Тайм менеджемент

Записи с меткой «тайм менеджмент»

Вы никогда не задумывались, сколько времени тратите на пустые разговоры, на задания, выполнение которых не входит в ваши обязанности, да просто на поиски нужной в данный момент бумаги? Подсчитайте, и полученный результат может неприятно удивить и даже шокировать. Теперь умножьте его на количество рабочих дней — и вы поймете, почему до сих пор, к примеру, не стали начальником, почему вас не слишком ценят и не платят столько, сколько положено сотрудникам соответствующей позиции, или почему вы так страстно хотите поменять место службы. А ведь время — это тот потрясающий капитал, который каждому дан от рождения…
Конечно, сегодня любые рабочие процессы можно ускорить благодаря, например, тому же компьютеру. Представьте себе, как хорошо было бы озвучить монитору задание, которое дало вам многоуважаемое руководство, и по прошествии нескольких секунд получить на экране необходимый ответ с нужными данными, обоснованиями и выкладками, а потом прийти к шефу, отрапортовать, получить похвалу, затем взять с полки пирожок…
Когда?нибудь, возможно, так и будет, но пока ваше рабочее место потому и существует, что без вас как специалиста в организации не обойтись. Всему свое время, а мы живем здесь и сейчас. Недаром поэт советской поры Александр Кушнер сказал: «Времена не выбирают, в них живут и умирают». Поэтому давайте вместе подумаем, чего нам не хватает для того, чтобы успешно управлять своим временем. На это опять?таки нужно выделить время. Но подобное вложение впоследствии окупится.
Итак, спокойно подумайте, как сэкономить на работе стремительно бегущие секунды, минуты, часы. Почему, например, для ничего не значащей беседы вы способны все бросить, а для выполнения важного задания нет? Правильно, потому что пустая болтовня не требует от вас усилий, а дело нуждается в особой концентрации внимания.
1. Отделяйте первоочередное от второстепенного, срочное — от того, что может еще подождать. Сразу расставьте приоритеты. Сделали важное задание — пожалуйста, рассыпайтесь в словесных фейерверках, если вам это необходимо. Так нет же, у нас всегда наоборот! Существует еще одна неприятная проблема: вы не можете заставить себя просто-напросто сесть и сделать. Определитесь, в чем загвоздка: не знаете, как приступить к заданию; не понимаете, как его выполнить за столь короткий срок; жалеете, что ввязались в подобное дело; просто лень или страшно.
Допустим, вам поручили то, чего никто еще в вашем отделе не делал. В принципе, ничего нового, но все?таки несколько боязно. «А вдруг я не справлюсь?» — думаете вы и откладываете дело на неопределенный срок. Мысль не совсем подходящая для данной ситуации. Если ничего не приходит в голову, начните с вопроса, который задавал себе по утрам небезызвестный мастер эпатажа Сальвадор Дали: «Что еще сегодня сделает этот гений?» Имея в виду себя любимого. Или напишите большими буквами: «Лучший сотрудник в области решения сложных (грандиозных, масштабных, самых ответственных) задач», — и положите перед собой. Этот настраивающий маневр обязательно подтолкнет вас к действию. А по ходу дела поймете и все остальное, что вас тревожит. Например, можно ли справиться с заданием в столь ограниченный срок? Главное — чтобы вас никто и ничто не отвлекало от процесса.
2. Научитесь говорить «нет» искушениям и соблазнам, а также похитителям вашего рабочего времени. «Время — деньги», как написал еще в 1748 году известный нам по изображениям на стодолларовых купюрах ученый и политический деятель Бенджамин Франклин в своем сочинении «Молодому купцу». Но мы об этом почему?то напрочь забываем, когда дело касается выполнения служебных обязанностей.
Один мой знакомый бизнесмен, большой умница, человек увлекающийся и очень коммуникабельный, вынужден основное время трудиться у себя дома. Просто раньше в его шикарный офис в центре Москвы уже к двенадцати часам дня подтягивались друзья и… активно мешали ему работать: «Старик, ну что ты все сидишь за бумагами? А не поехать ли нам пообедать в новый ресторан? А не пойти ли нам на охоту (в баню, на рыбалку, в бильярдную и т. д.)?» Вместо того чтобы отослать этих рыб-прилипал, бизнесмен упускал выгодные контракты, не отслеживал уже имеющиеся и в результате терял большие деньги. В таком своем удручающем положении он был виноват сам: не умел сказать когда нужно «нет». А делать это, будем предельно откровенны, большое искусство.

Многие популярные сегодня технологии управления временем были разработаны еще в 1970-е годы в Западной Европе и США. Однако воспринимать тайм-менеджмент как на 100% западную технологию было бы ошибкой. Отечественная школа научной организации труда и личного времени (НОТ) может похвастаться рядом собственных достижений, не имеющих аналогов в западной науке. Один из «отцов» научного менеджмента Фрэнк Гилбрет, ознакомившись с публикациями Центрального института труда (ЦИТ), заявил: «Русские глубже нас разбираются в вопросах организации времени».
Импульс к развитию НОТ в России дали разработки двух наиболее ярких представителей отечественной управленческой науки начала прошлого века. Так, директор ЦИТ Алексей Гастев в свое время первым опроверг одно из наиболее распространенных возражений против научной организации рабочего процесса, согласно которому она является несовместимой с творческим мышлением. По его мнению, стандартизация действий и наработка автоматизма способствуют тому, что «нервная энергия освобождается для все новых и новых инициативных стимулов, увеличивая мощь индивида до беспредельности».
Платон Керженцев, руководитель движения «Время», ставил основной целью своей организации сокращение неэффективных временных затрат. Само движение зародилось в 1923 году с заметки в газете «Правда», в которой приводились данные о непростительных тратах производственного времени на общих собраниях. В ней, в частности, был описан случай, когда суммарное время ожидания докладчика большим числом квалифицированных работников авиационного завода было оценено присутствовавшими при этом американскими специалистами как достаточное для постройки нескольких аэропланов.
Вторая волна популярности тайм-менеджмента в нашей стране началась с выходом в начале 1970-х годов книги Даниила Гранина «Эта странная жизнь». В ней он первым из отечественных исследователей озвучил идею хронометража как основы системы управления личным временем, а также привел свою теорию «бюджетирования» времени – гораздо более гибкого инструмента, чем традиционное западное планирование.
Почему традиционный ТМ не эффективен
1. Это попытка организовать рабочее время сотрудника в отрыве от личного, хотя сегодня граница между временем для решения личных и профессиональных вопросов практически стерта
2. Значительная часть всех посвященных ТМ курсов отводится вопросам планирования. Однако его роль в современном бизнесе становится все менее важной. И наоборот, все актуальнее становится умение специалиста отходить от заранее разработанных планов и схем и получать максимальную выгоду от решения непредвиденных задач
3. Для того чтобы эффективно использовать инструменты ТМ, сотруднику нужно дорасти до понимания их необходимости самостоятельно. Однако к тому времени, когда это происходит, он обычно вырабатывает ряд собственных практических навыков. Теоретическая основа ТМ в этом случае нужна менеджеру лишь «для общего развития»

Об изменениях в своих организациях сотрудники американских компаний чаще всего узнают от своих
коллег, а не от руководства. К таким неутешительным выводам пришли эксперты расположенного в Чикаго исследовательского центра International Survey Research после опроса, проведенного среди 16 тыс. работников из 104 американских компаний. Несмотря на повышенное внимание к проблеме внутренних коммуникаций и огромное число посвященных этому курсов для менеджеров, ситуация оставляет желать лучшего. Согласно полученным данным, неформальные информационные каналы являются главным источником информации для 68% работников государственных учреждений, 65% сотрудников компаний высоких технологий и 46% работников финансового сектора.
Чаще всего, говорится в отчете, сотрудники получают важную информацию об изменениях в организации в процессе неформального общения со своими коллегами. Причем в качестве информационных каналов участники опроса чаще всего упоминали «слухи», «сплетни» и «разговоры около аппарата с питьевой водой». Насколько такой способ внутренней коммуникации способствует продуктивности работы — другой вопрос.
Статистика показывает, что 80% рабочего времени руководитель проводит, общаясь со своими сотрудниками, партнерами и т.д. Задумываемся ли мы о том, насколько эффективно наше общение? Возможно, на решение тех или иных проблем можно было затратить времени меньше, более интенсивно и сжато по времени решить поставленную задачу.
Как часто нам не хватает времени на что-то важное, давно задумываемое… Наш рабочий день приобретает угрожающие временные размеры, и мы все чаще испытываем дефицит времени. Куда же может уходить наше такое дорогое время? Как сделать, чтобы его стало больше? Специалисты тренингово-консалтинговой компании «МОБИЛЕ» предлагают начать с анализа «Поглотителей времени».

Исследование, проведенное британской компанией Office Angels (OAs), в котором приняли участие 1000 офисных работников, показало, что обеденный перерыв 70% сотрудников длится менее часа. При этом 55% работников предпочитают перекусить прямо на рабочем месте.
По словам 69% опрошенных, в результате недостаточного полуденного отдыха они настолько сильно устают, что им приходится отменять различные мероприятия, запланированные на вечер. 73% указали на спад энергии во второй половине дня, который приводит к потере примерно 30 минут рабочего времени ежедневно.
«Возможно, работодатели должны следить за тем, чтобы сотрудники отдыхали от работы. Хотя закона, согласно которому сотрудники обязаны отдыхать не менее часа, не существует. Это должно повысить их производительность и снизить число неявок на работу, связанных с чрезмерной усталостью и стрессами», — говорит Адриан Марлоу из компании Lawspeed, занимающейся трудовым правом.

Для обеспечения должного отдыха в течение рабочего дня можно:
1. Делать небольшие перерывы, хотя бы для того чтобы выпить чаю;
2. Распределять задания в течение дня так, чтобы не пришлось проводить весь день за компьютером;
3. Прогуливаться на свежем воздухе во время обеденного перерыва;
4. Регулярно проветривать офис.

Тест «Поглотители времени»
1. Нечеткая постановка цели.
2. Отсутствие приоритетов в делах.
3. Попытки слишком много сделать за один раз.
4. Отсутствие представления о предстоящих задачах.
5. Плохое планирование дня.
6. Заваленный письменный стол.
7. Чрезмерное чтение (любой литературы, даже новой)
8. Досье (банк данных).
9. Недостаток мотивации.
10. Телефон, звонки, отрывающие от дела.
11. Поиски записей, адресов, телефонов.
12. Недостаток кооперации.
13. Незапланированные посетители.
14. Неспособность сказать «нет».
15. Неполная или запоздалая информация.
16. Отсутствие самодисциплины.
17. Неумение довести дело до конца.
18. Отвлечение на внешние факторы.
19. Затяжные совещания.
20. Недостаточная подготовка к беседам.
21. Нечеткая обратная связь или ее отсутствие.
22. Болтовня на частные темы.
23. Излишняя коммуникабельность.
24. Чрезмерность деловых записей.
25. Синдром откладывания.
26. Желание знать ВСЕ факты.
27. Длительное ожидание.
28. Спешка, нетерпение.
29. Слишком редкое делегирование полномочий.
30. Недостаточный контроль за делегированием полномочий.
Теперь выделите два важнейших поглотителя времени. С ними можно начинать целенаправленно работать уже сейчас.

Для любой развивающейся системы (от организма до организации) существует проблема недостатка ресурсов. «Время является таким дефицитным ресурсом всегда, – считает заместитель управляющего филиалом «БИН-Петербург» Александр Чесноков. – Кроме того, управление становится своеобразным искусством опережать время, причем в любой форме: от предвосхищения событий и умения предугадывать ситуацию до построения и планирования сложных систем тайм-менеджмента».
По данным компании Begin Group, около 45% компаний понимают это и используют тайм-менеджмент в управлении персоналом. Порядка 35% планируют внедрить его в дальнейшем. Но далеко не всегда под системой тайм-менеджмента понимается определенная четкая структура отношений. Понятие управления временем чаще всего сводится к журналу опозданий или регламентированию определенных операций сотрудника (например, в банке). «Зачастую руководители, которые организуют тренинги или семинары по тайм-менеждменту в своей компании думают, что одного дня тренинга достаточно для того, чтобы сотрудники стали рационально распоряжаться своим временем, – рассказывает генеральный директор консалтинговой компании «Форум-НТС» Татьяна Михеева. – Все сотрудники разом заводят себе оганайзеры или вывешивают на доску список «поглотителей времени». Длится такое образцовое поведение максимум две недели». По мнению г-жи Михеевой, так происходит потому, что и после тренинга необходима поддержка внутри компании, тогда навык закрепляется и приводит к результатам. Если на «открытые» тренинги приходят сотрудники с высоким уровнем личной мотивации, то внутри компании для большей эффективности тренинга руководителю стоит предварительно разъяснить сотрудникам его цели, чтобы мотивация не была односторонней.
Еще одно заблуждение – считать, что природа нехватки времени у сотрудника организационная. «Нехватка времени – проблема скорее психологическая, – добавляет Андрей Серов, психолог, советник по PR тренингово-консалтинговой компании «Мобиле». – Человек недостаточно уверен в себе, у него нет четкого представления о своих целях, он не в состоянии расставить приоритеты, поэтому у него ни на что не хватает времени».
«Поглотители времени» у сотрудников достаточно стандартны, – замечает Елена Тихомирова, руководитель управления по работе с персоналом страховой компании «Прогресс-Нева». – Чрезмерная трата времени на совещания, выяснение мелочей, заваленный бумагами стол, запутанная система рабочих папок, постоянные прерывания (звонки, беседы)». От офиса к офису эти проблемы одинаковы, но порой в ходе тренинга или семинара рождаются интересные идеи, которые потом приживаются и становятся стандартом. Например, система флажков, когда красный флажок на столе означает «занят» и предполагает, что сотрудника не следует отрывать от работы, кроме неотложных вопросов. Иногда сотрудники фирмы приходят к необходимости создания собственного «языка» внутри компании, когда размытые понятия «сегодня», «завтра», «вечером» и «скоро» означают конкретное время (сегодня – до 18.00), это помогает избежать многих проблем.
Но не все методы управления временем – новинка. Зачастую актуальные сегодня методы – это отголоски хорошо забытых советских приемов. Они используются не только при управлении временем сотрудников, но и для иных целей. К таким относится «фотография рабочего места», когда отслеживается время, которое необходимо сотруднику для совершения той или иной операции. Обычно эти методы применяются в головных офисах структур, разрабатывающих стандарты качества обслуживания клиентов.

Я уверен на 100%, что у каждого человека есть такие дела, которые не хочется выполнять, которые влекут за собой неприятные ощущения, отнимают много сил, не интересны сами по себе и выполнение которых откладывается постоянно изо дня в день. Такие дела называются на тайм-менеджерском языке «лягушками».
Это может быть поход в сбербанк, где необходимо будет отстоять в очень большой очереди. Это может быть звонок заказчику, которому необходимо сообщить о том, что проект затягивается. Это может быть написание годового отчета. В общем, любое занятие, которое совсем не хочется делать, но рано или поздно выполнить его необходимо.
Что делать с лягушками:
Всё очень легко — нужно просто каждый день «съедать» по одной. Выписать на отдельный листок/отдельную вкладку/отдельный файл весь список лягушек и «съедать» каждое утро по одной. Вы удивитесь, но через пару недель у Вас не останется ни одной лягушки и кошки, которые постоянно скребут на душе из-за этого, пропадут без следов. Дышать станет легче. Да и каждый вечер, возвращаясь домой, вы будете довольны от того, что сделали важное дело, которое так долго висело у Вас в мозгу и не давало спокойно порассуждать о жизни и своих делах.
Плюс — это неплохой мотиватор для продуктивной работы. Вы расправились с «лягушкой» и теперь любое дело для Вас ерунда.
Ешьте «лягушек» и настроение станет заметно выше.
«Слонами» на тайм-менеджерском языке называются те дела, к которым Вы не знаете, как подступиться и с чего начать. «Слонами» можно назвать сложный объёмный проект, написание диплома и многое другое. То, что при первом взгляде кажется очень сложным и очень трудоёмким.
Как быть со «слонами»:
Сами понимаете — проглотить целого «слона» за раз практически невозможно. Но возможно нарезать его на «бифштексы» и съесть их по-одному. Улавливаете мысль?
Если мы руководим проектом, то первое, что нужно сделать — это разбить его на маленькие составляющие («бифштексы»). Например:
— Написание ТЗ
— Подбор команды
— Составление тайм-плана
— Разработка дизайна
— Доработка модулей CMS под задачи
— Тестирование
— И т.д.
Видите — как одна большая непонятная задача превратилась сразу в набор несложных действий. Пример, конечно, примитивен, но хорошо показывает смысл, поэтому, не обессудьте
Поэтому, прежде, чем приступить к большой сложной задаче, разбейте её на много маленьких составляющих и приступайте к работе. Вы и сами не заметите — как всё легко пойдёт и от «слона» останется только хобот и уши.

Как это ни странно, но отдыхать нужно обязательно. Не будет отдыха — не будет и плодотворной работы.
Есть два основных момента, которыми нельзя пренебрегать:
— сон 8 часов
— отключение от рабочих вопросов
сон 8 часов
Восьми-часовой сон кому-то может показаться растратой времени, но он необходим. Восемь часов — это то время, за которое наш организм успевает отдохнуть на 100%. Для кого-то эта цифра не очень удачна. Для меня например, лучше поспать или семь или девять часов, но не восемь. Я не знаю — от чего это зависит, но, наблюдая за собой, пришёл к выводу, что я работаю гораздо более продуктивно именно после семи- или девяти-часового сна.
Понаблюдайте за собой и Вы поймёте — что удобнее для Вас. Но не опускайтесь ниже семи ни в коем случае иначе Вы будете просто бесполезны днём. Сэкономленный час ночью выльется для Вас в полный провал во время рабочего дня.
Естественно, я не беру в расчёт такие моменты жизни, когда происходят факапные сдачи проектов, например. Тут уж если хоть немного поспал — и то радость. Но в обычные дни не превращайте своё расписание в ежедневный факап. Жизнь дороже, чем работа. Пусть она даже приносит огромное удовольствие.
Отключение от рабочих вопросов
Не берите работу на дом. Дома нужно отдыхать. Общаться с семьёй, девушкой, друзьями, смотреть ТВ, пить пиво, пойти погулять, зайти в ресторан/кафе поужинать, поиграть в игрушку, посмотреть очередную серию Доктора Хауса. Но не
работать. Отключайтесь от работы. Только так Вы сможете полностью восстановить силы для следующего дня.
Находясь на работе, отключайтесь на некоторое время. Сходите покурить или просто прогуляться. Выпейте чаю. Откройте Хабр. Отключитесь от работы. Подумайте о жизни, позвоните другу, поболтайте на отвлечённые темы с коллегами.
Главное, что бы это не занимало 90% рабочего времени. Хотя, с наступлением кризиса таких людей почти не осталось в компаниях.
Очень хорошая практика — тратить 30% времени на подобные дела или свои проекты, а в остальное время сосредоточенно работать. Если Вы установите такой лимит, то отдыхать или заниматься своими проектами Вы будете с гораздо большим удовольствием и чистой совестью. Работать 100% нельзя. Никакого удовольствия это не принесёт, а нет удовольствия — нет смысла работать.

Если внимательно присмотреться к «здоровому» и «нездоровым» «наполнителям», то станет очевидно, что «здоровый наполнитель» (то есть Любовь) непосредственно связан с так называемыми «добродетелями», а «нездоровые» — с тем, что и религиозное, и светское сознание именует «грехами». Поэтому для «обретения счастья» необходимо постоянно развивать в себе ключевые добродетели и избавляться от наиболее «вредных» грехов.
Согласно списку, составленному еще в VI веке тогдашним Римским Папой Григорием Великим, к таким грехам относятся гордыня, алчность, зависть, гнев, похоть, чревоугодие и лень. За прошедшие столетия общественное сознание настолько привыкло к этому «черному списку», что даже современное светское мировоззрение вполне с этим согласно.
Согласно опросам общественного мнения, к вышеупомянутому списку в настоящее время чаще всего добавляют тщеславие, жестокость, ненависть, нечестность, лицемерие, жадность, мотовство и эгоизм, которые вполне можно воспринимать как «производные» от одного или нескольких «классических» грехов.
Семи «смертным» грехам противостоят семь ключевых добродетелей – Любовь, милосердие, скромность, забота/ внимание, щедрость, самообладание и нравственная чистота. Эти добродетели необходимо постоянно культивировать, поддерживать и развивать (путем принятия соответствующих решений и выполнения соответствующих действий – «доброй мыслью, добрым словом, добрым делом»), пока они не станут для предпринимателя столь же естественными, как дыхание.
Точно таким же способом необходимо избавляться и от грехов – принимать решения и совершать действия, не «поддаваясь искушению греха», а, наоборот, наперекор этим искушениям, пока не исчезнет искушение, а грех не станет просто неприятным.
В основе этого метода (эффективность которого подтверждена опытом тысяч и тысяч людей в течение столетий и даже тысячелетий) лежит очень простой психологический механизм. Как известно, «обычный» человек (и «обыватель», и «предприниматель») примерно 80% своих действий совершает «бессознательно». Иными словами, 80% действий такого человека контролируются не сознанием («рациональным мышлением»), а подсознанием, которое постоянно «программируется» и «перепрограммируется» как внешними воздействиями (событиями, книгами, СМИ, поступками других людей и т. д.), так и действиями, мыслями и решениями самого человека.
Поскольку, как правило, человеческое подсознание «скорее грешно, чем добродетельно», большая часть человеческих мыслей, слов и поступков также скорее грешны, чем добродетельны. И, следовательно, человек скорее несчастен, чем счастлив.
Для того чтобы изменить эту ситуацию, необходимо развивать добродетели и противодействовать искушениям «доброй мыслью, добрым словом и добрым делом», регулярное повторение которых постепенно «перепрограммирует» подсознание «из греха в добродетель». Таким образом, через определенное время целенаправленного духовного развития, предоставленное самому себе подсознание уже будет генерировать уже не греховные, а добродетельные мысли, слова и поступки (тем самым делая человека более счастливым).
Человек не может существовать вне общества, поэтому полностью счастливым он (или она) могут быть только в «счастливой среде». Очевидно также, что предприниматель (владелец бизнеса) обладает всеми необходимыми возможностями для того, чтобы построить свою компанию в соответствии со своими потребностями.
Поэтому одной из важнейших задач стратегического управления бизнесом является построение и сохранение «счастливой компании». Некоторые размышления о том, как это можно сделать, и соответствующие практические рекомендации изложены в статье «Как построить счастливую компанию», опубликованной в журнале «Менеджмент сегодня»

То, что временем необходимо сознательно управлять, доказывать сегодня уже никому не нужно. С его нехваткой в большей или меньшей степени сталкиваются все: от рядовых менеджеров до руководителей и владельцев предприятий. По данным исследований международной консультационной компании «Chipin&Partner», 36% (78 дней в году) рабочего времени мы тратим практически впустую.
И вряд ли дело обстоит лучше со временем нерабочим! Для того, чтобы помочь людям в решении сложных проблем организации своего времени, и существует так называемый «тайм-менеджмент» — искусство управления временем. Большинство мало знакомых с тайм-менеджментом людей представляет его себе как систему планирования и структурирования времени по принципу: чем больше порядка, тем лучше результаты. Это не совсем так. Планирование, конечно, неотъемлемая и очень важная часть управления временем, но это не единственный метод, предлагаемый современным тайм-менеджментом. И, используя его, не стоит забывать обо всех остальных способах, без которых это самое структурирование вряд ли окажется эффективным. В сегодняшней нашей статье мы попытаемся кратко рассказать об основных приемах тайм-менеджмента, сочетание которых может помочь любому человеку оптимизировать свое время и деятельность.
Уже упомянутое нами планирование — один из основных элементов управления временем. Ведь главное преимущество, достигаемое путём планирования работы, состоит в том, что время, затраченное на планирование, приводит к сокращению времени на работу в целом. Алан Лакейн в своей широко известной книге «Искусство успевать» называет время, потраченное на планирование «Временем Решений», потому что «именно этим занимается планирование: принятием решений о том, что, когда и как следует вам сделать». Любое планирование он рекомендует осуществлять в два этапа: составить список и определить приоритеты.
«Все предметы, упомянутые вами в списке, — пишет Алан Лакейн, — являются равноценными. Как только вы составите список, распределите дела в порядке их значимости для вас в настоящее время. По моему мнению, ни один список не является полным, пока он не показывает порядок важности дел. Как только вы составили такой список, завершите его определением приоритетов. Это является азбукой планирования».
Составить список дел достаточно просто, а вот расставить приоритеты, особенно если вы этим никогда не занимались — сложнее. Однако, можно воспользоваться следующими двумя методами, разработанными специалистами в данной области. Оба метода базируются на знаменитом правиле Парето: 20% всех дел дают 80% всех результатов, и наоборот. То есть, необходимо концентрировать внимание на тех делах, которые входят в эти 20%, и именно их относить к разряду важных.
Первый метод — это «АВС-анализ», согласно которому, А-задачи — это самые важные, на их выполнение требуется всего 10% времени, но значимость А-задач, с учетом их вклада в достижение целей, оценивается в 70%! В-задачи — это задачи средней важности, они составляют примерно 20% по затратам времени и 20% по значимости. А вот С-задачи занимают примерно 70% времени, но вносят вклад в размере всего 10%.
Второй метод — метод сочетания критериев «важности и срочности».
Просмотрев список дел, необходимо оценить их сравнительную важность и срочность. Затем все дела можно распределить следующим образом:
А — важные и срочные;
В — важные и несрочные;
С — неважные и срочные;
D — неважные и несрочные.
Конечно, сразу трудно научиться расставлять приоритеты и распределять дела, но с каждым разом будет все легче и легче.
По мнению классика менеджмента Питера Друкера, поможет здесь не только анализ, но и смелость. Кроме того, Друкер рекомендует использовать следующие принципы:
Ориентируйтесь на будущее, а не на прошлое.
Концентрируйтесь на возможностях, а не на проблемах.
Выбирайте свое собственное направление, не плывите по течению вместе с другими.
Ставьте для себя высокие цели, которые позволяют круто изменить ситуацию, а не такие, которые «надежны» и легко достижимы.
Кроме того, не надо чрезмерно сосредотачиваться на планировании. Не стоит считать, что чем больше времени вы тратите на него, тем больше времени экономите. Всегда есть предел, после которого эффективность планирования снижается. Эксперты рекомендуют четко планировать около 60% своего рабочего времени, 20% — резервировать для решения непредвиденных вопросов, а оставшиеся 20% — вообще посвятить свободной творческой деятельности.
По мнению же Глеба Архангельского, известного российского специалиста в данной области, «далеко не всем людям строгий порядок и четкое планирование подходят по психологическому складу: им нужна спонтанность, свобода действий, в жестко заданных рамках они чувствуют себя неуютно». Он считает, что «лучше использовать технологии, позволяющие избежать жесткого планирования, сохранить гибкость, свободу реагирования на непредвиденные обстоятельства и не мешающие творчеству, задору, увлечению. Идеальная для российского делового человека система должна помогать ему работать с хаосом и неопределенностью — не только внешними, но и внутренними».

Эффективная работа с информацией. Специалисты предостерегают: нет необходимости впитывать в себя всю входящую информацию. Конечно, чем больше информации для анализа в распоряжении руководителя, тем меньше вероятность принятия ошибочного или нерационального решения. Однако, во всем надо знать меру, ведь есть некий лимит информации, который можно воспринять и подвергнуть анализу. Сортируйте информацию, смело отбрасывайте неважную и незначительную.
Кроме того, помните о том, что сознание человека может успешно работать только с одним объектом: делом, мыслью или документом. Всегда выделяйте и четко осознавайте тот объект, на который здесь и сейчас направлено ваше внимание. Научитесь также осознанно управлять переключением внимания. С одной стороны, любое переключение внимания с задачи на задачу требует затрат времени и сил. С другой стороны, слишком долгое удержание внимания на одном деле утомляет. Поэтому специалисты рекомендуют управлять своим вниманием следующим образом: больше крупных переключений, меньше мелких.
На основе собранной информации обычно принимается то или иное решение. Принятие решения не должно превращаться в трудный и затяжной процесс. Необходимо проанализировать данные, подсчитать все плюсы и минусы, сформулировать возможные варианты решения вопроса, выбрать наиболее приемлемый из них и … выполнять! Специалисты в области тайм-менеджмента утверждают: лучше последовательно осуществить не самое хорошее решение, чем бесконечно метаться в поисках самого хорошего. В общем: если делать — то делать, а если не делать, то не делать. Иначе процесс принятия любого решения превратится для вас в проблему, и будет отнимать огромное количество времени.
Умение выполнять неприятные дела. Всем нам время от времени приходится заниматься вопросами, которые нам неинтересны или неприятны. И большинство из нас стараются дела эти отодвинуть или отложить. Чем еще больше увеличивают затраты времени на их выполнение! Уже упомянутый Алан Лакейн рекомендует использовать следующих механизм, чтобы помочь себе преодолеть отвращение к подобному делу:
взгляните неприятности прямо в лицо;
признайте, что еще большую неприятность вызывает промедление;
пробудите в себе энтузиазм, который поможет вам подавить неприятие данного дела.
Действительно, рано или поздно вам придется решать какую либо неприятную проблему. Мало того: если эта задача не исчезнет сама собой, объем работы, необходимый для ее выполнения, может возрасти с течением времени. Кроме того, нерешенная проблема будет преследовать вас, пока вы не избавитесь от нее. И мысли о ней будут вызывать у вас все большее раздражение.
Корректировка общения с окружающими. Речь идет в первую очередь о следующей ситуации: у ряда людей может появиться привычка обращаться к вам с просьбой выполнить те или иные дела, потому что вы сами приучили их к этому. Если вы вполне можете удовлетворить этих людей и не жертвовать при этом своими приоритетами, тогда вперед! Если вы сможете найти компромиссы и выполнить их просьбы частично и без ущерба для себя — это тоже нормально! Но вот если подобные обращения только осложняют вам жизнь и отнимают драгоценное время — научитесь говорить «нет»! Кроме того, если вы выполняете в процессе работы две роли, одна из которых связана с общением, а другая — с обдумыванием и сосредоточением, то вам надо каким-то образом уравновесить требования этих двух ролей таким образом, чтобы ваше общение не мешало вашим размышлениям.
Еще один совет специалистов тайм-менеджмента звучит так: не пытайтесь переубедить людей. Их убеждения — это их личное дело. Не стоит терять время на бессмысленные разговоры и споры. Выскажите собственное мнение, согласитесь с теми пунктами, которые признаете и отвергните те, которые не признаете. После этого закончите разговор. Скорее всего, у ваших собеседников не возникнет больше вопросов.
Умение чередовать работу и отдых. Чем сильнее вы загружены — тем больше вам необходимо отдыхать. Основное правило здесь следующее: к началу нового рабочего цикла организм должен восстановить силы. Поэтому не игнорируйте полноценные перерывы, сон и отдых. Кроме того, каждому человеку свойственно переживать в течение суток подъемы и спады жизненного тонуса и умственной деятельности, то есть суточные биоритмы. Специалисты рекомендуют обязательно их учитывать и в периоды подъема биологической активности заниматься творческой работой, требующей умственного напряжения и внимания. А вот в периоды спада биологической активности, напротив, лучше всего решать рутинные задачи, заниматься административной деятельностью, работать с корреспонденцией или проводить совещания.
Кроме всех перечисленных приемов рекомендуем взять на вооружение важнейший принцип тайм-менеджмента: «все может быть усовершенствовано!». Ведь если исходить из предположения, что резервы эффективности и развития неисчерпаемы, то найти нужное решение, разработать для этого необходимый метод — это уже просто вопрос техники.
Наверное, Вам нужен тайм-менеджмент, если на следующие вопросы Вы ответите «ДА»:
Вы задерживаетесь на работе хотя бы раз в неделю более чем на час?
Никак не выберетесь из завала дел?
Из множества задач Вам нужно выбрать одну, и Вы не знаете, какую?
Ваши подчиненные спешат и суетятся, при этом ничего не успевают выполнить?
В вашем отделе пять человек едва успевают выполнить работу, с которой в аналогичном отделе справляются трое?
А в заключение хочется сказать, что, по мнению уже упомянутого Глеба Архангельского, «в организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который человек для себя находит, который для него комфортен и дает максимальную эффективность». То есть, эффективную систему организации своего времени человек может разработать только сам. Конечно же, опираясь на все те общие правила, которые мы изложили в данной статье. Успехов вам в этом нелегком деле!