деньги в качестве консультанта по внедрению ERP систем. В конце рабочего дня или командировки необходимо было подписать у клиента акт выполненных работ. Бывало сложно вспомнить, что делал несколько дней назад и сколько времени на это ушло. Пришлось перенять опыт моей наставницы – не медлить с заполнением этих документов, так как максимум информации о ситуации присутствует в памяти в момент выполнения задачи.
Еще в древности люди начали задумываться о природе времени. Время это тот ресурс, который сегодня всегда дороже, чем вчера, так как с каждым днем его становится все меньше, так сказать Memento mori. Время бежит неумолимо — его нельзя накопить, нельзя сохранить, нельзя положить на депозит. Его можно только тратить. Вопрос, как его тратить наиболее эффективно, наиболее рациональным способом, чтобы потом «не было мучительно стыдно за бесцельно прожитые годы». Итак время – это наша жизнь – самое ценное, что у нас есть, но «Удивительно устроен человек — он огорчается, когда теряет богатство, и равнодушен к тому, что безвозвратно уходят дни его жизни»
Человеческая цивилизация преуспела в развитии финансового и бухгалтерского учета, сотни институтов учат считать деньги, единицы учат ценить и считать время. Наше прошлое определяет наше настоящее. И чем больше мы будем знать о нашем прошлом, тем лучше мы сможем спланировать и спрогнозировать наше будущее. Память человека не предназначена для хранения огромного количества событий происходящих в нашей жизни. В краткосрочной памяти удерживается 80-100% событий текущего дня до очередного сеанса сна, который отформатирует большую часть воспоминаний. Следующие сеансы сотрут почти все, за исключением важных эмоциональных или часто повторяемых событий. По правде говоря, часто повторяемые события мы тоже не помним — мы помним шаблон, по которому они происходят. Мы помним лишь некоторые моменты нашей жизни, остальное пустота.
Возникает вопрос организации учета своей жизни. Удивительный пример такой организации я обнаружил в книге Даниила Гранина «Эта странная жизнь», в которой описывается биография ученого-биолога Любищева. Он вел подробный дневник своей жизни, архив писем, рукописей и авторефератов прочитанного. Ниже привожу самые интересные цитаты из этой великолепной книги:
«Каким образом он, наш современник, успел так много сделать, так много надумать? Последние десятилетия,— а умер он восьмидесяти двух лет,— работоспособность и идеепроизводительность его возрастали. Дело даже не в количестве, а в том, как, каким образом он этого добивался. Вот этот способ и составлял суть наиболее для меня привлекательного создания Любищева. То, что он разработал, представляло открытие, оно существовало независимо от всех остальных его работ и исследований. По виду это была чисто технологическая методика, ни на что не претендующая,— так она возникла, но в течение десятков лет она обрела нравственную силу. Она стала как бы каркасом жизни Любищева. Не только наивысшая производительность, но и наивысшая жизнедеятельность»
Все мы сталкиваемся с проблемой когда кто-то опаздывает на встречу с вами или мы сами опаздываем, Я сейчас хочу рассмотреть опоздания только в сфера деловых встреч, не касаясь личных дел. Ведь когда кто-то опаздывает теряется не только время, но и работодатель или вы сами теряет деньги. Если сложить все время потраченное на ожидание накопится огромное количество человеко-часов, а если эти часы высокооплачиваемого работника, например корпоративного юриста с окладом в 1000 рублей в час? Это огромные потери. Или когда соседний отдел не может прислать вам данные уже 2 часа, из=за чего ваша работа стоит, а обещали через 15 минут!