Тайм менеджемент

Записи с меткой «советы»

На днях договорились встретиться с приятелем в полдень на «Пушке». Я подошел туда к назначенному сроку, огляделся по сторонам в поисках Игоря, и не найдя его глазами, достал журнал и увлекся чтением. Через 20 минут меня дернули за рукав. Игорь с виноватой миной развел руками:

- Прости, опять опоздал. Вроде и спланировал, и пробок не было, но… сам видишь! Как будто время со мной играет в прятки. Вечно опаздываю, куда бы не отправлялся. Особенно обидно, когда важная встреча, а ты приходишь на 10-15 минут позже, чем договорились.

- Ладно, не отчаивайся. Наверно у тебя слабо развито чувство времени, потому и не можешь вовремя появляться там, где спланировал. Отсюда и складывается впечатление, «что время играет с тобой в прятки».

- А что такое чувство времени?

В самом деле, что такое чувство времени? Это внутренний голос, способный дать ответы на вопросы следующего плана: «сколько времени займет подготовка отчета о выполненном проекте?», «Сколько ехать от дома до офиса?», «Который сейчас час?». Собственно, для многих этот голос известен под термином «внутренние часы». Вот как иллюстрирует эту способность человеческого организма известный изобретатель Г.С. Альтшуллер, «…я просто чувствую движение времени, выработалось такое качество. Знаю, сколько «стоит» та или иная работа. Чувствую полезную загруженность времени, и если она мала – это воспринимается как состояние физического дискомфорта…».
Чувство времени – физическое ощущение его движения. Восприятие телом, а не умом. И это очень важно. Потому что телесное восприятие – функция, не требующая вмешательства сознания. Следовательно, оно дает нам возможность разгрузить мозг для любой другой деятельности. Важное отличие – чувствовать время, а не считать (прикидывать) в голове, сколько займет та или иная работа.
Многие заменяют чувство времени сознательным расчетом. Раскладывают цепь событий на звенья и фиксируют длительность каждого звена. Далее суммируют – и получают продолжительность события. Этот подход умозрителен, а чувствовать время можно только телом, практически на рефлекторном уровне. Центр чувства времени располагается чаще всего в области грудной клетки. У некоторых – в окрестностях сердца, у других ближе к животу. Задайте себе вопрос: «сколько по времени я буду выполнять это упражнение?». И постарайтесь определить, откуда вы получаете ответ. Прикидываете в голове, который час? Вспоминаете, когда последний раз смотрели на часы? Определяете время по внешним факторам (звон часов, приход коллеги…)? Или перемещаете свое внимание в область груди? Сосредотачиваетесь на своих ощущениях? Фактически вы задаете ряд вопросов: «это займет 10 минут? 5 минут? 20 минут?» Получаете ответ «да» или «нет» и через ряд таких вопросов приближаетесь к правильному ответу, когда почувствуете комфортное состояние – «именно столько, 20 минут!». Обычно, это приятная тяжесть, некая неторопливая пульсация в груди.
Чувство времени есть у любого нормального человека. Отличия лишь в точности определения времени. Свои внутренние часы мы вырабатывали с детства. Именно тогда, в детстве, день казался длинным, и время тянулось. Именно тогда наше чувство времени было латентным и давало большие погрешности. Взрослея, мы уже четко знали, что урок длится 45 минут, перемена 10 минут, дорога от школы домой – 15 минут. И сейчас каждый из нас может сказать, сколько времени займет то или иное событие, особенно если мы делали его многократно. Будь то домашние дела, различного рода рабочая рутина, время на дорогу от дома до работы и прочее. Чувство времени есть у каждого из нас. Только у одних оно работает с точностью до минуты, а у других разлажено, плюс-минус полчаса – это норма жизни.

Чувство времени имеет огромное значение для успешной работы и вообще жизни человека. Первое важное значение чувства времени – для планирования деятельности. Многие из нас составляют план на день, но только единицам удается сделать все так, как задумано. И дело не в том, что мы не умеем планировать. Планировать умеем: расписываем задачи на день, отмечаем длительность каждой задачи, ставим приоритеты. И несмотря на это выполнение планов срывается. Почему? Что вы говорите себе, когда, запланировав на поиск в Интернете 60 минут, реально потратили 180? «Слабый канал…», «ну, Интернет такое дело, затягивает…», «меня отвлекали…» вы можете привести массу причин. И только одно следствие – ваш план не выполнен. А значит он не был реален еще на стадии составления. Вы успешно строите иллюзорные планы, которые на практике терпят фиаско.
Реальный план — только тот, который воплощается! Все остальное можно смело оставить романтикам. Нам же с вами нужен инструмент для успешного планирования, а не повод потрепаться с коллегами о том, что «планируй не планируй – все равно будет, как будет». И основная причина иллюзий – слабое чувство времени. Если вы хорошо владеете чувством времени, то имеете гораздо больше шансов точно планировать свой день. Потому что погрешность ваших внутренних часов мала. Но даже малые погрешности, как известно, складываются. И чем больше у вас дел, чем больше этапов вы неверно оценили с точки зрения их продолжительности – тем дальше ваш общий план от реальности и ближе к невыполнимости. Во время реализации все пойдет не так, как хотелось. «Хотели как лучше, а получилось как всегда!». И как ни огорчительно это констатировать, но никто, кроме вас, в невыполнении нереального плана не виноват. На работе засиделись, опоздали домой к ужину, пропустили общение с детьми… Желаем ли мы, чтобы наши планы и дальше не имели ничего общего с реальностью? Если ответ отрицательный – продолжим. Показательным является следующий пример с Виталием. Данный диалог произошел после недельного тренинга на развитие чувства времени.
«Вчера своей девушке рассказывал:
- Ну вот, столько-то времени нужно проехать, потом по своим делам – столько и столько. В итоге вернусь во столько-то.
Она делает круглые глаза:
- Еще неделю назад ты бы сказал все то же самое, только время назвал в два раза меньше – в итоге бы опоздал.
И с удивлением на меня смотрит».
Виталий – человек, хорошо знакомый с навыками планирования, так как по роду деятельности является руководителем подразделения. Единственное, что мешало ему раньше строить реальные планы, – слабое чувство времени. Как только он его наработал – ситуация в корне изменилась. Следующая область использования чувства времени – это управление собой во время работы. К примеру, вы запланировали подготовиться к переговорам за 60 минут. Спустя 30 минут подготовки вы понимаете, что проделано только 10% работы. И тут внутренние часики забьют тревогу: «с такой скоростью нам работать никак не меньше 270 минут!», а у вас переговоры начнутся через 30. Многих наверняка такая ситуация будет нервировать. Зачем вы нервничаете? Чтобы сорвать подготовку? Или нервозность подстегивает работоспособность? Весьма и весьма сомнительно. Некоторые говорят, что чувство времени им мешает. И это действительно верно. Как может не мешать звенящий рано утром будильник? Мешает, еще как. И что вы делаете? Нервничаете по этому поводу, ворочаетесь с боку на бок, выключаете его или даже швыряете в него подушкой? Или просыпаетесь, встаете и идете по делам? Так же нужно поступать и с чувством времени. В данной ситуации оно — «звенящий будильник».
Достаточно лишь принять решение о том, как поступить в данной ситуации, и вы выключите свой «будильник». Можете дать себе дополнительное время на подготовку к переговорам, скорректировав планы на день, либо перенести переговоры, если это возможно (поставить будильник на другое время и поспать еще). А можно выбрать наиболее важное, и успеть уложиться в оставшееся 30 минут (выключить и встать). Таким образом, чувство времени помогает вам выработать реалистичный взгляд на свою деятельность и на требуемое для нее время. И как следствие этой реалистичности – помогает сделать вовремя большинство задуманных дел. Именно помогает, а не решает за вас. Оно лишь дает информацию для принятия решения. Решение нужно принять лично вам.
Третья область применения чувства времени – контроль стресса. Что такое стресс? Это – эмоциональная нагрузка на психику, которую человек испытывает в результате неблагоприятных внешних воздействий либо под влиянием собственных комплексов. Какая связь с чувством времени? Предположим, вы берете на себя ряд задач на ближайший месяц. Если объем работ посильный – вы работаете и радуетесь жизни. Если нет – вы в цейтноте! Работы невпроворот, вы не справляетесь. В результате опасения того, что работа не будет выполнена в срок, возникает стресс. Так зачем мы берем на себя непосильную ношу? Причин множество. Исключим те ситуации, когда начальство поручает массу дел, и вы делаете их для своей карьеры. Когда вы хотите быть постоянно занятым, чтобы ни о чем не думать. Или любите показать всем окружающим, какой вы занятой человек. В итоге останутся люди, которые хотели бы справляться с работой вовремя, готовые сказать «нет» чрезмерной нагрузке, но все же – работающие сверх нормы. Их проблема – в неточном определении критического объема работы, сверх которого наступает стресс.
Как определить, справятся они с таким объемом работ или нет? «В прошлый месяц взял 3 проекта – все успел, даже время осталось. В этом взял 4 – работаю без выходных, весь на нервах». Как говорил Жванецкий «как объяснить иностранцу, что русской душе одна бутылка водки – мало, две – нормально, три – много, а четыре снова мало?» Ответ кроется в точности настройки чувства времени. Развито оно, настроено точно – при определении объема работы вы можете точно знать, где начинается та черта, за которой работа превращается в самоистязание. Имея такую информацию, можно уже вполне реально планировать. «Возьму четыре проекта – буду неделю в стрессе, возьму три – будет пару дней незагруженных». Вам принимать решение, и для этого есть главное – точная информация, где именно для вас лично расположена критическая точка начала стресса. Вторая составляющая в принятии решения – ваша смелость. Но это отдельный разговор, выходящий за рамки данной статьи.
Роль чувства времени в контроле стресса в этом и заключается: вы всегда можете следить за уровнем рабочей нагрузки и принимать решения, как изменить ситуацию, если вышли за свой deadline. Главное – не наблюдать за собой со стороны, а управлять делами таким образом, чтобы ватерлиния вашего спокойствия была видна над кипучей водой деловой активности.
Итак, чувство времени есть у каждого из нас. Степень его развития различна, и зависит большей частью от рода деятельности. Как можно использовать: планировать дела, управлять собой, контролировать стресс. Методы развития просты и доступны любому.

Если вы раздумываете над возможностью предоставления вашим сотрудникам гибкого графика, но сомневаетесь в целесообразности такого режима, попробуйте ответить на следующие вопросы:
* Склонны ли вы доверять людям?
* Считаете ли вы своих сотрудников компетентными и ответственными профессионалами?
* В вашей компании контролируются результаты или процесс работы?
* Воспринимаете ли вы гибкий распорядок дня как фактор нематериальной мотивации?
* Считаете ли вы гибкий график выгодным с экономической точки зрения?
* Согласны ли вы с принципом Парето (сотрудник за 20% времени выполняет 80% работы)?
Если на большую часть вопросов вы ответили утвердительно, следовательно, в вашей компании сформировались благоприятные условия для введения гибкого графика; но если вы сказали «нет» по двум и более пунктам — эта мера будет преждевременной и не принесет ожидаемых выгод.

Каждый, кто хоть немного интересуется темой жизненного успеха и повышением личной эффективности, не раз задумывался над тем, каким образом можно повысить эффективность использования собственного времени.
Мы учим своих детей составлять распорядок дня и дарим им настенный календарь с фотографиями поп-звезд по случаю начала учебного года. Владельцы компаний регулярно проводят специальные тренинги для сотрудников и дарят им на новый год ежедневники с логотипом фирмы. Большинство из нас, так или иначе, использует различные системы тайм-менеджмента и инструменты для эффективного планирования своего времени — от записных книжек до специальных карманных электронных приспособлений. И, тем не менее, время так и остается самым неуловимым и неуправляемым жизненным ресурсом.
Мне кажется, главная причина наших затруднений, связанных с планированием времени, кроется в том, как мы относимся к этому важнейшему ресурсу. Вслед за «революционными» системами тайм-менеджмента мы ищем новые способы управления временем, вместо того, чтобы честно признаться себе в том, что мы в принципе не можем управлять тем, на что мы не имеем никакого влияния.
Человек, который научился преодолевать земное притяжение и использовать закон всемирного тяготения в своих целях, так и не может научиться влиять на течение времени. Для того чтобы лучше осознать природу времени, давайте проведем такую аналогию. Представьте, что вы собираетесь в поездку и раскладываете необходимые вещи по чемоданам. Пространство внутри каждого чемодана ограничено, и вы можете поместить туда только определенное количество предметов. Если вы попытаетесь набить чемодан вещами в объеме большем, чем он в состоянии вместить, то они будут лежать в беспорядке, скомканные и непригодные к использованию, а какие-то из важных вещей могут вовсе не поместиться.
Для того, чтобы эффективно использовать имеющееся пространство внутри чемодана, вам необходимо переложить часть предметов в другой чемодан, или вовсе убрать некоторые менее важные вещи. Именно поэтому Вам необходимо держать в голове цель Вашей поездки, потому что от этого будет зависеть выбор предметов, которые будут Вам полезны в пути.
Теперь представьте, что ваше жизненное время — это набор чемоданов, в которых должны разместиться все значимые для вас задачи и события вашей жизни. Вы наверняка можете заметить, что Ваш день, до отказа заполненный разнообразными делами, выглядит как чемодан, доверху набитый всем, что попалось под руку.
Определите 3–4 основных цели на ближайший год и выполняйте в первую очередь те виды деятельности, которые будут работать на эти Ваши главные цели.
Когда Вы ясно увидите, что место в каждом из Ваших жизненных чемоданов ограничено, Вам будет легче отказаться от бесполезных и неважных дел, и наполнить свою жизнь тем, что для вас по-настоящему важно.

В начале августа я нашел очень интересный пост «Форумам — нет », суть которого вот в чем: перестать писать на Интернет форумах и без особой необходимости не заходить на них. Исключением конечно можно считать ру-борд, который нужен ради ссылок на программы.
Top of Form 1

На что вы больше всего тратите время?
Чтение блогов, написание комментариев
Ведение своего блога/сайта
Чтение форумов
Общение в чате
ICQ, Google talk, Skype и т.д.
Просто просмотр сайтов
Другое
Bottom of Form 1

Возможно, от того, что люди пока не смогли придумать ничего лучшего, чем простой учет потраченного времени, и возникли следующие заблуждения о системах тайм-менеджмента.
№ 1. Тайм-менеджмент — это система контроля и управления временем.
Правда заключается в том, что тайм-менеджмента не существует в природе. Мы можем управлять деньгами, другими материальными ресурсами, людьми, собственным здоровьем и даже, отчасти, собственной судьбой — всем тем, на что мы можем оказывать влияние. Временем управлять нельзя. Лучшее, что человек может сделать — это осознать природу времени и научиться строить свою жизнь с учетом его двух основных особенностей — ограниченность временного ресурса и необратимость течения времени.
№ 2. Время — это нечто неосязаемое.
Это вовсе не так. Мы просыпаемся по утрам примерно в одно и то же время. Мы обычно можем примерно сказать, сколько времени у нас заняло то или иное дело. Однако, мы не можем обладать временем в какой-то физической форме, накопить или отложить немного «на потом». Тот факт, что мы привыкли воспринимать время как нечто неосязаемое, приводит к тому, что мы не в состоянии его реалистично воспринимать. В большей степени нам мешает наш собственный разум. Животные, например, прекрасно соотносят свои действия с учетом реального времени. Они знают, когда наступает время охотиться, когда спать, а когда играть со своими сородичами, хотя и не пользуются часами, не имеют ежедневников и не составляют списка важных дел. Люди же сознательно планируют свои дела, но не учитывают при этом реальность — ограниченность временного ресурса, и его необратимость. Нам необходимо изменить само восприятие времени и осознать, что количество времени строго ограничено в пределах суток. Если мы не выполнили какого-то дела сегодня, и решили перенести его на завтра, говоря себе, что завтра у нас будет больше времени, то мы обманываем сами себя. Ведь завтра у нас будет ровно столько же времени, 24 часа — и ни секундой больше! Мы не можем растянуть сутки или вернуться в прошедший день, чтобы завершить то, что не сделано.
№ 3. Для того чтобы быть успешным и все успевать, необходимо научиться делать все быстро и эффективно.
При таком подходе мы заполняем день до отказа различными делами и задачами, пытаясь успеть сделать как можно больше и заполнить любую свободную минуту чем-то полезным. При этом часть процессов оказываются скомканными и выполняются некачественно — отчет, составленный на скорую руку, который все равно придется переделывать, обед на бегу, не приносящий ни пользы, ни удовольствия, быстрый визит к клиенту, не ведущий к улучшению взаимоотношений. При этом многие важные дела остаются вовсе невыполненными — занятия спортом, время с семьей, саморазвитие. Если вы научитесь воспринимать свой день как ограниченное пространство, которое может вместить только определенное количество дел и событий, вы будете сознательно выбирать именно те задачи, которые для вас по-настоящему важны в этот период вашей жизни.
№ 4. Нужно составлять список важных дел не только на день, но и на неделю и на месяц.
Откажитесь от составления списков дел и замените его на перечень основных направлений по которым вы работаете в данный период жизни. Во-первых, с точки зрения реальности — вы должны быть достаточно гибки для того чтобы реагировать на разнообразные непредвиденные обстоятельства, которые то и дело возникают в жизни. А это означает, что ваш список будет все равно постоянно меняться и дополняться. Во-вторых, мы все весьма нереалистично оцениваем временные затраты на то или иное дело, и не учитываем время на раскачку, подготовку или завершение дела, что по некоторым данным составляет до 20 процентов времени. В-третьих, когда вы используете список, то психологически, начинаете выполнение дел с самого первого пункта в списке, вычеркивая дела по мере их выполнения. Таким образом, вы редко доходите до конца списка, и переносите невыполненные дела на следующий день или неделю. В следующий раз все повторяется снова и те дела, которые оказались в конце списка опять не выполняются. Таким образом, та часть задач, которая находится в конце Вашего списка, вероятно никогда не будет выполнена.
№ 5. Многозадачность — это путь к эффективному использованию времени.
Предполагается, что человек, способный держать в голове несколько задач одновременно будет более эффективным работником, особенно если это руководитель. Это еще один миф традиционного тайм-менеджмента. Не существует такой вещи, как многозадачность. Ее просто нет в природе. Наш мозг может довольно быстро переключаться с одной задачи на другую, но в один момент времени он выполняет только одну задачу. При многозадачности постоянное переключение внимания требует дополнительных затрат времени и энергии, что в результате снижает эффективность, замедляет мышление и повышает утомляемость. Гораздо большего можно достичь, если полностью сфокусироваться на чем-то одном. Ученые Университета Мичигана провели соответствующие исследования и выяснили, что при многозадачности производительность труда снижается в среднем на 30%.
Перечисленные пять заблуждений не позволяют большинству людей реалистично взглянуть на свое отношение ко времени. Стремясь сделать больше за меньшее время, мы не даем себе возможности в полной мере пережить чувство удовлетворения от достигнутой цели, помечтать о своих планах на будущее, да и просто задуматься, почему нам так важно выполнить то или иное дело.
Если до сих пор вам не удается преодолеть чрезмерную загруженность делами при помощи традиционного планирования, предлагаю вам воспользоваться альтернативным подходом к использованию временного ресурса и планированию ваших дел. Этот подход поможет вам лучше почувствовать две основные особенности времени — ограниченность и необратимость.

Неотъемлемой частью жизни делового человека стал ежедневник, или как его еще называют органайзер или планировщик. Использование ежедневника это не просто дань моде, либо соответствие, каким то стандартам. Нет. Органайзер это такой же необходимый инструмент в работе современного делового человека как компьютер, или мобильный телефон. В органайзере можно распланировать цели на день, неделю, месяц. Запланировать встречи. Записать внезапно пришедшую в голову идею. В общем, функций у ежедневника много. Да и разнообразие ежедневников большое – разные производители, размеры, функции, качество. Так какой же ежедневник выбрать?
Вспомним что ежедневник это один из самых важных инструментов тайм менеджмента – искусства управления своим временем. И даже не просто инструмент, а часть тайм менеджмента, причем часть немалая. Одна из хитростей тайм менеджмента в этом вопросе – это то, что ежедневник рекомендуется иметь дорогой и качественный. Это даст дополнительную мотивацию для его использования. И не только и не столько мотивацию, сколько положительные эмоции и удовольствие даже просто оттого, что взял в руки дорогой и качественный ежедневник. А значит, и использование этого инструмента будет более эффективным, и результативность тайм менеджмента выше.
Не секрет что тайм менеджмент люди начинают использовать для того, что бы сделать свою жизнь богаче, интереснее, насыщеннее, эффективнее. И тогда покупка дорогого ежедневника становится символическим актом начала более богатой и интересной жизни. Качественный ежедневник это обязательство перед собой, изменить свою жизнь в лучшую сторону.И подходя к выбору качественного ежедневника, в памяти сразу же всплывает название Moleskine. А посмотрев на этот ежедневник вживую, искать что то другое уже и не хочется.
Moleskine обладает 200 летней историей производства ежедневников, блокнотов и записных книжек. В свое время предпочтение блокнотам Moleskine отдавали Винсент Ван Гог, Эрнест Хэмингуей, Пабло Пикассо.
Moleskine – не просто высококачественная бумага, натуральная кожа обложки, удобные разлинованные страницы на каждый день, удобный внутренний кармашек, удобная функциональная закладка и удобные скругленные уголки. Нет не только. Moleskine – это история, это приобщение к общности интеллектуалов и людей искусства. Moleskine – это символ изысканного стиля и утонченного вкуса. Это частичка легенды и приобщение к культурной истории Европы. Moleskine – это вековой уникальный опыт многих поколений. Moleskine – это фетиш и бренд. Это принадлежность к определенному кругу людей. Взяв однажды в руки этот ежедневник, просто таки чувствуешь легендарность, стиль и положительную энергетику этого удобного и красивого предмета!
Известно, что во Франции Moleskine прекратили выпуск своих блокнотов в 1986 году, когда была закрыта семейная мануфактура. А в 1998 году итальянская компания Modo&Modo выкупила эксклюзивные права на торговую марку Moleskine. И известный всему миру и любимый многими бренд вернулся. И даже зная эту историю, значимость и ценность торговой марки Moleskine нисколько не снижается. Это только добавляет несколько строк в славную историю бренда.
Используйте ежедневники Moleskine, и пусть Ваша жизнь становится богаче, интереснее и насыщеннее великими делами и хорошими чувствами!