Тайм менеджмент – это, иначе говоря, эффективное управление своим временем. В данном разделе вы сможете найти руководство по тайм менеджменту, почитать советы бывалых, узнать основные принципы тайм менеджмента. Сегодня тайм менеджмент – это необходимое требование для успешного ведения дел.

Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей, – человек определяет свои жизненные ценности (иными словами, то, чего он хочет от жизни). Для одного – это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне. Для другого – благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для третьего – слава и высокий социальный статус. Для четвертого – власть. Для пятого – познание. Для шестого – служение во имя человечества… Список можно продолжать до бесконечности, тем более что у каждого человека существует некое множество жизненных ценностей. Этап определения жизненных ценностей – наиболее важный в построении пирамиды: если на этом этапе будет допущена ошибка (например, будут выбраны «познание» и «служение людям», хотя на самом деле предпочтительны «известность» и «высокий социальный статус»), то впоследствии человека неизбежно постигнет разочарование. Итак, первым делом надо составить список жизненных ценностей, причем не надо бояться потратить на это слишком много времени – важно хорошо обдумать список. Необходимо также убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.

Следующий этап – построение второго этажа пирамиды. Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Например, если кто-то считает, что для него наиболее важны «известность», «власть» и «высокий социальный статус», то может решить, что он хочет стать президентом США. Надо поставить перед собой высокую цель. Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.

Третий этаж пирамиды опирается на второй. Составляется генеральный план – что необходимо сделать, чтобы достичь поставленной цели. Например, для того чтобы стать президентом США, надо сначала стать губернатором штата или мэром одного из крупных городов страны, иметь солидную партийную и финансовую поддержку и незапятнанную репутацию, быть известным публике, блестящим оратором, благополучным женатым человеком, получить высшее образование в престижном учебном заведении и т.п.

Четвертый этаж пирамиды – долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков. Весьма важно указать, выполнению какого именно пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Еще более важно обозначить конкретный срок – если человек говорит себе: «Когда-нибудь я обязательно куплю машину (напишу книгу, пойду учиться в университет…)», он может тянуть годами и в результате так и не достичь цели, но если он назначает себе конкретный срок, то значительно увеличивает шансы добиться своего. Например, если человек планирует стать президентом и знает, что для этого нужно иметь высшее образование, он может включить в свой пятилетний план следующий пункт: «До конца 2004 года закончить с отличием Гарвардский университет по специальности «социология и политология». Это, во-первых, даст мне престижное высшее образование, и во-вторых, я смогу завести знакомства с важными для меня людьми». Итак, следует составить план на ближайшие 4-5 лет, задавшись вопросом: «Что я могу сделать в эти годы для достижения намеченных в генеральном плане целей?». В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также отметить, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.

Пятый этаж – краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план. Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: «Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?». Таким образом пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Например, если в долгосрочном плане стоит пункт: «Окончить Гарвард», то в краткосрочный план войдут такие пункты, как «Подать документы в университет», «Пройти курсы подготовки к экзаменам» и т.п. Следует составить план на срок от 2-3 недель до 2-3 месяцев и, как на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней.

Наконец, шестой этаж пирамиды – план на день. Составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана – малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Например, задача «Подать документы в Гарвардский университет» разбивается на такие подзадачи: «Выяснить, какие документы и кому надо подать», «Оформить необходимые документы», «Отослать документы» и «Убедиться, что документы получены», каждую из которых можно назначить на какой-то определенный день. Обычно план на день не просто составляется за день до того, а комплектуется из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель, зачастую в него вносятся коррективы в течение дня. Составляя план на день, желательно указать время выполнения каждой задачи.

Все эти планы отнюдь не являются чем-то постоянным – наоборот, их рекомендуется регулярно пересматривать: план на день скорее всего автоматически будет изменен несколько раз в течение дня. Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели. Долгосрочные планы должны проверяться (а при необходимости – корректироваться) не реже одного раза в 4-6 месяцев. Генеральный план следует пересматривать раз в год. Тогда же стоит критически взглянуть и на поставленную вами высокую цель (Привлекает ли она вас по-прежнему? Не хотите ли вы внести какие-то коррективы?) и даже попытаться переосмыслить зафиксированные вами жизненные ценности.

УРОК 2. ГЛАВНОЕ ВНИМАНИЕ — ГЛАВНЫМ ВЕЩАМ! После того как список запланированных дел составлен, необходимо расставить приоритеты. Для этого научитесь делить свои ежедневные задачи на четыре категории: важные и срочные; важные и несрочные; неважные и срочные; неважные и несрочные. Начинать рабочий день, разумеется, нужно с выполнения задач важных и срочных. К ним, к примеру, могут относиться встречи с клиентами, составление отчета, подготовка к конференции и т. п. в зависимости от специфики деятельности. Даже если вы не сможете выполнить весь свой план на день, осознание того, что важнейшее сделано, придаст вам ощущение успеха.

С делами несрочными и неважными тоже все просто — их можно пока отложить на потом: как показывает практика, многие отложенные вопросы решаются сами собой, за счет функционирования системы. А вот между решением дел важных, но не срочных и срочных, но не важных нередко возникает дисбаланс. Большинство из нас привыкли ориентироваться на срочность, больше внимания уделять «горящим» вопросам. Из-за этого инвестиционные задачи все время переносятся — часто до того момента, пока не перерастут в раздел важных и срочных, и вот тогда мы хватаемся за их выполнение, но уже в авральном режиме. Поэтому лучше все-таки оба этих вида дел (неважные и срочные; важные и несрочные) по возможности чередовать.

УРОК 3. ФОРМИРУЙТЕ РАБОЧИЕ БЛОКИ, в которые вы будете включать схожие по характеру задачи. Например, в первой половине дня вы работаете с клиентами, после обеда — с документами и, наконец, вечером беретесь за блок «рутинных» дел, не требующих сверхконцентрации: телефонные обзвоны, ответы на письма респондентов и т. д. Ведь всякое переключение внимания с одной категории дел на другую требует затрат времени и усилий для очередного «разбега» и «погружения».

УРОК 4. ОРИЕНТИРУЙТЕСЬ НА ДОСТИЖЕНИЕ СОБСТВЕННЫХ ЦЕЛЕЙ.

Постановка жизненных целей — целая наука, об этом написаны тома. Но даже если вы еще не успели расписать предстоящую жизнь на этапы и задачи, то наверняка знаете, чего хотите от данной компании в ближайшие несколько лет. Так вот, выполняя те или иные дела (особенно затратные), задавайте себе вопрос: «Насколько это приближает меня к цели?» или «А зачем вообще это делать?». Такие самокритичные вопросы помогают выяснить, что некоторые дела в действительности не нужны или могут быть выполнены лишь в «общих чертах».

Кстати, очень часто продвижение к цели сдерживается и нашим неумением говорить «нет». Речь идет в первую очередь о следующей ситуации: у начальства и ряда коллег может выработаться привычка обращаться к вам с просьбой выполнить те или иные дела, потому что вы никогда не отказываете. Конечно, считаться с интересами других людей очень важно. И все же нужно решить, каковы ваши приоритеты, и иметь мужество, чтобы учтиво и не оправдываясь сказать «нет» всему остальному. Сделать это можно, если внутри вас пламенеет большое «да». «Да» собственным интересам!

УРОК 5. УСТАНАВЛИВАЙТЕ РЕГЛАМЕНТ. Вместо того чтобы говорить себе (или своим подчиненным): «Надо закончить отчет как можно быстрее» или «Переговоры не должны затягиваться надолго» — более четко формулируйте задачи: «Отчет следует сдать в пятницу» или «Встреча должна длиться не более часа».

УРОК 6. МАКСИМАЛЬНО ПЕРЕКЛЮЧАЙТЕСЬ ВО ВРЕМЯ ОТДЫХА. Слишком долгое удержание внимания на одном деле утомляет, в результате КПД падает. Поэтому через каждый час устраивайте 5-7-минутную запланированную (!) передышку. Но учтите, отдыхать — это не значит «ползать» в Сети по нерабочим сайтам. Чтобы восстановить силы и энергию, необходимо максимально переключиться: выйти в коридор, на балкон, выполнить несколько простых упражнений, попить чайку-кофейку (но не за рабочим столом). В общем, как говорил Владимир Маяковский: «Товарищ, запомни правило простое: работаешь — сидя, отдыхай — стоя!»

УРОК 7. НЕ РАСПЫЛЯЙТЕСЬ ПО МЕЛОЧАМ. Начальник спешит поделиться свежими идеями, коллега просит совета, друг звонит поинтересоваться планами на вечер… Если сложить вместе все эти минуты и прибавить к ним внутренние отвлекающие моменты — посмотреть в Интернете новости, проверить почту, разложить пасьянс, — то окажется, что вместе они отнимают если не половину, то как минимум четверть рабочего времени. Попробуйте такую простую вещь, как хронометраж. Возьмите лист бумаги и каждые полчаса записывайте, чем занимались с точностью до пяти минут. В конце дня подсчитайте, сколько времени у вас уходит на продуктивную работу, а сколько разошлось по мелочам. Управлять собой на основе цифр и фактов всегда легче, поэтому не поленитесь вести дневник времени хотя бы несколько дней. Возможно, отследив, сколько часов или минут у вас улетает впустую, вы тут же начнете вести борьбу с пожирателями времени. Как? Смотрите правило № 8.

УРОК 8. МИНИМИЗИРУЙТЕ ПЕРЕКЛЮЧЕНИЯ ВО ВРЕМЯ РАБОТЫ. Как правило, почетное первое место в списке поглотителей времени занимают уведомления о получении электронных писем и сигнал ICQ. При том, что важных сообщений из всего объема — не более 10%! Чтобы то и дело не отвлекаться, отключите напоминание и проверяйте почту 2-3 раза в день, скажем утром, в обед и перед уходом.

Для борьбы с визитами коллег в стиле «есть минутка?» воспользуйтесь методом «красного флажка». Объясните сотрудникам, что, когда на вашем столе стоит красный флажок (открытка, рамочка), вас беспокоить нельзя. Это правило-игра отлично срабатывает, никого при этом не обижая. Если же вас останавливают поговорить, не принимайте предложения сесть: беседа точно затянется. Или носите с собой папку с документами — это будет сигналом того, что вы спешите по делу.

УРОК 9. КРУПНЫЕ И ЗАТРАТНЫЕ ДЕЛА ВЫПОЛНЯЙТЕ ПОРЦИЯМИ. Приступить к написанию диссертации, прочитать тяжело написанную профессиональную литературу, то есть заставить себя заниматься делами, результат которых отсрочен во времени, бывает довольно сложно. Подобные задачи называются «слонами» — они объемны, и их невозможно «съесть» в один присест. Что делать? «Разрезать слона на бифштексы», то есть разделить на порции и включать в план дня по одной. Например, если «слон» — тяжелая профессиональная литература, то «бифштекс» — прочитать всего две страницы в день. При таком подходе вы довольно скоро обнаружите, что ваш «слон» успешно «съедается» и от него остается все меньше и меньше. Если же речь идет о написании диссертации, дипломной работы или просто статьи, можно попробовать применить метод «швейцарского сыра»: выполняйте проект не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест «кусочки» попроще и поприятнее. То есть начинайте писать с того места, который лучше всего сформировался в голове. Достижение промежуточных результатов будет мотивировать выполнение оставшихся задач, и постепенно вы «сгрызете» весь кусок до конца.

УРОК 10. ПРИНИМАЙТЕ РЕШЕНИЯ И ВЫПОЛНЯЙТЕ ИХ. Принятие решения не должно превращаться в затяжной процесс. Необходимо сформулировать все возможные варианты, расписать их плюсы и минусы и выбрать наиболее приемлемый из имеющихся. Возможно, он и не самый хороший, но это лучше, чем бесконечно метаться в поисках идеала. В общем: если делать — то делать!