«Мы не успеваем отдыхать, мы не успеваем просто жить и радоваться жизни», — говорит Марианна Лукашенко, профессор, ведущий эксперт-консультант компании «Организация времени». Для тех, кто знаком с этой проблемой не понаслышке и желает что-то изменить в своей жизни, существуют тренинги по тайм-менеджменту.

Сколько стоит Любой должен работать так, чтобы средства, затраченные на него в виде зарплаты, вернулись в десятикратном размере, считает Александр Горбачев, ведущий консультант Учебного Центра SRC в области тайм-менеджмента (ТМ). Повышение производительности труда — главная цель, ради которой проводятся корпоративные тренинги по ТМ. Их стоимость в Москве — от 15000 рублей и выше.

Главное Некоторые люди пытаются организовывать свое время, стараясь сделать как можно больше в определенный отрезок времени. По словам Марианны Лукашенко, это тупиковый вариант. Чем больше человек пытается совершить дел в какую-то единицу времени, тем меньше у него остается удовольствия от того, что он делает. ТМ нужно рассматривать не как способ «успеть все», а как средство, которое позволяет тратить время на главное.

Правила управления временем

1. Приоритеты. Надо подробно составлять план дел на говорит Алексей Осипенко, руководитель тренингового центра «Живое слово». Делать это можно с вечера или с утра, кому как удобнее. Список дел надо анализировать с точки зрения приоритетности. Главные задачи решать первыми, остальные — если останутся силы и возможности.

2. Выкачать все возможности. Для того чтобы не попадать в ситуацию «дурная голова ногам покоя не считает Марианна Лукашенко, надо заранее готовиться к любой встрече», Например, составить список того, что можно сделать по дороге в каком-то направлении. Потом написать, что можно сделать по дороге в обратную сторону. Делается это для того, чтобы выкачать из маршрута все возможности.

3. Материализация. Ничего не держите в голове, все записывайте.

4. Воздух. При планировании встреч и мероприятий не забивайте день целиком, но оставляйте процентов сорок свободного времени. Не назначайте встречи одну за другой. Между встречами должен быть так называемый «воздух» — свободное время. В Москве, где постоянные пробки, встречи часто откладываются на какое-то время. Из-за этого может сорваться весь дневной график.

5. «Дела-лягушки». Есть дела, которые мы постоянно откладываем, и от этого они отравляют нашу жизнь. Такие дела называются «лягушками». Они мелкие, но неприятные. Например, поход к стоматологу часто откладывается. В результате «лягушка толстеет и перерастает в слона», требуя в дальнейшем больших усилий и времени. Такие «дела-лягушки» надо прорабатывать с утра. При успешном завершении задачи можно назначить себе награду: какую-то приятную покупку.

6. Время на отдых. «Очень часто на тренингах мы спрашиваем: как вы отдыхаете? — рассказывает Марианна Лукашенко. — Отвечают: пьем чай, кофе. Замечательно. Отличный вид отдыха, но не нужно делать это в той же позе, в которой вы сидите и работаете. Хоть с чаем, хоть с кофе, это уже отдыхом не считается». Отдыхать рекомендуется через каждый час работы. Хотя бы по пять минут. Этот отдых должен максимально переключать с одного вида деятельности на другой.

7. Четкая постановка задач. По словам Александра Горбачева, одним из наиважнейших пунктов, кроме вопросов: что, как именно и зачем делать, является назначение точной даты исполнения задания. Потому что, как показывает опыт, срок «через пять дней» может свободно передвигаться по временной шкале в соответствии с желаниями исполнителя.

Тайм-менеджмент применяют в российских компаниях для контроля рабочего времени сотрудников по-разному. При социализме существовали такие понятия, как «научная организация труда (НОТ)», нормативы и прочее. Какой график выбрать для сотрудников: жесткий или гибкий? Эффективность намного больше зависит от отношения сотрудников к делу, чем от того, приходят ли они на час раньше или позже. Для начала предлагаю разобраться в том, что может сделать управление временем для организации.

Плохой, но часто встречающийся вариант — тайм-менеджмент начинают применять на фирме как дубину, чтобы «завинтить гайки». Отсюда и происходит желание ужесточить людям график работы, повысить нормы и т.д. Обычно это происходит так: с потолка спускается план, а сотрудники должны его реализовать.

При этом зачастую план бывает невыполним в принципе. Люди начинают жаловаться, план постепенно пересматривается. Еще бывает так: сотрудники поднатужились и выполнили план. В следующем месяце план стал больше.

Еще иногда неправильно применяют хронометраж. Например, сотрудников обязывают вести подробный хронометраж всего, что они делали в течение рабочего дня. Это, во-первых, вызывает раздражение персонала, во-вторых отнимает время на постоянную запись результатов хронометража. Хронометраж допустим, например, если он проводится в течение одного или двух дней, при этом, если сами работники с этим не справляются, хронометраж может быть внешний, т.е. им занимается наблюдатель со стороны, не отвлекая по возможности сотрудников. В таком случае данные хронометража станут точкой отсчета для будущих изменений.

Как можно применять тайм-менеджмент с пользой? Во-первых, лучше начать с системного анализа всей организации, выяснить, куда утекает время. Где те резервы, которые можно использовать. Например, взять секретаря, который будет отсеивать ненужные звонки и распределять потоки информации по офису. За счет этого люди будут меньше отвлекаться.

Во-вторых, найти, где в организации самое «слабое звено». Обычно, это тот отдел, в котором постоянно происходят непредвиденные ситуации и за счет этого тормозится работа фирмы в целом.

В-третьих, проанализировать, какие 20% товаров, услуг или клиентов дают фирме 80% прибыли. После этого сделать это направление приоритетным по отношению к оставшимся 80%.

В-четвертых, разработать комплексный подход к бизнесу, упростить все, что можно, создать готовые формы, бланки, книги ответов на стандартные вопросы, чеклисты для проведения совещаний и т.д. и обучить этому сотрудников.

Есть еще ряд интересных и практичных подходов. Например, японская система 5С или Кайдзен. Она состоит из 5 простых шагов:

1. Сортируйте: избавьтесь от всего ненужного.

2. Соблюдайте порядок: определите для каждой вещи свое место.

3. Содержите рабочее место в чистоте.

4. Стандартизируйте процедуры поддержания чистоты и порядка.

5. Совершенствуйте порядок, стимулируйте его поддержание.

Хотя на первый взгляд может показаться, что эти условия не выполнимы в российской действительности, это не так. Есть уже ряд фирм, которые внедрили этот подход и успешно по нему работают. Но подобный подход можно внедрить только сверху. Пример подобного подхода — Макдональдс. Хотя кажется, что Кайдзен имеет отношение больше к пространству офиса, тем не менее он оказывает существенный вклад в сокращение потерь времени.

Если человек перестает тратить время на ненужные операции, уже за счет этого он автоматически делает работу быстрее. Особенно, когда автоматизируются стандартные нетворческие операции. За счет того, что все можно легко и быстро найти, что известно, кто и за что отвечает, улучшается микроклимат в коллективе и повышается производительность труда.

У системы 5С есть ряд существенных ограничений. То, что хорошо для конвейера может оказаться практически мало применимо для работников творческих профессий, таких как дизайнеры, рекламщики, певцы, артисты и прочие. Желательно найти и поддерживать баланс между абсолютным порядком и творческим беспорядком.

Если персонал не видит своей выгоды, то любые нововведения будут восприниматься критически, даже если они могут реально улучшить условия работы. Выход очень прост — нужно не полениться, и рассказать, что получат сотрудники от введения новых правил. Если человек, используя настенную доску для бумаг, освобождается от страха забыть о важном деле, и Вы ему доходчиво это объясните, через день-два он привыкнет, а через месяц будет воспринимать новый порядок работы как нечто само собой разумеющееся.

Однако, если у людей вдруг появилось много дополнительных обязанностей и они ничего за это не получают, да еще при этом резко поднялась производительность труда, возможен взрыв. Чтобы предотвратить его, лучше своевременно продумать вопрос соответствующего вознаграждения.

Какой график лучше — жесткий или гибкий, где и почему? Если работа творческая, требует нестандартных решений и сотрудники относительно автономны — могут работать с использованием современных технологий коммуникации — то лучше гибкий график. Работа в таком случае оценивается «по результату».

Если работа ближе к конвейеру, требует тесного взаимодействия между различными сотрудниками и отделами — лучше жесткий график, когда все находятся на своих местах и это ускоряет работу.

Между этими крайностями есть множество вариантов. Зачастую бывает так, что некоторые сотрудники работают по гибкому графику, а вся остальная фирма — по жесткому. Я считаю, что исходить нужно прежде всего из бизнес-процессов, из того, как происходит работа в конкретной фирме. Треугольная гайка в большинстве случаев не подойдет вместо шестигранной. Точно так же, если Вам нужно, например, чтобы бухгалтер был все время на месте, Вам не подойдет бухгалтер, который может приходить только 2-3 дня в неделю.

Итак, тайм-менеджмент может не только повысить эффективность работы организации, но и сделать саму работу более комфортной, спокойной и приятной. Истинная эффективность — когда люди работают с удовольствием, чувствуют полезность своей работы и получают за это соответствующее вознаграждение, не только денежное, но и моральное.